Alternativa a Zoho Projects: FlexiProject en comparación

El acta de constitución es el documento con el que empiezas un proyecto. Recoge el objetivo, el alcance, los interesados, los hitos y las medidas de éxito con un valor inicial y una meta. Los datos del cronograma, el registro de riesgos y el presupuesto llegan al acta directamente desde los módulos del proyecto. Un patrocinador aprueba el acta en el software de rutas de aprobación. Cada versión aprobada queda archivada con su autor y su fecha.

Cada riesgo lleva probabilidad, impacto, responsable y plan de respuesta. Ajustas la matriz de riesgos en escala 3×3, 5×5 o propia, y un administrador define las categorías de riesgo. En Zoho Projects personalizas el módulo de riesgos con campos propios, pero el fabricante no describe una matriz de riesgos. En FlexiProject enlazas un riesgo con la tarea del cronograma a la que afecta. Ves los riesgos de todos los proyectos en la cartera. Más información en la página del módulo de gestión de riesgos.

Sí. En el módulo de plantillas de proyecto una plantilla reúne cronograma, presupuesto, una lista de riesgos habituales y productos con plantillas de documentos. Los plazos de la plantilla los cuentas en días laborables desde el inicio del proyecto. En Zoho Projects una plantilla traslada el cronograma y las listas de tareas, sin productos del proyecto. Un proyecto terminado lo guardas en FlexiProject como plantilla nueva, y el cronograma de una plantilla lo importas a un proyecto ya en marcha.

En el software de presupuesto de proyectos reúnes costes e ingresos en un solo presupuesto. El margen de un proyecto queda así junto al gasto. Enlazas las partidas del presupuesto con las tareas del cronograma. Cuando mueves una tarea, la fecha del gasto y la tesorería de los meses siguientes se mueven con ella. Apruebas cada cambio de presupuesto como una nueva versión, y junto al plan y los costes incurridos ves una previsión del coste final.

Cada producto tiene un responsable, una fecha límite y criterios de aceptación. Lo enlazas con las tareas que lo entregan, así que describes el alcance por resultados. En Zoho Projects un producto es una tarea o un hito, sin criterios de aceptación propios. El estado de productos, riesgos y cambios de plan lo reúnes en la herramienta de informes de proyecto.

Sí. En el software de tablero kanban trabajas con las mismas tareas que en el diagrama de Gantt y en la lista de tareas. Son tres vistas de un solo cronograma. Un cambio de estado en el tablero se ve así enseguida en el plan del proyecto. Las personas que solo trabajan en sus tareas asignadas usan el sistema de forma gratuita.

Sí. FlexiProject es una buena alternativa a Zoho Projects en la gestión de cartera porque pruebas la composición de la cartera en una simulación. Desactivas proyectos elegidos y ves cómo cambian los indicadores de la cartera. El presupuesto de la cartera lleva una reserva y un VAN esperado, y el mismo proyecto puede pertenecer a varias carteras. Cronogramas, finanzas y riesgos de todos los proyectos los reúnes en el software de carteras de proyectos.

En la herramienta de gestión de programas enlazas los cronogramas de varios proyectos en un solo plan conjunto. Las dependencias vinculan tareas de distintos proyectos, así que mover una fecha mueve las tareas que dependen de ella. El efecto de un cambio así lo pruebas en modo qué pasaría si, antes de aprobarlo. El mismo proyecto puede pertenecer a varios programas, y su presupuesto y sus riesgos los reúnes en la cartera.

Puntúas las ideas según criterios ponderados, como el ajuste estratégico, el ROI, el riesgo y la disponibilidad de recursos. Envías la encuesta de puntuación a varios evaluadores, y para distintos tipos de proyecto fijas modelos de evaluación propios. Un proyecto en marcha lo vuelves a puntuar y decides si lo continúas, cambias su alcance o lo detienes. Instrucciones y vídeos sobre la puntuación los encuentras en el módulo de base de conocimiento.

Registras las horas en la tarea del cronograma con la herramienta de registro de tiempo, también desde la aplicación móvil. Comparas el tiempo real con el planificado en cada tarea, así que ves el esfuerzo realizado junto al avance. Desde el teléfono también informas del avance de una tarea con un comentario y una foto. El jefe de proyecto ve las entradas de todo el equipo junto a las tareas que les corresponden.

Sí. En el módulo de planificación de recursos ves la disponibilidad diaria de cada persona, con vacaciones y jornada parcial. Las vacaciones las importas desde Outlook. Compruebas la carga a escala de la organización y de los departamentos, y también en el diagrama de Gantt. Si asignas una tarea a alguien sin horas libres, recibes un aviso. Al mover una tarea, ves enseguida la nueva carga del equipo.

Sí. Llevas el mantenimiento de sistemas, las obligaciones recurrentes y otras tareas diarias en el módulo de tareas operativas. En Zoho Projects el trabajo fuera de los proyectos no tiene un sitio propio. En FlexiProject cuentas para él la misma disponibilidad de personas que para el trabajo de proyecto. Ves así la carga completa. Las tareas recurrentes se recrean tras completarse, con la frecuencia que fijes.

Llevas la conversación junto al objeto al que se refiere: una tarea, un riesgo, un producto o una partida de presupuesto. Una persona mencionada con @ recibe una notificación al momento, y cada uno fija su propio alcance de notificaciones por correo. Las notificaciones en la aplicación las recibes al instante. El chat del proyecto queda archivado junto con el proyecto. Comentarios, menciones y chat los tienes en la herramienta de comunicación del equipo.

Sí. Para empresas que guardan los datos en casa, FlexiProject es una alternativa a Zoho Projects en servidor propio, sin recorte de funciones. La versión en servidor propio incluye el software de planificación de proyectos y cada módulo por encima. Zoho Projects funciona solo en la nube del fabricante. En la versión en la nube guardas los datos de FlexiProject en el Espacio Económico Europeo.

Las tarifas de licencia las encuentras en la página de precios. Las personas que solo completan y editan sus propias tareas usan el sistema de forma gratuita. No hay límite en el número de esos usuarios. El trabajo a nivel de proyecto necesita una licencia estándar, y el alcance completo de módulos lo da la licencia completa. No hay un número mínimo de licencias. Para empezar basta una licencia completa para el administrador.