Modèle de projet

Un modèle de projet est un canevas pour les nouveaux projets : un planning, un budget, des risques, des produits et des fichiers. Au lieu de dates, un modèle enregistre des numéros de jour ; le même modèle convient donc à un projet qui démarre à n’importe quel moment (voir Ajouter un projet à partir d’un modèle).

Les modèles se trouvent dans le module Projets, sous l’onglet Modèles. La liste comporte les colonnes Nom, Espaces de travail et Description, et le champ Filtrer par nom ou par description la restreint à partir d’un mot. Cliquez sur un nom pour ouvrir le planning du modèle. L’onglet est visible pour les utilisateurs disposant du droit sur les modèles dans un espace de travail (voir Espaces de travail et droits sur les modèles).

Créer un modèle de projet

1. Dans l’onglet Modèles, cliquez sur Nouveau modèle.
2. Dans la fenêtre Ajouter un modèle de projet, saisissez le Nom, choisissez les Espaces de travail et ajoutez éventuellement une Description.
3. Cliquez sur Ajouter. Le planning vide du modèle s’ouvre.

Le nom et au moins un espace de travail sont obligatoires. Si vous n’avez le droit sur les modèles que dans un seul espace de travail, le champ Espaces de travail n’est pas affiché et le modèle est rattaché à cet espace de travail. Pour modifier ensuite le nom, les espaces de travail ou la description, utilisez Éditer dans le menu du modèle (l’icône d’engrenage à côté du nom).

Espaces de travail et droits sur les modèles

Chaque modèle est attribué à un ou plusieurs espaces de travail. Cette attribution détermine :

• qui peut utiliser le modèle — lors de la création d’un projet, la liste Modèle de projet n’affiche que les modèles des espaces de travail dans lesquels le projet est créé. Un modèle attribué à l’espace de travail A n’apparaît pas pour un projet créé dans l’espace de travail B,
• qui peut gérer le modèle — les utilisateurs disposant du droit Modèles dans un espace de travail peuvent ajouter, modifier, cloner et supprimer les modèles de cet espace de travail.

Le droit est accordé dans les droits d’espace de travail d’un utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs : groupe Configuration, colonne Modèles. Il n’a qu’un seul niveau, qui donne la gestion complète des modèles de l’espace de travail. Il débloque aussi l’onglet Modèles et l’option Créer un modèle dans un projet. Vous ne pouvez attribuer un nouveau modèle qu’aux espaces de travail dans lesquels vous avez ce droit.

Pour accorder des droits d’espace de travail, voir Utilisateurs et droits. Pour savoir ce que sont les espaces de travail, voir Espaces de travail.

Créer un modèle à partir d'un projet existant

1. Ouvrez le projet, cliquez sur l’icône d’engrenage à côté du nom du projet et choisissez Créer un modèle.
2. Dans la fenêtre Créer un modèle à partir du projet, vérifiez le nom (par défaut, celui du projet), choisissez les espaces de travail et ajoutez une description.
3. Cliquez sur Créer un modèle. Le planning du nouveau modèle s’ouvre.

L’option est visible pour un administrateur du projet qui dispose du droit sur les modèles dans au moins un espace de travail. Le modèle reçoit :

• les tâches et jalons avec leur structure, leurs descriptions, propriétaires, départements, charge de travail, couleurs, attributs et dépendances. Les dates deviennent des numéros de jours ouvrables comptés depuis le début du projet,
• les lignes budgétaires avec leurs prévisions, leurs liens avec le planning et leurs règles de mappage du réel,
• les risques et les produits,
• les fichiers et liens du projet, ainsi que les colonnes de la liste du planning.

Le modèle ne reprend pas le réel budgétaire, l’avancement des tâches, les statuts des risques et des produits, les plans de projet ni les tâches synchronisées avec Jira.

Planning dans un modèle

Le planning d’un modèle fonctionne comme celui d’un projet, avec la vue en liste et le diagramme de Gantt, mais il contient des numéros de jour au lieu de dates. Les colonnes Début et Fin indiquent le jour de début et le jour de fin comptés depuis le commencement du projet, et Durée est le nombre de jours. Un jalon n’a qu’un jour de fin. Les dates sont définies dans le projet, à partir de la date de début ou de fin choisie lors de sa création.

Ajoutez des tâches et des jalons avec Nouvelle tâche (avec Nouveau jalon dans sa liste). Dans le panneau de l’élément, définissez les jours, les propriétaires, les départements, la charge de travail, les dépendances, les lignes budgétaires liées, les risques et les produits, la description et les pièces jointes. Le bouton Attributs du planning choisit les colonnes d’attributs qui passent dans le projet.

Le jour de début, le jour de fin et la durée ne peuvent pas être négatifs — sinon vous voyez Le jour de début, le jour de fin et la durée ne doivent pas être inférieurs à 0. Les jours d’une tâche qui a des sous-tâches proviennent de ses sous-tâches.

Budget dans un modèle

L’onglet Budget du modèle accepte les coûts et les recettes — les boutons Nouveau coût et Nouvelle recette. Un groupe n’a pas de prévisions propres ; son montant est la somme des lignes situées en dessous.

Dans le panneau d’une ligne, dans la section Planning de prévision, utilisez Ajouter une prévision pour ajouter des entrées avec un montant. Une entrée tombe sur un numéro de jour ou sur un jour déterminé par un élément du planning — choisissez alors l’élément dans la colonne Déterminé par et le nombre de jours avant ou après lui dans la colonne Décalage. Le champ Planning relie toute la ligne à une tâche.

Le menu Paramètres de l’onglet contient Mappage de l’importation du réel — des règles qui passent dans le projet (voir Mappage du réel). L’onglet s’affiche lorsque votre organisation utilise le module Budget.

Risques dans un modèle

Dans l’onglet Risques du modèle, ajoutez les risques typiques de ce type de projet. Un nouveau risque démarre avec un nom seulement ; dans le panneau, définissez le propriétaire, l’impact, la probabilité, la catégorie, l’élément de planning lié, l’impact sur le planning en jours, l’impact budgétaire et le produit final du projet. Le menu du risque propose Cloner et Supprimer ; la suppression demande une confirmation et est irréversible.

Un projet créé à partir du modèle reçoit les risques avec tous ces paramètres. L’onglet s’affiche lorsque votre organisation utilise le module Risques.

Produits dans un modèle

Dans l’onglet Produits du modèle, ajoutez les produits du projet. Dans le panneau, définissez le propriétaire, l’élément de planning, la description, les modèles et les meilleures pratiques. Le Jour d’exécution du produit est le jour de fin de l’élément de planning lié. Le menu du produit propose Cloner et Supprimer. L’onglet s’affiche lorsque votre organisation utilise le module Produits.

Fichiers dans un modèle

L’onglet Fichiers du modèle contient les fichiers et les liens qui passent dans chaque projet créé à partir du modèle. Lors de la création d’un projet, les fichiers sont copiés et rattachés aux mêmes tâches, risques, lignes budgétaires et produits que dans le modèle. La pièce jointe d’un élément du modèle peut être un nouveau fichier ou un fichier déjà ajouté au modèle.

Le bouton d’ajout vous permet de choisir :

• Fichier — téléverser un fichier depuis votre ordinateur,
• Lien — saisir un nom et une adresse web,
• Dossier — nom de 256 caractères maximum ; les dossiers peuvent être imbriqués.

Un fichier ou un lien dont le nom existe déjà dans le modèle n’est pas ajouté — vous voyez Ce fichier existe déjà. Faites glisser des fichiers et des dossiers pour les déplacer entre dossiers. Le renommage d’un fichier ne modifie pas son extension.

La suppression d’un fichier ou d’un lien est irréversible et le retire de tous les éléments du modèle auxquels il était rattaché. La suppression d’un dossier supprime tout son contenu, sous-dossiers compris.

Remarque : les modifications apportées aux fichiers du modèle n’affectent pas les projets créés auparavant à partir de celui-ci.

Cloner un modèle de projet

Le clonage crée un nouveau modèle avec une copie de tous les éléments du planning, du budget, des risques et des produits, de leurs détails et des liens qui les unissent, ainsi que des fichiers du modèle.

1. Ouvrez le modèle et cliquez sur l’icône d’engrenage à côté de son nom.
2. Choisissez Cloner un modèle de projet.
3. Dans la fenêtre Cloner un modèle de projet, saisissez le nom, choisissez les espaces de travail et éventuellement une description, puis confirmez. Le planning du nouveau modèle s’ouvre.

Supprimer un modèle

Vous supprimez un modèle depuis sa vue, et non depuis la liste des modèles. Ouvrez le modèle, cliquez sur l’icône d’engrenage à côté de son nom et choisissez Supprimer. Après confirmation de Êtes-vous sûr de vouloir supprimer le modèle de projet ?, le modèle est supprimé et vous revenez à la liste des modèles.

La suppression est irréversible. Tout le planning du modèle avec ses dépendances et sa charge de travail, ses lignes budgétaires, ses risques, ses produits et ses fichiers sont supprimés. Les projets créés auparavant à partir du modèle restent inchangés — une fois créé, un projet ne dépend plus de son modèle.