Alternativa ao Trello: FlexiProject para a gestão de projetos

Sim. No FlexiProject o gráfico de Gantt é uma das vistas do cronograma, ao lado da lista de tarefas e do quadro Kanban. Nele vê as dependências, o caminho crítico e os desvios face à linha de base. Ao mover uma tarefa, as datas das tarefas dependentes recalculam-se sozinhas. O Trello oferece nos planos Premium e Enterprise a vista Timeline, sem dependências nem caminho crítico. Mais informação na página de software de gráfico de Gantt.

Define os quatro tipos de dependência, com avanço e atraso. Uma dependência também liga tarefas de projetos diferentes, por isso mover uma tarefa num projeto desloca as tarefas dependentes no outro. A Atlassian escreve na própria documentação que o Trello não tem gestão integrada de dependências. O método recomendado passa por checklists e ligações entre cartões. No FlexiProject define as dependências no módulo do cronograma do projeto.

A linha de base é uma versão aprovada do cronograma, que compara com o estado atual do projeto. Vê os desvios diretamente no gráfico de Gantt. Cada versão aprovada fica guardada no módulo do plano do projeto. Um ano depois ainda vê como o cronograma evoluiu e quem aceitou cada alteração. O Trello guarda no cartão as datas atuais e um historial de alterações, sem uma versão aprovada do plano.

Sim. Planeia o cronograma sobre um calendário de dias úteis e feriados, por isso uma data nunca cai ao fim de semana. Ao atribuir uma pessoa vê a sua disponibilidade diária, férias e horário incluídos, e recebe um aviso em caso de sobrecarga. Importa as férias do Outlook. A vista Calendário do Trello mostra prazos de cartões sem dias úteis nem feriados. A carga de todas as pessoas vê-se no módulo de recursos de projeto.

Sim. No módulo do orçamento do projeto conduz os custos e as receitas de um projeto. Assim vê a sua margem num só lugar. As rubricas ligam-se a tarefas do cronograma, e uma alteração de data desloca também a despesa na tesouraria. Ao lado do plano e dos valores reais obtém uma previsão do custo final. No Trello conduz o orçamento em campos personalizados ou através de um Power-Up. No FlexiProject aprova cada alteração de orçamento como uma versão nova.

O registo de riscos pertence a cada projeto. Cada risco recebe uma classificação numa matriz configurável de probabilidade e impacto, um plano de resposta e um responsável. Liga um risco à tarefa afetada e vê-o no gráfico de Gantt. No Trello monta-se um quadro de riscos com listas e etiquetas, sem matriz de classificação. No FlexiProject revê os riscos de todos os projetos na carteira, e a página do módulo de riscos do projeto detalha o funcionamento.

No módulo de rotas de aprovação aprova linhas de base, versões de orçamento e cartas de projeto. Uma rota pode ter várias etapas ou ser paralela. Atribui a decisão a um papel do projeto, não a uma pessoa concreta. Assim a rota continua a funcionar depois de uma mudança na equipa. No Trello a aprovação é um acordo de equipa, como uma lista chamada Aprovado. No FlexiProject cada decisão guarda autor, data e comentário.

No módulo de produtos do projeto cada entregável recebe responsável, prazo e critérios de aceitação. Liga um entregável às tarefas que o produzem, por isso sabe que trabalho está por trás de cada resultado. No Trello um produto do projeto é uma descrição informal num cartão ou numa checklist. No FlexiProject um modelo de projeto pode trazer um conjunto pronto de produtos para um tipo de projeto.

No software de carteiras de projetos vê os marcos, o estado, as finanças e os riscos de todos os projetos da carteira. Um mesmo projeto pode pertencer a várias carteiras ao mesmo tempo, sem duplicar dados. Numa simulação desativa projetos concretos e verifica como mudam os indicadores da carteira. A vista Dashboard do Trello mostra gráficos de um só quadro. No FlexiProject os dados dos projetos somam-se automaticamente ao nível da carteira.

Pontua as ideias no módulo de pontuação de projetos segundo os seus próprios critérios e pesos. Envia o inquérito de pontuação a vários avaliadores e compara as suas notas. Diferentes tipos de projeto podem usar modelos de pontuação separados. Liga os critérios aos objetivos estratégicos da empresa, por isso vê que ideias os servem. Repete a pontuação também durante a execução.

No módulo de relatórios de projeto constrói relatórios num gerador, sem programação. Cada departamento e cada papel podem ter o seu próprio conjunto de relatórios. Exporta um relatório para Excel mantendo os filtros, e nos painéis define os seus próprios widgets. A vista Dashboard do Trello Premium mostra gráficos simples, por exemplo cartões por lista ou por pessoa. No FlexiProject os relatórios cobrem também riscos, versões de orçamento e alterações de plano, porque conduz esses dados nos projetos.

Comece por um projeto com orçamento e prazo, de preferência um que hoje um quadro mal cobre. A partir das tarefas do quadro constrói um cronograma, e depois junta o orçamento e o registo de riscos. O projeto terminado guarda-o como modelo. A partir do módulo de modelos de projeto arranca outros projetos deste tipo, com cronograma, orçamento, riscos e produtos juntos. Assim passa projeto a projeto para o FlexiProject.

Quem só executa tarefas precisa de muito pouco. Recebe um quadro Kanban, a sua lista de tarefas e notificações, um ambiente próximo do que tinha no Trello. Gestores de projeto e PMO precisam de mais, porque trabalham com cartas, orçamentos e rotas de aprovação. A aplicação inclui um painel de ajuda que abre a página correspondente do guia a partir do ecrã em que trabalha. Os procedimentos da empresa ficam guardados no módulo da base de conhecimento.

Sim. Os programadores continuam a planear sprints e story points no Jira, sem alterações. Através da integração com o Jira, as tarefas e o progresso passam automaticamente para o plano do projeto, com os responsáveis mapeados. Escolhe as tarefas a importar com uma consulta JQL. A direção vê o trabalho dos programadores junto do orçamento e dos riscos do projeto.

Adiciona comentários e menções a uma tarefa, um risco, uma rubrica de orçamento ou um produto. A conversa fica junto do objeto a que diz respeito. A pessoa mencionada recebe um aviso de imediato. As conversas de toda a equipa decorrem num chat, no módulo de comunicação do projeto. O Trello guarda comentários nos cartões e não tem chat de projeto. No FlexiProject o chat é arquivado junto com o projeto.

Sim. Para empresas que guardam os dados em casa, o FlexiProject é uma alternativa ao Trello em servidor próprio, sem limites funcionais. Escolhe a versão de servidor quando a regulamentação ou a política da empresa exige guardar os dados na sua própria infraestrutura. Na versão na nuvem, o FlexiProject guarda os dados no Espaço Económico Europeu. A página de pontos fortes do FlexiProject reúne as outras diferenças.

No FlexiProject o número de utilizadores gratuitos é ilimitado. Numa conta gratuita, uma pessoa executa e edita as tarefas que lhe estão atribuídas. As licenças pagas cobrem o trabalho ao nível de projeto e de carteira. Um espaço gratuito do Trello está limitado a dez colaboradores e dez quadros. Acima desse limite os quadros passam a leitura apenas. Os preços atuais das licenças estão na página de preços do FlexiProject.

Sim. No FlexiProject cada departamento recebe o seu próprio espaço de trabalho no sistema. Traz os seus modelos de carta, os seus modelos de projeto, as suas rotas de aprovação e os seus relatórios. Um mesmo projeto pode ficar visível em vários espaços, por isso uma iniciativa comum de vários departamentos não se duplica.