Temps de travail

Le suivi du temps passé sur les tâches vous permet de contrôler la manière dont les employés répartissent leur temps sur des tâches spécifiques ou des étapes de projet. En outre, au sein des projets, la comparaison entre le temps prévu et le temps de travail réellement enregistré permet d’évaluer la précision des estimations initiales. Cette connaissance facilite une répartition plus précise du temps pour des tâches similaires dans des projets futurs.

Activation du module de temps de travail

Pour activer le module de temps de travail pour votre organisation, l’administrateur système suit les étapes suivantes :

Allez dans l’onglet Paramètres du système dans le menu Administration.
Sélectionnez Saisie des temps.
Activez le module en basculant le commutateur. Le module de temps de travail est maintenant actif pour votre organisation.

Enregistrement du temps de travail

En tant qu’utilisateur connecté, vous pouvez enregistrer votre propre temps de travail. Notez que vous ne pouvez pas enregistrer le temps de travail d’un autre utilisateur.

Planification du temps de travail sur un poste de travail sans enregistrement préalable

Allez dans l’onglet Planning, trouvez la tâche dans la liste ou dans le panneau des éléments du planning, et cliquez sur Saisie des temps.
Dans la fenêtre Enregistrer le suivi du temps qui s’ouvre, saisissez les heures/minutes consacrées à la tâche pour un jour donné (par exemple, 2:30 pour 2 heures et 30 minutes).
En option, modifiez la date pour enregistrer le temps de travail d’un jour différent (la date du jour par défaut) et ajoutez un commentaire.
Cliquez sur Enregistrer pour afficher le temps de travail enregistré dans le champ Saisie des temps.

Planification du temps de travail sur un poste de travail avec les enregistrements précédents

Dans l’onglet Planning, cliquez sur le champ Saisie des temps dans la liste des plannings ou dans le panneau des éléments du planning.
Dans la fenêtre Saisie des temps qui s’ouvre, cliquez sur Ajouter.
Dans la fenêtre Enregistrer le suivi du temps qui s’ouvre, saisissez les heures/minutes consacrées à la tâche pour un jour donné (par exemple, 2:30 pour 2 heures et 30 minutes).
En option, modifiez la date pour enregistrer le temps de travail d’un jour différent (la date du jour par défaut) et ajoutez un commentaire.
Cliquez sur Enregistrer pour afficher le temps de travail enregistré dans le champ Saisie des temps.

Enregistrement du temps de travail pour des tâches ne relevant pas d’un projet, sans enregistrement préalable

Allez dans l’onglet Tâches.
Sélectionnez la tâche pour laquelle vous souhaitez enregistrer le temps de travail.
Dans le panneau des tâches qui s’ouvre, cliquez sur le champ Saisie des temps.
Dans la fenêtre Enregistrer le suivi du temps qui s’ouvre, saisissez les heures/minutes consacrées à la tâche pour un jour donné (par exemple, 2:30 pour 2 heures et 30 minutes).
En option, modifiez la date pour enregistrer le temps de travail d’un jour différent (par défaut, la date du jour) et ajoutez un commentaire.
Cliquez sur Enregistrer pour afficher le temps de travail enregistré dans le champ Saisie des temps.

Enregistrement du temps de travail pour les tâches hors projet avec les enregistrements précédents

Allez dans l’onglet Tâches.
Sélectionnez la tâche pour laquelle vous souhaitez enregistrer le temps de travail.
Dans le panneau des tâches qui s’ouvre, cliquez sur Saisie des temps.
Dans la fenêtre Enregistrer le suivi du temps qui s’ouvre, saisissez les heures/minutes consacrées à la tâche pour un jour donné (par exemple, 2:30 pour 2 heures et 30 minutes).
En option, modifiez la date pour enregistrer le temps de travail d’un jour différent (par défaut, la date du jour) et ajoutez un commentaire.
Cliquez sur Enregistrer pour afficher le temps de travail enregistré dans le champ Saisie des temps.

Vous pouvez modifier ou supprimer le temps de travail enregistré en cliquant sur une entrée enregistrée dans la fenêtre Suivi du temps ou dans l’onglet Suivi du temps.

Rapport sur le temps de travail de l'utilisateur

Dans l’onglet Saisie des temps, deux vues sont disponibles : Liste et Calendrier.

Par défaut, la liste des saisies de temps de travail de l’utilisateur est affichée. L’utilisateur qui a effectué les saisies peut les modifier ou les supprimer. La liste permet de regrouper les temps enregistrés selon des catégories définies.

La vue Calendrier contient un tableau avec les sommes de temps de travail de l’utilisateur pour les tâches, regroupées par projets. Le temps de travail est additionné par jour de calendrier. Si aucun temps de travail n’est enregistré pour un jour donné, la cellule reste vide.

Modification de la plage d’affichage des enregistrements de la durée du travail

Accédez à l’onglet Saisie des temps. Une liste des entrées de temps de travail enregistrées par l’utilisateur connecté s’ouvre, avec le mois en cours comme plage par défaut.
Cliquez sur les flèches situées à côté de la fourchette pour passer au mois précédent ou suivant.
Cliquez sur le bouton Plage. Un calendrier apparaît.
Sélectionnez le mois souhaité dans la liste. La liste des entrées de temps de travail s’adapte à l’intervalle sélectionné.

Regroupement de la liste des saisies de temps de travail enregistrées

Allez dans l’onglet Saisie des temps.
Cliquez sur le bouton Grouper par. Une liste des catégories de regroupement disponibles s’affiche.
Sélectionnez l’option de regroupement souhaitée. Si nécessaire, répétez cette étape pour ajouter un autre niveau de regroupement. Les entrées de temps de travail enregistrées sont regroupées dans l’ordre des options de regroupement sélectionnées.

Visualisation des temps de travail enregistrés sur le calendrier

Allez dans l’onglet Saisie des temps.
Ouvrez la vue Calendrier.
Dans la colonne Heure ou jour calendaire, cliquez sur une cellule remplie. Une fenêtre s’ouvre avec une liste d’entrées individuelles enregistrées dans la plage sélectionnée. Si une seule entrée a été enregistrée, la fenêtre d’édition s’ouvre immédiatement.

Modification du temps de travail enregistré sur la liste

Allez dans l’onglet Saisie des temps.
Dans la liste, cliquez sur le nom de la tâche associée à l’entrée que vous souhaitez modifier. Une fenêtre de modification s’affiche.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, modifiez le temps de travail, la date et le Commentaire.
Cliquez sur Enregistrer. L’entrée est mise à jour.

Modification du temps de travail enregistré dans le calendrier

Allez dans l’onglet Saisie des temps.
Ouvrez la vue Calendrier.
Dans la colonne Heure ou jour calendaire, cliquez sur une cellule remplie. Une fenêtre s’ouvre avec une liste d’entrées individuelles enregistrées dans la plage sélectionnée. Si une seule entrée a été enregistrée, la fenêtre d’édition s’ouvre immédiatement.
Survolez l’entrée et cliquez sur l’icône du crayon qui apparaît au bout de la ligne. La fenêtre de modification du temps de travail enregistré s’affiche.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, modifiez le temps de travail, la date et le Commentaire.
Cliquez sur Enregistrer. L’entrée est mise à jour.

Exportation du temps de travail enregistré

Allez dans l’onglet Saisie des temps.
Ouvrez la vue que vous souhaitez exporter : Liste ou Calendrier.
Cliquez sur le bouton Exportation. Un fichier Excel contenant les données disponibles dans la vue actuelle commence à être téléchargé.

Consultation du temps de travail d'autres utilisateurs

Les utilisateurs disposant des autorisations globales appropriées peuvent consulter le temps de travail des autres employés dans l’onglet Saisie des temps.

Sélection d’un utilisateur

Allez dans l’onglet Saisie des temps.
Si vous êtes autorisé à consulter le temps de travail d’autres utilisateurs, une liste d’utilisateurs est disponible dans la barre de boutons. Par défaut, l’utilisateur connecté est sélectionné.
Cliquez sur la liste et sélectionnez un autre utilisateur.
La vue affiche le temps de travail enregistré par l’utilisateur sélectionné.

Saisie des temps de travail des utilisateurs sur le projet

L’onglet Saisie des temps d’un projet montre le temps de travail total enregistré sur le projet par les différents membres du projet.

Vous pouvez personnaliser cette vue en filtrant les éléments par nom et en modifiant le zoom (période d’agrégation des données) à l’aide du curseur Zoom.

Ouverture du projet Onglet Saisie des temps

Dans le projet, allez dans l’onglet Saisie des temps. Elle montre les membres du projet qui ont enregistré du temps de travail au cours de la période sélectionnée et une section de la ligne du temps montrant le temps de travail total enregistré sur le projet par les membres individuels du projet.

Zoom sur le projet Onglet Saisie des temps

Dans l’onglet Saisie des temps, saisissez et faites glisser le curseur Zoom.
Le temps de travail enregistré par les utilisateurs est agrégé en fonction du niveau de zoom sélectionné.

Exportation des données du projet Onglet Saisie des temps

Dans l’onglet Suivi du temps, cliquez sur le bouton Exportation. Une liste des options d’exportation disponibles s’affiche.
Sélectionnez le format de fichier dans lequel vous souhaitez exporter les données de l’onglet Saisie des temps (ou la partie visible de celui-ci, si des filtres sont appliqués).
Le fichier portant une extension .pdf ou .png (selon l’option d’exportation sélectionnée) est téléchargé. Il contient une ligne du temps avec les données de l’onglet Saisie des temps (ou la partie visible de celle-ci si des filtres sont appliqués).

Rappel sur l'enregistrement du temps

Lorsque le module Saisie des temps est actif, le système vous permet d’activer une fonction de contrôle de l’enregistrement du temps de travail. Un message de rappel s’affiche si un utilisateur signale une tâche comme étant terminée sans avoir enregistré son temps de travail. Pour activer cette fonction, l’administrateur système doit suivre les étapes suivantes :

Allez dans l’onglet Paramètres du système dans le menu Administration et sélectionnez Saisie des temps.
Activez l’avertissement de suivi du temps non enregistré.

Charge de travail totale et temps de travail dans les Rapports de projet

Dans les rapports de type Projets, vous pouvez ajouter des colonnes qui affichent la charge de travail totale et le temps de travail.

Charge de travail : La somme de la charge de travail de toutes les tâches du projet.
Temps de travail : La somme du temps de travail enregistré pour toutes les tâches du projet.

Par défaut, ces colonnes ne sont pas visibles. Pour les ajouter à votre rapport, cliquez sur le bouton Colonnes et sélectionnez-les dans la liste des champs disponibles.

Rapports sur le temps de travail dans l'application mobile.

L’application mobile FlexiProject permet désormais aux utilisateurs de déclarer leur temps de travail directement à partir d’une tâche, comme dans la version web. C’est pratique pour les personnes qui travaillent sur le terrain et qui n’ont pas d’ordinateur à portée de main.

Pour enregistrer le temps de travail à partir de l’application mobile :

Ouvrez l’onglet Tâches dans l’application.
Sélectionnez la tâche à laquelle vous avez consacré du temps.
Choisissez le temps de travail des Rapports.
Saisissez la date, le temps consacré à la tâche et un commentaire facultatif.
Sauvegardez l’entrée.

Les entrées enregistrées apparaissent au même endroit que les entrées effectuées à partir de l’application web et suivent les mêmes règles d’autorisation et de configuration – voir Activation du module de temps de travail et Enregistrement du temps de travail.