Model de proiect
Un șablon de proiect este un model pentru proiectele noi: o programare, un buget, riscuri, produse și fișiere. În loc de date, șablonul păstrează numere de zile, astfel încât același șablon poate fi folosit pentru un proiect care începe în orice moment (vezi Adăugarea unui proiect dintr-un șablon).
Șabloanele se află în modulul Proiecte, în fila Șabloane. Lista are coloanele Nume, Spații de lucru și Descriere, iar câmpul Filtrați după nume sau descriere o restrânge după un cuvânt. Faceți clic pe un nume pentru a deschide programarea șablonului. Fila este vizibilă pentru utilizatorii care au permisiunea pentru șabloane într-un spațiu de lucru (vezi Spațiile de lucru și permisiunile pentru șabloane).
Crearea unui șablon de proiect
- În fila Șabloane, faceți clic pe Șablon nou.
- În fereastra Adaugă șablon de proiect, completați câmpul Nume, alegeți din Spații de lucru și, opțional, adăugați o Descriere.
- Faceți clic pe Adaugă. Se deschide programarea goală a șablonului.
Numele și cel puțin un spațiu de lucru sunt obligatorii. Dacă aveți permisiunea pentru șabloane într-un singur spațiu de lucru, câmpul Spații de lucru nu este afișat, iar șablonul ajunge în acel spațiu. Pentru a modifica ulterior numele, spațiile de lucru sau descrierea, folosiți opțiunea Editați din meniul șablonului (pictograma roată dințată de lângă nume).
Spațiile de lucru și permisiunile pentru șabloane
Fiecare șablon este atribuit unuia sau mai multor spații de lucru. Atribuirea stabilește:
- cine poate folosi șablonul — la crearea unui proiect, lista Șablon de proiect afișează doar șabloanele din spațiile de lucru în care se creează proiectul. Un șablon atribuit spațiului de lucru A nu apare pentru un proiect creat în spațiul de lucru B,
- cine poate administra șablonul — utilizatorii cu permisiunea Șabloane într-un spațiu de lucru pot adăuga, edita, clona și șterge șabloanele acelui spațiu.
Permisiunea se acordă în permisiunile de spațiu de lucru ale unui utilizator sau ale unui grup de utilizatori: grupul Configurare, coloana Șabloane. Are un singur nivel, care oferă administrarea completă a șabloanelor spațiului de lucru. Deblochează totodată fila Șabloane și opțiunea Creați un șablon dintr-un proiect. Un șablon nou poate fi atribuit doar spațiilor de lucru în care aveți această permisiune.
Pentru a acorda permisiuni de spațiu de lucru, vezi Utilizatori și permisiuni. Ce sunt spațiile de lucru, vezi în Spații de lucru.
Crearea unui șablon dintr-un proiect existent
- Deschideți proiectul, faceți clic pe pictograma roată dințată de lângă numele proiectului și alegeți Creați un șablon.
- În fereastra Creați un șablon din proiect, verificați numele (implicit, numele proiectului), alegeți spațiile de lucru și adăugați o descriere.
- Faceți clic pe Creați un șablon. Se deschide programarea noului șablon.
Opțiunea este vizibilă pentru un administrator al proiectului care are permisiunea pentru șabloane în cel puțin un spațiu de lucru. Șablonul primește:
- activitățile și jaloanele cu structura, descrierile, proprietarii, departamentele, efortul, culorile, atributele și dependențele lor. Datele devin numere de zile lucrătoare, numărate de la începutul proiectului,
- liniile bugetare cu previziuni, legături cu programarea și reguli de mapare a valorilor reale,
- riscurile și produsele,
- fișierele și linkurile proiectului, precum și coloanele listei programării.
Șablonul nu preia valorile reale ale bugetului, progresul activităților, stările riscurilor și produselor, planurile de proiect și nici activitățile sincronizate cu Jira.
Programarea într-un șablon
Programarea unui șablon funcționează ca programarea unui proiect, cu vizualizarea de tip listă și diagrama Gantt, dar are numere de zile în loc de date. Coloanele Start și Sfârșit sunt ziua de început și ziua de sfârșit, numărate de la începutul proiectului, iar Durata este numărul de zile. Un jalon are doar ziua de sfârșit. Datele se stabilesc în proiect, pornind de la data de început sau de sfârșit aleasă la crearea lui.
Adăugați activități și jaloane cu Activitate nouă (cu Jalon nou în lista acestui buton). În panoul elementului, setați zilele, proprietarii, departamentele, efortul, dependențele, liniile bugetare asociate, riscurile și produsele, descrierea și atașamentele. Butonul Atribute de programare alege coloanele de atribute care ajung în proiect.
Ziua de început, ziua de sfârșit și durata nu pot fi negative — în caz contrar apare mesajul Ziua de început, ziua de sfârșit și durata nu trebuie să fie mai mici de 0. Zilele unei activități cu subactivități rezultă din subactivitățile ei.
Bugetul într-un șablon
În fila Buget a șablonului se adaugă costuri și venituri — cu butoanele Cost nou și Venit nou. Un grup nu are previziuni proprii; valoarea lui este suma liniilor aflate sub el.
În panoul liniei, în secțiunea Programarea previziunii, folosiți Adaugă previziune pentru a adăuga înregistrări cu o sumă. O înregistrare se leagă de un număr de zi sau de o zi determinată de un element al programării — în acest caz, alegeți elementul în coloana Determinată de și numărul de zile înainte sau după el în coloana Decalaj. Câmpul Element de programare asociat leagă întreaga linie de o activitate.
Meniul Setări al filei conține Maparea importului valorilor reale — reguli care ajung în proiect (vezi Maparea valorilor reale). Fila este afișată atunci când organizația dvs. folosește modulul Buget.
Riscurile într-un șablon
În fila Riscuri a șablonului, adăugați riscurile tipice pentru acest fel de proiect. Un risc nou începe doar cu un nume; în panou, setați proprietarul, impactul, probabilitatea, categoria, elementul de programare asociat, impactul asupra programării în zile, impactul asupra bugetului și produsul final al proiectului. Meniul riscului conține Clonează și Ștergeți; ștergerea cere confirmare și nu poate fi anulată.
Un proiect creat din șablon primește riscurile cu toate aceste setări. Fila este afișată atunci când organizația dvs. folosește modulul Riscuri.
Produsele într-un șablon
În fila Produse a șablonului, adăugați produsele proiectului. În panou, setați proprietarul, elementul de programare, descrierea, șabloanele și cele mai bune practici. Ziua execuției produsului este ziua de sfârșit a elementului de programare asociat. Meniul produsului conține Clonează și Ștergeți. Fila este afișată atunci când organizația dvs. folosește modulul Produse.
Fișierele într-un șablon
Fila Fișiere a șablonului conține fișierele și linkurile care ajung în fiecare proiect creat din șablon. La crearea unui proiect, fișierele sunt copiate și atașate acelorași activități, riscuri, linii bugetare și produse ca în șablon. Atașamentul unui element al șablonului poate fi un fișier nou sau unul deja adăugat în șablon.
Butonul de adăugare permite să alegeți:
- Fișier — încărcarea unui fișier de pe computer,
- Link — introducerea unui nume și a unei adrese web,
- Folder — nume de până la 256 de caractere; folderele pot fi imbricate.
Un fișier sau un link al cărui nume există deja în șablon nu este adăugat — veți vedea mesajul Acest fișier există deja. Trageți fișierele și folderele pentru a le muta între foldere. Redenumirea unui fișier nu schimbă extensia lui.
Ștergerea unui fișier sau a unui link este ireversibilă și îl elimină din toate elementele șablonului la care era atașat. Ștergerea unui folder elimină tot conținutul lui, inclusiv subfolderele.
Notă: modificările aduse fișierelor șablonului nu afectează proiectele create anterior din el.
Clonarea unui șablon de proiect
Clonarea creează un șablon nou cu o copie a tuturor elementelor de programare, buget, risc și produs, a detaliilor lor și a legăturilor dintre ele, precum și a fișierelor șablonului.
- Deschideți șablonul și faceți clic pe pictograma roată dințată de lângă numele lui.
- Alegeți Clonarea șablonului de proiect.
- În fereastra Clonați șablonul de proiect, introduceți numele, alegeți spațiile de lucru și, opțional, o descriere, apoi confirmați. Se deschide programarea noului șablon.
Ștergerea unui șablon
Un șablon se șterge de pe pagina șablonului, nu din lista de șabloane. Deschideți șablonul, faceți clic pe pictograma roată dințată de lângă nume și alegeți Ștergeți. După ce confirmați Sunteți sigur că doriți să ștergeți șablonul de proiect?, șablonul este șters și reveniți la lista de șabloane.
Ștergerea nu poate fi anulată. Se elimină întreaga programare a șablonului cu dependențele și efortul ei, liniile bugetare, riscurile, produsele și fișierele. Proiectele create anterior din șablon rămân neschimbate — după creare, un proiect nu depinde de șablonul său.
