Projets

FlexiProject est un outil de gestion de projet complet qui vous permet de définir des détails clés tels que le nom, les délais et le budget. Il vous permet d’adapter votre approche grâce à des fonctionnalités adaptées aussi bien aux tâches simples qu’aux initiatives stratégiques.

Chaque projet comprend des tâches et des jalons, décrivant les objectifs et les phases du projet. Le système vous permet d’établir des relations entre les tâches, d’allouer des ressources, d’enregistrer les heures de travail et de suivre l’avancement du projet. Il facilite également la gestion des risques liés au projet et fournit des outils de communication pour le partage de documents et les discussions. En outre, FlexiProject génère des Rapports sur l’état d’avancement, les ressources et les coûts, utiles aux gestionnaires et aux parties prenantes.

Vue de la liste des projets

La liste principale des projets vous permet d’organiser les données par unités opérationnelles à l’aide des Espaces de travail. Cela permet de maintenir une structure claire dans les organisations complexes :

Colonne Espaces de travail : Identifie l’Espaces de travail auquel le projet appartient (visible uniquement s’il existe plusieurs espaces de travail).
Filtrage et regroupement : Vous pouvez filtrer ou regrouper la liste par Espaces de travail pour séparer visuellement les projets affectés à différents domaines opérationnels.

Ajouter un nouveau projet vierge

L’ajout d’un nouveau projet vide permet de créer un projet qui ne contient pas de données. Cette option vous permet de planifier un projet avec un caractère individuel. Pour créer un nouveau projet vierge, suivez les étapes ci-dessous :

Naviguez au module Projets dans le menu principal.
Localisez le bouton Nouveau projet et cliquez dessus. Une liste d’options s’affiche.
Dans la liste, sélectionnez l’option Vierge. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Dans la fenêtre, saisissez le nom de votre projet et sélectionnez l’Espace de travail.

Note : La sélection d’un espace de travail est obligatoire. Si vous n’êtes affecté qu’à un seul espace de travail, celui-ci sera sélectionné par défaut.
Sur la page suivante, sélectionnez les fonctionnalités que vous souhaitez activer pour votre projet. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter ».
Les fonctionnalités sélectionnées créeront un nouveau projet vide. Le projet s’ouvre dans l’onglet Planning.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Fonctionnalités du projet.

Ajouter un nouveau projet à partir d'un modèle

Un modèle de conception préétabli peut considérablement rationaliser votre travail si vous travaillez fréquemment sur des projets comportant des tâches similaires ou répétitives. Les modèles de projet sont assortis de tâches, de délais et de fonctionnalités prédéfinis, ce qui vous permet de créer rapidement de nouveaux projets sur la base de structures établies.

Pour créer un nouveau projet à partir d’un modèle, vous devez avoir préalablement créé au moins un modèle de projet. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Créer un modèle de projet.

Pour créer un nouveau projet à partir d’un modèle, suivez les étapes ci-dessous :

Naviguez au module Projets dans le menu principal.
Localisez le bouton Nouveau projet et cliquez dessus. Une liste d’options s’affiche.
Dans la liste, sélectionnez l’option A partir d’un modèle. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Dans la fenêtre, sélectionnez d’abord l’Espaces de travail. Saisissez ensuite le nom de votre projet et sélectionnez le modèle approprié.

Important : vous ne verrez que les modèles affectés à l’Espace de travail sélectionné.

Tenez compte des jours ouvrables ! N’oubliez pas que la date de début/fin du projet sera ajustée en fonction des jours ouvrables sélectionnés à l’étape suivante.
Spécifiez les jours ouvrables en sélectionnant les jours de la semaine appropriés.
Si le jour est surligné en bleu, cela signifie qu’il a été sélectionné comme jour ouvrable.
La date de début et la date de fin du projet seront ajustées en fonction des jours ouvrables choisis.
Sur la page suivante, sélectionnez les fonctionnalités que vous souhaitez activer pour votre projet. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Fonctionnalités du projet.

Sur la page suivante, vous verrez un aperçu du planning du projet affiché sur un diagramme de Gantt.
Enfin, cliquez sur le bouton « Ajouter ». Le modèle, le nom, les dates et les fonctionnalités sélectionnés créeront un nouveau projet. Le projet s’ouvre dans l’onglet Planning.

Importer un projet depuis Microsoft Project

Vous pouvez rapidement transférer votre projet de Microsoft Project à FlexiProject. Cela permet de gagner du temps et de conserver des données cohérentes.

Pour créer un nouveau projet à partir d’un fichier MPP :

Accédez au module Projets dans le menu principal.
Cliquez sur le bouton Nouveau projet et sélectionnez l’option À partir de Microsoft Project.
Saisissez le nom du projet et sélectionnez l’Espace de travail cible.
Joignez le fichier .mpp par glisser-déposer ou en sélectionnant un fichier sur votre disque.
Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape de mise en correspondance des données.
Mettez en correspondance les colonnes : Assurez-vous que les colonnes de votre fichier MS Project (Nom, Début, Fin, Prédécesseurs) sont correctement mappées aux attributs de FlexiProject.
Cliquez sur Suivant.
Sélectionnez les fonctions que vous souhaitez activer pour votre projet et cliquez sur Ajouter.

Pour plus d’informations, voir : Fonctionnalités du projet.

Le système créera un nouveau projet sur la base du Planning importé. Notez que le système optimise les performances en important les exceptions de calendrier uniquement pour la période concernée (2 ans avant le début et 2 ans après la fin du projet).

Le système créera un nouveau projet sur la base du calendrier, du nom et des fonctionnalités importés. Le projet s’ouvre dans l’onglet Planning. S’il existe des différences par rapport au fichier source, un écran distinct s’affiche et met en évidence ces changements.

Importer un projet à partir de Microsoft Excel

Cette fonction vous permet de transférer rapidement des projets à partir d’autres systèmes en exportant les données vers des fichiers Excel. Si vous disposez de données de projet dans un fichier Excel, vous pouvez les importer dans FlexiProject. Cela permet d’éviter la saisie manuelle des données et de maintenir la cohérence de vos informations.

Naviguez au module Projets dans le menu principal.
Localisez le bouton Nouveau projet et cliquez dessus. Une liste d’options s’affiche.
Dans la liste, sélectionnez l’option Depuis Microsoft Excel. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Saisissez le nom du projet et sélectionnez l’Espace de travail cible.

(Remplissage automatique si vous n’avez accès qu’à un seul espace de travail).
Joindre un fichier contenant les données du projet. Vous pouvez le faire par glisser-déposer ou en sélectionnant un fichier sur le disque.
Cliquez sur le bouton « Next ».
Une page affichant les données du fichier importé s’affiche.
Définir les données de chaque colonne. Cliquez sur la case située en haut de chaque colonne et sélectionnez dans la liste déroulante le type de données que la colonne spécifiée contient.
Sélectionnez l’option « Ignorer » si la colonne ne contient pas les données nécessaires ou si vous ne souhaitez pas l’importer.

Si nécessaire, modifiez le format de la date saisie. Pour ce faire, cliquez sur l’icône de calendrier à droite de l’en-tête de la colonne Début ou Fin pour ouvrir une fenêtre permettant de définir le format de la date.

Dans le champ Format de la date, saisissez le format de date approprié selon les instructions.
Sur la page suivante, sélectionnez les fonctionnalités que vous souhaitez activer pour votre projet. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter.

Pour plus d’informations, reportez-vous à : Fonctionnalités du projet.

Un nouveau projet sera créé sur la base des données, du nom et des fonctionnalités importés. Le projet s’ouvre dans l’onglet Planning.

Personnaliser les attributs du projet

Pour modifier les attributs d’un projet, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée située à côté du nom du projet et sélectionnez « Information ».

Modifier l’avatar du projet

Dans le panneau latéral des paramètres du projet, localisez l’avatar du projet.
Cliquez sur le symbole du crayon dans le coin de l’avatar du projet pour ouvrir la fenêtre de sélection des fichiers.
Recherchez et sélectionnez le fichier image que vous souhaitez définir comme avatar du projet, puis confirmez votre sélection.
Le graphique sélectionné apparaît dans la section Avatar.
Vos modifications seront automatiquement enregistrées.
L’avatar du projet s’affichera à côté du nom du projet en haut de l’onglet Paramètres/Informations et partout où le projet est visible dans FlexiProject, comme dans la liste des projets, le portefeuille et les rapports.

Modifier le nom du projet

Dans le panneau latéral des paramètres du projet, cliquez sur le champ Nom et modifiez le nom du projet.
Cliquez en dehors du champ du nom. Les modifications seront automatiquement enregistrées.

Modifier la description du projet

Dans le panneau latéral des paramètres du projet, cliquez sur le champ Description et ajoutez ou modifiez la description du projet.
Vous pouvez personnaliser le style, ajouter des pièces jointes et des graphiques à la description.
Cliquez en dehors du champ de description. Les modifications seront automatiquement enregistrées.
Après l’enregistrement, une icône d’information apparaît à côté du nom du projet. En passant la souris dessus, la description du projet s’affiche.

Modifier l’espace de travail du projet

Dans le panneau latéral des paramètres du projet, localisez l’élément Espaces de travail champ. Ce champ indique l’affectation actuelle. Vous pouvez déplacer le projet vers un autre espace de travail en le sélectionnant dans la liste (à condition d’avoir accès à l’espace de travail cible).

Fonctionnalités du projet

Chaque projet comprend un calendrier, élément fondamental de la planification et de l’exécution du projet. Outre le calendrier, vous pouvez utiliser diverses fonctionnalités au sein du projet.

Tableau de bord du projet : Affichez un résumé de l’état du projet, y compris l’avancement, le budget, les risques, les produits livrables, les ressources et le temps de travail.
Budget : Permettre la planification et le suivi des coûts du projet, tels que les coûts des ressources, les coûts externes et les coûts indirects.
Risques : Identifiez et gérez les risques potentiels du projet, tels que les retards, les problèmes de qualité, les changements de portée ou les conflits.
Produits : Permet de définir et de suivre les produits livrables du projet, tels que les documents, les logiciels, le matériel ou les services.
Ressources : Faciliter la planification et l’affectation des personnes, de l’équipement et du matériel aux tâches du projet et assurer le suivi de leur disponibilité et de leur charge de travail.
Temps de travail : Enregistre et contrôle le temps que les utilisateurs consacrent aux tâches du projet.
Notation : Évaluez et comparez les projets en fonction de divers critères, tels que la rentabilité, le risque ou la conformité.
Revues: Planifier et réaliser des évaluations régulières de l’état d’avancement du projet, telles que des révisions préliminaires, à mi-parcours et finales.
Charte du projet : créez et partagez la charte de votre projet, y compris les informations essentielles telles que l’objectif, la portée, le calendrier, le budget, les risques et les résultats attendus.
Chat : Communiquez avec les participants au projet, échangez des messages, des fichiers et des liens, et créez des canaux thématiques.

Vous pouvez personnaliser la disponibilité de ces fonctionnalités en fonction des exigences et des besoins du projet, soit lors de la création du projet, soit ultérieurement. N’oubliez pas que la désactivation d’une fonction ne supprime pas les informations qui y sont associées du système. Vous pouvez les réactiver à tout moment. Pour ajuster la disponibilité des fonctionnalités du projet, suivez les étapes suivantes :

Dans le menu de la barre d’onglets, sélectionnez Paramètres / Fonctions. Une fenêtre s’ouvre, affichant une liste des fonctionnalités disponibles.
Cochez ou décochez les cases appropriées pour activer ou désactiver les fonctionnalités souhaitées.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Votre sélection ajustera la liste des onglets (fonctionnalités) disponibles dans le projet.

Veuillez noter que l’activation et la désactivation des fonctionnalités ne suppriment pas les informations qui y sont associées. Par exemple, si vous souhaitez supprimer un budget de votre projet, vous devez d’abord supprimer manuellement tous les postes budgétaires, puis désactiver la fonctionnalité dans le projet.

Cloner le projet

Le clonage permet de créer un nouveau projet à partir d’un projet existant. Le nouveau projet héritera des mêmes paramètres, fonctionnalités et tâches que le projet source. Toutefois, il ne contiendra pas de données individuelles telles que le plan du projet, le budget, les risques, les produits, les ressources, le temps de travail, la notation, les révisions, la charte du projet ou le chat. Vous pouvez cloner un projet à n’importe quel moment de son exécution si vous avez besoin de créer un projet similaire ou analogue.

Ouvrez le projet que vous souhaitez cloner
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté du nom du projet et sélectionnez « Cloner ».
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nom pour le projet cloné et cliquez sur Cloner

. Le système crée un nouveau projet basé sur le projet source et ouvre l’onglet Planning du projet nouvellement créé.

Projets favoris

L’ajout aux favoris vous permet de créer une liste personnalisée de projets auxquels vous participez actuellement ou qui sont essentiels pour vous pour d’autres raisons. Cette liste permet d’accéder directement à un projet, sans avoir à naviguer jusqu’à l’onglet Projets.
Vous pouvez ajouter et supprimer des projets des favoris à partir de la liste des projets ou à l’intérieur d’un projet.

Ajouter et supprimer un projet des favoris

Pour ajouter un projet à vos favoris, vous avez deux possibilités :

Naviguez jusqu’à l’onglet Projets. Lorsque vous survolez une ligne de projet, un astérisque apparaît. Cliquez dessus pour ajouter le projet à vos favoris.
Ouvrir le projet sélectionné. Lorsque vous ouvrez un projet, un astérisque apparaît à côté de son nom. Cliquez sur l’astérisque pour ajouter le projet à vos favoris.

Pour supprimer un projet de vos favoris, cliquez à nouveau sur l’étoile située à côté du projet. Une étoile vide indique que le projet n’est pas ajouté aux favoris, tandis qu’une étoile jaune signifie que le projet est dans les favoris.

Après avoir ajouté le premier projet aux favoris, l’onglet Favoris apparaît dans le menu des onglets. Vous pouvez développer et réduire cet onglet à l’aide de la flèche. L’onglet Favoris restera caché si vous n’avez pas de projets favoris.

Archiver et restaurer le projet

Lorsque vous archivez des projets qui ont été achevés ou qui ne sont plus actifs, ils sont masqués par défaut dans la liste des projets et les utilisateurs ne reçoivent plus de notifications à leur sujet. Vous pouvez afficher les projets archivés en appliquant le filtre « Afficher les projets archivés ». Si nécessaire, vous pouvez également restaurer un projet archivé.

Archivage du projet

Ouvrez le projet que vous souhaitez archiver
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté du nom du projet et sélectionnez « Archiver ».
L’option d’archivage se transforme en option de restauration. Le système masquera alors le projet dans la liste des projets et cessera d’envoyer des notifications aux utilisateurs.
Le projet archivé est marqué par une icône à côté du nom du projet.

Restauration d’un projet archivé

Ouvrez le projet archivé que vous souhaitez restaurer
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté du nom du projet et sélectionnez « Restaurer ».

L’option d’archivage se transforme en option de restauration. Le système affichera alors le projet dans la liste des projets. Les notifications de projet seront envoyées aux utilisateurs

Supprimer le projet

La fonction Supprimer permet de retirer définitivement un projet du système. Cette action est irréversible et élimine tous les éléments liés au projet qui sont visibles ailleurs dans le système, tels que les éléments budgétaires, les chartes de projet, les risques et les produits livrables. Vous ne devez supprimer un projet que lorsque vous êtes sûr qu’il n’est plus nécessaire.

Ouvrez le projet que vous souhaitez supprimer
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté du nom du projet et sélectionnez « Supprimer ». Une fenêtre de confirmation s’ouvre.
Saisissez le nom du projet et cliquez sur le bouton Supprimer.
Le système supprimera définitivement le projet et tous les éléments qui y sont liés.