Liste des tâches de l’utilisateur

La liste des tâches d’un utilisateur est une collection de toutes les tâches qui doivent être accomplies ou que l’utilisateur veut accomplir. Il peut s’agir de tâches quotidiennes, de tâches à accomplir dans le cadre de projets auxquels l’utilisateur participe ou de tâches individuelles sauvegardées. Le fait de regrouper ces tâches en un seul endroit vous aide à rester organisé et à gérer votre travail de manière efficace.

L’utilisateur peut facilement voir ce qui doit être fait et suivre l’avancement des tâches auxquelles il participe. Si les tâches sont sauvegardées en un seul endroit, l’utilisateur a un meilleur contrôle sur ce qui doit être fait et évite les oublis. Il permet également de hiérarchiser les tâches individuelles et de déterminer celles qui nécessitent une attention immédiate et celles qui peuvent attendre.

La visibilité de toutes les tâches en un seul endroit facilite l’organisation, la planification et le suivi des progrès. Cela donne un sentiment de contrôle et réduit le stress lié à l’oubli ou à la perte de tâches essentielles. Cela vous permet de mieux contrôler vos tâches et de gérer efficacement votre temps.

Mes tâches

L’onglet Mes Tâches est l’onglet par défaut visible après la connexion à FlexiProject.
Vous pouvez personnaliser la vue de la liste Mes Tâches en affichant des colonnes sélectionnées et en filtrant les tâches et jalons affichés.

Liste de tâches Activités

Ajouter une tâche individuelle

1. Allez dans l’onglet « Tâches/Mes tâches ».
2. Cliquez sur « Nouvelle tâche ».
   Le champ vide « Nom » est mis en surbrillance.
3. Saisissez le nom de votre tâche.
4. Confirmez en cliquant en dehors du champ « Nom » ou en appuyant sur ENTRÉE.
   Le nouveau nom de la tâche apparaît maintenant dans la colonne « Nom ».

   N’oubliez pas que ces tâches sont individuelles et qu’elles ne sont visibles que pour vous.

   

Activation et désactivation de la visibilité de la colonne

1. Allez dans l’onglet « Tâches/Mes tâches » et cliquez sur le bouton « Colonnes ». Une liste des colonnes disponibles pour la liste des tâches s’affiche.
2. Cochez ou décochez les cases situées à côté des noms de colonnes pour contrôler leur visibilité. Les colonnes dont la case à cocher est bleue seront visibles dans la liste, tandis que celles qui ne le sont pas ne le seront pas.

Modification de l’ordre des colonnes affichées

1. Allez dans l’onglet « Tâches/Mes tâches » et cliquez sur le bouton « Colonnes ».
2. Une liste des colonnes disponibles pour la liste des tâches s’affiche.
3. Placez votre curseur sur la ligne de la colonne que vous souhaitez déplacer.
4. Un symbole à six points apparaît devant le nom de la colonne.
5. Cliquez sur le symbole à six points et maintenez-le enfoncé, puis faites glisser la rangée de colonnes jusqu’à l’emplacement souhaité.
6. Les colonnes seront affichées dans la liste dans l’ordre où elles apparaissent dans la liste des colonnes. La colonne déplacée apparaît à l’endroit où vous l’avez fait glisser.
   Les colonnes sont affichées dans la liste dans l’ordre où elles apparaissent dans la liste des colonnes. La colonne sélectionnée s’affiche à l’endroit où elle a été déplacée.

Opérations sur des tâches individuelles

Les tâches individuelles personnalisées ajoutées par l’utilisateur à partir de l’onglet Tâches>Mes tâches sont des tâches individuelles visibles uniquement par l’utilisateur qui les a créées. La gestion des tâches individuelles n’est possible que dans l’onglet Mes tâches.

Modifier la date de début/fin d’une tâche individuelle.

1. Sous Tâches/Mes tâches, cliquez sur le nom de la tâche individuelle sélectionnée.
   Un panneau de tâches s’ouvre à droite de l’écran.
2. Cliquez sur le champ Début/Fin du calendrier dans le panneau de la tâche individuelle.
   Un calendrier pour la sélection des dates s’ouvre.
3. Sélectionnez une date en cliquant sur le jour souhaité dans le calendrier.

Modifier la durée d’une tâche individuelle

1. Sous Tâches/Mes tâches, cliquez sur le nom de la tâche individuelle sélectionnée
   Un panneau de tâches s’ouvre à droite de l’écran.
2. Dans le panneau des tâches individuelles, cliquez sur le champ Durée.
3. Saisissez le nombre de jours calendaires nécessaires à la réalisation de la tâche sélectionnée à l’aide du clavier ou des flèches situées à droite du champ.
4. Cliquez en dehors du champ Durée ou cliquez sur ENTRÉE. La valeur sera validée et sauvegardée.

Marquer l’avancement d’une tâche individuelle

L’état d’avancement des tâches correspond à la quantité de travail effectuée, exprimée en pourcentage. Vous pouvez la modifier en cliquant sur la tâche dans  »Mes tâches » et en la marquant comme accomplie ou non. Vous pouvez également la modifier dans le panneau de la tâche. Si la progression est de 100 %, la tâche est terminée.

1. Allez dans  »Tâches/Mes tâches » et cliquez sur une tâche.
   Un panneau s’ouvre à droite.
2. Cliquez dans la case  »progrès » de ce panneau.
3. Saisissez le degré de réalisation de la tâche ou utilisez les flèches.
4. Pour l’enregistrer, cliquez en dehors de la boîte ou appuyez sur ENTRÉE.

Clonage d’une tâche individuelle

1. Naviguez vers  »Tâches/Mes tâches » et sélectionnez la tâche que vous souhaitez cloner en cliquant sur son nom.
   Le panneau des tâches s’ouvrira sur le côté droit de votre écran.
2. Sur ce panneau, localisez le symbole  »… » (trois points) dans le coin supérieur droit et cliquez dessus.
   Vous verrez apparaître un menu déroulant avec différentes options.
3. Trouvez et cliquez sur l’option  »Cloner ».
   En faisant cela, une nouvelle tâche, étiquetée comme une  »Copie » de l’original, apparaîtra dans votre liste de tâches, juste en dessous de la tâche originale.

Pièces jointes à une tâche individuelle

1. Naviguez vers  »Tâches/Mes tâches » et sélectionnez la tâche que vous souhaitez ajouter aux pièces jointes.
2. Cliquez sur le symbole du trombone dans le coin droit du panneau des tâches.
3. Choisissez  »Fichiers » pour joindre un fichier ou  »Lien » pour joindre un lien:
4. Sélectionnez et confirmez votre fichier.
5. Le fichier apparaît dans le panneau des tâches et peut être téléchargé ou supprimé:
6. Saisissez l’URL et le nom du lien.
7. Cliquez sur « Ajouter ».
8. Le lien apparaît dans le panneau des tâches et peut être ouvert ou supprimé.

Répétition de tâches individuelles

Pour les tâches individuelles, il est possible de programmer la répétition automatique de la tâche une fois qu’elle est terminée (progrès de 100 %). Après l’exécution, une copie est créée, qui hérite du nom, du créateur et des propriétaires, de la durée, de la description et des pièces jointes. Les commentaires sont omis. La date de fin est fixée en fonction de la règle définie. La date de début est égale à la date de fin ou est dérivée de la durée de la tâche définie.

Fixer la répétition de la tâche en dehors du projet

1. Dans l’onglet Tâches/Mes tâches, cliquez sur le nom de la tâche hors projet sélectionnée. Un panneau de tâches s’ouvre à droite de l’écran.
2. Dans le panneau des tâches, cliquez sur le symbole à trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez l’option Définir la répétition.
   La fenêtre « Répétition de la tâche » s’ouvre.
   
3. Définissez la période de répétition en sélectionnant l’une des options de la liste : Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel.
   
4. Dans le champ situé sous la liste de sélection, indiquez le jour où vous souhaitez que la tâche soit répétée, puis cliquez sur Enregistrer.
   
   Vous avez évité la répétition des tâches. Sur le panneau des tâches, vous verrez une flèche décalée indiquant la répétition. À côté, vous trouverez une étiquette affichant la règle de répétition que vous avez définie. Dans la liste des tâches, vous remarquerez que la tâche est marquée d’une flèche décalée.
   

La modification et la suppression d’une règle de répétition sont possibles en cliquant à nouveau sur l’étiquette de répétition de la tâche ou en sélectionnant l’option Définir la répétition disponible en cliquant sur le symbole à trois points dans le coin supérieur droit du panneau de la tâche.

Délégation de tâches individuelles

Le créateur d’une tâche individuelle peut déléguer la tâche à un autre utilisateur en lui attribuant le rôle de propriétaire. La liste des tâches déléguées contient une collection de tâches auxquelles des propriétaires ont été assignés. Il peut s’agir de tâches opérationnelles pour à faire dans l’organisation ou des tâches administratives cycliques.

Les tâches déléguées sont disponibles en cliquant sur l’onglet Tâches et en allant dans l’onglet Déléguées.

Déléguer une tâche consiste à attribuer au moins un propriétaire à une tâche hors projet que vous avez créée. Il permet d’intégrer les tâches opérationnelles effectuées dans l’organisation dans la planification et la coordination des tâches du projet. Avec cette fonction, toutes les tâches effectuées dans l’organisation peuvent être contenues dans un canal de communication FlexiProject commun. La fonction de délégation de tâches peut être utile aux membres du conseil d’administration et aux responsables de PMO. Il vous permet d’externaliser des tâches récurrentes, telles que l’établissement de rapports, la fourniture de documentation et l’exécution d’autres tâches administratives. Il aide à planifier et à coordonner le travail. En outre, elle minimise les problèmes de communication et les retards qui en résultent.

Déléguer une tâche en dehors du projet

1. Allez dans l’onglet Tâches.
2. Créez une nouvelle tâche hors projet ou sélectionnez-en une parmi celles déjà créées. Le panneau des tâches s’ouvre.
3. Dans le panneau Tâches, cliquez sur l’étiquette Propriétaires. La liste des utilisateurs de l’organisation s’ouvre.
4. Cliquez sur l’utilisateur à qui vous souhaitez déléguer la tâche.

Observer les tâches

Une liste de tâches surveillées par l’utilisateur est un ensemble de tâches et d’étapes qu’un utilisateur a marquées comme surveillées par une icône en forme de cloche. Il peut s’agir de tâches importantes pour l’utilisateur ou nécessitant une attention particulière. La surveillance des tâches signifie que l’utilisateur reçoit des notifications sur les modifications apportées à ces tâches, y compris les mises à jour, les nouveaux commentaires, les changements de délai ou l’avancement. Cette fonction permet à l’utilisateur de rester informé de la progression des autres personnes travaillant sur la tâche surveillée, ce qui facilite la coordination, la collaboration et la communication au sein de l’équipe de projet. Il permet également d’identifier rapidement les retards potentiels, ce qui permet de prendre des mesures appropriées pour éviter de dépasser les délais et de minimiser les conséquences.

La fonction d’observation des tâches de FlexiProject profite à l’équipe de projet, aux gestionnaires et aux membres du conseil d’administration. Elle permet un meilleur contrôle et une meilleure connaissance de l’avancement du projet et des changements, ce qui contribue à une meilleure planification, à la coordination des activités et à la prévention des retards.

Vous pouvez trouver l’onglet Tâches observées en cliquant sur l’onglet « Tâches » et en naviguant jusqu’à l’onglet « Observées ». L’affichage de la liste « Mes tâches » peut être personnalisé en affichant les colonnes sélectionnées et en filtrant les tâches et les jalons affichés. en affichant les colonnes sélectionnées et en filtrant les tâches et jalons affichés.

Ajouter une tâche à la liste des tâches surveillées

Pour observer une tâche, cliquez sur la cloche dans le panneau des tâches. Il devient jaune et la tâche apparaît dans la liste des tâches observées.

Activation et désactivation de la visibilité de la colonne

1. Allez dans l’onglet « Tâches/Services » et cliquez sur le bouton « Colonnes ».
2. Une liste des colonnes disponibles s’affiche.
3. Cochez ou décochez les cases situées à côté des colonnes pour contrôler leur visibilité. Les colonnes dont la case est cochée seront visibles dans la liste des tâches.

Modification de l’ordre des colonnes affichées

1. Dans l’onglet Tâches surveillées, cliquez sur le bouton Colonnes.
2. Une liste des colonnes disponibles s’affiche,
3. Placez le curseur sur la ligne contenant le nom de la colonne que vous souhaitez déplacer. Un symbole de six points apparaît devant le nom de la colonne.
4. Survolez et maintenez le symbole à six points, puis faites glisser la ligne de la colonne pour la déplacer à l’endroit souhaité. Colonnes de la liste des tâches sont affichés dans un ordre déterminé.