Software de gestão de projetos para engenharia: guia de compra

O que é um software de gestão de projetos para engenharia?

Um software de gestão de projetos para engenharia é um sistema no qual uma empresa de engenharia planeia, executa e controla os seus projetos de cliente num só lugar: cronogramas, recursos, tempo de trabalho, orçamentos, riscos e relatórios. Em vez de uma manta de retalhos de folhas de cálculo, de um módulo de ERP para custos e do método próprio de cada gestor de projeto, a empresa obtém uma fonte única de informação sobre cada projeto e sobre o portefólio no seu todo. É essa fonte única que faz a diferença entre reagir a derrapagens e preveni-las.

O próprio termo precisa de um esclarecimento, porque abrange dois públicos diferentes. Gabinetes de projeto, empreiteiros EPC, integradores de automação industrial e empresas de engenharia multidisciplinares entregam projetos faturáveis a clientes externos. As equipas de desenvolvimento de software, por outro lado, trabalham com sprints, backlogs e releases. Este guia dirige-se ao primeiro grupo. Se a sua empresa projeta, constrói e coloca em serviço para clientes, precisa de um software de gestão de projetos para empresas de engenharia e não de uma ferramenta de desenvolvimento ágil: a diferença aparece exatamente onde o dinheiro se ganha ou se perde, nos planos de referência, nos orçamentos, no planeamento da carga e nos relatórios para o cliente.

Por que as folhas de cálculo e as ferramentas de tarefas genéricas deixam de funcionar

A maioria das empresas de engenharia não começa com um sistema PPM, e por boas razões. Os orçamentos vivem em soluções construídas em torno do ERP, porque é lá que estão as faturas e os custos. Os cronogramas vivem em folhas de cálculo, as tarefas numa simples ferramenta de to-do, e cada gestor de projeto desenvolve a sua própria forma de manter os números sob controlo. Até certa escala isto funciona. Para além de uma dúzia de projetos em paralelo, o custo da fragmentação torna-se visível: ninguém vê o quadro completo de um único projeto, quanto mais do portefólio inteiro, e as decisões sobre que propostas apresentar ou quando contratar tomam-se sem dados.

A investigação do setor mostra como esta lacuna é comum. No relatório State of Project Management da Wellingtone, apenas 34% das organizações dizem concluir os projetos a tempo em geral ou sempre, apenas 48% definem em geral ou sempre um plano de referência do cronograma, e metade dos inquiridos não tem KPI de projeto em tempo real, gastando ainda assim um dia ou mais por mês a produzir relatórios. São exatamente os mecanismos que um sistema dedicado deveria automatizar. As secções seguintes traduzem essa observação geral numa lista concreta de requisitos para uma empresa de engenharia: cronograma, recursos e tempo, orçamento, termo de abertura e atributos, riscos e portefólio.

Cronograma: a espinha dorsal de um projeto de engenharia

Estrutura analítica do projeto, dependências e marcos

Um portefólio de engenharia mistura extremos: vitórias rápidas e curtas ao lado de entregas de vários anos. Uma lista de tarefas rígida e plana não pode servir ambas, por isso o primeiro critério do cronograma é uma estrutura analítica do projeto sem limites. No FlexiProject o cronograma não tem limite de profundidade da EAP: um projeto pequeno mantém uma estrutura plana com um punhado de tarefas, enquanto uma grande entrega é decomposta em fases, etapas, tarefas e marcos, tudo na mesma interface. A equipa também escolhe como olhar para os mesmos dados: como lista de tarefas para o detalhe, num gráfico de Gantt para o planeamento visual e as dependências, ou num quadro Kanban para a execução do dia a dia.

Verifique com atenção como o sistema lida com dependências e marcos no gráfico de Gantt. As dependências fazem o plano reagir de forma realista quando uma disciplina derrapa; os marcos dão à gestão e ao cliente pontos de referência fixos para toda a entrega. Também importa como o progresso é agregado. No FlexiProject, o progresso é atualizado apenas ao nível da tarefa, e o sistema calcula o progresso da etapa e do projeto automaticamente, de modo que as vistas de portefólio e os relatórios se mantêm atuais sem contas manuais. As tarefas atrasadas são destacadas automaticamente, o que significa que o gestor de projeto vê o problema no momento em que abre o projeto, e não no relatório do mês seguinte.

Planos de referência e acompanhamento de desvios

Um cronograma que se desloca em silêncio todas as semanas não é um compromisso, é um diário. O critério a testar: o sistema consegue guardar um plano de referência aprovado e mostrá-lo face ao cronograma atual? No FlexiProject, uma vez aprovado, o plano de referência mantém-se visível no gráfico de Gantt em paralelo com o plano vivo, de modo que cada desvio é imediatamente visível, juntamente com uma data de fim prevista para todo o projeto. Para uma empresa de engenharia isto muda as conversas com os clientes e com a administração: os prazos discutem-se face a um ponto de referência fixo, e a derrapagem surge enquanto ainda há tempo para reagir. Dado que menos de metade das organizações define de forma consistente um plano de referência, esta única capacidade separa as empresas que controlam os prazos das que os descobrem.

Atribuir e delegar responsáveis de tarefas

As tarefas de engenharia raramente são trabalho de uma só pessoa: projeto mecânico, elétrico, software, comissionamento. Verifique como funciona a titularidade das tarefas na prática. O FlexiProject permite um ou vários responsáveis por tarefa, cada um recebe notificações e vê a tarefa na sua própria lista, o que reflete como a responsabilidade é realmente partilhada em equipas multidisciplinares. Onde a responsabilidade individual importa, uma tarefa é dividida em subtarefas em qualquer nível da EAP e cada pessoa é dona da sua parte, de modo que o progresso é acompanhado separadamente e a responsabilidade não se dilui. O efeito de negócio é simples: a delegação acontece no sistema, com rasto, em vez de em conversas de corredor de que ninguém se lembra duas semanas depois.

Recursos e tempo: capacidade, carga e folhas de horas

Carga de recursos e planeamento de capacidade

As pessoas são a capacidade de produção de uma empresa de engenharia, por isso o sistema de gestão de recursos merece mais escrutínio do que qualquer outro critério. Procure uma carga visível diretamente a partir do gráfico de Gantt: no FlexiProject pode mover tarefas no tempo e observar a carga das pessoas atribuídas a mudar, como uma simulação executada antes de o plano ser aprovado. Uma vista global mostra toda a organização com meses de antecedência, tendo em conta a disponibilidade diária de cada pessoa para o trabalho de projeto, incluindo férias e ausências, e o sistema sinaliza quando a carga de alguém excede a disponibilidade num dado período.

O retorno é a qualidade das decisões de gestão. Quando a carga por departamento é uma entrada padrão, perguntas como que propostas apresentar, quando o próximo projeto pode arrancar em segurança e quando abrir recrutamento respondem-se com dados em vez de intuição. Estrangulamentos ocultos, por exemplo dois especialistas necessários a cinco projetos no mesmo trimestre, tornam-se visíveis antes de dois gestores de projeto competirem pelo mesmo engenheiro, e o portefólio pode ser re-sequenciado no tempo.

Registo de tempos que alimenta orçamentos e estimativas futuras

Se a empresa cota o seu trabalho em horas de engenharia, o registo de tempos não pode viver numa ferramenta separada. O critério: horas registadas diretamente nas tarefas do projeto, alimentando o custo de mão de obra (horas vezes tarifa) no orçamento do projeto em tempo real. O FlexiProject inclui um módulo próprio de registo de tempos que funciona exatamente assim, com uma aplicação móvel para registar horas a partir do terreno durante os trabalhos em obra ou o comissionamento, de modo que os dados não esperam pela sexta-feira à tarde.

Igualmente importante é o que os dados fazem a seguir. Comparar o tempo planeado e o real por tarefa mostra onde as estimativas falharam, e essas referências alimentam a proposta seguinte. As empresas que estimam a partir do histórico registado em vez do instinto cotam com mais rigor, defendem melhor as margens e sabem que tipos de trabalho consomem sistematicamente mais horas do que as vendidas. Este é um dos retornos mensuráveis mais rápidos de um investimento em PPM.

Orçamentos: plano, realizado e previsão até à conclusão

O controlo do orçamento é onde a maioria das empresas de engenharia sente a dor primeiro, porque a receita vem dos projetos e cada derrapagem come margem diretamente. Três capacidades separam um verdadeiro software de orçamento de projetos de um relatório de custos. Primeiro, o orçamento deve conter custos e receitas, para que o sistema mostre o lucro previsto de um projeto, e não só a sua despesa. Segundo, as rubricas de orçamento devem ligar-se às tarefas do cronograma: no FlexiProject, quando uma tarefa se move, a data da rubrica de orçamento associada atualiza-se automaticamente, de modo que o fluxo de caixa do projeto reflete sempre o cronograma atual sem sincronização manual. Terceiro, e mais importante, o sistema deve mostrar três valores em simultâneo: plano, gasto até à data e previsão até à conclusão, juntamente com o desvio resultante. Saber o que foi gasto não basta; é a previsão que dá ao gestor de projeto tempo para reagir antes de uma derrapagem se tornar um facto.

Pergunte também pela integração com a contabilidade. O FlexiProject integra-se com sistemas de contabilidade e ERP, importando automaticamente as faturas com os seus atributos (data, valor, número de documento, fornecedor) para as rubricas de orçamento corretas, e cada rubrica pode conter atributos contabilísticos como centro de custo ou tipo de despesa. Isso elimina a dupla introdução de dados e põe fim à discussão recorrente sobre de quem são os números verdadeiros: o orçamento do projeto coincide com a contabilidade, e o departamento financeiro pode obter os seus próprios formatos de relatório, com desvios e previsões no corte de que precisar.

Termo de abertura do projeto e atributos do projeto

Um termo de abertura que reúne toda a informação do projeto

Um termo de abertura transforma um contrato ganho num projeto gerido: objetivos, âmbito, responsabilidades, datas-chave, riscos principais, tudo num só documento. Em termos de seleção, importam duas coisas. Primeiro a flexibilidade: muitos sistemas PPM trazem um termo fixo que não pode ser adaptado, o que obriga a empresa a abandonar um modelo afinado ao longo de centenas dos seus próprios projetos. Na ferramenta de termo de abertura do FlexiProject, o termo constrói-se a partir de componentes prontos sem qualquer programação, em qualquer disposição, e tipos de projeto diferentes (uma entrega a cliente, um esforço interno de I&D, um investimento) podem ter cada um um termo dedicado partilhando ao mesmo tempo campos padrão da empresa, de modo que padronização e ajuste não se excluem.

Segundo a automação: um termo mantido à mão fica desatualizado em poucas semanas. No FlexiProject, os marcos, os riscos-chave e vários outros elementos do termo são extraídos automaticamente do cronograma, do registo de riscos e de outros módulos, de modo que o documento se mantém coerente com a realidade e o tempo do gestor de projeto não se gasta a copiar dados entre ecrãs. Os termos são versionados, e a aprovação corre eletronicamente através de fluxos de aprovação configuráveis, o que substitui as assinaturas impressas e deixa um rasto completo de quem aprovou que versão e quando.

Atributos de projeto personalizados em termos e relatórios

Cada empresa de engenharia descreve os projetos com os seus próprios campos técnicos: número de contrato, cliente, localização da obra, tipo de contrato, fonte de financiamento, tecnologia. O critério: pode um administrador definir estes atributos sozinho, sem envolvimento do fornecedor nem programação? O FlexiProject suporta atributos de projeto personalizados de vários tipos: texto curto e longo, listas de escolha única e múltipla, datas, números e campos calculados que derivam um valor de outros atributos. Um atributo de data pode ser ligado a uma tarefa ou marco do cronograma, de modo que, quando o plano se move, o atributo atualiza-se sozinho.

O valor aparece na reutilização. Os atributos definidos uma vez ficam disponíveis nas listas de projetos, nos termos de abertura, nas revisões de projeto e nos relatórios, de modo que os mesmos dados técnicos aparecem em todo o lado sem duplicação. Um portefólio filtrado por tipo de contrato, ou um relatório agrupado por cliente ou localização, torna-se uns poucos cliques em vez de um exercício de folha de cálculo, e o reporte de gestão fala a linguagem técnica própria da empresa.

Gestão de riscos em projetos de engenharia

Os projetos de engenharia carregam padrões de risco repetíveis: atrasos de fornecedores, alterações de projeto, condições de obra, disputas sobre critérios de aceitação. Um módulo de riscos não é, portanto, um extra, mas um critério de seleção central. Verifique primeiro se o software de gestão de riscos se adapta aos seus padrões: se a sua organização trabalha com uma matriz de riscos 3×3, um sistema com uma 5×5 fixa ficará simplesmente por usar. No FlexiProject, as dimensões da matriz de riscos são configuradas durante a implementação para corresponder ao método próprio da organização.

Verifique também se o sistema ajuda a organização a aprender. No FlexiProject, uma lista de riscos típicos para um dado tipo de projeto faz parte do modelo de projeto, de modo que uma equipa nova parte do conhecimento acumulado da organização em vez de uma página em branco e ajusta-o às especificidades da entrega. Os termos de encerramento registam que riscos se materializaram e como foram resolvidos, e as equipas que planeiam novos projetos podem recorrer a esse histórico. Com o tempo, a empresa constrói uma base de conhecimento de riscos a partir do seu próprio registo de entregas, exatamente o tipo de ativo que as folhas de cálculo nunca acumulam.

Vista de portefólio: todos os projetos num só ecrã

Uma empresa de engenharia gere-se ao nível do portefólio: dezenas de projetos em fases diferentes, para clientes diferentes, com margens diferentes. Os critérios aqui: agregação automática de estados, marcos e finanças entre projetos; a capacidade de identificar, em segundos, que projetos precisam de intervenção; e consolidações financeiras que mostram desvios totais, despesa e previsões para todo o portefólio bem como por projeto. Sem agregação, perguntas básicas como que projetos estão atrasados este mês exigem horas de análise; com ela, a resposta está num ecrã.

Vale a pena testar especificamente duas capacidades num software de portefólio de projetos. No FlexiProject um projeto pode pertencer a vários portefólios ao mesmo tempo, de modo que a mesma entrega pode aparecer num portefólio de cliente e numa iniciativa estratégica sem duplicar dados. A agregação de riscos ao nível do portefólio reúne todos os riscos dos projetos membros num só separador, de modo que os riscos recorrentes se resolvem de forma centralizada em vez de serem abordados separadamente por vários gestores de projeto que não sabem uns dos outros. As dependências entre projetos podem ser monitorizadas num gráfico de Gantt partilhado, o que importa sempre que uma entrega alimenta outra.

Como conduzir a seleção e a implementação

Dos requisitos a um piloto num projeto real

Trate os critérios acima como a sua lista de requisitos, pondere-os face aos verdadeiros pontos de dor da sua empresa e reduza a escolha a dois ou três sistemas. Depois mude o único hábito que mina a maioria das seleções: em vez de julgar a partir de uma demonstração com guião, execute um piloto num projeto real e em curso. Construa o seu cronograma, atribua responsáveis, registe uma semana de tempo de trabalho, introduza o orçamento. Um piloto expõe o que uma demonstração esconde: quanto tempo demora mesmo a configuração, se os gestores de projeto conseguem trabalhar sem manual e se os dados de que a sua administração precisa saem realmente nos relatórios.

Custo total, licenciamento e questões de implementação

Compare o custo total, não o preço da subscrição: esforço de implementação, formação, integração com ERP e contabilidade e administração contínua. Pergunte aos fornecedores como o licenciamento escala. O FlexiProject usa um pool de licenças flexível em que as licenças não são atribuídas permanentemente aos utilizadores: o administrador pode reatribuí-las a qualquer momento sem contactar o fornecedor, não há limite máximo e as condições são idênticas para cloud e on-premise. Pergunte pela implementação: o FlexiProject está disponível tanto em cloud como on-premise, o que importa para empresas de engenharia cujos clientes impõem requisitos de localização de dados. Para empresas que entregam projetos no estrangeiro, uma interface disponível em 28 idiomas remove mais uma barreira de adoção para equipas mistas.

Como é a adoção na prática

A seleção só tem sucesso se as pessoas trabalharem mesmo no sistema, por isso peça aos fornecedores evidências do seu setor. Um exemplo: uma empresa de engenharia de automação industrial passou todos os seus 51 projetos em curso para o FlexiProject em três meses, com 37 colaboradores e subcontratados-chave a trabalhar no sistema, os dados de orçamento integrados com o ERP e um padrão comum (termo de abertura, modelo de fases, planos de referência, ritmo de revisões) construído em conjunto com a ferramenta. Dois fatores de adoção repetem-se nestas implementações: um patrocinador ativo ao nível da administração que exige de forma consistente que o sistema seja a única fonte de informação do projeto, e uma baixa barreira de entrada que permite a cada gestor de projeto começar por introduzir um projeto real em vez de exercícios.

FAQ

O MS Project chega para uma empresa de engenharia?

O MS Project trata bem o agendamento de um único projeto, mas uma empresa de engenharia também precisa de planeamento de carga entre projetos, registo de tempos, orçamentos de projeto com previsões e reporte de portefólio. À volta de um MS Project autónomo, estes exigem normalmente ferramentas adicionais ou níveis de licença superiores, ao passo que um software PPM cobre-os num só lugar, sobre um único conjunto de dados.

Quanto tempo demora implementar um software de gestão de projetos para engenharia?

O tempo de implementação depende muito do número de projetos, da amplitude da migração de dados e da dimensão da organização, e pode ir de uma semana a alguns meses. Os prazos alongam-se sobretudo quando a empresa não tem um padrão de processo e precisa de o construir durante a implementação.

O que deve procurar uma pequena empresa de engenharia?

Uma baixa barreira de entrada e espaço para crescer. O sistema deve ser suficientemente simples para que os gestores de projeto construam cronogramas e orçamentos sem formação longa, e suficientemente escalável para que vistas de portefólio, programas e integrações estejam lá quando o número de projetos em paralelo crescer.

Cloud ou on-premise para projetos de engenharia?

Ambos os modelos são viáveis, e o fator decisivo costumam ser os requisitos do cliente e dos dados. As empresas que trabalham para clientes com políticas rígidas de localização de dados escolhem on-premise; outras preferem a cloud por um arranque mais rápido e sem manutenção de infraestrutura. O FlexiProject está disponível em ambos os modelos com a mesma funcionalidade.

Escolher um software de gestão de projetos para engenharia resume-se a um punhado de critérios verificáveis, e não à contagem de funcionalidades. O cronograma tem de conter uma verdadeira estrutura analítica do projeto com dependências, marcos e um plano de referência aprovado face ao qual se medem os desvios. Os recursos têm de ser visíveis como carga e disponibilidade em toda a organização, e o tempo de trabalho tem de fluir para orçamentos de projeto que mostrem plano, realizado e previsão até à conclusão. O termo de abertura deve reunir automaticamente toda a informação do projeto, os atributos personalizados devem levar a sua realidade técnica a cada relatório, os riscos devem viver num registo configurado segundo os seus próprios padrões, e a vista de portefólio deve responder em segundos que projetos precisam de atenção. Pontue a sua lista final face a este guia de compra e depois verifique o vencedor num piloto num projeto real, porque é a adoção, e não a lista de funcionalidades, que decide o retorno do investimento. O FlexiProject foi construído exatamente em torno destes mecanismos e tem implementações em empresas de engenharia que mostram como funcionam à escala de dezenas de projetos em paralelo. Se a sua empresa ainda funciona com folhas de cálculo e soluções de recurso construídas à volta do ERP, testar estes critérios na prática é o caminho mais curto para retomar o controlo de prazos, horas e margens.