FlexiProject como alternativa ao Smartsheet

Sim. Configuram-se os quatro tipos de dependências com avanço e atraso, e as datas das tarefas dependentes recalculam-se sozinhas. Vê-se o caminho crítico e os desvios à linha de base, e as durações contam-se em dias úteis. O Smartsheet também tem dependências e caminho crítico, mas uma folha guarda apenas uma linha de base. No FlexiProject veem-se ainda ícones nas tarefas que assinalam riscos, orçamento e produtos. Leia a descrição completa na página de software de cronograma de projetos.

No Gantt do sistema veem-se tarefas, dependências, o caminho crítico e a carga das pessoas atribuídas. O Smartsheet não mostra a carga no eixo do cronograma. No FlexiProject arrasta-se uma tarefa e verifica-se a mudança de carga antes de confirmar novas datas. Surge um aviso ao atribuir alguém sem tempo livre. Exporta-se a ferramenta de diagrama de Gantt terminada para PDF ou PNG, para um relatório.

Sim. As tarefas correm numa lista, no Gantt ou num quadro Kanban dentro do sistema. As três vistas mostram o mesmo cronograma, por isso uma mudança numa aparece logo nas outras. O Smartsheet também tem uma vista de Cartões. No FlexiProject o quadro é uma vista de um projeto. Mostra também orçamento, riscos e produtos, por isso muda-se de vista sem sair do projeto. Veja o quadro Kanban do sistema.

Sim. A linha de base do cronograma e do orçamento passa por uma rota de aprovação. Uma alteração ao plano aprovado é submetida como pedido de mudança com justificação. Vê-se a data de fim e o orçamento, previstos e solicitados, com a diferença. Cada versão aprovada fica guardada com quem a aprovou e quando. No Smartsheet, uma folha guarda uma linha de base, sem versões nem pedido de mudança. Compare depois todas as versões no módulo de plano de projeto.

Os dados vêm diretamente do cronograma, do orçamento e do registo de riscos de cada projeto. No gerador de relatórios monta-se um relatório sem programar e exporta-se para Excel, mantendo os filtros. Os relatórios cobrem também riscos, produtos e mudanças de plano. No Smartsheet monta-se uma vista parecida em painéis alimentados por várias folhas. Guarde modelos prontos por departamento e função nos software de relatórios de projeto.

As horas registam-se nas tarefas, no navegador ou na aplicação móvel. Em cada tarefa compara-se o tempo previsto com o real, por isso vê-se depressa onde o trabalho demora mais. Custos e receitas correm no orçamento do projeto, junto à previsão até ao fecho. No Smartsheet, a faturação do tempo passa pela extensão paga Resource Management, à parte da licença base. Reúna as entradas de toda a equipa no módulo de registo de tempos.

No módulo de programas de projetos ligam-se os cronogramas de vários projetos num plano comum. Dependências ligam tarefas de projetos diferentes, por isso mover uma data desloca as seguintes. O efeito dessa mudança verifica-se em modo simulação antes de a aprovar. Um projeto pode pertencer a vários programas. No Smartsheet, as dependências entre projetos funcionam de forma limitada. Para uma iniciativa dividida em vários projetos, o FlexiProject é uma alternativa ao Smartsheet com um cronograma de programa partilhado.

Definem-se critérios e pesos, e envia-se um inquérito de pontuação a vários avaliadores. Vê-se a média ponderada e as respostas de cada avaliador. Configuram-se modelos separados para investimento e para TI, e um projeto em curso pode ser pontuado outra vez. Na matriz de atratividade compara-se o benefício de cada ideia com a sua complexidade. No Smartsheet monta-se a pontuação a partir de colunas e fórmulas próprias. Encontre critérios e inquéritos prontos no módulo de scoring de projetos.

Os objetivos estratégicos ficam registados com um valor base, uma meta e um valor atual. Os objetivos formam uma árvore com subobjetivos, e liga os projetos a um objetivo com um nível de impacto. A direção vê objetivos, indicadores e projetos ligados num só ecrã no software de gestão da estratégia.

Começa-se por um tipo de projeto. O cronograma importa-se do Excel com correspondência de colunas, ou de um ficheiro Microsoft Project. O resultado guarda-se como modelo nos modelos de projeto do sistema. Um modelo leva junto cronograma, orçamento, riscos e produtos, por isso cada projeto seguinte desse tipo arranca completo. Os restantes tipos de projeto migram-se um a um, quando a equipa estiver pronta.

Sim. Uma divisão de produção, uma unidade de I&D ou uma empresa distinta recebe o seu próprio espaço de trabalho. Aí configuram-se modelos de carta, rotas de aprovação e definições próprias, no módulo de espaços de trabalho. Um projeto pode estar visível em vários espaços. O Smartsheet também tem espaços de trabalho, mas sem rotas de aprovação nem modelos de carta próprios por área. Documentos e papéis partilhados fazem a empresa toda trabalhar segundo um mesmo padrão no FlexiProject.

Sim. Uma revisão tem uma data fixa. Cronograma, marcos e registo de riscos preenchem o relatório no modelo próprio da empresa, por isso o responsável só acrescenta um comentário. As revisões passadas ficam no arquivo junto com as decisões da direção. No Smartsheet monta-se um ciclo parecido com automatizações e formulários de atualização. Configure os modelos de relatório no software de revisões de projeto.

No módulo de gestão de recursos vê-se a carga de pessoas e departamentos em toda a organização. A disponibilidade de cada pessoa cobre o horário e as férias, incluindo as importadas do Outlook. A carga também se verifica diretamente no Gantt enquanto se monta um plano. No Smartsheet, o planeamento de recursos passa pela extensão paga Resource Management. No FlexiProject exclui-se um projeto provisório do cálculo de carga, para que não reserve pessoas antecipadamente.

Sim. As tarefas do dia a dia da equipa correm no módulo de trabalho operacional, no mesmo sistema que os projetos. Na vista “as minhas tarefas” cada pessoa vê as suas tarefas de todos os projetos num só sítio. Um responsável vê todo o trabalho da equipa e não move tarefas entre aplicações. As tarefas recorrentes recriam-se depois de concluídas, por isso as obrigações fixas nunca desaparecem da lista.

Sim. Para empresas que exigem uma instalação própria, o FlexiProject é uma alternativa ao Smartsheet nos próprios servidores, sem limites de funcionalidades. A versão na nuvem guarda os dados no Espaço Económico Europeu. O Smartsheet funciona só na nuvem do fornecedor, e a escolha de região só afeta o local onde os dados ficam guardados. No FlexiProject inicia-se sessão através do Microsoft Entra ID. As duas versões partilham o mesmo conjunto de funções, descrito na página plataforma de gestão estratégica de projetos.