Zoho Projects Alternative: FlexiProject im Vergleich

Die Projektcharta ist das Dokument, mit dem Sie ein Projekt beginnen. Sie hält Ziel, Umfang, Stakeholder, Meilensteine und Erfolgskennzahlen mit Ausgangswert und Zielwert fest. Daten aus Zeitplan, Risikoregister und Budget fließen direkt aus den Projektmodulen in die Charta. Ein Sponsor gibt die Charta in der Software für Genehmigungswege frei, und freigegebene Fassungen bleiben mit Autor und Datum im Archiv.

Jedes Risiko trägt Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, Verantwortlichen und Reaktionsplan. Die Risikomatrix stellen Sie im Raster 3×3, 5×5 oder eigen ein, und ein Administrator legt die Risikokategorien fest. In Zoho Projects passen Sie das Risikomodul mit eigenen Feldern an, doch der Hersteller beschreibt keine Risikomatrix. In FlexiProject verknüpfen Sie ein Risiko mit der Zeitplanaufgabe, die es betrifft. Die Risiken aller Projekte sehen Sie im Portfolio, mehr dazu im Modul für Risikomanagement.

Ja. Im Modul für Projektvorlagen umfasst eine Vorlage Zeitplan, Budget, eine Liste typischer Risiken und Ergebnisse mit Dokumentvorlagen. Termine in der Vorlage zählen Sie in Arbeitstagen ab Projektstart. In Zoho Projects überträgt eine Vorlage Zeitplan und Aufgabenlisten, ohne Projektergebnisse. Ein abgeschlossenes Projekt speichern Sie in FlexiProject als neue Vorlage, und den Zeitplan einer Vorlage importieren Sie in ein laufendes Projekt.

In der Software für Projektbudgets führen Sie Kosten und Erlöse in einem Budget, sodass die Marge eines Projekts neben den Ausgaben steht. Budgetpositionen verknüpfen Sie mit Zeitplanaufgaben. Verschieben Sie eine Aufgabe, verschieben sich Ausgabetermin und Cashflow der folgenden Monate mit. Jede Budgetänderung geben Sie als neue Version frei. Neben Plan und angefallenen Kosten sehen Sie eine Prognose der Endkosten.

Jedes Ergebnis hat einen Verantwortlichen, einen Termin und Abnahmekriterien. Sie verknüpfen es mit den Aufgaben, die es liefern, und beschreiben den Umfang so über Resultate. In Zoho Projects ist ein Ergebnis eine Aufgabe oder ein Meilenstein, ohne eigene Abnahmekriterien. Stand von Ergebnissen, Risiken und Planänderungen stellen Sie im Tool für Projektberichte zusammen.

Ja. In der Software für Kanban-Tafeln arbeiten Sie an denselben Aufgaben wie im Gantt-Diagramm und in der Aufgabenliste. Das sind drei Ansichten eines Zeitplans, sodass eine Statusänderung an der Tafel sofort im Projektplan sichtbar ist. Mitarbeitende, die nur an ihnen zugewiesenen Aufgaben arbeiten, nutzen das System kostenlos.

Ja. FlexiProject ist eine gute Zoho Projects Alternative im Portfoliomanagement, weil Sie die Portfoliozusammensetzung in einer Simulation prüfen. Sie schalten ausgewählte Projekte ab und sehen, wie sich die Portfoliokennzahlen ändern. Das Portfoliobudget trägt eine Reserve und einen erwarteten Kapitalwert, und dasselbe Projekt kann zu mehreren Portfolios gehören. Zeitpläne, Finanzen und Risiken aller Projekte sammeln Sie in der Software für Projektportfolios.

Im Tool für Programmmanagement verbinden Sie die Zeitpläne mehrerer Projekte zu einem gemeinsamen Plan. Abhängigkeiten verknüpfen Aufgaben aus verschiedenen Projekten, sodass die Verschiebung eines Termins abhängige Aufgaben mitverschiebt. Die Folgen einer solchen Änderung prüfen Sie im Was-wäre-wenn-Modus, bevor Sie sie freigeben. Dasselbe Projekt kann zu mehreren Programmen gehören, und Budget und Risiken sammeln Sie im Portfolio.

Ideen bewerten Sie nach gewichteten Kriterien wie Strategiepassung, ROI, Risiko und Ressourcenverfügbarkeit. Die Bewertungsumfrage schicken Sie an mehrere Gutachter, und für verschiedene Projekttypen legen Sie eigene Bewertungsmodelle fest. Ein laufendes Projekt bewerten Sie erneut und entscheiden, ob Sie es fortsetzen, seinen Umfang ändern oder stoppen. Anleitungen und Videos zur Bewertung finden Sie im Modul für Wissensdatenbank.

Stunden erfassen Sie an der Zeitplanaufgabe im Tool für Zeiterfassung, auch über die mobile App. Tatsächliche Zeit vergleichen Sie mit der geplanten Zeit je Aufgabe, sodass Sie den geleisteten Aufwand direkt neben dem Fortschritt sehen. Vom Telefon aus melden Sie auch den Aufgabenfortschritt mit Kommentar und Foto. Die Projektleitung sieht die Einträge des gesamten Teams bei den betroffenen Aufgaben.

Ja. Im Modul für Ressourcenplanung sehen Sie die tägliche Verfügbarkeit jeder Person, mit Urlaub und Teilzeit. Urlaub importieren Sie aus Outlook. Die Auslastung prüfen Sie auf Ebene der Organisation und der Abteilungen sowie im Gantt-Diagramm. Weisen Sie eine Aufgabe einer Person ohne freie Stunden zu, erhalten Sie eine Warnung. Nach der Verschiebung einer Aufgabe sehen Sie sofort die neue Teamauslastung.

Ja. Wartung von Systemen, wiederkehrende Pflichten und andere Alltagsaufgaben führen Sie im Modul für operative Aufgaben. In Zoho Projects hat Arbeit außerhalb von Projekten keinen eigenen Platz. In FlexiProject rechnen Sie dafür dieselbe Personenverfügbarkeit wie für Projektarbeit, sodass Sie die Auslastung insgesamt sehen. Wiederkehrende Aufgaben entstehen nach Erledigung erneut, in der Häufigkeit, die Sie festlegen.

Das Gespräch führen Sie am Objekt, das es betrifft: Aufgabe, Risiko, Ergebnis oder Budgetposition. Eine mit @ markierte Person erhält sofort eine Benachrichtigung, und den Umfang der E-Mail-Benachrichtigungen legt jeder selbst fest. Benachrichtigungen in der App erhalten Sie laufend. Der Projektchat bleibt zusammen mit dem Projekt im Archiv. Kommentare, Erwähnungen und Chat finden Sie im Tool für Teamkommunikation.

Ja. Für Unternehmen, die Daten selbst halten, ist FlexiProject eine Zoho Projects Alternative auf eigenen Servern, ohne Einschränkung im Funktionsumfang. Die Serverversion umfasst die Software für Projektplanung und jedes Modul darüber. Zoho Projects läuft nur in der Cloud des Herstellers. In der Cloud-Version speichern Sie FlexiProject-Daten im Europäischen Wirtschaftsraum.

Lizenzsätze finden Sie auf der Seite mit Preisen. Personen, die nur ihnen zugewiesene Aufgaben erledigen und bearbeiten, nutzen das System kostenlos. Für die Zahl dieser Nutzer gibt es kein Limit. Arbeit auf Projektebene braucht eine Standardlizenz, den vollen Modulumfang gibt die Volllizenz. Es gibt keine Mindestzahl an Lizenzen. Für den Start reicht eine Volllizenz für den Administrator.