Structure organisationnelle

L’onglet Structure organisationnelle du module Utilisateurs (menu principal) présente l’arborescence des départements de l’entreprise : le nom du département, son responsable, le nombre d’employés et leur répartition par licence. Un département découle du supérieur hiérarchique, et non d’une affectation manuelle ; l’arborescence reflète donc la ligne hiérarchique.

La structure sert de base aux vues par département du module Ressources et à l’affectation des départements aux tâches. L’onglet est accessible aux administrateurs système (voir Utilisateurs et droits).

Ajout et modification d'un département

Le tableau en arborescence comporte les colonnes Nom, Responsable, Nombre d’employés, ainsi que le nombre d’employés disposant d’une licence Complète, Standard et Gratuite. Les sous-départements se réduisent et se développent sous leurs départements parents.

1. Cliquez sur Ajouter au-dessus du tableau. La fenêtre Ajouter un département s’ouvre.
2. Saisissez le Nom du département (obligatoire) et choisissez une couleur à côté du champ.
3. Choisissez le Responsable (obligatoire). La liste contient les personnes qui ne dirigent encore aucun département.
4. Facultatif : dans le champ Employés, ajoutez des personnes avec le bouton Ajouter.
5. Cliquez sur Ajouter dans la fenêtre.

Cliquez sur le nom d’un département pour ouvrir la fenêtre Éditer le département, où vous modifiez le nom, la couleur, le responsable et les employés. Une personne ne peut diriger qu’un seul département.

Place d’un département dans l’arborescence

La place d’un département dans l’arborescence découle du supérieur hiérarchique de son responsable : le département dépend du département que dirige ce supérieur hiérarchique. Changer le responsable déplace donc tout le département avec ses sous-départements. Il est impossible de créer une dépendance qui forme une boucle — le message On ne peut pas ajouter de dépendances qui forment une boucle s’affiche.

Supérieur hiérarchique et département de l'utilisateur

Un employé appartient au département de son supérieur hiérarchique. Le supérieur hiérarchique se définit dans la fenêtre de licence et de droits de l’utilisateur (voir Licence et droits de l’utilisateur) ; le champ Département placé à côté affiche le département qui en résulte et n’est pas modifiable.

• Si vous choisissez un supérieur hiérarchique qui dirige un département, l’employé est affecté à ce département.
• Si vous choisissez une personne qui ne dirige aucun département, la question Création d’un département s’affiche. Une fois que vous avez accepté, la fenêtre d’ajout d’un département s’ouvre avec cette personne comme responsable (le responsable n’y est pas modifiable), et l’employé passe dans le nouveau département.
• Si vous effacez le supérieur hiérarchique, l’employé est détaché du département et devient non affecté.

Les employés peuvent aussi être affectés dans la fenêtre du département (Employés) ; leur supérieur hiérarchique devient alors le responsable du département.

Suppression d'un département

Le bouton Supprimer de la fenêtre Éditer le département demande une confirmation dans la fenêtre Supprimer le département. Le message est le suivant : Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce département définitivement ? L’opération est irréversible. Tous les employés seront détachés du département et recevront le statut « non affecté ». Ce changement affectera également les plannings, modèles et tâches associés dans les projets.

Après la suppression, le département disparaît des tâches et des modèles de tâches, et ses affectations dans les plannings sont supprimées. Le responsable du département est affecté au département de son supérieur hiérarchique.

Importation automatique de la structure depuis Microsoft Entra ID

Lorsque l’intégration Microsoft Entra ID est active (voir Intégration Microsoft Entra ID), un commutateur Téléchargez automatiquement la structure depuis Microsoft Entra ID apparaît au-dessus du tableau des départements, accompagné de la description Construisez et mettez à jour automatiquement les hiérarchies de départements et les affectations des employés en fonction de Microsoft Entra ID.

1. Activez-le. La modification est enregistrée immédiatement.
2. Lors des synchronisations suivantes, pour les utilisateurs issus de l’annuaire, le supérieur hiérarchique est repris de l’attribut du responsable dans Entra ID et le poste de l’attribut du titre. Un département est créé pour chaque responsable (portant le nom de l’attribut de département du responsable ou, s’il est vide, le nom du responsable) et mis à jour lorsque les données changent.

Remarque : les données synchronisées écrasent les modifications manuelles du supérieur hiérarchique et du département effectuées pour les utilisateurs de l’annuaire.