FlexiProject come alternativa a Zoho Projects: il confronto

La carta di progetto è il documento con cui inizi il progetto. Vi registri obiettivo, ambito, stakeholder, milestone e indicatori di successo con un valore base e uno obiettivo. I dati di cronoprogramma, registro dei rischi e budget entrano nella carta direttamente dai moduli di progetto. La carta la approva lo sponsor nel software dei percorsi di approvazione, e le versioni approvate restano in archivio con autore e data.

Ogni rischio ha probabilità, impatto, responsabile e piano di risposta. La matrice dei rischi la imposti in scala 3×3, 5×5 o personalizzata, e le categorie dei rischi le definisce l’amministratore. In Zoho Projects il modulo dei rischi lo adatti con campi personalizzati, e il produttore non descrive una matrice dei rischi. In FlexiProject il rischio lo leghi all’attività del cronoprogramma su cui incide. I rischi di tutti i progetti li vedi nel portafoglio, e leggi di più nel modulo di gestione dei rischi.

Sì. Nel modulo dei modelli di progetto un modello comprende cronoprogramma, budget, elenco dei rischi tipici e prodotti con modelli di documento. Le scadenze del modello le calcoli in giorni lavorativi dall’avvio del progetto. In Zoho Projects il modello trasferisce cronoprogramma ed elenchi attività, senza prodotti di progetto. Un progetto concluso lo salvi in FlexiProject come nuovo modello, e il cronoprogramma del modello lo reimporti in un progetto già avviato.

Nel software del budget di progetto hai costi e ricavi in un solo budget, così vedi il margine accanto alla spesa. Le voci di budget le leghi alle attività del cronoprogramma. Quando sposti un’attività, si sposta anche la scadenza della spesa e il cash flow dei mesi successivi. Ogni modifica del budget la approvi come nuova versione, e accanto al piano e al consuntivo vedi la previsione del costo finale.

Ogni prodotto ha un responsabile, una scadenza e criteri di accettazione. Lo leghi alle attività che lo consegnano, così descrivi l’ambito con dei risultati. In Zoho Projects il prodotto è un’attività o una milestone, senza criteri di accettazione propri. Lo stato di prodotti, rischi e modifiche al piano lo riunisci nello strumento di reportistica di progetto.

Sì. Nel software della bacheca kanban lavori sulle stesse attività del diagramma di Gantt e della lista attività. Sono tre viste di un solo cronoprogramma, così un cambio di stato sulla bacheca si vede subito nel piano di progetto. Chi lavora solo sulle attività assegnate usa il sistema gratuitamente.

Sì. FlexiProject è una buona alternativa a Zoho Projects nel portafoglio, perché la composizione del portafoglio la verifichi in una simulazione. Disattivi progetti scelti e vedi come cambiano gli indicatori del portafoglio. Il budget di portafoglio ha una riserva e un NPV atteso, e lo stesso progetto può appartenere a più portafogli. Cronoprogrammi, finanze e rischi di tutti i progetti li raccogli nel software dei portafogli di progetti.

Nel strumento di gestione dei programmi unisci i cronoprogrammi di più progetti in un piano comune. Le dipendenze legano attività di progetti diversi, così lo spostamento di una scadenza sposta le attività dipendenti. Gli effetti di una simile modifica li verifichi in modalità “e se” prima di approvarla. Lo stesso progetto può appartenere a più programmi, e il suo budget e i suoi rischi li raccogli nel portafoglio.

Le idee le valuti con criteri pesati, come l’allineamento strategico, il ROI, il rischio e la disponibilità delle risorse. Il questionario di punteggio lo invii a più valutatori, e per diversi tipi di progetto imposti modelli di valutazione distinti. Il progetto in corso lo rivaluti e decidi se continuarlo, cambiarne l’ambito o fermarlo. Istruzioni e video per il punteggio li trovi nel modulo della base di conoscenza.

Le ore le registri sull’attività del cronoprogramma nello strumento di registrazione del tempo, anche dall’app mobile. Il tempo reale lo confronti con quello pianificato per ogni attività, così l’impegno effettivo lo vedi accanto all’avanzamento. Dal telefono riporti anche il progresso di un’attività con un commento e una foto. Il project manager vede le voci di tutto il team sulle attività a cui appartengono.

Sì. Nel modulo di pianificazione delle risorse vedi la disponibilità giornaliera di ogni persona, con ferie e orario di lavoro. Le ferie le importi da Outlook. Il carico lo controlli per organizzazione e reparti, e anche sul diagramma di Gantt. Quando assegni un’attività a una persona senza ore libere, ricevi un avviso. Dopo aver spostato un’attività vedi subito il nuovo carico del team.

Sì. Manutenzione dei sistemi, compiti ricorrenti e altre attività correnti le conduci nel modulo delle attività operative. In Zoho Projects le attività fuori dai progetti non hanno un posto a sé. In FlexiProject calcoli per esse la stessa disponibilità delle persone che per il lavoro di progetto, così vedi il carico nel suo insieme. Le attività ricorrenti si ricreano dopo il completamento, con la frequenza che imposti.

La discussione la conduci sull’oggetto a cui appartiene: un’attività, un rischio, un prodotto o una voce di budget. La persona segnata con @ riceve subito una notifica, e ognuno imposta da solo l’ambito delle notifiche via email. Le notifiche nell’app arrivano in tempo reale. La chat di progetto resta in archivio insieme al progetto. Commenti, menzioni e chat li hai nello strumento di comunicazione del team.

Sì. Per le aziende che tengono i dati presso di sé, FlexiProject è un’alternativa a Zoho Projects sui propri server, senza limitazioni funzionali. La versione server comprende il software di pianificazione dei progetti e tutti i moduli che vi si appoggiano. Zoho Projects funziona solo nel cloud del produttore. Nella versione cloud di FlexiProject i dati li conservi nello Spazio economico europeo.

Le tariffe delle licenze le trovi nella pagina dei prezzi. Chi esegue e aggiorna solo le proprie attività assegnate usa il sistema gratuitamente, senza limiti di numero. Il lavoro a livello di progetto richiede la licenza standard, l’intero ambito dei moduli la licenza piena. Non c’è un numero minimo di licenze, per iniziare basta una licenza piena per l’amministratore.