Rapports

Les rapports sont des requêtes sur les données actuelles de l’organisation, dont le résultat s’affiche sous forme de tableau. Un rapport n’affiche que les projets et les éléments auxquels l’utilisateur a accès, et uniquement ceux des espaces de travail où il dispose de droits. Le résultat provient toujours de données à jour : le même rapport ouvert une semaine plus tard présente donc un autre état.

La rubrique Rapports se trouve dans le menu principal et est accessible aux utilisateurs disposant d’une licence Complète (voir Licences d’utilisation). Un rapport de type Projets propose également les vues Gantt et Aperçu. Les portefeuilles et les revues servent aussi à gérer en détail les données des projets.

Liste et groupes de rapports

La liste des rapports est une arborescence de groupes et de rapports. Les colonnes sont Nom, Mes droits (Propriétaire, Édition ou Aperçu), Propriétaire et Dernière modification (qui a modifié le rapport, et quand). Les groupes servent à organiser les rapports et peuvent être imbriqués. Chaque utilisateur a sa propre structure de groupes, invisible pour les autres.

1. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Nouveau rapport et choisissez Nouveau groupe. La fenêtre Ajouter un groupe de rapports s’ouvre.
2. Saisissez le nom du groupe.
3. Si nécessaire, choisissez un groupe parent dans le champ Groupe.
4. Cliquez sur Ajouter. Le groupe apparaît dans la liste.

La commande Déplacer (dans le menu à trois points à côté d’un rapport, dans la liste ou dans la vue du rapport) déplace un rapport vers un groupe. Un clic sur un groupe ouvre son édition, où vous modifiez le nom et le groupe parent ou supprimez le groupe. La suppression d’un groupe supprime tous les rapports qu’il contient (l’application demande une confirmation).

Création d'un rapport

1. Cliquez sur Nouveau rapport dans la liste des rapports. La fenêtre Nouveau rapport s’ouvre avec les types de rapport.
2. Choisissez le type : Projets, Planning, Budget, Exécution du budget, Risques, Produits ou Base (les types budget, risques et produits sont disponibles lorsque le module correspondant est activé), puis cliquez sur Ajouter. La fenêtre Filtre s’ouvre avec les conditions par défaut du type choisi.
3. Définissez les conditions (voir Filtres et résultat du rapport) et cliquez sur Filtrer. Le rapport s’ouvre avec le résultat et les colonnes par défaut.
4. Cliquez sur Enregistrer, saisissez un nom, choisissez éventuellement un groupe, puis cliquez sur Enregistrer. Le rapport est ajouté à la liste.

Un rapport Projets propose les vues Liste et Gantt et, une fois enregistré, également la vue Aperçu (voir Rapport de projets sous forme de diagramme de Gantt et Aperçu graphique d’un rapport).

Rapport ad hoc

Un rapport n’est pas une synthèse établie une fois pour toutes : c’est une requête qui récupère les données actuelles à chaque ouverture. Le résultat du même rapport, il y a une semaine et aujourd’hui, peut donc différer, même si sa définition n’a pas changé.

Un nouveau rapport qui n’a pas été enregistré est un rapport ad hoc. Vous pouvez le parcourir librement : choisir le type, définir les filtres et consulter le résultat. Tant que vous n’avez pas cliqué sur Enregistrer, le rapport n’existe pas dans le système en tant qu’élément distinct, et seul son auteur le voit, dans ce navigateur. Si vous quittez la page sans enregistrer, l’application demande s’il faut abandonner les modifications.

La même règle s’applique aux rapports enregistrés : la modification des filtres ou des colonnes recalcule immédiatement le résultat à partir des données actuelles. Un rapport n’est pas un instantané du jour de sa création — il montre l’état des projets, du budget ou du planning au moment où vous le consultez.

Remarque : un rapport enregistré n’est visible que de son propriétaire tant que celui-ci ne le partage pas (voir Partage d’un rapport).

Filtres et résultat du rapport

Le bouton Filtres, au-dessus du résultat (avec le nombre de règles), ouvre la fenêtre Filtre. Un filtre se compose de règles (Nouvelle règle) : un champ, un opérateur et une valeur. Les règles sont regroupées au moyen de la condition ET ou OU, et les groupes peuvent être imbriqués (Nouveau groupe). Les champs disponibles dépendent du type de rapport — dans un rapport de projets, ce sont par exemple le nom, Espaces de travail, le statut, le portefeuille, le chef de projet, la santé, les dates et les attributs de projet. Le bouton Filtrer applique les conditions. Les filtres peuvent être modifiés par le propriétaire du rapport et par toute personne disposant du droit Édition.

Un rapport est limité au périmètre des espaces de travail : il n’agrège que les données des projets situés dans les espaces de travail auxquels l’utilisateur a accès (voir Espaces de travail dans les portefeuilles, les revues et les rapports). Le champ Espaces de travail d’un filtre restreint le résultat aux unités organisationnelles choisies.

Le nombre de résultats s’affiche sous les boutons. Lorsqu’un filtre ne renvoie rien, le rapport affiche un message d’absence de données.

Ligne de synthèse

Si un rapport comporte des colonnes numériques (par exemple la durée ou des montants budgétaires), une ligne de synthèse avec la somme de chacune de ces colonnes apparaît sous les en-têtes de colonnes. Sans colonne numérique, cette ligne n’existe pas.

Colonnes du rapport

Le bouton Colonnes, au-dessus du résultat, ouvre la fenêtre Paramètres des colonnes, où vous choisissez les champs affichés dans le rapport et leur ordre.

1. Cliquez sur Colonnes.
2. Faites glisser une colonne par sa poignée (six points apparaissent au survol) pour changer sa position, ou changez le champ à l’aide de la liste située à côté de la colonne.
3. Cliquez sur Ajouter une colonne pour ajouter un autre champ ; la liste ne propose que les champs qui ne sont pas encore utilisés.
4. L’icône de la corbeille supprime une colonne.
5. Validez.

Les champs disponibles dépendent du type de rapport : un rapport de projets propose des champs du projet, de la charte de projet et des rôles dans le projet, un rapport de planning — des champs du planning, un rapport de budget ou d’exécution du budget — des champs budgétaires. Les attributs personnalisés définis auparavant figurent également dans la liste. La colonne Département n’est visible que si la structure organisationnelle est activée. Un rapport doit comporter au moins une colonne.

Dans un rapport de projets, les cinq colonnes budgétaires — Budget – dernière base, Budget exécution, Prévisions budgétaires, Écart budgétaire – dernière base et Prévisions budgétaires + exécution — peuvent être ajoutées plusieurs fois, chacune pour une période différente : Entière, une Année précise, un Mois spécifique ou le Mois en cours, exprimé comme un décalage par rapport à la date du jour (par exemple un mois plus tôt ou trois mois plus tard). Ainsi, le rapport présente la bonne période même lorsqu’il est ouvert plus tard.

Remarque : dans un rapport enregistré, la modification d’une colonne est enregistrée immédiatement ; dans un nouveau rapport non enregistré, les colonnes sont enregistrées avec l’ensemble du rapport. Le navigateur mémorise la largeur des colonnes.

Partage d'un rapport

Un rapport enregistré peut être partagé avec d’autres utilisateurs. Le propriétaire et toute personne disposant du droit Édition peuvent le partager ; un rapport ne peut être partagé qu’avec des utilisateurs disposant d’une licence Complète.

1. Ouvrez un rapport enregistré (un nouveau rapport doit d’abord être enregistré).
2. Choisissez Partage dans le menu à trois points de l’en-tête du rapport. La fenêtre Partage s’ouvre avec un tableau comportant les colonnes Nom et prénom et Accès.
3. Cliquez sur Ajouter un utilisateur, choisissez les personnes et le niveau d’accès.
4. Enregistrez.

• Édition — l’utilisateur modifie les filtres et les colonnes du rapport et le partage, mais ne le renomme pas ; la commande de suppression ne retire que son propre accès au rapport.
• Aperçu — l’utilisateur consulte uniquement le rapport et exporte son résultat.

Les utilisateurs ajoutés reçoivent une notification indiquant le rapport partagé et le niveau d’accès (voir Partage d’un rapport, d’un portefeuille ou d’un programme). Retirer un utilisateur du tableau lui retire son accès. Le propriétaire a toujours accès à son rapport.

La suppression d’un rapport par son propriétaire le supprime définitivement et retire l’accès à toutes les personnes avec lesquelles il était partagé. Un utilisateur avec lequel le rapport a été partagé ne perd que son propre accès lorsqu’il le supprime.

Clonage d'un rapport

Le clonage crée une copie indépendante d’un rapport : même type, mêmes filtres et mêmes colonnes, mais une entrée distincte dans la liste, dont le propriétaire est l’utilisateur qui a cloné le rapport.

1. Ouvrez le rapport et choisissez Cloner dans le menu à trois points.
2. Corrigez le nom dans la fenêtre Nouveau rapport (le nom de l’original est proposé par défaut) et choisissez éventuellement un groupe.
3. Cliquez sur Enregistrer. L’édition de la nouvelle copie s’ouvre.

Le type de rapport, les conditions de filtre et les colonnes sont repris dans la copie ; dans un rapport de projets, l’aperçu graphique et la largeur des colonnes le sont également. Les partages de l’original et son groupe ne sont pas repris — partagez de nouveau la copie et choisissez un groupe. Tout rapport auquel vous avez accès peut être cloné, y compris avec le droit Aperçu.

Rapport de projets sous forme de diagramme de Gantt

Un rapport Projets peut être affiché sous forme de diagramme de Gantt plutôt que de liste — un moyen pratique de comparer en même temps les plannings de nombreux projets.

1. Ouvrez un rapport Projets.
2. Faites passer la vue de Liste à Gantt, au-dessus du résultat.

Le diagramme affiche une barre par projet répondant aux filtres du rapport, ainsi que les dépendances avec des tâches extérieures à ces projets. Le bouton Graphique permet d’afficher ou de masquer les jalons, les dépendances, les dates, le chef de projet, le statut du projet, la ligne du jour et deux bandes de dates supplémentaires — Dernière base et Première base. Il permet aussi de choisir le critère de coloration des barres : l’avancement, la santé du projet, le statut du projet ou un attribut de projet de type liste. Le curseur de zoom modifie l’échelle de temps (jour, semaine, mois, trimestre, année), et le bouton Exportation enregistre le diagramme au format PDF ou PNG.

Remarque : dans la vue Gantt, vous ne pouvez ni modifier les colonnes ni exporter le résultat vers Excel — ces boutons sont indisponibles tant que le diagramme est affiché. Le navigateur mémorise les paramètres du diagramme (bandes visibles, coloration, échelle) séparément pour chaque rapport.

Aperçu graphique d'un rapport

Un rapport Projets dispose d’une vue Aperçu : un tableau de bord de graphiques (widgets) qui présentent des indicateurs sur les projets du résultat du rapport, comme la santé, le statut, les chefs de projet, les retards par rapport au plan et les dépassements de budget. La vue est disponible à côté de Liste et de Gantt uniquement dans un rapport enregistré ; les rapports d’autres types n’en disposent pas. Les graphiques sont calculés à partir des projets qui répondent aux filtres du rapport, toujours sur des données actuelles.

Toute personne qui peut ouvrir le rapport voit le tableau de bord. Les graphiques sont ajoutés, modifiés et organisés par le propriétaire du rapport et par toute personne disposant du droit Édition (voir Partage d’un rapport). La disposition du tableau de bord est enregistrée dans le rapport et reste la même pour tous les utilisateurs. À la première ouverture de la vue Aperçu, cinq graphiques par défaut apparaissent : santé du projet, statut du projet, chef de projet, progrès des projets et dépassement du budget.

1. Ouvrez un rapport Projets enregistré et cliquez sur Aperçu, à côté de Liste et de Gantt. Le tableau de bord s’ouvre.
2. Cliquez sur Ajouter un graphique. La fenêtre Ajouter un graphique s’ouvre, avec la prévisualisation du graphique à gauche et les paramètres à droite.
3. Choisissez la Plage de données et le Type de graphique, puis définissez au besoin le regroupement et les filtres (voir Plage de données et types de graphiques et Filtres d’un seul graphique). Le champ Nom propose un titre pour le graphique, que vous pouvez modifier.
4. Cliquez sur Ajouter. Le graphique apparaît sur le tableau de bord.

Lorsque vous pointez une colonne ou un secteur du graphique, une info-bulle liste les projets qui composent cet élément.

Remarque : dans la vue Aperçu, les boutons Colonnes et Exportation sont indisponibles, comme dans la vue Gantt.

Plage de données et types de graphiques

Dans la fenêtre Ajouter un graphique, le champ Plage de données définit ce que le graphique compte :

• le groupe Projets : Projets (le nombre de projets) ainsi que les attributs de projet de type nombre et de type fonction renvoyant un nombre (voir Graphiques pour les attributs numériques et les attributs de fonction) ;
• le groupe Planning : Progrès des tâches et Progrès des jalons. Seuls les tâches et les jalons non terminés (avancement différent de 100 %) des projets du rapport sont pris en compte. Le graphique distingue trois groupes : Retardés (la date de fin est antérieure à aujourd’hui), Pas de retard (la date de fin est aujourd’hui ou plus tard) et Pas de dates (aucune date de fin) ;
• le groupe Risques : Risques et Matrice (une matrice de probabilité et d’impact ; pointez une cellule pour voir les risques qu’elle contient). Ce groupe est disponible lorsque le module des risques est activé.

Le champ Type de graphique propose cinq valeurs : Circulaire, Colonne, Compteur (un nombre unique), Pourcentage (un cercle avec « nombre / total », c’est-à-dire la part des éléments qui répondent aux filtres du graphique parmi tous les éléments de la plage de données) et Liste (les noms des projets, des risques, des tâches ou des jalons, avec leur nombre dans l’en-tête). Tous les types ne sont pas disponibles pour chaque plage : Pourcentage n’est pas proposé dans le groupe Planning, et Liste n’est pas proposé pour les attributs numériques. Pour Progrès des tâches et Progrès des jalons, un Compteur et une Liste affichent l’un des trois groupes, choisi dans le champ Retard.

Pour les graphiques circulaires et en colonnes des groupes Projets et Risques, le champ Regroupement définit la façon dont les données sont réparties :

• projets : Espaces de travail, Statut du projet, Santé du projet, Chef de projet, Progrès des projets (Retardés, Pas de retard ou Pas de plan de base ; un projet est retardé lorsque sa date de fin est postérieure à celle de la dernière base), Dépassement du budget (Dépassé, Dans le budget ou Pas de plan de base, selon l’écart budgétaire par rapport à la dernière base) et tout attribut de projet de type liste à choix unique ou à sélection multiple (voir Attributs dans le résumé graphique) ;
• risques : Catégorie et Statut.

Pour les graphiques circulaires et en colonnes, vous pouvez aussi définir les Étiquettes (Valeur et Pourcentage) et, pour les graphiques des chefs de projet et des catégories de risques, la Couleur (une palette de couleurs).

Les graphiques qui dépendent du module budget (Dépassement du budget) ou du module des risques affichent le message Le widget est inactif lorsque le module est désactivé.

Graphiques pour les attributs numériques et les attributs de fonction

Le groupe Projets du champ Plage de données contient aussi les attributs de projet de type nombre et les attributs de type fonction qui renvoient un nombre. Un graphique d’un tel attribut additionne ses valeurs sur les projets du rapport au lieu de compter les projets. Un projet sans valeur dans l’attribut n’ajoute rien à la somme.

1. Cliquez sur Ajouter un graphique et, dans le champ Plage de données, choisissez un attribut numérique ou de fonction dans le groupe Projets.
2. Choisissez le Type de graphique. Un graphique Circulaire ou Colonne répartit la somme selon la propriété choisie dans le champ Regroupement, par exemple le statut du projet, l’espace de travail ou votre propre attribut de type liste. Un Compteur affiche un seul nombre : la somme de l’attribut sur les projets qui répondent aux filtres du graphique. Pourcentage présente cette somme par rapport à la somme sur tous les projets du rapport.
3. Définissez éventuellement des filtres (voir Filtres d’un seul graphique). Cliquez sur Ajouter. Le graphique apparaît sur le tableau de bord.

Le nombre de décimales du graphique provient de la définition de l’attribut. Les attributs de projet sont décrits dans Attributs des projets.

Filtres d'un seul graphique

Chaque graphique a son propre filtre, indépendant du filtre du rapport. Le filtre d’un graphique ne restreint que les données de ce graphique ; le résultat du rapport et les autres graphiques ne changent pas. Les graphiques des groupes Projets et Risques ont des filtres ; ceux du groupe Planning n’en ont pas.

Usages typiques : exclure les projets archivés, n’afficher dans la matrice que les risques d’un statut choisi, ou limiter un graphique aux projets de certains statuts.

1. Dans la fenêtre Ajouter un graphique ou Éditer le graphique, cliquez sur Ajouter des options dans la section Filtre. Une nouvelle ligne de filtre apparaît.
2. Dans le premier champ de la ligne, choisissez un critère, et dans le second les valeurs qui doivent rester sur le graphique. La prévisualisation du graphique est actualisée après chaque modification.
3. Ajoutez d’autres critères avec le même bouton ; chaque critère ne peut être utilisé qu’une fois, et l’icône de la corbeille supprime une ligne. Le graphique affiche les éléments qui répondent simultanément à tous les critères.
4. Cliquez sur Ajouter (Enregistrer lors d’une modification). Le filtre est enregistré avec le graphique et appliqué à chaque ouverture de la vue.

Critères pour les projets : Statut du projet, Chef de projet, Archivage du projet, Espace de travail, Santé du projet, Date de début, Date de fin, Dépassement du budget, Progrès des projets, Nom et attributs de projet de types date, nombre et liste (choix unique et sélection multiple). Critères pour les risques : Statut (risques), Probabilité (risques), Impact (risques), Catégorie (risque), Archivage du projet, Espace de travail et Nom ; les trois derniers se rapportent aux projets auxquels appartiennent les risques.

Le critère Espace de travail restreint le graphique aux unités organisationnelles choisies (voir Espaces de travail dans les portefeuilles, les revues et les rapports).

Disposition du tableau de bord, modification et suppression des graphiques

Les graphiques sont placés sur une grille. Faire glisser un graphique par sa barre de titre le déplace, et faire glisser son coin le redimensionne ; la largeur minimale est de deux colonnes de la grille. Chaque modification de la disposition est enregistrée aussitôt (un message confirme l’enregistrement) et s’applique à tous les utilisateurs du rapport. Les personnes qui n’ont pas le droit de modifier le rapport voient le tableau de bord sans pouvoir déplacer les graphiques et sans le menu.

Lorsque vous pointez la barre de titre d’un graphique, une icône de menu apparaît, avec les commandes suivantes :

• Éditer ouvre la fenêtre Éditer le graphique avec les paramètres actuels. Vous pouvez modifier le nom, la plage de données, le type de graphique, le regroupement et les filtres. Le bouton Enregistrer enregistre les modifications, et le bouton Supprimer de cette fenêtre supprime le graphique ;
• Cloner crée une copie du graphique avec les mêmes paramètres, et la mention « – copie » est ajoutée au nom. Un graphique sans données à afficher ne peut pas être cloné (message Impossible de cloner. L’absence de données à afficher empêche le clonage de cet élément.) ;
• Supprimer supprime le graphique après confirmation.

Le clonage d’un rapport copie aussi son tableau de bord (voir Clonage d’un rapport). Les portefeuilles et les revues ont des tableaux de bord similaires.

Exportation d'un rapport

Le bouton Exportation, au-dessus du résultat, enregistre le rapport affiché en vue liste sous la forme d’un fichier Excel (.xlsx) contenant les colonnes visibles. Le bouton est visible lorsque le rapport comporte des résultats, et il est aussi disponible avec le droit Aperçu. Le nom du fichier se compose du nom du rapport et de la date.

1. Ouvrez le rapport, en modifiant si besoin les filtres et les colonnes.
2. Cliquez sur Exportation. Le navigateur télécharge le fichier.

Dans la vue Gantt, l’exportation vers Excel n’est pas disponible ; le diagramme a son propre bouton Exportation pour le PDF ou le PNG (voir Rapport de projets sous forme de diagramme de Gantt).