Szablon projektu

Szablon projektu to wzór, z którego utworzysz kolejne projekty: harmonogram, budżet, ryzyka, produkty oraz pliki. Zamiast konkretnych dat szablon bazuje na numerach dni, dzięki czemu posłuży do uruchomienia projektu w dowolnym terminie (zobacz Dodanie projektu z szablonu).

Szablony dostępne są w module Projekty, w zakładce Szablony. Lista zawiera kolumny Nazwa, Obszary pracy oraz Opis. Pole Filtruj po nazwie lub opisie pozwala szybko zawęzić listę. Kliknij nazwę szablonu, aby otworzyć jego harmonogram.

Zakładkę zobaczysz, jeśli masz uprawnienie do zarządzania szablonami w obszarze pracy.

Tworzenie szablonu projektu

1. W zakładce Szablony kliknij przycisk Nowy szablon. Otworzy się okno Dodaj szablon projektu.
2. Wpisz Nazwę, wybierz Obszary pracy i opcjonalnie uzupełnij Opis.
3. Kliknij Dodaj. System utworzy szablon i otworzy jego pusty harmonogram.

Wypełnienie pola Nazwa oraz wskazanie co najmniej jednego obszaru pracy są wymagane. Jeśli masz uprawnienie do szablonów tylko w jednym obszarze, pole Obszary pracy nie pojawi się, a szablon trafi tam automatycznie.

Nazwę, obszary i opis zmodyfikujesz później w menu szablonu (ikona koła zębatego obok nazwy) za pomocą opcji Edytuj.

Obszary pracy i uprawnienia do szablonów

Każdy szablon można przypisać do jednego lub kilku obszarów pracy. Od tego zależy:

• Kto może użyć szablonu — podczas tworzenia projektu na liście Szablon projektu wyświetlają się wyłącznie szablony z obszaru, w którym powstaje projekt (szablon z obszaru A nie pojawi się przy projekcie tworzonym w obszarze B).
• Kto może zarządzać szablonem — dodawać, edytować, klonować i usuwać szablony z danego obszaru może osoba z uprawnieniem Szablony w tym obszarze.

Uprawnienie Szablony nadasz w sekcji uprawnień do obszarów pracy konkretnego użytkownika lub grupy użytkowników (sekcja Konfiguracja, kolumna Szablony; zobacz Uprawnienia do obszarów pracy).

Tworzenie szablonu z istniejącego projektu

1. W menu projektu (ikona koła zębatego obok nazwy projektu) wybierz opcję Utwórz szablon. Otworzy się okno Utwórz szablon z projektu.
2. Opcjonalnie zmień nazwę (domyślnie jest to nazwa projektu), wybierz obszary pracy i dodaj opis.
3. Kliknij Utwórz szablon. System utworzy szablon i otworzy jego harmonogram.

Opcję widzi administrator projektu, który ma uprawnienie do szablonów w co najmniej jednym obszarze pracy (zobacz Uprawnienia w obszarach pracy).

Do szablonu przenoszą się:

• zadania i kamienie milowe wraz ze strukturą, opisami, właścicielami, działami, czasochłonnością, kolorami, atrybutami oraz zależnościami (konkretne daty zamieniają się na numery dni roboczych liczonych od startu projektu),
• pozycje budżetowe wraz z prognozami, powiązaniami z harmonogramem i regułami mapowania wykonań,
• ryzyka oraz produkty,
• pliki i linki projektu, a także układ kolumn listy harmonogramu.

Ważne: Szablon nie przejmuje wykonań budżetu, postępu realizacji zadań, statusów ryzyk i produktów, planów projektu ani zadań zsynchronizowanych z systemem Jira.

Harmonogram w szablonie

Harmonogram szablonu działa analogicznie do harmonogramu projektu: oferuje widok listy oraz wykres Gantta, przy czym zamiast konkretnych dat operuje numerami dni:

• Kolumny Start i Koniec wskazują dzień rozpoczęcia i zakończenia liczony od początku projektu.
• Kolumna Czas trwania określa liczbę dni.
• Kamień milowy ma wyłącznie dzień zakończenia.

Rzeczywiste daty powstaną dopiero w projekcie na podstawie daty rozpoczęcia lub zakończenia wskazanej przy jego tworzeniu.

Aby dodać do harmonogramu zadanie lub kamień milowy, kliknij przycisk Nowe zadanie (z opcją rozwijaną Nowy kamień milowy).

W otwartym panelu elementu ustawisz:

• start, koniec i czas trwania zadania w dniach roboczych,
• właścicieli i działy,
• czasochłonność,
• zależności,
• powiązane pozycje budżetu, ryzyka i produkty,
• opis oraz załączniki.

Przycisk Atrybuty harmonogramu pozwala wybrać kolumny atrybutów, które przeniosą się do projektu.

Dzień rozpoczęcia, dzień zakończenia oraz czas trwania nie mogą przyjmować wartości ujemnych — w przeciwnym razie system wyświetli komunikat: Dzień startu, dzień końca i czas trwania nie mogą być mniejsze niż 0. Dni zadania nadrzędnego wynikają bezpośrednio z podzadań.

Budżet w szablonie

Zakładka Budżet umożliwia zdefiniowanie prognoz kosztów i przychodów. Dodasz je przyciskami Nowy koszt oraz Nowy przychód.

Ważne: Grupa pozycji nie ma własnych prognoz — jej kwotę stanowi suma pozycji podrzędnych.

Prognozy pozycji dodasz w jej panelu, w sekcji Harmonogram prognozy, klikając przycisk Dodaj prognozę. Każdy wpis wymaga podania kwoty i terminu (numeru dnia kalendarzowego lub dnia wyznaczanego przez element harmonogramu).

Jeśli termin ma wynikać z elementu harmonogramu, wybierz ten element w kolumnie Wyznaczany przez. W kolumnie Przesunięcie wpisz, o ile dni lub miesięcy przed nim lub po nim ma przypaść termin (jednostka Dni albo Miesiące).

Pole Harmonogram łączy całą pozycję z wybranym zadaniem.

Mapowanie importu wykonania:

W menu Ustawienia zakładki znajdziesz funkcję Mapowanie importu wykonania. Są to reguły, według których będą powiązywane wykonania z pozycjami budżetowymi. One również są przenoszone do nowego projektu (zobacz Mapowanie wykonań). Zakładka Budżet jest widoczna, gdy w organizacji włączono moduł Budżet.

Ryzyka w szablonie

W zakładce Ryzyka zdefiniujesz ryzyka typowe dla danego rodzaju przedsięwzięć. Nowo dodane ryzyko zawiera początkowo tylko nazwę. W jego panelu określisz:

• właściciela,
• wpływ i prawdopodobieństwo,
• kategorię,
• powiązany element harmonogramu,
• wpływ na harmonogram (w dniach),
• wpływ na budżet,
• finalny produkt projektu.

Menu kontekstowe ryzyka (ikona trzech kropek przy wierszu) zawiera opcje Klonuj oraz Usuń (usunięcie wymaga potwierdzenia i jest nieodwracalne).

W projekcie utworzonym z szablonu ryzyka pojawią się ze wszystkimi skonfigurowanymi ustawieniami. Zakładka jest widoczna, gdy w organizacji włączono moduł Ryzyka.

Produkty w szablonie

W zakładce Produkty dodasz przewidywane produkty projektu. W panelu produktu wskażesz właściciela, element harmonogramu, opis, wzorce oraz najlepsze praktyki. Menu produktu (ikona trzech kropek przy wierszu) oferuje opcje Klonuj i Usuń.

Zakładka jest widoczna, gdy w organizacji włączono moduł Produkty.

Ważne: Dzień wykonania produktu jest równy dniowi zakończenia powiązanego z nim elementu harmonogramu.

Pliki w szablonie

Zakładka Pliki agreguje dokumenty i linki, które trafią do każdego projektu utworzonego z tego szablonu. Podczas tworzenia projektu pliki są kopiowane i przypinane do tych samych zadań, ryzyk, pozycji budżetu i produktów co w szablonie.

Załącznik do elementu szablonu dodasz jako nowy plik lub wybierzesz z listy plików wgranych już wcześniej do szablonu.

Przycisk dodawania umożliwia wybór:

• Plik — plik wgrywany z dysku,
• Link — nazwa i adres internetowy,
• Folder — nazwa (do 256 znaków); foldery możesz zagnieżdżać.

Uwaga: Usunięcie pliku lub linku jest nieodwracalne i kasuje go ze wszystkich elementów szablonu, w których był załącznikiem. Usunięcie folderu kasuje całą jego zawartość wraz z podfolderami.

Ważne: Modyfikacje plików w szablonie nie wpływają na projekty utworzone z niego wcześniej.

Klonowanie szablonu projektu

Klonowanie tworzy nowy szablon z kopią wszystkich elementów harmonogramu, budżetu, ryzyk i produktów (wraz ze szczegółami i powiązaniami) oraz plików szablonu:

1. Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy otwartego szablonu, aby rozwinąć menu.
2. Wybierz opcję Klonuj. Otworzy się okno Klonuj szablon projektu.
3. Wpisz nazwę, wybierz obszary pracy, opcjonalnie dodaj opis i zatwierdź. System utworzy kopię szablonu i otworzy jej harmonogram.

Usuwanie szablonu

Szablon usuwasz z poziomu jego widoku, a nie z listy szablonów. Wybierz opcję Usuń w menu szablonu (ikona koła zębatego obok nazwy). System wyświetli zapytanie: Czy na pewno chcesz usunąć szablon projektu? Po potwierdzeniu szablon zostanie usunięty, a aplikacja przekieruje Cię do listy szablonów.

Uwaga: Usunięcie szablonu jest nieodwracalne. Zniknie cały harmonogram wraz z zależnościami i czasochłonnością, pozycje budżetowe, ryzyka, produkty oraz pliki.

Projekty utworzone wcześniej z tego szablonu pozostaną bez zmian — po utworzeniu projekt jest w pełni niezależny od szablonu.