FlexiProject jako alternatywa dla Zoho Projects: porównanie

Karta projektu to dokument, od którego zaczynasz projekt. Zapisujesz w niej cel, zakres, interesariuszy, kamienie milowe i mierniki sukcesu z wartością bazową i docelową. Dane z harmonogramu, rejestru ryzyk i budżetu trafiają do karty prosto z modułów projektu. Kartę zatwierdza sponsor w systemie ścieżek akceptacji, a zatwierdzone wersje zostają w archiwum z autorem i datą.

Każde ryzyko ma prawdopodobieństwo, wpływ, właściciela i plan reakcji. Macierz ryzyka ustawiasz w skali 3×3, 5×5 albo własnej, a kategorie ryzyk definiuje administrator. W Zoho Projects moduł ryzyk dostosujesz polami własnymi, a macierzy ryzyka producent nie opisuje. We FlexiProject ryzyko wiążesz z zadaniem harmonogramu, na które wpływa. Ryzyka wszystkich projektów widzisz w portfelu, a więcej przeczytasz na stronie modułu zarządzania ryzykiem.

Tak. W module szablonów projektów jeden szablon obejmuje harmonogram, budżet, listę typowych ryzyk i produkty z wzorcami dokumentów. Terminy w szablonie liczysz w dniach roboczych od startu projektu. W Zoho Projects szablon przenosi harmonogram i listy zadań, bez produktów projektu. Zakończony projekt zapiszesz we FlexiProject jako nowy szablon, a harmonogram z szablonu doimportujesz do projektu, który już trwa.

W systemie budżetu projektu masz koszty i przychody w jednym budżecie, więc zysk na projekcie widzisz obok wydatków. Pozycje budżetu wiążesz z zadaniami harmonogramu. Gdy przesuwasz zadanie, przesuwa się też termin wydatku i cash flow w kolejnych miesiącach. Każdą zmianę budżetu zatwierdzasz jako nową wersję, a obok planu i kosztów poniesionych widzisz prognozę kosztu końcowego.

Każdy produkt ma właściciela, termin i kryteria odbioru. Łączysz go z zadaniami, które go dostarczają, więc zakres opisujesz rezultatami. W Zoho Projects produkt jest zadaniem albo kamieniem milowym, bez własnych kryteriów odbioru. Stan produktów, ryzyk i zmian planu zestawisz w narzędziu raportowym projektów.

Tak. W systemie tablic kanban pracujesz na tych samych zadaniach co na wykresie Gantta i liście zadań. To trzy widoki jednego harmonogramu, więc zmianę statusu na tablicy od razu widać w planie projektu. Wykonawcy, którzy pracują tylko na przypisanych im zadaniach, korzystają z systemu bezpłatnie.

Tak. FlexiProject to dobra alternatywa dla Zoho Projects w zarządzaniu portfelem, bo skład portfela sprawdzisz w symulacji. Wyłączasz wybrane projekty i widzisz, jak zmieniają się wskaźniki portfela. Budżet portfela ma rezerwę i oczekiwane NPV, a ten sam projekt może należeć do kilku portfeli. Harmonogramy, finanse i ryzyka wszystkich projektów zbierasz w module portfeli projektów.

W module programów projektów łączysz harmonogramy kilku projektów we wspólny plan. Zależności wiążą zadania z różnych projektów, więc przesunięcie jednego terminu przesuwa zadania zależne. Skutki takiej zmiany sprawdzisz w trybie „co jeśli”, zanim ją zatwierdzisz. Ten sam projekt może należeć do kilku programów, a jego budżet i ryzyka zbierasz w portfelu.

Pomysły oceniasz według ważonych kryteriów, takich jak zgodność ze strategią, ROI, ryzyko i dostępność zasobów. Ankietę scoringową wysyłasz do kilku oceniających, a dla różnych typów projektów ustawisz osobne modele oceny. Projekt w trakcie realizacji oceniasz ponownie i decydujesz, czy go kontynuować, zmienić jego zakres, czy zatrzymać. Instrukcje i filmy do scoringu znajdziesz w module bazy wiedzy.

Godziny zapisujesz przy zadaniu harmonogramu w narzędziu rejestracji czasu, także z aplikacji mobilnej. Czas rzeczywisty porównujesz z planowanym dla każdego zadania, więc wykonany nakład widzisz obok postępu prac. Z telefonu zgłosisz też postęp zadania z komentarzem i zdjęciem. Kierownik projektu widzi wpisy całego zespołu przy zadaniach, których dotyczą.

Tak. W module planowania zasobów widzisz dzienną dostępność każdej osoby, z urlopami i wymiarem etatu. Urlopy zaimportujesz z Outlooka. Obciążenie sprawdzasz w skali organizacji i działów, a także na wykresie Gantta. Gdy przypisujesz zadanie osobie bez wolnych godzin, dostajesz ostrzeżenie. Po przesunięciu zadania od razu widzisz nowe obciążenie zespołu.

Tak. Utrzymanie systemów, obowiązki cykliczne i inne zadania bieżące prowadzisz w module pracy operacyjnej. W Zoho Projects zadania poza projektami nie mają osobnego miejsca. We FlexiProject liczysz dla nich tę samą dostępność osób co dla pracy projektowej, więc obciążenie widzisz w całości. Zadania cykliczne odtwarzają się po wykonaniu z częstotliwością, którą ustawisz.

Rozmowę prowadzisz przy obiekcie, którego dotyczy: zadaniu, ryzyku, produkcie albo pozycji budżetu. Osoba oznaczona przez @ dostaje powiadomienie od razu, a zakres powiadomień mailowych każdy ustawia sam. Powiadomienia w aplikacji dostajesz na bieżąco. Czat projektowy zostaje w archiwum razem z projektem. Komentarze, wzmianki i czat masz w narzędziu komunikacji zespołu.

Tak. Dla firm, które trzymają dane u siebie, FlexiProject to alternatywa dla Zoho Projects na własnych serwerach, bez ograniczeń funkcjonalnych. Wersja serwerowa obejmuje system harmonogramowania projektów i wszystkie moduły nad nim. Zoho Projects działa wyłącznie w chmurze producenta. W wersji chmurowej FlexiProject dane przechowujesz w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Stawki licencji znajdziesz na stronie cennika. Osoby, które wykonują i edytują tylko przypisane im zadania, korzystają z systemu bezpłatnie, bez limitu liczby takich użytkowników. Praca na poziomie projektu wymaga licencji standardowej, a pełny zakres modułów daje licencja pełna. Nie ma minimalnej liczby licencji, do startu wystarczy jedna licencja pełna dla administratora.