Portefeuilles de projets

Un portefeuille de projets regroupe des projets afin de les évaluer, de les comparer et de les suivre ensemble. Les portefeuilles se trouvent dans le menu principal, sous Portefeuilles de projets. La liste affiche les noms des portefeuilles et leurs projets. Un clic sur un nom ouvre le portefeuille sur l’onglet Projets. Un portefeuille comporte les onglets Aperçu, Projets, Planning, Budget (lorsque le module Budget est activé), Risques (lorsque le module Risques est activé) et Simulation.

L’accès aux portefeuilles dépend de la permission Portefeuilles de projets définie dans les permissions de l’utilisateur (voir Utilisateurs) : un Participant ne voit que les portefeuilles auxquels il est affecté, un Assistant peut aussi créer de nouveaux portefeuilles, et un Administrateur voit et modifie tous les portefeuilles. Un projet peut appartenir à plusieurs portefeuilles.

Mémorisation de la vue. L’ordre, la largeur et la visibilité des colonnes ainsi que les paramètres du diagramme de Gantt sont enregistrés dans le portefeuille par une personne disposant du droit de modifier le portefeuille, et ils s’appliquent à tous les utilisateurs du portefeuille. Les filtres sont mémorisés par le navigateur séparément pour chaque utilisateur.

Création et configuration d'un portefeuille

Création

1. Allez dans Portefeuilles de projets dans le menu principal. Le bouton d’ajout est visible pour les utilisateurs autorisés à créer des portefeuilles.
2. Cliquez sur Ajouter un portefeuille. La fenêtre Portefeuille de projets s’ouvre.
3. Saisissez le Nom et cliquez sur Ajouter.

Une fois le portefeuille créé, son onglet Projets s’ouvre avec la fenêtre d’ajout de projets (voir Ajout de projets à un portefeuille). Un utilisateur qui n’est pas administrateur de portefeuilles obtient automatiquement le droit de modifier le nouveau portefeuille.

La liste des portefeuilles comporte les colonnes Nom (triable) et Projets (avatars des projets ; lorsqu’ils sont plus nombreux, un repère +N avec la liste dans une infobulle). Le champ Filtrer par nom restreint la liste, et le filtre est mémorisé.

Paramètres du portefeuille

La roue dentée à côté du nom du portefeuille ouvre un menu avec Éditer, Droits et Supprimer. Le menu est disponible pour les utilisateurs qui peuvent modifier le portefeuille. La fenêtre Éditer le portefeuille de projets comporte les champs :

• Nom du portefeuille de projets,
• Objectif du portefeuille de projets (description),
• Coûts du portefeuille de projets – le montant auquel est comparée la somme des coûts des projets dans l’onglet Simulation.

La suppression d’un portefeuille demande une confirmation. Elle supprime le portefeuille et ses liens avec les projets ; les projets eux-mêmes restent inchangés. Les permissions du portefeuille sont décrites dans Permissions du portefeuille.

Liste des projets d'un portefeuille

L’onglet Projets affiche les projets du portefeuille. Par défaut, il affiche les colonnes Nom, Espaces de travail (uniquement lorsque l’organisation compte plus d’un espace de travail), Statut du projet, Santé du projet, Jalons, Progrès, Chef de projet, Fin, Fin – dernière base, Budget et Budget – dernière base (les deux dernières lorsque le module Budget est activé). Le bouton Colonnes ajoute d’autres données, par exemple les dates et les écarts par rapport à la première et à la dernière base, le temps nécessaire, la saisie des temps, les risques, la date de création et les attributs de projet. La ligne de total en haut du tableau additionne les valeurs numériques.

La liste se restreint avec le champ Filtrer par nom et les filtres de statut, de chef de projet, d’espace de travail et d’attributs de projet. Les projets archivés sont masqués par défaut. Un clic sur un nom ouvre le projet.

Le menu de la ligne comporte un élément Supprimer qui retire le projet du portefeuille. Le projet lui-même reste dans le système. Remarque : le retrait du portefeuille s’effectue immédiatement, sans fenêtre de confirmation. L’ajout et le retrait de projets exigent le droit de modifier le portefeuille.

Ajout de projets à un portefeuille

1. Allez dans Portefeuilles de projets et ouvrez un portefeuille (un nouveau portefeuille est décrit dans Création et configuration d’un portefeuille).
2. Ouvrez l’onglet Projets et cliquez sur Ajouter un projet. Dans un portefeuille vide, le bouton se trouve dans le message Aucun projet n’est disponible. Cliquez sur.
3. Sélectionnez des projets dans la liste.
4. Cliquez sur Ajouter.

La liste ne contient que les projets pour lesquels l’utilisateur a le droit de modifier les paramètres du projet (généralement en tant que chef de projet ou administrateur) et qui ne figurent pas encore dans le portefeuille. Chaque projet peut appartenir à plusieurs portefeuilles.

Un utilisateur autorisé à créer des projets voit une flèche à côté du bouton, qui ouvre le menu Projet vide, À partir du modèle, Depuis Microsoft Excel, Importations à partir de Microsoft Project et, lorsque la fonctionnalité est activée, Avec l’IA. Le nouveau projet est ajouté immédiatement au portefeuille (voir Création d’un projet).

Un portefeuille affiche tous ses projets, dans tous les onglets, aux personnes qui y ont accès.

Planning du portefeuille

L’onglet Planning affiche les projets du portefeuille sur un diagramme de Gantt. Chaque projet est une ligne avec une barre allant de sa date de début à sa date de fin. Le filtre restreint la liste des projets.

Paramètres du graphique

1. Cliquez sur Graphique. Une liste de commutateurs se déploie.
2. Activez ou désactivez les éléments : Jalons, Dépendances (dépendances entre des tâches de projets différents), Dates, Chef de projet, Dernière base et Première base (barres des bases), Ligne du jour et Statut du projet.
3. Si vous le souhaitez, choisissez dans le champ Couleur selon quel critère les barres sont colorées : Progrès, Santé du projet, Statut du projet ou un attribut de projet de type liste. Le champ est disponible lorsque l’organisation possède au moins un attribut de ce type.
4. Le curseur règle le zoom.

Exportation

Le bouton Exportation enregistre le graphique sous la forme Document (.pdf) ou Image (.png). Le fichier contient le graphique dans la vue actuelle. Le document PDF s’ouvre dans la visionneuse PDF du navigateur, dans un nouvel onglet, où vous pouvez l’enregistrer ou l’imprimer.

Budget du portefeuille

L’onglet Budget est visible lorsque le module Budget est activé dans l’organisation. Il rassemble les budgets des projets du portefeuille dans un seul tableau avec une ligne Total.

Colonnes du tableau :

• Nom (toujours visible),
• Réel, Prévision et Montant (le réel avec la prévision),
• Coûts [%] et Recettes [%] (barres de pourcentage),
• Base (budget issu de la base) et Écart.

Par défaut, les colonnes Nom, Réel, Coûts [%], Prévision et Montant sont affichées. Activez-en d’autres avec le bouton Colonnes en cochant les cases à côté de leurs noms, et masquez celles dont vous n’avez pas besoin en les décochant. Le filtre restreint la liste des projets. Les montants sont exprimés dans la monnaie de l’organisation. Le budget d’un seul projet est décrit dans Budget du projet.

Risques des projets d'un portefeuille

L’onglet Risques est visible lorsque le module Risques est activé dans l’organisation. Il rassemble les risques de tous les projets du portefeuille dans un seul tableau.

• Par défaut, les colonnes Nom, Statut, Propriétaire, Impact, Probabilité et Projet sont affichées. Le bouton Colonnes ajoute, entre autres, le statut du projet, la catégorie, la description, l’impact sur le budget, l’impact sur le planning et l’impact sur le produit final.
• Au-dessus du tableau se trouve une matrice des risques. Le bouton Masquer la matrice (Afficher la matrice) en règle la visibilité. Un clic sur une cellule de la matrice filtre le tableau sur les risques ayant l’impact et la probabilité choisis.
• Le filtre restreint les risques selon le nom, le propriétaire, le projet, le statut, la catégorie, l’impact et la probabilité.
• Un clic sur un risque l’ouvre dans le projet auquel il appartient (voir Risques).

Lorsque le portefeuille n’a aucun risque, le message Pas de risques attribués au portefeuille apparaît.

Évaluation des projets d'un portefeuille (simulation)

L’onglet Simulation aide à évaluer si un ensemble de projets s’inscrit dans les coûts du portefeuille et quelle note obtiennent les projets.

Tableau des projets

• Les colonnes par défaut sont Nom, Statut du projet, Santé du projet, Progrès, Chef de projet et Coûts de base (lorsque le module Budget est activé). Modifiez les colonnes avec le bouton Colonnes, et restreignez la liste avec le filtre (nom, statut, santé, chef de projet).
• La case à cocher de chaque ligne détermine si le projet compte dans le total. Par défaut, tous les projets sont cochés, et la case de l’en-tête de colonne les coche ou les décoche tous. Les cases cochées ne sont pas enregistrées.
• Lorsque le module Budget est activé, le bas du tableau comporte trois lignes : Total (coûts de base des projets cochés), Paramètres du portefeuille de projets (coûts du portefeuille issus de ses paramètres, avec un signe moins) et Écarts (la différence entre les deux). Elles indiquent de combien l’ensemble des projets cochés dépasse les coûts du portefeuille ou laisse de la marge (voir Création et configuration d’un portefeuille).

Graphique

Lorsque le module Notation est activé, le bouton Cacher le graphique (Afficher le graphique) affiche ou masque le graphique, sur lequel les projets sont placés sur les axes Avantages et Complexité d’après la version actuelle de la notation du projet (voir Notation). La couleur du point est la couleur du statut du projet. Un clic sur une ligne met en évidence le point du projet et affiche ses données à côté du graphique : nom, portefeuille, coûts prévus, chef de projet, début et fin de la base et nombre de jours.

Synthèse graphique du portefeuille

L’onglet Aperçu est une grille de graphiques (widgets) qui présentent les indicateurs clés des projets du portefeuille. Le même mécanisme fonctionne dans les portefeuilles, les revues et les rapports de projet ; les détails sont donc décrits dans Rapports : plage de données et types de graphiques, graphiques pour les attributs numériques, filtres des graphiques et disposition, modification et suppression des graphiques.

1. Cliquez sur Ajouter un graphique (visible pour les utilisateurs qui peuvent modifier les portefeuilles). La fenêtre Ajouter un graphique s’ouvre.
2. Choisissez la Plage de données (les groupes Projets, Planning et Risques) et le Type de graphique : Circulaire, Colonne, Compteur, Pourcentage ou Liste. Pour les graphiques circulaires et en colonnes, vous pouvez définir le Regroupement (par exemple le statut, la santé et le chef de projet, l’avancement du projet, le dépassement du budget ou un attribut de projet de type liste), les Étiquettes (Valeur, Pourcentage) et la Couleur.
3. Définissez éventuellement un filtre qui limite les projets ou les risques du graphique.
4. Cliquez sur Ajouter. Le graphique apparaît dans la grille.

Lorsque vous pointez la barre de titre d’un graphique, une icône de menu apparaît avec les commandes Éditer, Cloner et Supprimer. Les graphiques se déplacent en faisant glisser la barre de titre et se redimensionnent en faisant glisser un coin. La disposition est enregistrée dans le portefeuille et s’applique à tous les utilisateurs ; modifier la disposition et les graphiques exige le droit de modifier les portefeuilles.

Permissions du portefeuille

Le menu de la roue dentée à côté du nom du portefeuille comporte l’élément Droits. Il ouvre la fenêtre Droits avec la liste des utilisateurs et leur niveau d’accès au portefeuille : Aperçu ou Édition.

1. Cliquez sur Ajouter. La fenêtre Ajouter s’ouvre.
2. Choisissez un utilisateur et un niveau d’accès, puis cliquez sur Ajouter.
3. Enregistrez les modifications dans la fenêtre Droits. Le retrait d’un utilisateur de la liste lui retire l’accès au portefeuille.

Les personnes disposant de la permission Administrateur pour les portefeuilles de projets figurent en permanence dans la liste et ont toujours le droit de modification (l’infobulle Les droits proviennent de la fonction d’administrateur des portefeuilles de projets). Le niveau Édition permet de modifier les paramètres du portefeuille, ses projets, les droits, la disposition et les graphiques, tandis que le niveau Aperçu permet uniquement de consulter les onglets du portefeuille.