Šablona projektu

Šablona projektu je vzor pro nové projekty: harmonogram, rozpočet, rizika, produkty a soubory. Místo kalendářních dat si šablona pamatuje čísla dnů, takže stejnou šablonu lze použít pro projekt začínající kdykoli (viz Přidání projektu ze šablony).

Šablony jsou v modulu Projekty na záložce Šablony. Seznam má sloupce Název, Pracovní prostory a Popis a pole Filtruj podle názvu nebo popisu ho zúží podle slova. Kliknutím na název otevřete harmonogram šablony. Záložka je viditelná uživatelům s oprávněním k šablonám v některém pracovním prostoru (viz Pracovní prostory a oprávnění k šablonám).

Vytvoření šablony projektu

1. Na záložce Šablony klikněte na Nová šablona.
2. V okně Přidat šablonu projektu zadejte Název, vyberte Pracovní prostory a volitelně doplňte Popis.
3. Klikněte na Přidat. Otevře se prázdný harmonogram šablony.

Název a alespoň jeden pracovní prostor jsou povinné. Pokud máte oprávnění k šablonám jen v jednom pracovním prostoru, pole Pracovní prostory se nezobrazí a šablona se zařadí do tohoto pracovního prostoru. Název, pracovní prostory nebo popis později změníte volbou Upravit v nabídce šablony (ikona ozubeného kola vedle názvu).

Pracovní prostory a oprávnění k šablonám

Každá šablona je přiřazena k jednomu nebo více pracovním prostorům. Přiřazení rozhoduje o tom:

• kdo smí šablonu používat — při vytváření projektu se v seznamu Šablona projektu zobrazí jen šablony z pracovních prostorů, ve kterých se projekt vytváří. Šablona přiřazená k pracovnímu prostoru A se u projektu vytvářeného v pracovním prostoru B nezobrazí,
• kdo smí šablonu spravovat — uživatelé s oprávněním Šablony v pracovním prostoru mohou šablony tohoto pracovního prostoru přidávat, upravovat, klonovat a odstraňovat.

Oprávnění se uděluje v oprávněních k pracovním prostorům u uživatele nebo skupiny uživatelů: skupina Konfigurace, sloupec Šablony. Má jedinou úroveň, která dává plnou správu šablon pracovního prostoru. Zároveň odemyká záložku Šablony a volbu Vytvořit šablonu v projektu. Novou šablonu můžete přiřadit jen k pracovním prostorům, ve kterých toto oprávnění máte.

Udělování oprávnění k pracovním prostorům popisuje článek Uživatelé a oprávnění. Co jsou pracovní prostory, vysvětluje článek Pracovní prostory.

Vytvoření šablony z existujícího projektu

1. Otevřete projekt, klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte Vytvořit šablonu.
2. V okně Vytvořit šablonu z projektu zkontrolujte název (ve výchozím nastavení název projektu), vyberte pracovní prostory a doplňte popis.
3. Klikněte na Vytvořit šablonu. Otevře se harmonogram nové šablony.

Volba je viditelná správci projektu, který má oprávnění k šablonám alespoň v jednom pracovním prostoru. Šablona převezme:

• úkoly a milníky se strukturou, popisy, majiteli, odděleními, časovou náročností, barvami, atributy a závislostmi. Termíny se změní na čísla pracovních dnů počítaná od začátku projektu,
• rozpočtové položky s prognózami, vazbami na harmonogram a pravidly mapování skutečností,
• rizika a produkty,
• soubory a odkazy projektu a sloupce seznamu harmonogramu.

Šablona nepřevezme skutečné hodnoty rozpočtu, pokrok úkolů, stavy rizik a produktů, plány projektu ani úkoly synchronizované s nástrojem Jira.

Harmonogram v šabloně

Harmonogram šablony funguje jako harmonogram projektu, se zobrazením seznamu a Ganttovým diagramem, ale místo kalendářních dat má čísla dnů. Sloupce Start a Konec jsou počáteční a koncový den počítaný od začátku projektu a Doba trvání je počet dní. Milník má jen koncový den. Kalendářní data se nastaví až v projektu podle data zahájení nebo ukončení zvoleného při jeho vytvoření.

Úkoly a milníky přidáte tlačítkem Nový úkol (v jeho seznamu je také Nový milník). V panelu položky nastavíte dny, majitele, oddělení, časovou náročnost, závislosti, propojené rozpočtové položky, rizika a produkty, popis a přílohy. Tlačítko Atributy harmonogramu určuje, které sloupce atributů se přenesou do projektu.

Počáteční den, koncový den a doba trvání nesmí být záporné — jinak se zobrazí hlášení Počáteční den, koncový den a doba trvání nesmí být menší než 0. Dny úkolu s dílčími úkoly se odvozují z jeho dílčích úkolů.

Rozpočet v šabloně

Na záložce Rozpočet šablony zadáváte náklady a příjmy — tlačítky Nový náklad a Nový příjem. Skupina nemá vlastní prognózy; její částka je součtem položek pod ní.

V panelu položky v sekci Harmonogram prognózy přidáte tlačítkem Přidat prognózu záznamy s částkou. Záznam připadá na číslo dne nebo na den určený položkou harmonogramu — pak ve sloupci Určeno podle vyberte položku a ve sloupci Posun počet dní před ní nebo po ní. Pole Harmonogram propojí celou položku s úkolem.

V nabídce Nastavení na záložce je Mapování importu skutečností — pravidla, která se přenesou do projektu (viz Mapování skutečností). Záložka se zobrazí, pokud vaše organizace používá modul Rozpočet.

Rizika v šabloně

Na záložce Rizika šablony přidejte rizika typická pro tento druh projektu. Nové riziko vzniká jen s názvem; v panelu nastavíte majitele, dopad, pravděpodobnost, kategorii, propojenou položku harmonogramu, dopad na harmonogram ve dnech, dopad na rozpočet a konečný produkt projektu. Nabídka rizika obsahuje Klonovat a Odstranit; odstranění vyžaduje potvrzení a nelze ho vrátit zpět.

Projekt vytvořený ze šablony dostane rizika se všemi těmito nastaveními. Záložka se zobrazí, pokud vaše organizace používá modul Rizika.

Produkty v šabloně

Na záložce Produkty šablony přidejte produkty projektu. V panelu nastavíte majitele, položku harmonogramu, popis, vzory a osvědčené postupy. Den realizace produktu je koncový den propojené položky harmonogramu. Nabídka produktu obsahuje Klonovat a Odstranit. Záložka se zobrazí, pokud vaše organizace používá modul Produkty.

Soubory v šabloně

Záložka Soubory šablony obsahuje soubory a odkazy, které se přenesou do každého projektu vytvořeného ze šablony. Při vytvoření projektu se soubory zkopírují a připojí ke stejným úkolům, rizikům, rozpočtovým položkám a produktům jako v šabloně. Přílohou položky šablony může být nový soubor nebo soubor, který už byl do šablony přidán.

Tlačítko pro přidání nabízí:

• Soubor — nahrání souboru z počítače,
• Odkaz — zadání názvu a webové adresy,
• Složka — název o délce nejvýše 256 znaků; složky lze vnořovat.

Soubor nebo odkaz, jehož název už v šabloně existuje, se nepřidá — zobrazí se hlášení Tento soubor již existuje. Přetažením souborů a složek je přesouváte mezi složkami. Přejmenováním souboru se nemění jeho přípona.

Odstranění souboru nebo odkazu je nevratné a odebere ho ze všech položek šablony, ke kterým byl připojen. Odstraněním složky se odstraní celý její obsah včetně podsložek.

Poznámka: změny souborů šablony se neprojeví v projektech vytvořených dříve.

Klonování šablony projektu

Klonováním vznikne nová šablona s kopií všech položek harmonogramu, rozpočtu, rizik a produktů, jejich podrobností a vazeb mezi nimi i souborů šablony.

1. Otevřete šablonu a klikněte na ikonu ozubeného kola vedle jejího názvu.
2. Vyberte Klonování šablony projektu.
3. V okně Klonovat šablonu projektu zadejte název, vyberte pracovní prostory a případně popis a potvrďte. Otevře se harmonogram nové šablony.

Odstranění šablony

Šablonu odstraníte z jejího zobrazení, ne ze seznamu šablon. Otevřete šablonu, klikněte na ikonu ozubeného kola vedle jejího názvu a vyberte Odstranit. Po potvrzení dotazu Opravdu chcete odstranit šablonu projektu? se šablona odstraní a vrátíte se do seznamu šablon.

Odstranění nelze vrátit zpět. Odstraní se celý harmonogram šablony se závislostmi a časovou náročností, rozpočtové položky, rizika, produkty i soubory. Projekty vytvořené ze šablony dříve zůstanou beze změny — vytvořený projekt na své šabloně nezávisí.