Réel du budget

Un réel est un montant réellement dépensé ou reçu, par exemple une facture payée. Les réels sont affectés aux lignes budgétaires, et leur total est le Réel de la ligne. Un réel peut aussi rester non affecté : il compte alors seulement dans le total du projet et apparaît dans la ligne Non affecté. Tous les réels du projet se trouvent dans l’onglet Budget, dans la vue Réel (voir Budget du projet). Les réels sont ajoutés, modifiés et supprimés par les utilisateurs disposant de la permission Administration sur le budget.

Ajout d'un réel

1. Dans l’onglet Budget, accédez à la vue Réel et cliquez sur Ajouter un réel. Vous pouvez aussi ajouter un réel depuis le panneau d’une ligne budgétaire (menu du panneau, Ajouter un réel) ou depuis le menu d’une tâche du planning.
2. Dans la fenêtre Ajouter un réel, indiquez la date et le montant (dans la monnaie du budget) et, facultativement, choisissez une ligne budgétaire dans l’arborescence. La liste propose les lignes qui n’ont pas de sous-lignes.
3. Choisissez le type : Coûts ou Recettes. Lorsqu’une ligne est choisie, le type en découle et il est verrouillé.
4. Renseignez les attributs du réel, si l’organisation en a défini, et joignez éventuellement un fichier, par exemple une facture scannée.
5. Enregistrez.

Le type d’un réel doit correspondre au type de la ligne : un coût ne peut être affecté qu’à une ligne de coût, et une recette qu’à une ligne de recette. Un montant peut avoir au plus deux décimales. L’ajout d’un réel est consigné dans l’historique de la ligne.

Liste du réel

La vue Réel liste tous les réels du projet dans les colonnes Date, Débit (coûts), Crédit (recettes), Ligne budgétaire et Type. Le bouton Filtre restreint la liste par mot-clé, plage de dates et plage de montants. Le bouton de configuration des colonnes permet de choisir les colonnes visibles. Cliquez sur un réel pour l’ouvrir en modification (fenêtre Modifier le réel) ; un réel sans ligne affiche Aucun lien dans la colonne de la ligne.

Importation du réel

Au lieu de saisir à la main les réels provenant d’un système comptable, vous pouvez les charger depuis une feuille de calcul.

1. Dans la vue Réel, cliquez sur Importations, ou choisissez Import du réel dans le menu Paramètres.
2. Sélectionnez le fichier dans l’assistant Import du réel.
3. Pour chaque colonne du fichier, choisissez ce qu’elle contient : Date, Débit, Crédit, l’un des attributs du réel ou Passer. Les colonnes Débit et Crédit sont obligatoires.
4. Vérifiez l’aperçu. S’il existe des règles de mappage, l’application propose une ligne budgétaire pour chaque ligne du fichier.
5. Confirmez l’importation. Le message Réels importés : {count} apparaît.

Les montants de la colonne Débit sont importés comme coûts, et ceux de la colonne Crédit comme recettes.

Messages pendant l’importation :

• Indiquez les colonnes : Débit et Crédit — l’une des colonnes obligatoires n’est pas associée,
• Les règles de mappage désignent plus d’une ligne budgétaire — la ligne du fichier correspond aux règles de plusieurs lignes budgétaires ; choisissez la ligne vous-même ou précisez les règles.

Mappage du réel

Les règles de mappage indiquent à l’application à quelle ligne budgétaire appartient un réel importé. Elles sont utiles lorsque vous chargez régulièrement des données comptables — par exemple, tout ce qui contient « licence » dans la description va dans la ligne « Licences ».

1. Cliquez sur Paramètres au-dessus du budget et choisissez Mappage de l’importation du réel.
2. Cliquez sur Ajouter dans la fenêtre Mappage du réel.
   
3. Choisissez la ligne dans le champ Affecter une ligne budgétaire.
4. Ajoutez des conditions avec le bouton Nouvelle règle : choisissez le montant ou un attribut du réel, un opérateur (par exemple Contient ou Égalité) et une valeur. Les conditions d’une même règle sont reliées par et : un réel doit donc remplir toutes les conditions.
5. Enregistrez la règle.

Une règle exige au moins une condition avec une valeur, sinon le message Ajoutez au moins une condition avec une valeur renseignée apparaît. Une règle sans condition renseignée ne correspond à aucun réel. Un réel affecté par une règle prend le type de la ligne (coût ou recette). Si une ligne du fichier correspond aux règles de plusieurs lignes budgétaires, l’application ne l’affecte pas. Les règles ne s’appliquent qu’aux lignes qui ne sont pas des lignes de regroupement ; supprimer une ligne supprime ses règles, tout comme la transformation d’une ligne en ligne de regroupement.

Attributs du réel

Les attributs du réel sont des champs supplémentaires qui décrivent un réel, comme le numéro de facture, le fournisseur ou le centre de coûts. Un administrateur de l’organisation les définit : menu principal, Paramètres du système, onglet Budget, onglet Réel, section Attributs du réel, bouton Nouvel attribut.

Les attributs définis apparaissent dans la fenêtre du réel, peuvent être chargés pendant l’importation et servir dans les conditions des règles de mappage. Les types d’attributs sont les mêmes que pour les attributs de ligne (voir Attributs des lignes budgétaires).

Suppression d'un réel

1. Ouvrez le réel depuis la liste des réels ou depuis le panneau de la ligne.
2. Cliquez sur Supprimer et confirmez.

La valeur de la ligne et les totaux du projet sont recalculés immédiatement, et la suppression est consignée dans l’historique de la ligne.

Remarque : un réel supprimé ne peut pas être restauré.