Intégration avec Microsoft Entra ID

L’intégration avec Microsoft Entra ID synchronise les utilisateurs de l’organisation avec l’annuaire Microsoft. Les modifications apportées à l’annuaire sont répercutées dans l’application : un nouvel utilisateur d’Entra ID est ajouté automatiquement à la liste des utilisateurs de FlexiProject et peut se connecter avec un compte Microsoft, et un utilisateur supprimé de l’annuaire est marqué comme supprimé. Avec un forfait Microsoft 365, vous pouvez aussi récupérer les absences de journée entière depuis le calendrier Outlook.

Un administrateur configure l’intégration dans Paramètres du système > Microsoft Entra ID (voir Paramètres du système). Les sections suivantes décrivent l’inscription de l’application dans Entra ID, la connexion, ainsi que la synchronisation des utilisateurs et des calendriers.

Remarque : lorsque l’organisation utilise une intégration individuelle avec un Active Directory local, les utilisateurs sont synchronisés uniquement par son intermédiaire. Une connexion Microsoft Entra ID supplémentaire n’active alors que l’intégration Microsoft 365 et la synchronisation des calendriers.

Inscription de l'application dans Microsoft Entra ID

La première étape consiste à inscrire FlexiProject comme application dans Microsoft Entra ID. L’inscription fournit à l’administrateur les paramètres de connexion : ID du locataire, Identifiant du client et Clé du client. Ces étapes se déroulent dans le portail Microsoft ; les noms des éléments dépendent donc de sa version actuelle.

1. Connectez-vous avec un compte Microsoft 365 sur office.com et ouvrez l’outil Administrateur.
2. Dans le menu de gauche, choisissez Afficher tout, puis, dans le menu avancé, Microsoft Entra ID.
3. Dans le menu Microsoft Entra ID, choisissez Inscriptions d’applications.
4. Cliquez sur + Nouvelle inscription. Le formulaire d’inscription de l’application s’ouvre.
5. Saisissez un nom pour l’application, par exemple « FlexiProject », et choisissez le type de compte Locataire unique.
6. Accordez à l’application des autorisations de lecture des calendriers, des groupes et des informations sur les utilisateurs.
7. Cliquez sur Inscrire.

Les données de connexion

Après l’inscription, le portail ouvre la section Vue d’ensemble. Deux valeurs en proviennent : l’ID de l’annuaire (ID du locataire) et l’ID de l’application (identifiant du client). La troisième valeur, la clé secrète du client, reste à générer :

1. Passez au module Certificats et secrets dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur + Nouveau secret client.
3. Choisissez une durée de validité (deux ans sont recommandés) et saisissez une description qui permet de le reconnaître.
4. Cliquez sur Ajouter. Le secret généré apparaît dans la liste Secrets client ; le bouton Copier dans le Presse-papiers en copie la valeur.

Remarque : lorsque le secret expire, la connexion cesse de fonctionner. L’application affiche alors un message indiquant que la connexion n’est pas valide et que la clé secrète du client a peut-être expiré, et vous devez saisir une nouvelle clé (voir Création de la connexion).

Création de la connexion

La connexion nécessite trois paramètres du portail Microsoft : ID du locataire, identifiant du client et clé du client (voir Inscription de l’application dans Microsoft Entra ID).

1. Ouvrez Paramètres du système (menu principal) et passez à la page Microsoft Entra ID.
2. Cliquez sur Ajouter une connexion. La fenêtre Connexion à Microsoft Entra ID s’ouvre.
3. Saisissez l’ID du locataire (l’identifiant du locataire), l’Identifiant du client (l’identifiant de l’application) et la Clé du client (la valeur du secret copiée dans le portail).
4. Vous pouvez éventuellement limiter les utilisateurs importés à certains groupes — dans le champ Importer sur la base des ID des groupes d’utilisateurs (séparés par des virgules), saisissez les ID d’objet des groupes Entra ID séparés par des virgules. Seuls les ID sont acceptés, pas les noms de groupes. Un champ vide signifie l’importation de tous les utilisateurs.
5. Cliquez sur Enregistrer. Avec des données correctes, la fenêtre se ferme et le message Connexion à Microsoft Entra ID établie avec succès s’affiche, et une ligne de la connexion apparaît sur la page. Avec des données incorrectes, le message Échec de la connexion à Microsoft Entra ID s’affiche et la fenêtre reste ouverte.

Liste des connexions

Le tableau affiche ID du locataire, Identifiant du client, Statut (Actif, Pas de connexion ou Erreur de synchronisation) et Dernière synchronisation — le nombre d’utilisateurs synchronisés et le temps écoulé depuis la synchronisation. Le menu de la ligne (trois points) contient les commandes Éditer, Synchroniser (lance immédiatement une synchronisation) et Supprimer. Dans la fenêtre de modification, le champ de la clé secrète du client reste vide tant que vous ne saisissez pas une nouvelle clé ; une clé expirée se remplace exactement de cette façon.

La suppression de la connexion interrompt la synchronisation des comptes utilisateurs et de leurs statuts avec Microsoft Entra ID ; l’application demande une confirmation.

Synchronisation des utilisateurs

Une fois la connexion créée, FlexiProject synchronise périodiquement les utilisateurs. Les comptes disposant d’une adresse e-mail sont récupérés. Le bouton Synchroniser et le commutateur des invitations sont également disponibles.

• Un nouvel utilisateur d’Entra ID obtient un compte dans FlexiProject et devient un utilisateur actif (un compte désactivé dans Entra ID n’est pas créé).
• Un utilisateur FlexiProject existant est lié au compte Entra ID par l’adresse e-mail.
• Un utilisateur qui ne figure plus dans l’annuaire est marqué dans FlexiProject comme Supprimé et perd l’accès.
• Un utilisateur synchronisé a une icône de synchronisation à côté du statut dans la liste des utilisateurs. Un utilisateur ajouté manuellement et absent d’Entra ID n’a pas cette icône (voir Liste des utilisateurs).

Lorsque la structure organisationnelle est activée, la synchronisation peut aussi construire des départements à partir des managers d’Entra ID (voir Import automatique de la structure depuis Microsoft Entra ID).

Invitations pour les utilisateurs d’Entra ID

Le commutateur Invitations par e-mail pour les utilisateurs de Microsoft Entra ID placé sous le tableau des connexions active l’envoi d’un e-mail de bienvenue avec une invitation à FlexiProject à chaque nouvel utilisateur ajouté automatiquement depuis Entra ID. Quel que soit ce réglage, l’utilisateur ne commence à recevoir les autres notifications par e-mail qu’après sa première connexion ou après la première action qui le concerne, par exemple l’affectation à une tâche ou une mention dans un commentaire (voir Notifications par e-mail).

Synchronisation du calendrier Outlook

La connexion Microsoft Entra ID permet aussi d’enregistrer dans la disponibilité des utilisateurs leurs absences de journée entière issues du calendrier Outlook (Microsoft 365). Les absences vont dans le calendrier de disponibilité de l’utilisateur dans le module Ressources.

1. Ouvrez Paramètres du système (menu principal) et passez à la page Ressources.
2. Activez l’option Connexion au calendrier Outlook. Cette option est visible lorsque la connexion Microsoft Entra ID est active.

Les événements de journée entière avec le statut Libre saisis dans Outlook par les utilisateurs synchronisés sont enregistrés dans leur disponibilité. Dans le calendrier du module Ressources, ils sont marqués par une icône de synchronisation, et ces exceptions ne peuvent pas être modifiées. Elles disparaissent automatiquement lorsque l’événement est supprimé dans Outlook ou lorsque l’option est désactivée (voir Paramètres du module Ressources).