Alternativa ao Zoho Projects: FlexiProject em comparação

O termo de abertura é o documento com que começa um projeto. Regista o objetivo, o âmbito, os interessados, os marcos e as medidas de sucesso com um valor inicial e uma meta. Os dados do cronograma, do registo de riscos e do orçamento chegam ao termo diretamente dos módulos do projeto. Um patrocinador aprova o termo no software de fluxos de aprovação, e cada versão aprovada fica arquivada com o autor e a data.

Cada risco tem probabilidade, impacto, responsável e plano de resposta. A matriz de riscos ajusta-a numa escala 3×3, 5×5 ou própria, e um administrador define as categorias de risco. No Zoho Projects o módulo de riscos personaliza-se com campos próprios, mas o fabricante não descreve uma matriz de riscos. No FlexiProject liga um risco à tarefa do cronograma que ele afeta. Vê os riscos de todos os projetos na carteira, e sabe mais na página do módulo de gestão de riscos.

Sim. No módulo de modelos de projeto um modelo reúne cronograma, orçamento, uma lista de riscos habituais e produtos com modelos de documentos. Os prazos do modelo conta-os em dias úteis a partir do início do projeto. No Zoho Projects um modelo transfere o cronograma e as listas de tarefas, sem os produtos do projeto. Um projeto terminado guarda-o no FlexiProject como novo modelo, e o cronograma de um modelo importa-o para um projeto já em curso.

No software de orçamento de projetos reúne custos e receitas num só orçamento. A margem de um projeto fica assim junto da despesa. Liga as rubricas do orçamento às tarefas do cronograma. Quando move uma tarefa, a data da despesa e a tesouraria dos meses seguintes movem-se com ela. Aprova cada alteração de orçamento como uma nova versão, e junto do plano e dos custos incorridos vê uma previsão do custo final.

Cada produto tem um responsável, um prazo e critérios de aceitação. Liga-o às tarefas que o entregam, por isso descreve o âmbito pelos resultados. No Zoho Projects um produto é uma tarefa ou um marco, sem critérios de aceitação próprios. O estado dos produtos, riscos e alterações de plano reúne-o na ferramenta de relatórios de projeto.

Sim. No software do quadro kanban trabalha nas mesmas tarefas que no gráfico de Gantt e na lista de tarefas. São três vistas de um só cronograma. Uma mudança de estado no quadro vê-se assim logo no plano do projeto. As pessoas que só trabalham nas tarefas que lhes são atribuídas usam o sistema gratuitamente.

Sim. O FlexiProject é uma boa alternativa ao Zoho Projects na gestão de carteira porque testa a composição da carteira numa simulação. Desliga projetos escolhidos e vê como os indicadores da carteira mudam. O orçamento da carteira tem uma reserva e um VAL esperado, e o mesmo projeto pode pertencer a várias carteiras. Cronogramas, finanças e riscos de todos os projetos reúne-os no software de carteiras de projetos.

Na ferramenta de gestão de programas liga os cronogramas de vários projetos num só plano conjunto. As dependências ligam tarefas de projetos diferentes, por isso mover uma data move as tarefas que dela dependem. O efeito de uma alteração assim testa-o em modo e se, antes de a aprovar. O mesmo projeto pode pertencer a vários programas, e o seu orçamento e os seus riscos reúne-os na carteira.

Avalia as ideias segundo critérios ponderados, como o ajuste estratégico, o ROI, o risco e a disponibilidade de recursos. Envia o inquérito de avaliação a vários avaliadores, e para tipos de projeto diferentes fixa modelos de avaliação próprios. Um projeto em curso volta a avaliá-lo e decide se o continua, muda o âmbito ou o pára. Instruções e vídeos sobre a avaliação encontra-os no módulo da base de conhecimento.

Regista as horas na tarefa do cronograma com a ferramenta de registo de tempo, também a partir da aplicação móvel. Compara o tempo real com o planeado em cada tarefa, por isso vê o esforço realizado junto do progresso. A partir do telefone também informa o progresso de uma tarefa com um comentário e uma foto. O gestor de projeto vê os registos de toda a equipa junto das tarefas a que dizem respeito.

Sim. No módulo de planeamento de recursos vê a disponibilidade diária de cada pessoa, com férias e tempo parcial. As férias importa-as do Outlook. Verifica a carga à escala da organização e dos departamentos, e também no gráfico de Gantt. Se atribui uma tarefa a alguém sem horas livres, recebe um aviso. Depois de mover uma tarefa, vê logo a nova carga da equipa.

Sim. A manutenção de sistemas, as obrigações recorrentes e outras tarefas diárias conduz-as no módulo de tarefas operacionais. No Zoho Projects o trabalho fora dos projetos não tem um lugar próprio. No FlexiProject conta para ele a mesma disponibilidade de pessoas que para o trabalho de projeto. Vê assim a carga completa. As tarefas recorrentes recriam-se depois de concluídas, com a frequência que fixa.

A conversa decorre junto do objeto a que se refere: uma tarefa, um risco, um produto ou uma rubrica de orçamento. Uma pessoa mencionada com @ recebe uma notificação de imediato, e cada um fixa o seu próprio alcance de notificações por e-mail. As notificações na aplicação recebe-as em contínuo. O chat do projeto fica arquivado junto com o projeto. Comentários, menções e chat tem-os na ferramenta de comunicação da equipa.

Sim. Para empresas que guardam os dados em casa, o FlexiProject é uma alternativa ao Zoho Projects em servidor próprio, sem redução do âmbito funcional. A versão em servidor próprio inclui o software de planeamento de projetos e cada módulo acima dele. O Zoho Projects funciona só na nuvem do fabricante. Na versão na nuvem guarda os dados do FlexiProject no Espaço Económico Europeu.

As tarifas de licença encontra-as na página de preços. As pessoas que só concluem e editam as suas tarefas atribuídas usam o sistema gratuitamente. Não há limite para o número desses utilizadores. O trabalho ao nível do projeto precisa de uma licença standard, e o âmbito completo de módulos dá-o a licença completa. Não há um número mínimo de licenças. Para começar basta uma licença completa para o administrador.