FlexiProject jako alternativa k Zoho Projects: srovnání

Charta projektu je dokument, kterým projekt začínáte. Zaznamenáváte v ní cíl, rozsah, zainteresované strany, milníky a ukazatele úspěchu se základní a cílovou hodnotou. Data z harmonogramu, registru rizik a rozpočtu vstupují do charty přímo z modulů projektu. Chartu schvaluje sponzor v systému schvalovacích cest a schválené verze zůstávají v archivu s autorem a datem.

Každé riziko má pravděpodobnost, dopad, vlastníka a plán reakce. Matici rizik nastavíte ve škále 3×3, 5×5 nebo vlastní a kategorie rizik definuje administrátor. V Zoho Projects modul rizik přizpůsobíte vlastními poli, ale matici rizik výrobce nepopisuje. Ve FlexiProject riziko přivážete k úkolu harmonogramu, na který působí. Rizika všech projektů vidíte v portfoliu, víc si přečtete v modulu řízení rizik.

Ano. V modulu šablon projektů jedna šablona zahrnuje harmonogram, rozpočet, seznam typických rizik a produkty se vzory dokumentů. Termíny v šabloně počítáte v pracovních dnech od zahájení projektu. V Zoho Projects šablona přenáší harmonogram a seznamy úkolů, bez produktů projektu. Dokončený projekt uložíte ve FlexiProject jako nový vzor a harmonogram ze šablony doimportujete do projektu, který už běží.

V systému rozpočtu projektu máte náklady a příjmy v jednom rozpočtu, takže marži vidíte vedle výdajů. Položky rozpočtu vážete na úkoly harmonogramu. Když přesunete úkol, posune se i termín výdaje a cash flow v dalších měsících. Každou změnu rozpočtu schvalujete jako novou verzi a vedle plánu a skutečných nákladů vidíte prognózu koncové částky.

Každý produkt má vlastníka, termín a kritéria převzetí. Přivážete ho k úkolům, které ho dodávají, takže rozsah popisujete výsledky. V Zoho Projects je produkt úkol nebo milník, bez vlastních kritérií převzetí. Stav produktů, rizik a změn plánu spojíte v nástroji projektových zpráv.

Ano. V systému kanban tabulí pracujete na stejných úkolech jako na Ganttově diagramu a seznamu úkolů. Jsou to tři pohledy jednoho harmonogramu, takže změna stavu na tabuli je hned vidět v plánu projektu. Kdo pracuje jen na přiřazených úkolech, používá systém zdarma.

Ano. FlexiProject je dobrá alternativa k Zoho Projects v portfoliu, protože složení portfolia ověříte v simulaci. Vypnete vybrané projekty a vidíte, jak se mění ukazatele portfolia. Rozpočet portfolia má rezervu a očekávanou NPV a stejný projekt může patřit do více portfolií. Harmonogramy, finance a rizika všech projektů sbíráte v softwaru pro projektová portfolia.

V nástroji řízení programů spojíte harmonogramy víc projektů do společného plánu. Závislosti propojují úkoly z různých projektů, takže posun jednoho termínu posune závislé úkoly. Dopady takové změny ověříte v režimu „co kdyby“, než ji schválíte. Stejný projekt může patřit do víc programů, jeho rozpočet a rizika sbíráte v portfoliu.

Nápady hodnotíte podle vážených kritérií, jako je soulad se strategií, ROI, riziko a dostupnost zdrojů. Bodovací dotazník posíláte více hodnotitelům a pro různé typy projektů nastavíte samostatné modely hodnocení. Projekt v realizaci znovu ohodnotíte a rozhodnete, zda ho pokračovat, změnit jeho rozsah, nebo zastavit. Návody a videa k bodování najdete v modulu znalostní báze.

Hodiny zaznamenáváte u úkolu harmonogramu v nástroji evidence času, i z mobilní aplikace. Skutečný čas porovnáváte s plánovaným pro každý úkol, takže odvedené nasazení vidíte vedle postupu prací. Z telefonu nahlásíte i postup úkolu s komentářem a fotkou. Projektový manažer vidí záznamy celého týmu u úkolů, kterých se týkají.

Ano. V modulu plánování zdrojů vidíte denní dostupnost každé osoby, s dovolenou i úvazkem. Dovolené importujete z Outlooku. Vytížení ověříte na úrovni organizace i oddělení, také na Ganttově diagramu. Když přiřadíte úkol osobě bez volných hodin, dostanete upozornění. Po přesunu úkolu hned vidíte nové vytížení týmu.

Ano. Údržbu systémů, opakující se povinnosti a další běžné úkoly vedete v modulu provozních úkolů. V Zoho Projects úkoly mimo projekty nemají samostatné místo. Ve FlexiProject pro ně počítáte stejnou dostupnost lidí jako pro projektovou práci, takže vytížení vidíte celkově. Opakující se úkoly se po dokončení vytvoří znovu s frekvencí, kterou nastavíte.

Diskuzi vedete u objektu, kterého se týká: úkolu, rizika, produktu nebo položky rozpočtu. Osoba označená přes @ dostane upozornění okamžitě a rozsah emailových upozornění si každý nastaví sám. Upozornění v aplikaci dostáváte průběžně. Projektový chat zůstává v archivu spolu s projektem. Komentáře, zmínky a chat máte v nástroji týmové komunikace.

Ano. Pro firmy, které drží data u sebe, je FlexiProject alternativa k Zoho Projects na vlastních serverech, bez omezení funkcí. Serverová verze zahrnuje systém plánování projektů a všechny moduly nad ním. Zoho Projects funguje jen v cloudu výrobce. V cloudové verzi FlexiProject uchováváte data v Evropském hospodářském prostoru.

Sazby licencí najdete na stránce s cenami. Lidé, kteří jen provádějí a aktualizují přiřazené úkoly, používají systém zdarma, bez limitu počtu. Práci na úrovni projektu vyžaduje standardní licence, celý rozsah modulů plná licence. Není minimální počet licencí, pro začátek stačí jedna plná licence pro administrátora.