Risques

Les risques constituent le registre des menaces du projet. Chaque risque a un statut, une probabilité, un impact, un propriétaire et, éventuellement, un lien avec une tâche ou un jalon du planning. Le registre se trouve dans l’onglet Risques du projet, à condition que le module Risques soit activé dans votre organisation (voir Configuration des risques) et coché dans le projet (menu du projet, Fonctionnalités ; voir Fonctionnalités du projet).

Au-dessus du tableau des risques se trouve le bouton Afficher la matrice (Masquer la matrice). La matrice des risques est une grille qui croise la probabilité et l’impact : chaque cellule indique le nombre de risques présentant cette combinaison. Elle compte tous les risques du projet, y compris les risques fermés, quel que soit le filtre. Cliquez sur une cellule pour régler le filtre du tableau sur cette probabilité et cet impact. Le navigateur mémorise si la matrice est affichée.

Le filtre permet de restreindre le tableau : un mot saisi dans la zone Filtrer par nom et un choix dans Propriétaire, Catégorie, Impact et Probabilité. Le navigateur mémorise séparément pour chaque projet le filtre, le tri et la disposition des colonnes (voir Colonnes de la liste des risques).

L’onglet est visible pour les utilisateurs disposant d’un droit du projet sur les risques (Aperçu ou Administration) et pour les propriétaires de risques, qui voient les risques du projet même sans ce droit. Le bouton Ajouter est disponible avec le droit Administration. Pour les droits, voir Droits du projet.

Configuration des risques

Configurez le module dans le menu principal : Paramètres du système, onglet Risques. Les paramètres s’appliquent à toute l’organisation.

• Le commutateur Activé / Désactivé active le module. Le désactiver ne supprime aucune donnée ; il masque seulement l’onglet Risques pour tous les utilisateurs.
• Les onglets Probabilité et Impact contiennent les échelles à partir desquelles la matrice des risques est construite. Une échelle compte de 2 à 10 valeurs. La première valeur est la plus basse et la dernière la plus élevée.
• L’onglet Catégories de risques contient une liste de catégories librement définies, à choisir dans un risque.

Ajout d’une valeur à une échelle

1. Ouvrez l’onglet Probabilité ou Impact.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Dans la fenêtre Ajouter des valeurs à l’échelle, saisissez le nom et cliquez sur Ajouter.

La nouvelle valeur est placée à la fin de l’échelle : elle devient donc la plus élevée. Pour modifier l’ordre, faites glisser une ligne par la poignée située à gauche. Cliquez sur un nom pour ouvrir la fenêtre Modification des valeurs d’échelle, où vous pouvez renommer la valeur.

Suppression d’une valeur d’une échelle

1. Cliquez sur le nom de la valeur, puis sur le bouton de suppression dans la fenêtre Modification des valeurs d’échelle.
2. Dans la fenêtre Suppression de la valeur d’échelle, choisissez la valeur de remplacement (Êtes-vous sûr de supprimer la valeur ? Choisissez-en une nouvelle pour les risques existants.).
3. Confirmez.

Les risques qui avaient la valeur supprimée reçoivent la valeur de remplacement. Vous ne pouvez supprimer une valeur que si l’échelle conserve au moins 2 valeurs.

Catégories de risques

Dans l’onglet Catégories de risques, le bouton Ajouter ouvre la fenêtre Ajouter une catégorie ; un clic sur un nom ouvre la fenêtre Éditer les catégories, où vous pouvez aussi supprimer la catégorie. La suppression d’une catégorie la retire de tous les risques qui l’avaient, sans la remplacer.

Ajout d'un risque

1. Ouvrez l’onglet Risques du projet.
2. Cliquez sur Ajouter. La fenêtre Ajouter un risque s’ouvre.
3. Saisissez le nom (obligatoire, 256 caractères maximum) et cliquez sur Ajouter.

Le risque apparaît dans le tableau et son panneau s’ouvre à droite. Un nouveau risque reçoit le statut Identifié, la valeur la plus basse des échelles pour Probabilité et pour Impact, et la date du jour comme Date d’identification. Vous renseignez les autres champs dans le panneau (voir Panneau du risque).

Vous pouvez aussi ajouter un risque depuis le panneau d’une tâche ou d’un jalon : dans la section Risques, cliquez sur Ajouter un autre risque. Un tel risque est immédiatement lié à cet élément du planning.

Panneau du risque

Cliquez sur le nom d’un risque dans le tableau pour ouvrir son panneau à droite. Fermez-le avec le bouton x dans le coin supérieur droit. Le panneau contient :

• le nom, en haut,
• les champs Statut (voir Statut du risque), Probabilité et Impact — des valeurs issues des échelles définies dans les paramètres,
• la Date d’identification — en lecture seule,
• le champ Propriétaire — à choisir parmi l’équipe du projet, et il peut être vidé,
• les champs Catégorie et Planning — ce dernier est le lien avec un élément du planning (voir Lier un risque au planning),
• le champ Description et plan d’action avec mise en forme du texte,
• la section Impact avec les champs Planning (jours) et Budget (un montant dans la monnaie du projet), chacun accompagné d’une description, ainsi qu’une description de l’impact sur le Produit final du projet,
• les pièces jointes (fichiers de votre ordinateur ou fichiers du projet) et les commentaires avec mentions (voir Commentaires et mentions).

Chaque modification est enregistrée automatiquement, lorsque vous appuyez sur Entrée ou quittez le champ, et le message Des changements ont été enregistrés s’affiche. Le nom est obligatoire.

Pour supprimer un risque, choisissez Supprimer dans le menu du panneau et confirmez. La suppression est irréversible. L’option est disponible avec le droit Administration sur les risques.

Les utilisateurs disposant du droit Administration sur les risques peuvent modifier tous les champs. Un propriétaire de risque sans ce droit ne peut modifier que les groupes de champs que le projet met à la disposition des propriétaires d’éléments (voir Propriétaires d’éléments). Toutes les autres personnes voient le panneau en lecture seule.

Remarque : choisir un propriétaire extérieur à l’équipe du projet ajoute cette personne au projet avec les droits de participant et lui envoie une notification. L’ancien propriétaire quitte l’équipe du projet s’il n’a aucun autre lien avec le projet (tâches, produits, risques, rôles). Un utilisateur qui se désigne lui-même comme propriétaire ne reçoit aucune notification.

Statut du risque

Un risque a l’un des trois statuts : Identifié, Actif ou Fermé. Un nouveau risque est identifié. Modifiez le statut dans le panneau du risque, dans le champ Statut ; il est enregistré immédiatement, sans confirmation.

• La Date d’identification est la date d’ajout du risque. Un changement de statut ne la modifie pas.
• Dans la colonne Risques de la liste du planning, seuls les risques identifiés et actifs sont comptés. Les risques fermés disparaissent de cette colonne (voir Lier un risque au planning).
• Le statut peut être modifié par les utilisateurs disposant du droit Administration sur les risques, ou par le propriétaire du risque si le projet rend le groupe de champs Statut et progrès disponible aux propriétaires (voir Panneau du risque).

Lier un risque au planning

Un risque peut se rapporter à une tâche, un jalon ou une tâche récapitulative du planning.

1. Ouvrez le panneau du risque (cliquez sur son nom dans le tableau).
2. Cliquez sur le champ Planning. La liste des éléments du planning s’ouvre.
3. Choisissez un élément et cliquez sur Confirmer.

Le nom de l’élément apparaît dans le champ Planning du panneau du risque ; cliquez dessus pour ouvrir le panneau de cet élément. Le lien est enregistré immédiatement et vous pouvez le modifier en choisissant un autre élément.

Les risques sont aussi visibles côté planning :

• la colonne Risques de la liste du planning affiche une icône de triangle avec des cercles : un cercle gris indique le nombre de risques identifiés et un cercle rouge le nombre de risques actifs. La colonne n’affiche pas les risques fermés,
• le panneau d’une tâche ou d’un jalon comporte une section Risques qui liste les risques liés, y compris les risques fermés, et le bouton Ajouter un autre risque.

Colonnes de la liste des risques

Le bouton Colonnes au-dessus du tableau permet de choisir les colonnes visibles et de définir leur ordre par glisser-déposer. La colonne avec le nom du risque est toujours visible et figée.

Par défaut, le tableau affiche Statut, Propriétaire, Planning, Catégorie, Impact, Probabilité et Date d’identification. Vous pouvez ajouter les colonnes Impact sur le planning (en jours) et Impact budgétaire.

Triez le tableau en cliquant sur l’en-tête d’une colonne. Le navigateur mémorise séparément pour chaque projet la disposition des colonnes, le tri et le filtre ; à votre retour dans l’onglet Risques, l’affichage est donc le même. Ces réglages ne sont pas transférés vers un autre navigateur ou appareil.