Alternativa ao OnePlan: FlexiProject comparado

O plano constrói-se no software de cronograma de projeto, com uma estrutura de tarefas em vários níveis e com marcos. Há quatro tipos de dependência com desfasamento, mais um caminho crítico. As datas das tarefas dependentes recalculam-se sozinhas, e o calendário tem em conta feriados e férias. Um cronograma pronto importa-se do MS Project ou do Excel com correspondência de colunas.

O software de gráfico de Gantt mostra o desvio da linha de base em cada tarefa. Os marcos atrasados ficam realçados, e o avanço de cada fase e do projeto inteiro calcula-se a partir das subtarefas. O OnePlan também mostra linhas de base no seu Gantt. No FlexiProject cada versão aprovada do plano fica no histórico, para se comparar o plano atual com qualquer versão anterior.

Apresenta-se um pedido de alteração com um motivo. O plano atual e o proposto aparecem lado a lado num diagrama de Gantt. O pedido passa por um software de percursos de aprovação, também em várias etapas e em paralelo. No OnePlan uma alteração é um item de trabalho numa lista, sem um pedido fundamentado. Quem decide nomeia-se como um papel do projeto. Depois da aprovação, a versão anterior fica no histórico com o seu autor e a sua data.

Custos e receitas planeiam-se no software de orçamento de projeto. A margem do projeto vê-se de imediato. As linhas do orçamento ligam-se às tarefas do cronograma. Move-se uma tarefa, e a sua data de despesa no fluxo de caixa move-se com ela. O OnePlan converte o esforço em custo e receita através de tabelas de custo e tarifa. No FlexiProject vê-se a previsão até ao fecho junto do plano e dos custos já incorridos. Cada alteração de orçamento é uma versão nova.

As datas de revisão fixam-se com antecedência, em separado para cada carteira. Os dados do cronograma, do orçamento e dos riscos entram no relatório de forma automática. O relatório segue um modelo comum, para o comité de direção comparar projetos com o mesmo formato. O software de revisões de projetos guarda um arquivo das revisões passadas, com as decisões e os comentários da direção.

Sim. As tarefas do cronograma também aparecem no software de quadro kanban. A lista, o Gantt e o quadro são três vistas dos mesmos dados. Quando alguém move um cartão, o gestor de projeto vê logo o novo estado no cronograma. Uma tarefa pode ter vários responsáveis. A equipa trabalha na sua própria vista, sem copiar dados de volta para o plano do projeto.

Na simulação de carteira desativam-se projetos escolhidos e vê-se logo como mudam os indicadores da carteira. Na matriz de atratividade compara-se o benefício de negócio dos projetos com a sua complexidade. Os projetos relacionados agrupam-se no módulo de gestão de programas num cronograma comum com dependências entre tarefas. O efeito de uma mudança de data verifica-se numa variante hipotética antes de mudar o plano.

Os critérios de pontuação e os seus pesos ajustam-se no software de pontuação de projetos. Preparam-se ainda modelos separados consoante o tipo de projeto. Um inquérito de pontuação envia-se a vários avaliadores, e as suas notas veem-se juntas. No OnePlan a pontuação de prioridade é um campo do modelo de carteira, sem inquérito para vários avaliadores. No FlexiProject um projeto em curso pontua-se de novo, e decide-se se continua.

Um objetivo do módulo de gestão estratégica leva um valor de partida, uma meta e um valor atual. Os objetivos formam uma árvore com subobjetivos, e liga os projetos a um objetivo com um nível de impacto. A direção vê num só ecrã os objetivos, os seus indicadores e os projetos que os cumprem. O avanço de um objetivo segue-se pelo valor atual do seu indicador.

O software de gestão de recursos mostra a carga em toda a organização e por departamento. A disponibilidade diária tem em conta o horário e as férias, importadas do Outlook. Ao atribuir uma tarefa, recebe-se um aviso se alguém ultrapassar a sua disponibilidade. A carga também se vê no diagrama de Gantt, para se verificar logo o efeito de uma mudança de data.

As horas registam-se na tarefa do cronograma no software de registo de tempo ou na aplicação móvel. O tempo previsto e o real comparam-se para cada tarefa. Assim vê-se depressa onde o trabalho demorou mais do que o previsto. A partir do telemóvel, um membro da equipa também comunica o avanço de uma tarefa com um comentário e uma foto.

Os comentários juntam-se a uma tarefa, a um risco, a uma linha de orçamento e a um produto. A conversa fica assim junto do assunto a que diz respeito. Os dois sistemas integram-se com o Microsoft Teams. O FlexiProject oferece ainda um chat de projeto no seu software de comunicação de projeto, arquivado junto com o projeto. Uma menção @pessoa envia logo uma notificação, e cada um ajusta os seus próprios alertas de correio.

Sim. Para organizações que têm de guardar os dados em casa, o FlexiProject é uma alternativa ao OnePlan em servidores próprios. A versão servidor leva todas as funções, e o software de base de conhecimento funciona ali igual à nuvem. O OnePlan funciona só no Azure, e o seu agente Relay só alcança dados locais. Na nuvem do FlexiProject, os dados ficam no Espaço Económico Europeu.

A carta, a matriz de riscos, os produtos e os percursos de aprovação vêm prontos no sistema. Ajustam-se sem programador e sem consultor de implementação, e a preparação e a configuração para a organização vêm incluídas na licença. No OnePlan um administrador define primeiro áreas, tipos de trabalho, campos e formulários. O FlexiProject junta ainda conjuntos de relatórios prontos por departamento e por papel no seu software de relatórios de projeto.

As tarifas estão na página de preços do FlexiProject. Uma só licença completa para um administrador chega para começar, sem um mínimo de lugares. O número de utilizadores gratuitos que só concluem as tarefas que lhes são atribuídas é ilimitado. O OnePlan cobra por cada utilizador a partir de três lugares. No FlexiProject, os ambientes de teste e formação fazem parte da oferta padrão.