Lista de tarefas do utilizador

O módulo Atividades reúne as suas atividades de projeto e as suas atividades operacionais, ou seja, as atividades que não pertencem a nenhum projeto. É o primeiro ecrã que vê depois de iniciar sessão.

O módulo tem três separadores:

• As minhas atividades — as atividades que tem de concluir,
• Apoiado — atividades operacionais que entregou a outras pessoas (visível para os utilizadores com licença Completa),
• Observados — atividades sobre as quais recebe notificações de alterações.

Lista das minhas atividades

O separador As minhas atividades apresenta:

• as atividades e os marcos de projeto de que é proprietário,
• as atividades operacionais que criou e não delegou a ninguém,
• as atividades operacionais de que é proprietário.

A coluna Fonte mostra o projeto de onde provém a atividade; clique no nome do projeto para abrir o respetivo cronograma com a atividade selecionada. Numa atividade operacional, a coluna mostra quem a criou. As datas de fim das atividades em atraso aparecem a vermelho.

Por cima da lista há três botões:

• Filtro abre uma barra com o campo Filtrar por nome e com os filtros Data final e Arquivamento. Selecione Mostrar projetos arquivados para incluir as atividades de projetos arquivados.
• Colunas mostra ou oculta as colunas Início, Fim, Duração e Fonte. Para as reordenar, arraste uma coluna pela pega que aparece quando passa o cursor sobre ela. A coluna Nome está sempre visível.
• Concluído define quais as atividades concluídas que permanecem na lista: Esconder, Hoje, Ontem, Últimos 7 dias, Últimos 30 dias ou Todos.

Clique no cabeçalho da coluna Nome, Início, Fim ou Duração para ordenar a lista. O navegador memoriza o filtro, a disposição das colunas e a definição de Concluído para a sua próxima visita.

Trabalhar com atividades

Concluir uma atividade operacional

Para marcar uma atividade como concluída, clique no ícone de estado (círculo) junto ao respetivo nome. O progresso passa para 100%. Se clicar novamente no ícone, o progresso volta a 0%.

Concluir uma atividade de projeto

Uma atividade de projeto conclui-se da mesma forma e um marco, clicando no losango. Pode então surgir a janela Finalização da atividade, onde confirma com Sim, feche esta atividade:

• se a atividade tiver subatividades — a janela informa que, ao concluir a atividade, também são concluídas todas as suas subatividades,
• se houver atividades relacionadas ainda por concluir — a janela lista-as e informa que o respetivo progresso não vai mudar.

Se a sua organização tiver ativado o lembrete de rastreamento de tempo, ao concluir uma atividade abre-se uma janela para registar o tempo de trabalho. Esta janela surge quando a sua licença permite o rastreamento de tempo, a atividade não tem subatividades e ainda não tem tempo registado.

Painel da atividade de projeto

Clique no nome de uma atividade de projeto para abrir o mesmo painel que existe no cronograma do projeto. O menu do painel (ícone de três pontos) oferece Marcar como concluído, Ir para o projeto (abre a lista do cronograma com a atividade selecionada) e Registar tempo.

Atividades operacionais

Uma atividade operacional é uma atividade fora de qualquer projeto, por exemplo um relatório recorrente ou um assunto administrativo. Não aparece em nenhum cronograma. É visível para o seu criador e para as pessoas adicionadas como proprietárias.

Adicionar uma atividade

1. No separador As minhas atividades, clique em Nova atividade.
2. Escreva o nome na linha que aparece no topo da lista.
3. Prima Enter ou clique fora do campo.

A atividade é guardada e o respetivo painel abre-se à direita.

Painel da atividade

No painel pode definir:

• o nome,
• as datas de início e de fim e a duração em dias,
• o progresso — clique no campo de progresso e introduza uma percentagem; 100% significa que a atividade está concluída,
• os proprietários — o campo Adicionar proprietário (ver Delegar atividades operacionais),
• a descrição — o campo Adicionar mais detalhes,
• os anexos — o ícone de clipe e, a seguir, Ficheiros ou Ligação,
• a observação — o ícone de sino no canto superior direito do painel (ver Observar atividades).

Na parte inferior do painel encontram-se os separadores Comentários e Histórico. O histórico mostra quem alterou a atividade e quando.

Menu da atividade

Abra o menu com o ícone de três pontos no canto superior direito do painel:

• Definir repetição — ver Repetir atividades operacionais,
• Registar tempo — se a sua organização utilizar o módulo Rastreamento de tempo,
• Clonar — cria uma cópia da atividade com «Cópia» acrescentado ao final do nome. A cópia não tem comentários nem tempo de trabalho registado,
• Eliminar.

Eliminar uma atividade

1. No menu do painel, selecione Eliminar.
2. Confirme na janela Eliminação da atividade.

Nota: uma atividade eliminada não pode ser restaurada. Só o criador da atividade tem as opções Clonar e Eliminar.

Repetir atividades operacionais

Uma atividade operacional pode repetir-se. Quando o seu progresso chega a 100%, a aplicação cria a atividade seguinte com um novo prazo.

Configurar a repetição

1. No menu do painel da atividade (ícone de três pontos), selecione Definir repetição.
2. Na janela Repetição da atividade, em Repetir o fim da atividade, escolha:
   • Todas as semanas e assinale os dias da semana em Nos dias seguintes,
   • Todos os meses e escolha, em No dia seguinte, um dia de 1 a 28 ou Último,
   • Todos os anos — a atividade seguinte termina no mesmo dia, um ano depois.
3. Clique em Guardar.

Na lista, uma atividade com repetição tem um ícone de seta circular junto ao nome. O painel mostra a regra, por exemplo Repetição todos os meses 5 dia. Clique na regra para abrir a janela Repetição da atividade.

A atividade seguinte

A atividade seguinte mantém o nome, o criador, os proprietários, a descrição, os anexos e a duração. A data de fim resulta da regra e a data de início, da duração. Começa com 0% de progresso, sem comentários e sem tempo de trabalho registado.

A regra de repetição passa para a nova atividade. A atividade concluída permanece na lista, sem regra.

Remover a repetição

Abra a janela Repetição da atividade e clique em Eliminar. A atividade mantém-se; apenas a regra é removida.

Delegar atividades operacionais

Para delegar uma atividade operacional, adicione outras pessoas como proprietários da atividade. Os proprietários podem ser adicionados e removidos pelos utilizadores com licença Completa.

1. Abra o painel da atividade operacional.
2. Clique em Adicionar proprietário.
3. Selecione as pessoas na lista. Use a caixa de pesquisa acima da lista para encontrar um utilizador pelo nome.

Cada novo proprietário recebe uma notificação na aplicação e um e-mail, e a atividade aparece no respetivo separador As minhas atividades. Os proprietários podem editar a atividade e marcá-la como concluída. Só o criador a pode clonar ou eliminar.

Depois de delegar uma atividade a outras pessoas, esta sai do seu separador As minhas atividades e passa para o separador Apoiado. Para a manter em As minhas atividades, adicione-se também a si como proprietário.

O separador Apoiado

O separador lista as atividades operacionais que criou e que têm pelo menos um proprietário. Por predefinição, mostra as colunas Fim, Proprietário e Última alteração; ative Início com o botão Colunas. O filtro restringe a lista por nome, proprietário e data de fim. O botão Concluído funciona como no separador As minhas atividades.

Remover um proprietário

No painel da atividade, clique no campo dos proprietários e desmarque a pessoa. Ela recebe uma notificação na aplicação e a atividade desaparece da sua lista. Se remover todos os proprietários, a atividade volta ao seu separador As minhas atividades.

Observar atividades

Ao observar uma atividade, recebe notificações sobre as suas alterações, mesmo que não seja o seu proprietário. Pode observar atividades e marcos de projeto, bem como atividades operacionais.

1. Abra o painel da atividade.
2. Clique no ícone de sino no canto superior direito do painel.

A atividade é adicionada ao separador Observados. Clique novamente no sino para deixar de observar. A aplicação nunca ativa a observação em nome de outra pessoa — nem para o criador, nem para os proprietários.

Recebe uma notificação quando outra pessoa altera uma atividade observada. As suas próprias alterações não geram notificações.

O separador Observados

As atividades alteradas mais recentemente aparecem no topo. Por predefinição, o separador mostra as colunas Proprietário, Fim, Fonte e Última alteração; ative Início e Duração com o botão Colunas. O filtro restringe a lista por nome, estado e data de fim. Carregue mais atividades com o botão Mostrar mais.

O painel de uma atividade operacional aberto a partir deste separador é só de leitura.