Zoho Projects alternatíva: a FlexiProject összehasonlítva

A projektalapokmány az a dokumentum, amellyel a projektet elkezded. Rögzíted benne a célt, a terjedelmet, az érintetteket, a mérföldköveket és a siker mutatóit alapértékkel és célértékkel. Az ütemterv, a kockázati nyilvántartás és a költségvetés adatai közvetlenül a projekt moduljaiból kerülnek az alapokmányba. Az alapokmányt a szponzor hagyja jóvá a jóváhagyási utak rendszerén, a jóváhagyott verziók pedig szerzővel és dátummal maradnak az archívumban.

Minden kockázatnak valószínűsége, hatása, felelőse és reagálási terve van. A kockázati mátrixot 3×3, 5×5 vagy egyéni skálán állítod be, a kategóriákat pedig az adminisztrátor határozza meg. A Zoho Projectsben a kockázati modult egyéni mezőkkel igazítod, kockázati mátrixot a gyártó nem ír le. A FlexiProject rendszerben a kockázatot ahhoz a feladathoz kötöd, amelyikre hat. Az összes projekt kockázatait a portfólióban látod, bővebben a kockázatkezelési modulja oldalon olvashatsz.

Igen. A projektsablon modulja egyetlen sablonban tartalmazza az ütemtervet, a költségvetést, a tipikus kockázatok listáját és a termékeket dokumentummintákkal. A sablon határidőit a projekt indításától számolt munkanapokban adod meg. A Zoho Projectsben a sablon az ütemtervet és a feladatlistákat viszi át, termékek nélkül. Egy lezárt projektet a FlexiProject rendszerben új sablonként mentesz, a sablon ütemtervét pedig egy már futó projektbe importálod vissza.

A projektköltségvetés rendszerében a költségek és bevételek egy költségvetésben vannak, így a hasznot a kiadások mellett látod. A költségvetési tételeket az ütemterv feladataihoz kötöd. Amikor áthelyezel egy feladatot, a kiadás határideje és a következő hónapok pénzforgalma is elmozdul. Minden költségvetés-módosítást új verzióként hagysz jóvá, a terv és a tényleges költség mellett pedig látod a végköltség előrejelzését.

Minden terméknek van felelőse, határideje és átvételi feltétele. Ahhoz a feladathoz kötöd, amelyik szállítja, így a terjedelmet eredményekkel írod le. A Zoho Projectsben a termék egy feladat vagy mérföldkő, saját átvételi feltétel nélkül. A termékek, kockázatok és tervmódosítások állapotát a projektjelentések eszközében gyűjtöd össze.

Igen. A kanban tábla rendszerében ugyanazokon a feladatokon dolgozol, mint a Gantt-diagramon és a feladatlistán. Ez ugyanannak az ütemtervnek három nézete, így egy táblán történő állapotváltozás rögtön látszik a projekttervben. Aki csak a hozzá rendelt feladatokon dolgozik, ingyenesen használja a rendszert.

Igen. A FlexiProject jó Zoho Projects alternatíva a portfóliókezelésben, mert a portfólió összetételét szimulációban ellenőrzöd. Kikapcsolt projekteket próbálsz ki, és látod, hogyan változnak a portfólió mutatói. A portfólió költségvetésének van tartaléka és várható NPV-je, és ugyanaz a projekt több portfólióhoz is tartozhat. Az összes projekt ütemtervét, pénzügyeit és kockázatait a projektportfóliók rendszerében gyűjtöd.

A programmenedzsment eszközében több projekt ütemtervét közös tervbe kapcsolod. A függőségek különböző projektek feladatait kötik össze, így egy határidő csúszása átmozdítja a függő feladatokat. Egy ilyen módosítás hatásait „mi lenne, ha” módban ellenőrzöd, mielőtt jóváhagynád. Ugyanaz a projekt több programhoz is tartozhat, a költségvetését és kockázatait pedig a portfólióban gyűjtöd.

Az ötleteket súlyozott kritériumok szerint értékeled, mint a stratégiai illeszkedés, a megtérülés, a kockázat és az erőforrás-elérhetőség. A pontozó kérdőívet több értékelőnek küldöd ki, és a különböző projekttípusokhoz külön értékelési modellt állítasz be. A futó projektet újraértékeled, és eldöntöd, folytatod-e, megváltoztatod-e a terjedelmét, vagy leállítod. A pontozáshoz tartozó útmutatókat és videókat a tudásbázis modulban találod.

Az órákat az ütemterv feladatánál rögzíted a munkaidő rögzítés eszközében, mobilalkalmazásból is. A tényleges időt minden feladatnál összeveted a tervezettel, így a ráfordítást a haladás mellett látod. Telefonról a feladat haladását is jelentheted megjegyzéssel és fotóval. A projektmenedzser a teljes csapat bejegyzéseit látja az érintett feladatoknál.

Igen. Az erőforrás tervezés moduljában mindenki napi elérhetőségét látod, szabadsággal és munkaidővel együtt. A szabadságokat Outlookból importálod. A terhelést szervezeti és részlegi szinten is ellenőrzöd, a Gantt-diagramon is. Amikor szabad órák nélküli személyhez rendelsz feladatot, figyelmeztetést kapsz. Egy feladat áthelyezése után rögtön látod az új terhelést.

Igen. A rendszerkarbantartást, az ismétlődő feladatokat és más folyamatos teendőket az operatív feladatok moduljában vezeted. A Zoho Projectsben a projekteken kívüli feladatoknak nincs önálló helyük. A FlexiProject rendszerben ezekre ugyanazt az elérhetőséget számolod, mint a projektmunkára, így a terhelést egészében látod. Az ismétlődő feladatok az elvégzés után az általad beállított gyakorisággal jönnek létre újra.

A beszélgetést azon az elemen vezeted, amelyikhez tartozik: feladat, kockázat, termék vagy költségvetési tétel. Az @ jellel megjelölt személy azonnal értesítést kap, az email-értesítések körét pedig mindenki maga állítja be. Az alkalmazásban folyamatosan kapsz értesítést. A projektcsevegés a projekttel együtt kerül archívumba. A megjegyzéseket, említéseket és a csevegést a csapatkommunikáció eszközében találod.

Igen. Azoknak a cégeknek, amelyek maguknál tartják az adatokat, a FlexiProject saját szerverre telepíthető Zoho Projects alternatíva, funkcionális korlátozás nélkül. A szerveres verzió tartalmazza a projektütemező rendszert és az erre épülő összes modult. A Zoho Projects kizárólag a gyártó felhőjében fut. A FlexiProject felhős verziójában az adatokat az Európai Gazdasági Térségben tárolod.

A licencdíjakat az árak oldalán találod. Akik csak a hozzájuk rendelt feladatokat végzik és frissítik, ingyenesen használják a rendszert, létszámkorlát nélkül. A projektszintű munkát a standard licenc, a teljes modulkört a teljes licenc adja. Nincs minimális licencszám, a kezdéshez egy teljes licenc elég az adminisztrátornak.