Software PPM para equipas financeiras: controle os custos e os resultados dos projetos

O FlexiProject é um software de gestão de projetos concebido a pensar nas equipas de finanças e controlo de gestão. Reúne num só lugar os orçamentos de projeto, os planos de referência aprovados, os custos reais, as previsões e o reporte financeiro, e agrega todo o quadro até ao nível da carteira. Os controllers desenham os seus próprios relatórios com dados atualizados e exportam-nos para Excel, as finanças veem plano face a real face a previsão para cada projeto, e as rubricas de orçamento mantêm-se ligadas ao cronograma, pelo que os números de fluxo de caixa estão sempre atualizados. É essa combinação de execução de projetos e supervisão financeira que o distingue das ferramentas genéricas de tarefas.

Sim. Um orçamento no FlexiProject cobre ambos os lados, custos e receitas, com qualquer agrupamento de rubricas de que precise. Para os projetos que geram receita, o sistema mostra o lucro planeado, o desvio face ao plano e uma previsão do resultado financeiro final. Isto é importante em projetos comerciais, iniciativas de I&D com um retorno esperado e projetos de investimento com modelos de rentabilidade, onde as finanças precisam do resultado completo e não apenas do lado dos custos.

Os responsáveis registam a despesa real manualmente ou através de uma integração com o sistema de contabilidade e acrescentam previsões do custo restante até ao fim do projeto. A qualquer momento o FlexiProject mostra três números lado a lado: o plano, o que já foi gasto e a previsão, juntamente com o desvio resultante. Como o desvio é visível à medida que se desenvolve e não no fim do mês, as finanças e o gestor de projeto têm tempo de agir antes de uma derrapagem se tornar inevitável.

Sim. Cada relatório no FlexiProject pode ser exportado para um ficheiro Excel, mantendo os filtros e as definições de colunas aplicados. Alguém do controlo de gestão pode então acrescentar os seus próprios cálculos ou combinar os dados com outras fontes, sem precisar de acesso direto ao sistema. Os relatórios são desenhados uma vez e ficam depois sempre disponíveis com dados atualizados, pelo que as finanças já não esperam pelo PMO em cada pedido pontual.

Sim. O FlexiProject liga-se a sistemas de contabilidade e importa automaticamente as faturas associadas a projetos, trazendo os atributos da despesa: data, valor, número do documento e fornecedor. Cada fatura é associada à rubrica de orçamento correspondente, e o gestor de projeto pode dividir um custo por várias rubricas mantendo uma ligação ao documento original. Isto elimina a dupla introdução de dados e mantém o orçamento do projeto em sintonia com o que a contabilidade registou de facto.