Le module Acceptations regroupe au même endroit toutes les acceptations qui concernent l’utilisateur, tous projets confondus : celles qui attendent sa décision, celles qu’il a soumises et celles auxquelles il a participé. Il n’est pas nécessaire d’ouvrir les projets un par un pour voir ce qui attend une décision. La section se trouve dans le menu principal, sous Acceptations, et elle est accessible aux utilisateurs disposant d’une licence complète. L’entrée de menu affiche un compteur des décisions en attente de l’utilisateur (voir Compteur des acceptations en attente).
La section comporte deux onglets : Acceptations (la liste décrite ci-dessous) et Parcours de validation, c’est-à-dire les modèles de parcours (voir Parcours de validation). Le second onglet n’est visible que pour les utilisateurs disposant, dans un espace de travail, du droit sur les parcours de validation ; les autres ne voient que la liste des acceptations.
Une acceptation porte sur une base de projet, à laquelle une charte de projet peut être jointe (voir Acceptation d’une modification de la base et Acceptation d’une charte de projet). La demande d’acceptation est envoyée depuis le projet, et la décision est prise dans la fenêtre de la base, sous l’onglet Acceptation.
Liste des acceptations
La liste de l’onglet Acceptations contient les acceptations dans lesquelles l’utilisateur :
- est approbateur au niveau actuel d’un parcours, ou l’était aux niveaux que le parcours a déjà franchis,
- a soumis une demande d’acceptation.
Colonnes :
- Nom — le nom de la base. Une étiquette rouge Décision requise signale une acceptation qui attend la décision de l’utilisateur,
- Statut — En cours d’approbation, Approuvé, Rejeté, À améliorer, Annulé ou En attente (voir Statuts d’acceptation),
- Acceptation — le parcours dessiné sous la forme d’une rangée de flèches, une par niveau. La couleur de la flèche indique le résultat du niveau : vert — approuvé, rouge — rejeté, bleu — en cours, orange — à améliorer, gris — pas encore commencé,
- Demandeur — la personne qui a envoyé la demande d’acceptation,
- Date de décision — vide tant que le parcours est en cours ; une fois clos, la date de la dernière décision,
- Projet — le projet auquel appartient la demande.
L’ordre est fixe : d’abord les acceptations sans date de décision, c’est-à-dire les acceptations ouvertes, et parmi elles celles qui portent l’étiquette Décision requise ; ensuite les acceptations tranchées, de la décision la plus récente à la plus ancienne. Cliquez sur le nom ou sur le parcours dessiné pour ouvrir la base dans son projet, directement sous l’onglet Acceptation, où vous prenez la décision.
L’accès au projet pendant la durée de l’acceptation découle des droits que l’approbateur obtient lorsque le parcours atteint son niveau.
Filtre de la liste des acceptations
Le filtre situé à droite restreint la liste. Les conditions se cumulent : si vous en définissez deux, il ne reste que les lignes qui répondent aux deux.
- Filtrer par nom — recherche n’importe quelle partie du nom de la base,
- Statut — En cours d’approbation, Approuvé, Rejeté, À améliorer, Annulé ; vous pouvez en choisir plusieurs,
- Demandeur — la liste ne contient que les personnes qui ont soumis une demande visible dans la liste.
La fermeture de la barre de filtre efface tous les paramètres et rétablit la liste complète.
Compteur des acceptations en attente
Un compteur rouge apparaît à côté de Acceptations dans le menu principal et sur l’onglet Acceptations. Il indique le nombre de décisions qui attendent l’utilisateur : le parcours a atteint un niveau où l’utilisateur est approbateur et il n’a pas encore décidé. Les lignes où l’utilisateur n’est qu’observateur ou demandeur ne sont pas comptées.
Le compteur évolue pendant que vous travaillez, sans rechargement de la page : il augmente lorsqu’un parcours atteint le niveau de l’utilisateur et que la notification En attente d’acceptation arrive, et il diminue une fois que l’utilisateur a décidé. Le compteur ne se charge que pour les utilisateurs disposant d’une licence complète, car eux seuls peuvent être approbateurs.
Statuts d'acceptation
Le statut de l’acceptation dans la colonne Statut suit le résultat du parcours :
- En cours d’approbation — le parcours est en cours et un niveau attend des décisions,
- Approuvé — tous les niveaux sont approuvés,
- Rejeté — un approbateur a choisi Je rejette,
- À améliorer — un approbateur a choisi À améliorer,
- Annulé — le demandeur a retiré l’acceptation avec Retirer l’acceptation,
- En attente — le parcours n’a pas encore démarré.
À améliorer renvoie la demande au demandeur au lieu de la clore : l’acceptation prend fin, la base et les chartes jointes reçoivent le statut À améliorer, et elles peuvent être corrigées puis renvoyées. Le demandeur est informé du résultat. Un parcours terminé (y compris rejeté, à améliorer ou annulé) reste dans l’historique de la base, ce qui permet de relire les commentaires des approbateurs. Un parcours approuvé reste rattaché à la base comme parcours en vigueur.
Un administrateur de l’organisation peut prendre une décision à la place d’un approbateur : dans l’onglet Acceptation de la base, l’icône Ajouter décision apparaît au survol de la ligne d’un approbateur. La fenêtre Acceptation, avec le message Acceptation en lieu et place de :, enregistre la décision, et l’entrée affiche la mention au lieu de. Une décision prise ne peut pas être modifiée.
Les statuts de la base et de la charte ont leurs propres noms (Approuvé, En attente pour une base ; Approuvée, Brouillon pour une charte) — voir Base du projet et Charte de projet.
Colonne Acceptation dans les autres listes
Le parcours d’acceptation dessiné, une rangée de flèches colorées, apparaît partout où il faut savoir où en est une demande :
- dans la liste des bases d’un projet (l’onglet Base, la colonne Acceptation),
- dans la liste des chartes de projet (l’onglet Charte de projet),
- dans les rapports de bases, sous la forme de la colonne Acceptation ajoutée dans les paramètres des colonnes du rapport.
Il fonctionne partout de la même manière : cliquez sur les flèches pour ouvrir la base sous l’onglet Acceptation. La colonne est visible lorsque l’organisation dispose du module Acceptations. Le parcours figure aussi sur l’impression d’une charte de projet avec l’option Avec acceptation (voir Exportation d’une charte de projet).
