FlexiProject como alternativa ao Monday: a comparação

Sim. O cronograma regista um plano de referência, mostra o desvio em relação a ele e acompanha o caminho crítico. No Monday, estas funções exigem o plano Pro ou Enterprise. O FlexiProject dá ainda os quatro tipos de dependência e uma EDT sem limite de níveis. Um calendário de dias úteis com feriados acompanha cada data. Tudo isto é conduzido numa ferramenta de gráfico de Gantt interativa.

Tantos quantos o projeto exigir. Fases, subfases, pacotes de trabalho e tarefas encaixam-se sem limite de níveis no software de planeamento de projetos. O progresso das fases calcula-se a partir das tarefas que delas dependem, por isso o estado é visível em cada nível. No Monday, a estrutura é feita de itens e subitens, sem uma EDT completa. No FlexiProject, até um investimento com várias etapas é conduzido num único cronograma.

Sim. As datas das tarefas calculam-se segundo um calendário de dias úteis com feriados. A disponibilidade de cada pessoa inclui férias e o seu regime de trabalho, e as férias são importadas do Outlook. O cronograma do Monday não tem calendário de dias úteis nem feriados. No módulo de modelos de projeto, escolhe-se um calendário de país para um novo projeto. Isto facilita o trabalho de equipas espalhadas por vários países.

Sim. A carga vê-se diretamente no cronograma, face à disponibilidade de cada pessoa: tempo inteiro, parcial ou férias. Depois de mover uma tarefa, vê-se de imediato quem fica sobrecarregado. Ao atribuir uma tarefa acima da disponibilidade, surge um aviso. O software de gestão de recursos também reporta a carga por estrutura organizacional, e um diretor de área vê toda a sua unidade.

O orçamento é um módulo de projeto próprio, com categorias de custos e receitas. Ao lado do plano e dos custos incorridos, há uma previsão do custo final, e os montantes são distribuídos por mês. Cada alteração de orçamento é aprovada como uma nova versão. No Monday, os montantes de orçamento ficam em colunas numéricas e fórmulas de um quadro. Os dados de orçamento do FlexiProject alimentam o módulo de relatórios de projeto e os resumos de carteira.

Um registo de riscos faz parte de cada projeto. Um risco tem probabilidade, impacto, responsável e plano de resposta, e um administrador define a matriz de riscos e as categorias. O risco liga-se à tarefa do cronograma que afeta. No Monday, um registo de riscos é construído a partir de um modelo de quadro. Por isso, em matéria de riscos, o FlexiProject é uma alternativa ao Monday com um módulo pronto. Os riscos de todos os projetos reúnem-se no software de carteiras de projetos.

O plano de referência do cronograma e o orçamento são aprovados no módulo de circuitos de aprovação, antes de entrarem em vigor. Um circuito pode ter várias etapas, e o decisor é indicado pelo seu papel no projeto. Uma alteração posterior é submetida como pedido justificado. O plano atual e o proposto comparam-se lado a lado no gráfico de Gantt. Se alguém perguntar seis meses depois porque um marco se moveu, a resposta está no histórico de pedidos.

As revisões periódicas servem para isso. O PMO define a data e o âmbito, e os gestores de projeto recebem um lembrete para completar os seus dados. O cronograma, o orçamento, os riscos e os marcos alimentam o relatório automaticamente, num modelo da empresa. A direção compara todos os projetos no mesmo formato. As revisões anteriores, com as suas decisões, encontram-se na ferramenta de revisões de projeto.

Cada ideia é pontuada com um modelo definido pela própria organização: critérios, pesos e limiares. O alinhamento estratégico, o retorno, o risco e a disponibilidade de recursos podem ter pesos diferentes. Um inquérito de pontuação é enviado a vários avaliadores, e as suas pontuações veem-se lado a lado. A classificação de novas ideias vê-se junto dos projetos em curso. A pontuação repete-se durante a execução no mesmo software de pontuação de projetos.

Sim. No software de programas de projetos, os cronogramas dos projetos membros ligam-se num plano comum. As dependências ligam tarefas de projetos diferentes, por isso adiar uma data recalcula as seguintes. O mesmo projeto pode pertencer a vários programas. No Monday, o programa não é um nível de planeamento separado. No FlexiProject, o efeito do atraso de um projeto verifica-se numa simulação antes de as datas mudarem.

Os objetivos estratégicos registam-se no sistema com um valor de base, um valor-alvo e um valor atual. A cascata de objetivos vai da organização à divisão, e daí ao projeto e à tarefa. A aprovação de um novo projeto pode exigir a indicação do objetivo que serve. No módulo de objetivos estratégicos, a direção vê objetivos, KPI e projetos ligados num único ecrã. Também se vê de imediato que objetivos ainda não têm nenhum projeto por trás.

Normalmente em dois passos. Os quadros são exportados do Monday para Excel e depois importados para o FlexiProject, associando colunas a atributos de tarefa. Os cronogramas mantidos em MS Project importam-se diretamente de ficheiros .mpp, com tarefas, dependências e responsáveis. As tarefas que não pertencem a nenhum projeto passam para o módulo de trabalho operacional. Um projeto terminado é guardado como modelo para os seguintes.

Quem executa tarefas precisa de pouco: atualiza uma tarefa, reporta o progresso, junta um ficheiro e um comentário. A aplicação tem ajuda contextual com vídeos curtos, disponível no ecrã onde se trabalha. Os gestores de projeto e o PMO aprendem ainda cartas, modelos e percursos de aprovação. Os padrões da empresa ficam guardados na base de conhecimento do sistema, e a equipa consulta-os sem sair do sistema.

Não. O FlexiProject tem três níveis de licença, ajustados ao papel no projeto. A licença completa é para gestores de projeto, PMO e patrocinadores, e a padrão para participantes ativos que reportam progresso. Quem trabalha apenas nas suas próprias tarefas usa uma licença gratuita. A proporção é definida pela própria organização, por isso, com cem pessoas, não se compram cem licenças completas. Os detalhes estão nos preços e modelos de licença.

Sim. Para empresas que têm de guardar os dados nas suas instalações, o FlexiProject é uma alternativa ao Monday em servidores próprios, sem limitações funcionais. O Monday funciona apenas na cloud do fornecedor. É possível começar na cloud do FlexiProject e passar para servidores próprios mais tarde, se os requisitos mudarem. Na versão cloud, os dados ficam guardados no Espaço Económico Europeu. A versão de servidor cumpre o requisito de alojamento local exigido pelas empresas de setores regulados.

Sim. Cada divisão ou subsidiária tem o seu próprio espaço de trabalho. Aí guarda as suas cartas de projeto, modelos, percursos de aprovação e lista de utilizadores. A sede define o padrão comum num espaço conjunto. O mesmo projeto pode ser visível em vários espaços. As permissões atribuem-se no espaço de trabalho no sistema. Assim, uma pessoa pode ter todos os direitos num espaço e apenas leitura noutro.

Sim. No software de registo de tempo, registam-se horas em tarefas de projeto e em trabalho operacional. O tempo também pode ser reportado a partir da aplicação móvel. Para cada tarefa, o tempo planeado compara-se com o real, e os dados alimentam o relatório de utilização de recursos. Assim, o gestor de projeto vê onde a equipa gasta mais horas do que o plano previa.