Portefeuilles de projets

Un Portefeuilles de projets est un outil de gestion utilisé pour collecter, évaluer, prioriser et contrôler divers projets au sein d’une organisation. Il s’agit d’un ensemble d’initiatives en cours ou planifiées pour l’avenir. Le regroupement de plusieurs projets en un seul portefeuille permet aux organisations de mieux planifier, suivre et contrôler leurs efforts, garantissant ainsi une allocation optimale des ressources et un alignement sur les objectifs stratégiques.

Le portefeuille comprend également des rapports graphiques complets qui présentent les mesures clés du projet dans un format clair et visuel. Ces tableaux de bord permettent d’avoir un aperçu rapide des performances et des progrès, aidant les parties prenantes à identifier les tendances et à prendre des décisions éclairées.

Personnalisation et enregistrement de la vue du portefeuille

FlexiProject permet une personnalisation poussée de l’affichage des données dans chaque onglet du portefeuille (Projets, Planning, Budget, Risques).

Une caractéristique clé est que tous les paramètres d’affichage, tels que l’ordre, la largeur et la visibilité des colonnes, les filtres actifs ou les paramètres d’échelle du diagramme de Gantt, sont sauvegardés par portefeuille et non par utilisateur. sauvegardés par portefeuille, et non par utilisateur..

Cela garantit que chaque membre de l’équipe ayant accès au portefeuille voit les données de la même manière, standardisée. Cela favorise la cohérence des rapports et facilite l’analyse collaborative des données.

Portefeuilles de projets

Dans le menu principal, sélectionnez l’onglet Portefeuilles de projets.
Cliquez sur le bouton Ajouter un portefeuille.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez un nom pour votre Portefeuilles de projets.
Cliquez sur Ajouter. Votre nouveau portefeuille de projets est maintenant créé et vous pouvez commencer à y ajouter des projets.

Affectation de projets à un portefeuille

Dans le menu principal, sélectionnez l’onglet Portefeuilles de projets.
Cliquez sur un portefeuille existant pour l’ouvrir.
- Si vous devez en créer un nouveau, reportez-vous à la section Création d’un portefeuille de projets.
Dans l’onglet Projets, cliquez sur Ajouter un projet.
Une liste des projets disponibles apparaît dans la fenêtre contextuelle.
Sélectionnez les projets en cochant les cases situées à côté de leur nom.
Cliquez sur Ajouter. Les projets sélectionnés sont maintenant affectés au portefeuille.

Remarque : chaque projet peut appartenir à plusieurs portefeuilles.

Suivi de la performance du portefeuille

L’onglet Planning du portefeuille de projets affiche un diagramme de Gantt récapitulatif, une représentation graphique des plannings des projets affectés au portefeuille de projets. Vous pouvez personnaliser l’affichage du diagramme de Gantt en filtrant les projets affichés.

Dans le menu principal, sélectionnez l’onglet Portefeuilles de projets.
Cliquez sur le portefeuille que vous souhaitez réviser.
Accédez à l’onglet Planning.
Ajustez le diagramme de Gantt du portefeuille à l’aide des options suivantes :

Activez ou désactivez des éléments spécifiques.

Dans l’onglet Planning, cliquez sur Paramètres.
La liste des options permettant de personnaliser le diagramme de Gantt s’allonge.
Basculez les interrupteurs pour afficher ou masquer des informations spécifiques sur le diagramme de Gantt.
Les données associées aux interrupteurs activés seront visibles sur le diagramme.

Ajustez l’échelle de temps pour obtenir plus ou moins de détails.

Les dates du graphique s’agrègent en fonction du niveau de zoom sélectionné.

Téléchargez le diagramme de Gantt

Dans l’onglet Planning, cliquez sur le bouton Exportation. La liste des options d’exportation disponibles s’allonge.
Choisissez le format de fichier ( PDF ou PNG.) pour exporter le diagramme de Gantt. Si des filtres ont été appliqués, seule la partie visible du graphique sera exportée.
Le fichier sera téléchargé automatiquement et contiendra le diagramme de Gantt selon vos spécifications.

Nouveau comportement de l’aperçu PDF : lorsque vous cliquez sur Exportation alors que le format PDF est sélectionné, le document s’ouvre dans l’aperçu PDF intégré au navigateur, dans un nouvel onglet, au lieu d’être téléchargé directement. À partir de l’aperçu, vous pouvez enregistrer le fichier, l’imprimer ou le fermer, en utilisant les commandes standard du navigateur.

Suivi du budget du portefeuille

L’onglet Budget du portefeuille de projets présente un résumé des budgets des projets affectés au portefeuille de projets. Vous pouvez personnaliser la vue de l’état budgétaire du portefeuille de projets en affichant les colonnes sélectionnées et en filtrant les projets affichés.

Vue du budget

Dans le menu principal, sélectionnez l’onglet Portefeuilles de projets.
Cliquez sur le portefeuille que vous souhaitez réviser.
Naviguez jusqu’à l’onglet Budget.

Ajuster la vue du budget

Dans l’onglet Budget, cliquez sur Colonnes pour personnaliser les détails financiers affichés.
Basculez les interrupteurs pour afficher ou masquer des informations spécifiques sur le résumé du budget.

L'onglet Risques d'un portefeuille

La vue du portefeuille comprend une section « Risques » qui fournit une vue agrégée de tous les risques identifiés dans les projets appartenant à ce portefeuille. L’onglet est visible si le module Risques est activé dans les paramètres du système.

La liste des risques du portefeuille vous permet de :

Affichez les mêmes données que dans le module Rapports, notamment : Nom, Statut, Propriétaire, Probabilité, Impact et Projet source.
Triez et filtrez les données par attributs clés.
Accédez rapidement aux détails d’un risque dans son projet parent en cliquant sur son nom.

Suivi des Portefeuilles de projets Notations

L’onglet Simulation du portefeuille de projets résume les évaluations des projets. Vous pouvez personnaliser la vue de la simulation dans le portefeuille de projets en choisissant des colonnes spécifiques à afficher et en appliquant des filtres à la liste des projets.

Vue de la simulation (notation des projets)

Dans le menu principal, sélectionnez l’onglet Portefeuilles de projets.
Cliquez sur le portefeuille que vous souhaitez réviser.
Naviguez jusqu’à l’onglet Simulation.
Personnalisez l’affichage du classement :
- Afficher le graphique/masquer le graphique à t

Afficher ou masquer la carte de notation de la simulation

Cliquez sur le bouton Masquer le graphique/Afficher le graphique dans la vue de simulation.
En fonction du paramètre précédent, cette action permet de masquer ou d’afficher le graphique.

Ajustez l’affichage du résumé de l’évaluation du projet.

Cliquez sur le bouton Colonnes de la vue de simulation dans le portefeuille de projets pour afficher la liste des colonnes disponibles.
Basculez les interrupteurs pour contrôler la visibilité d’informations spécifiques dans le résumé.
Lorsque vous activez un interrupteur, les données associées deviennent visibles dans le résumé.

Résumé graphique du portefeuille

L’onglet Synthèse fournit une représentation visuelle des principales mesures du portefeuille de projets par le biais de graphiques interactifs. Il permet aux utilisateurs de suivre les performances, d’analyser les tendances et de personnaliser l’affichage des données du portefeuille pour une meilleure prise de décision.

L’onglet Résumé est entièrement personnalisable et permet aux utilisateurs d’ajouter, de modifier, de dupliquer, de réorganiser et de redimensionner les graphiques.

Accès à l’onglet Résumé

Dans le menu principal, sélectionnez l’onglet Portefeuilles de projets.
Cliquez sur le portefeuille que vous souhaitez réviser.
Naviguez jusqu’à l’onglet Résumé.

Ajouter un nouveau graphique

Dans l’onglet Résumé, cliquez sur le bouton Ajouter un graphique.
Une fenêtre de configuration apparaît.
Définissez les paramètres suivants :
- Plage de données – Sélectionnez les données du portefeuille à visualiser.
- Type de graphique – Choisissez parmi les formats disponibles (par exemple, diagramme à barres, diagramme circulaire, graphique linéaire).
- Filtres – Appliquez des conditions spécifiques pour affiner les données affichées.
Saisissez un nom pour le graphique (facultatif). S’il n’est pas renseigné, un nom par défaut basé sur la plage de données sera attribué.
Cliquez sur Enregistrer. Le nouveau graphique apparaît dans l’onglet Résumé.

Modification d’un graphique existant

Localisez le graphique que vous souhaitez modifier dans l’onglet Résumé.
Cliquez sur le menu à trois points (⋮) dans le coin supérieur droit du graphique.
Sélectionnez Modifier.
Modifiez les paramètres suivants si nécessaire :
- Plage de données – Permet de définir les données affichées.
- Type de graphique – Modifier le format de visualisation.
- Filtres – Affiner la représentation des données.
- Nom – Mettez à jour le titre du graphique.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Personnalisation de la présentation du résumé

Les graphiques de l’onglet Synthèse sont placés sur une grille, ce qui permet une certaine souplesse dans leur disposition et leur taille.

Réarrangement des graphiques

Cliquez sur un graphique et faites-le glisser vers une nouvelle position dans la grille.

Les graphiques s’ajustent automatiquement pour éviter les chevauchements.

Redimensionnement des graphiques

Survolez le coin inférieur droit d’un graphique.

Cliquez et faites glisser le graphique pour le redimensionner aux dimensions souhaitées.

Clonage d’un graphique

Cliquez sur le menu à trois points (⋮) dans le coin supérieur droit du graphique.

Sélectionnez Cloner.

La carte dupliquée apparaît à côté de la carte originale.

Si le graphique original ne contient pas de données, le clonage sera désactivé.