Charte du projet

Une charte de projet est un document qui décrit le projet : objectifs, périmètre, critères de réussite, personnes, dates et budget. Elle est créée à partir d’un modèle qui définit les sections et les champs (voir Modèles de chartes de projet). La charte se trouve dans l’onglet Charte de projet du projet, à condition que le module Chartes de projet soit activé dans votre organisation (menu principal : Paramètres du système, onglet Chartes de projet, commutateur Activé / Désactivé ; le désactiver ne supprime aucune donnée) et coché dans le projet (menu du projet, Fonctionnalités ; voir Fonctionnalités du projet).

La liste des chartes comporte les colonnes Nom, Acceptation (lorsque l’organisation dispose du module Acceptations), Version (le statut de la charte), Créée et Dernière mise à jour. Les chartes les plus récentes figurent en haut. Le filtre restreint la liste selon un mot saisi dans la zone Filtrer par nom et selon le statut.

Une charte a l’un des statuts suivants : Brouillon, En cours d’approbation, Approuvée, À améliorer ou Rejetée. L’onglet est visible pour les utilisateurs disposant du droit du projet Charte de projet (Aperçu ou Administration). Le bouton Ajouter et la modification d’une charte nécessitent le droit Administration (voir Droits du projet).

Création d'une charte de projet

1. Ouvrez l’onglet Charte de projet du projet.
2. Cliquez sur Ajouter. La fenêtre Nouvelle charte de projet s’ouvre avec la liste des modèles.
3. Choisissez un modèle et cliquez sur Ajouter.
4. Saisissez le nom de la charte (par défaut, le nom du modèle) et cliquez sur Ajouter.

La charte est créée avec le statut Brouillon et s’ouvre immédiatement. Si l’organisation n’a aucun modèle, la liste est vide et le message Aucuns modèles de charte de projet ne sont définis dans le système s’affiche. Un projet peut avoir plusieurs chartes, y compris issues du même modèle.

Nouvelle version d’une charte

1. Ouvrez la charte qui doit servir de base à la nouvelle version.
2. Cliquez sur Nouvelle version.
3. Vérifiez le nom et cliquez sur Ajouter.

La nouvelle version est une charte Brouillon dont les valeurs sont copiées de la précédente. Ses champs suivent le modèle actuel : les valeurs des champs qui n’existent plus dans le modèle sont supprimées, tout comme les choix de listes et les colonnes de tableaux qui ont disparu du modèle. Le bouton Nouvelle version est visible lorsque le modèle de la charte existe toujours, qu’il partage un espace de travail avec le projet et que vous avez le droit Administration sur les chartes.

Espaces de travail et modèles de chartes

Lorsque vous créez une charte, la liste Nouvelle charte de projet n’affiche que les modèles qui partagent un espace de travail avec le projet. Un modèle affecté uniquement à un autre espace de travail n’apparaît pas dans la liste, et il n’est pas possible de créer une nouvelle version d’une charte issue d’un tel modèle.

Les modèles de charte sont gérés par les utilisateurs disposant d’un droit sur l’espace de travail (voir Espaces de travail et modèles de chartes). Pour savoir ce que sont les espaces de travail, voir Espaces de travail ; pour accorder des droits, voir Utilisateurs et droits.

Remplissage d'une charte de projet

Cliquez sur le nom d’une charte dans la liste pour l’ouvrir et la remplir. La charte comporte les champs de son modèle : textes, dates, nombres, listes, tableaux, pièces jointes, liens, ainsi que des données du projet, du planning, du budget, des risques et des produits. Une modification dans un champ est enregistrée immédiatement et le message Des changements ont été enregistrés s’affiche.

• Les champs de données du projet modifient le projet lui-même : le nom et la description du projet, le Statut du projet, le chef de projet, les rôles du projet, les attributs du projet, ainsi que le Début du projet et la Fin du projet (ces deux derniers uniquement dans un projet qui ne comporte pas encore d’éléments du planning). Une modification dans la charte est donc une modification du projet.
• Les champs de la charte (textes, dates, nombres, listes, tableaux, pièces jointes, liens) sont enregistrés dans la charte elle-même.
• Les champs calculés issus du planning, du budget, des risques et des produits, les graphiques, ainsi que les champs des espaces de travail et des portefeuilles sont en lecture seule. Un champ d’un module désactivé dans l’organisation affiche le message Le module est inactif.
• Les champs Éléments sélectionnés du planning, Éléments sélectionnés du budget, Risques sélectionnés et Produits sélectionnés désignent les éléments du projet à inclure dans la charte.

Dans les listes de tâches et de jalons, cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour modifier l’ordre des lignes. L’ordre choisi est conservé dans l’exportation de la charte.

Une charte ne peut être modifiée qu’aux statuts Brouillon et À améliorer, et uniquement avec le droit Administration sur les chartes. Une charte En cours d’approbation, Approuvée ou Rejetée est en lecture seule et présente les données du projet telles qu’elles étaient au moment de son envoi pour acceptation. Saisissez les nouvelles valeurs dans une nouvelle version de la charte (voir Création d’une charte de projet).

Suppression d’une charte

Le bouton Supprimer au-dessus de la charte la supprime après confirmation (La chirurgie d’ablation peut être irréversible. Êtes-vous sûr de vouloir continuer ?). La suppression est irréversible. Vous pouvez supprimer une charte Brouillon ou À améliorer. Une charte supprimée disparaît aussi de la demande d’acceptation à laquelle elle était jointe.

Exportation d'une charte de projet

1. Ouvrez la charte.
2. Cliquez sur Exportation.
3. Pour une charte Approuvée ou Rejetée, choisissez Sans acceptation (le contenu de la charte uniquement) ou Avec acceptation (la charte avec l’historique d’acceptation). Pour les autres chartes, l’exportation démarre immédiatement.

Un nouvel onglet du navigateur s’ouvre avec la charte préparée pour l’impression, ainsi que la fenêtre d’impression dans laquelle vous choisissez l’enregistrement au format PDF. Le fichier porte le nom de la charte, suivi de la date et de l’heure. Une fois l’opération terminée, l’onglet se ferme de lui-même, et l’impression utilise toujours le thème clair.

L’option Avec acceptation ajoute le parcours d’acceptation actuel et tous les précédents : niveaux, noms des approbateurs, leurs décisions avec les dates, et commentaires, y compris la mise en forme, les liens et les images.

Acceptation d'une charte de projet

Une charte Brouillon est envoyée pour acceptation depuis son propre écran. Le bouton est disponible pour les utilisateurs disposant du droit Administration sur le plan (l’onglet Base) et sur les chartes.

1. Cliquez sur Envoyer pour acceptation.
2. Dans la fenêtre Acceptation, choisissez un parcours dans la liste Parcours de validation. La liste affiche les parcours des espaces de travail du projet et l’option Pas de chemin (l’option peut être absente, voir Parcours de validation obligatoire).
3. Réglez les commutateurs Planning et Budget, qui déterminent si l’approbation de la charte enregistre aussi la base du planning et du budget (voir Acceptation d’une charte de projet).
4. Cliquez sur Envoyer pour acceptation (sans parcours : Approuver la base).

Effets de l’envoi :

• La charte reçoit le statut En cours d’approbation et passe en lecture seule. Elle présente l’état du projet au moment de l’envoi.
• Les personnes du premier niveau du parcours reçoivent une notification dans l’application et, si leur notification En attente d’acceptation est activée, un e-mail. Elles obtiennent l’accès au projet pour la durée de l’acceptation.
• Sans parcours, la charte est approuvée immédiatement et le statut passe à Approuvée. L’opération est irréversible.
• Après l’envoi, le bouton devient Acceptation. Il ouvre la fenêtre de la base sur l’onglet Acceptation, où les approbateurs prennent leurs décisions et où l’ensemble du déroulement est visible.

Après une décision, la charte devient Approuvée, Rejetée ou À améliorer. Une charte À améliorer est corrigée puis renvoyée : dans la fenêtre de la base (le bouton Acceptation), choisissez un parcours et cliquez sur Envoyer pour acceptation. Une charte Rejetée reste dans l’historique, et le travail se poursuit dans une nouvelle version. Le retrait d’une acceptation en cours (Retirer l’acceptation dans la fenêtre de la base) rétablit le statut Brouillon.

Pour le déroulement de l’acceptation, voir Acceptations ; pour les parcours, voir Parcours de validation.