Réel du budget

Un réel est un montant réellement dépensé ou perçu — par exemple une facture payée. Vous affectez le réel aux lignes budgétaires, et leur total constitue le Réel de la ligne. Un réel peut aussi rester non affecté, auquel cas il ne compte que dans le total du projet. Vous pouvez consulter tout le réel du projet dans l’onglet Budget, dans la vue Réel.

Ajouter un réel

Dans l’onglet Budget, accédez à la vue Réel et cliquez sur Ajouter un réel. Vous pouvez aussi ajouter un réel depuis le panneau d’une ligne budgétaire ou depuis le menu d’une tâche dans le planning.
Saisissez le montant et la date, choisissez le type (dépense ou recette) et, si vous le souhaitez, une ligne budgétaire.
Renseignez les attributs du réel, si votre organisation en a défini. Vous pouvez également joindre un fichier, comme une facture numérisée. Enregistrez.

Le type d’un réel doit correspondre au type de la ligne : une dépense ne peut être affectée qu’à une ligne de dépense, et une recette à une ligne de recette. Un montant peut avoir au maximum deux décimales. L’ajout d’un réel est enregistré dans l’historique de la ligne.

Liste du réel

La vue Réel liste tout le réel du projet dans les colonnes Date, Debit (dépenses), Credit (recettes), Ligne budgétaire et Type. Le bouton Filtre restreint la liste par mot-clé, plage de dates et plage de montants. Cliquez sur un réel pour le modifier.

Importer le réel

Plutôt que de saisir le réel de votre système comptable à la main, vous pouvez le charger depuis un tableur.

Dans la vue Réel, cliquez sur Importations, ou choisissez Import actuals dans le menu Paramètres.
Sélectionnez le fichier.
Pour chaque colonne du fichier, choisissez ce qu’elle contient : Date, Debit, Credit, l’un des attributs du réel, ou Passer. Les colonnes Debit et Credit sont obligatoires.
Vérifiez l’aperçu. Si vous avez des règles de mappage, l’application suggère une ligne budgétaire pour chaque ligne du fichier.
Confirmez l’import. Vous verrez Imported actuals: {count}.

Les montants de la colonne Debit sont importés comme dépenses, et ceux de la colonne Credit comme recettes.

Messages que vous pouvez voir :

Map the Debit and Credit columns — l’une des colonnes obligatoires n’est pas mappée,
The mapping rules point to more than one budget item — la ligne correspond aux règles de plusieurs lignes budgétaires ; choisissez la ligne vous-même ou affinez les règles.

Mappage du réel

Les règles de mappage indiquent à l’application à quelle ligne budgétaire appartient un réel importé. Elles sont utiles lorsque vous chargez régulièrement des données de la comptabilité — par exemple, tout ce qui contient « licence » dans la description va à la ligne « Licences ».

Cliquez sur Paramètres au-dessus du budget et choisissez Mappage de l’importation du réel.
Cliquez sur Ajouter.
Dans Affecter à, choisissez la ligne budgétaire.
Ajoutez des conditions : choisissez le montant ou un attribut du réel, un opérateur (par exemple Contient ou Égale) et une valeur.
Enregistrez la règle.

Une règle nécessite au moins une condition avec une valeur, sinon vous verrez Ajoutez au moins une condition avec une valeur renseignée. Un réel affecté par une règle prend le type de la ligne (dépense ou recette). Si une ligne correspond aux règles de plusieurs lignes budgétaires, l’application ne l’affecte pas.

Attributs du réel

Les attributs du réel sont des champs supplémentaires qui décrivent un réel — comme le numéro de facture, le fournisseur ou le centre de coûts. Un administrateur de l’organisation les définit dans Paramètres du système → Budget → l’onglet Réel → New attribute.

Les attributs définis apparaissent dans la fenêtre du réel, peuvent être chargés lors de l’import et peuvent être utilisés dans les conditions des règles de mappage.

Supprimer un réel

Ouvrez le réel depuis la liste du réel ou depuis le panneau de la ligne.
Cliquez sur Supprimer et confirmez.

La valeur de la ligne et les totaux du projet sont recalculés immédiatement, et la suppression est enregistrée dans l’historique de la ligne.

Remarque : un réel supprimé ne peut pas être restauré.