Liste des tâches de l’utilisateur

Le module Tâches regroupe au même endroit vos tâches de projet et vos tâches opérationnelles, c’est-à-dire celles qui n’appartiennent à aucun projet. C’est le premier écran que vous voyez après la connexion.

Le module comporte trois onglets :

• Mes tâches — les tâches que vous devez réaliser,
• Approuvé — les tâches opérationnelles que vous avez confiées à d’autres personnes (onglet visible pour les utilisateurs disposant d’une licence Complète),
• Observés — les tâches pour lesquelles vous recevez des notifications de modification.

Liste de mes tâches

L’onglet Mes tâches affiche :

• les tâches et jalons de projet dont vous êtes propriétaire,
• les tâches opérationnelles que vous avez créées et que vous n’avez déléguées à personne,
• les tâches opérationnelles dont vous êtes propriétaire.

La colonne Source indique le projet d’origine de la tâche ; cliquez sur le nom du projet pour ouvrir son planning avec la tâche sélectionnée. Pour une tâche opérationnelle, la colonne indique qui l’a créée. Les dates de fin des tâches en retard s’affichent en rouge.

Trois boutons se trouvent au-dessus de la liste :

• Filtre ouvre une barre avec le champ Filtrer par nom et les filtres Date de fin et Archivage. Cochez Afficher les projets archivés pour inclure les tâches des projets archivés.
• Colonnes affiche ou masque les colonnes Début, Fin, Durée et Source. Pour les réordonner, faites glisser une colonne par la poignée qui apparaît au survol. La colonne Nom est toujours visible.
• Terminé détermine quelles tâches terminées restent dans la liste : Cacher, Aujourd’hui, Hier, 7 derniers jours, 30 derniers jours ou Tous.

Cliquez sur l’en-tête de la colonne Nom, Début, Fin ou Durée pour trier la liste. Votre navigateur mémorise le filtre, la disposition des colonnes et le réglage Terminé pour votre prochaine visite.

Travailler avec les tâches

Terminer une tâche opérationnelle

Pour marquer une tâche comme terminée, cliquez sur l’icône d’état (le cercle) à côté de son nom. L’avancement passe à 100 %. Cliquez de nouveau sur l’icône pour ramener l’avancement à 0 %.

Terminer une tâche de projet

Une tâche de projet se termine de la même manière, et un jalon en cliquant sur le losange. La fenêtre Achèvement de la tâche peut alors s’afficher ; vous y confirmez avec Oui, fermez cette tâche :

• si la tâche a des sous-tâches — la fenêtre indique que la clôture de la tâche termine aussi toutes ses sous-tâches,
• si des tâches liées ne sont pas encore terminées — la fenêtre les énumère et précise que leur avancement ne changera pas.

Si votre organisation a activé le rappel de saisie des temps, la clôture d’une tâche ouvre une fenêtre pour enregistrer le temps de travail. Elle s’affiche lorsque votre licence autorise la saisie des temps, que la tâche n’a pas de sous-tâches et qu’aucun temps n’y a encore été enregistré.

Panneau d’une tâche de projet

Cliquez sur le nom d’une tâche de projet pour ouvrir le même panneau que dans le planning du projet. Le menu du panneau (icône à trois points) propose Marquer comme terminé, Aller au projet (ouvre la liste du planning avec la tâche sélectionnée) et Enregistrer la saisie des temps.

Tâches opérationnelles

Une tâche opérationnelle est une tâche extérieure à tout projet, par exemple un rapport récurrent ou une démarche administrative. Elle n’apparaît dans aucun planning. Elle est visible par son créateur et par les personnes ajoutées comme propriétaires.

Ajouter une tâche

1. Dans l’onglet Mes tâches, cliquez sur Nouvelle tâche.
2. Saisissez le nom dans la ligne qui apparaît en haut de la liste.
3. Appuyez sur Entrée ou cliquez en dehors du champ.

La tâche est enregistrée et son panneau s’ouvre à droite.

Panneau de la tâche

Dans le panneau, vous pouvez définir :

• le nom,
• les dates de début et de fin ainsi que la durée en jours,
• l’avancement — cliquez sur le champ d’avancement et saisissez un pourcentage ; 100 % signifie que la tâche est terminée,
• les propriétaires — le champ Ajouter un propriétaire (voir Déléguer des tâches opérationnelles),
• la description — le champ Ajouter plus de détails,
• les pièces jointes — l’icône de trombone, puis Fichiers ou Lien,
• le suivi — l’icône de cloche en haut à droite du panneau (voir Suivre des tâches).

Les onglets Commentaires et Historique se trouvent en bas du panneau. L’historique indique qui a modifié la tâche et quand.

Menu de la tâche

Ouvrez le menu avec l’icône à trois points en haut à droite du panneau :

• Définir la répétition — voir Répéter des tâches opérationnelles,
• Enregistrer la saisie des temps — si votre organisation utilise le module de saisie des temps,
• Cloner — crée une copie de la tâche avec la mention « Copie » ajoutée à la fin du nom. La copie n’a ni commentaires ni temps de travail enregistré,
• Supprimer.

Supprimer une tâche

1. Dans le menu du panneau, sélectionnez Supprimer.
2. Confirmez dans la fenêtre Suppression d’une tâche.

Remarque : une tâche supprimée ne peut pas être restaurée. Seul le créateur de la tâche dispose des options Cloner et Supprimer.

Répéter des tâches opérationnelles

Une tâche opérationnelle peut se répéter. Lorsque son avancement atteint 100 %, l’application crée la tâche suivante avec une nouvelle échéance.

Configurer la répétition

1. Dans le menu du panneau de la tâche (icône à trois points), sélectionnez Définir la répétition.
2. Dans la fenêtre Répétition de la tâche, sous Répéter la fin de la tâche, choisissez :
   • Chaque semaine, puis cochez les jours de la semaine sous Les jours suivants,
   • Tous les mois, puis choisissez sous Le lendemain un jour de 1 à 28 ou Dernier,
   • Chaque année — la tâche suivante se termine le même jour un an plus tard.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Dans la liste, une tâche récurrente affiche une icône de flèche circulaire à côté de son nom. Le panneau affiche la règle, par exemple Répétition tous les mois 5 jour. Cliquez sur la règle pour ouvrir la fenêtre Répétition de la tâche.

La tâche suivante

La tâche suivante conserve le nom, le créateur, les propriétaires, la description, les pièces jointes et la durée. Sa date de fin résulte de la règle et sa date de début, de la durée. Elle démarre avec un avancement de 0 %, sans commentaires ni temps de travail enregistré.

La règle de répétition passe à la nouvelle tâche. La tâche terminée reste dans la liste sans règle.

Supprimer la répétition

Ouvrez la fenêtre Répétition de la tâche et cliquez sur Supprimer. La tâche est conservée ; seule la règle disparaît.

Déléguer des tâches opérationnelles

Déléguer une tâche opérationnelle consiste à ajouter d’autres personnes comme propriétaires. Les propriétaires sont ajoutés et retirés par les utilisateurs disposant d’une licence Complète.

1. Ouvrez le panneau de la tâche opérationnelle.
2. Cliquez sur Ajouter un propriétaire.
3. Sélectionnez des personnes dans la liste. Utilisez le champ de recherche au-dessus de la liste pour trouver un utilisateur par son nom.

Chaque nouveau propriétaire reçoit une notification dans l’application et un e-mail, et la tâche apparaît dans son onglet Mes tâches. Les propriétaires peuvent modifier la tâche et la marquer comme terminée. Seul le créateur peut la cloner ou la supprimer.

Dès que vous déléguez une tâche à d’autres personnes, elle quitte votre onglet Mes tâches et passe dans l’onglet Approuvé. Pour la garder dans Mes tâches, ajoutez-vous également comme propriétaire.

L’onglet Approuvé

L’onglet affiche les tâches opérationnelles que vous avez créées et qui ont au moins un propriétaire. Par défaut, il affiche les colonnes Fin, Propriétaire et Dernière modification ; activez la colonne Début avec le bouton Colonnes. Le filtre restreint la liste par nom, propriétaire et date de fin. Le bouton Terminé fonctionne comme dans l’onglet Mes tâches.

Retirer un propriétaire

Dans le panneau de la tâche, cliquez sur le champ des propriétaires et désélectionnez la personne. Elle reçoit une notification dans l’application et la tâche disparaît de sa liste. Si vous retirez tous les propriétaires, la tâche revient dans votre onglet Mes tâches.

Suivre des tâches

Lorsque vous suivez une tâche, vous recevez des notifications sur ses modifications, même si vous n’en êtes pas propriétaire. Vous pouvez suivre des tâches et des jalons de projet ainsi que des tâches opérationnelles.

1. Ouvrez le panneau de la tâche.
2. Cliquez sur l’icône de cloche en haut à droite du panneau.

La tâche est ajoutée à l’onglet Observés. Cliquez de nouveau sur la cloche pour arrêter le suivi. L’application n’active jamais le suivi à la place de quelqu’un — ni pour le créateur, ni pour les propriétaires.

Vous recevez une notification lorsqu’une autre personne modifie une tâche suivie. Vos propres modifications ne déclenchent pas de notification.

L’onglet Observés

Les tâches modifiées le plus récemment se trouvent en haut. Par défaut, l’onglet affiche les colonnes Propriétaire, Fin, Source et Dernière modification ; activez Début et Durée avec le bouton Colonnes. Le filtre restreint la liste par nom, statut et date de fin. Chargez d’autres tâches avec le bouton Montrer plus.

Le panneau d’une tâche opérationnelle ouvert depuis cet onglet est en lecture seule.