FlexiProject ca alternativă la Zoho Projects: comparația

Carta proiectului este documentul cu care începi proiectul. Înregistrezi în ea obiectivul, sfera, părțile interesate, jaloanele și indicatorii de succes cu o valoare de bază și una țintă. Datele din grafic, registrul de riscuri și buget intră în cartă direct din modulele proiectului. Carta o aprobă sponsorul în software-ul traseelor de aprobare, iar versiunile aprobate rămân în arhivă cu autor și dată.

Fiecare risc are probabilitate, impact, responsabil și plan de răspuns. Matricea riscurilor o configurezi la scară 3×3, 5×5 sau proprie, iar categoriile de riscuri le definește administratorul. În Zoho Projects modulul de riscuri îl adaptezi cu câmpuri proprii, dar producătorul nu descrie o matrice de riscuri. În FlexiProject riscul îl legi de activitatea din grafic pe care o afectează. Riscurile tuturor proiectelor le vezi în portofoliu, iar mai multe citești în modulul de management al riscurilor.

Da. În modulul de șabloane de proiect un șablon cuprinde graficul, bugetul, lista riscurilor tipice și produsele cu modele de documente. Termenele din șablon le calculezi în zile lucrătoare de la lansarea proiectului. În Zoho Projects șablonul transferă graficul și listele de activități, fără produse de proiect. Un proiect încheiat îl salvezi în FlexiProject ca șablon nou, iar graficul din șablon îl reimporți într-un proiect deja pornit.

În software-ul de buget al proiectului ai costurile și veniturile într-un singur buget, așa că vezi marja lângă cheltuieli. Pozițiile de buget le legi de activitățile din grafic. Când muți o activitate, se mută și termenul cheltuielii și fluxul de numerar din lunile următoare. Fiecare modificare de buget o aprobi ca versiune nouă, iar lângă plan și costurile reale vezi prognoza costului final.

Fiecare produs are un responsabil, un termen și criterii de acceptare. Îl legi de activitățile care îl livrează, așa că descrii sfera prin rezultate. În Zoho Projects produsul este o activitate sau un jalon, fără criterii de acceptare proprii. Starea produselor, riscurilor și modificărilor de plan le aduni în instrumentul de raportare a proiectelor.

Da. În software-ul tablei kanban lucrezi pe aceleași activități ca pe diagrama Gantt și lista de activități. Sunt trei vizualizări ale unui singur grafic, așa că o schimbare de stare pe tablă se vede imediat în planul de proiect. Cine lucrează doar pe activitățile atribuite folosește sistemul gratuit.

Da. FlexiProject este o bună alternativă la Zoho Projects în portofoliu, pentru că structura portofoliului o verifici printr-o simulare. Dezactivezi proiecte alese și vezi cum se schimbă indicatorii portofoliului. Bugetul portofoliului are o rezervă și un NPV așteptat, iar același proiect poate aparține mai multor portofolii. Graficele, finanțele și riscurile tuturor proiectelor le aduni în software-ul pentru portofolii de proiecte.

În instrumentul de management al programelor unești graficele mai multor proiecte într-un plan comun. Dependențele leagă activități din proiecte diferite, așa că mutarea unui termen mută activitățile dependente. Efectele unei astfel de modificări le verifici în modul „ce ar fi dacă” înainte să o aprobi. Același proiect poate aparține mai multor programe, iar bugetul și riscurile lui le aduni în portofoliu.

Ideile le evaluezi după criterii ponderate, precum alinierea strategică, ROI-ul, riscul și disponibilitatea resurselor. Chestionarul de punctaj îl trimiți mai multor evaluatori, iar pentru diferite tipuri de proiecte stabilești modele de evaluare separate. Proiectul aflat în execuție îl reevaluezi și decizi dacă îl continui, îi schimbi sfera sau îl oprești. Instrucțiunile și videourile pentru punctaj le găsești în modulul bazei de cunoștințe.

Orele le înregistrezi la activitatea din grafic în instrumentul de înregistrare a timpului, și din aplicația mobilă. Timpul real îl compari cu cel planificat pentru fiecare activitate, așa că efortul real îl vezi lângă progres. De pe telefon raportezi și progresul unei activități cu un comentariu și o fotografie. Managerul de proiect vede înregistrările întregii echipe la activitățile cărora le aparțin.

Da. În modulul de planificare a resurselor vezi disponibilitatea zilnică a fiecărei persoane, cu concediu și normă de lucru. Concediile le imporți din Outlook. Încărcarea o verifici la nivel de organizație și departamente, și pe diagrama Gantt. Când atribui o activitate unei persoane fără ore libere, primești un avertisment. După ce muți o activitate, vezi imediat noua încărcare a echipei.

Da. Mentenanța sistemelor, sarcinile recurente și alte activități curente le conduci în modulul de activități operaționale. În Zoho Projects activitățile din afara proiectelor nu au un loc separat. În FlexiProject calculezi pentru ele aceeași disponibilitate a oamenilor ca pentru munca de proiect, așa că vezi încărcarea în ansamblu. Activitățile recurente se recreează după finalizare, cu frecvența pe care o stabilești.

Discuția o conduci la obiectul căruia îi aparține: o activitate, un risc, un produs sau o poziție de buget. Persoana menționată cu @ primește imediat o notificare, iar sfera notificărilor prin email fiecare și-o configurează singur. Notificările din aplicație le primești în timp real. Chatul de proiect rămâne în arhivă împreună cu proiectul. Comentariile, mențiunile și chatul le ai în instrumentul de comunicare a echipei.

Da. Pentru companiile care țin datele la ele, FlexiProject este o alternativă la Zoho Projects pe servere proprii, fără limitări funcționale. Versiunea de server include software-ul de planificare a proiectelor și toate modulele care se sprijină pe el. Zoho Projects funcționează doar în cloudul producătorului. În versiunea cloud a FlexiProject, datele le păstrezi în Spațiul Economic European.

Tarifele de licență le găsești pe pagina de prețuri. Cei care doar execută și actualizează activitățile atribuite folosesc sistemul gratuit, fără limită de număr. Munca la nivel de proiect necesită licența standard, întreaga sferă de module licența completă. Nu există un număr minim de licențe, pentru început e suficientă o licență completă pentru administrator.