Ressources de l’organisation

Le module Ressources affiche la charge de travail des personnes sur l’ensemble des projets de l’organisation ainsi que leur disponibilité. La charge provient du temps nécessaire des tâches réparti entre les propriétaires (voir Ressources dans le projet).

La vue complète — toutes les personnes, le sélecteur de vue et le filtre — est accessible aux utilisateurs disposant du droit sur le module Ressources et aux responsables de département. Les autres utilisateurs ne voient que leur propre charge. La disponibilité peut être modifiée par les utilisateurs disposant d’une licence Complète, ayant le droit sur le module et étant responsable de département ou manager direct de la personne.

Charge de travail des ressources de l'organisation

Le tableau affiche les personnes et leur charge de travail sur une chronologie. Au-dessus du tableau, définissez le mois, l’échelle (jour, semaine, mois), la vue (voir Charge de travail par départements et projets) et l’unité : Heures, Pourcentages ou Tâches. La couleur de la cellule indique si la charge correspond à la disponibilité de la personne.

Resources module with the people workload table, filter, view, month, unit, export and settings

Le bouton Filtre (dans les vues Utilisateur et Utilisateur > Projet) restreint le tableau aux personnes et départements sélectionnés. Dans le menu Paramètres, activez :

Afficher les non-inclus — la charge des projets dont les statuts ne sont pas comptés (voir Paramètres du module Ressources),
Utilisateurs supprimés — les personnes retirées de l’organisation qui ont encore du travail affecté.

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Charge de travail de l'utilisateur

Développez la ligne d’une personne pour voir de quels projets et tâches provient sa charge de travail. Dans la vue Utilisateur > Projet, la charge de chaque personne est déjà répartie par projet. Survolez une cellule pour voir la charge et la disponibilité de cette période.

Charge de travail par départements et projets

La vue détermine comment les lignes du tableau de charge sont regroupées. La liste des vues s’ouvre depuis le bouton portant le nom de la vue actuelle (Utilisateur par défaut), à côté du bouton Filtre :

Utilisateur — une ligne par personne,
Utilisateur > Projet — la charge de chaque personne répartie par projet,
Département — la charge et la disponibilité totales d’un département entier,
Département > Utilisateur — les départements avec leurs membres en dessous,
Département > Utilisateur > Projet — la répartition complète du département jusqu’au projet,
Département > Projet — la charge d’un département dans chaque projet.

Open list of views in the Resources module: User, User > Project, Department, Department > User, Department > User > Project, Department > Project

Les personnes qui n’appartiennent à aucun département sont affichées sur une ligne à part. L’unité (heures, pourcentages ou nombre de tâches) et l’échelle de temps (jour, semaine, mois) sont choisies indépendamment de la vue.

Remarque : la liste des vues est accessible aux utilisateurs disposant du droit sur le module Ressources et aux responsables de département. Tous les autres ne voient que leur propre charge. Si votre organisation n’a pas de départements, seule la vue Utilisateur est disponible. Les départements se configurent dans Structure de l’organisation.

Exportation de la charge de travail

Le bouton Exportation enregistre la charge de travail en PDF ou en PNG (la vue telle qu’affichée à l’écran) ou en fichier XLSX. Le fichier XLSX couvre toute la période sélectionnée dans le tableau, avec la vue actuelle et les paramètres Afficher les non-inclus et Utilisateurs supprimés.

Disponibilité par défaut de l'utilisateur

La disponibilité est le nombre d’heures (ou de MD) qu’une personne peut consacrer au travail chaque jour de la semaine. Cliquez sur l’icône de disponibilité dans la ligne d’une personne pour ouvrir une fenêtre avec sa disponibilité en vue Calendrier ou Liste. Le bouton affichant la disponibilité actuelle (par exemple Lun–Ven : 8) ouvre l’éditeur :

la ligne Disponibilité par défaut — les valeurs pour chaque jour de la semaine,
les lignes suivantes — des périodes avec une disponibilité différente, par exemple un temps partiel sur certains mois.

Default capacity window with hours for each weekday and the button to add a period

Les périodes ne peuvent pas se chevaucher — sinon vous voyez Les plages de dates des exceptions ne peuvent pas se chevaucher. La disponibilité influence la façon dont le temps nécessaire est réparti sur les jours et les couleurs de la charge.

Exceptions de disponibilité

Pour ajouter un changement ponctuel de disponibilité — un congé, une formation, un jour de repos — cliquez sur Ajouter exception dans la fenêtre de disponibilité de la personne. Dans la fenêtre Exception de disponibilité, saisissez le Nom, les dates dans les champs De et Jusqu’à, et les Heures de disponibilité pour ces jours (0 signifie une absence). L’exception apparaît dans le calendrier et la liste de disponibilité de la personne.

Capacity exception window with the name, From and To dates and hours

Si votre organisation est connectée au calendrier Outlook, les absences de journée entière du calendrier de l’utilisateur sont ajoutées automatiquement à sa disponibilité (voir Paramètres du module Ressources et Intégration Microsoft Entra ID).

Jours non travaillés de l'organisation

Les jours non travaillés pour l’ensemble de l’organisation — les jours fériés — se définissent dans les Paramètres du système, sur l’onglet Ressources, dans la section Jours non travaillés (vue Calendrier ou Liste). Lorsque vous ajoutez un jour non travaillé, saisissez son nom et les dates dans les champs À partir de et Au. L’option Répéter chaque année le reconduit chaque année suivante.

Day off window with the name, dates and the Repeat every year option

Aucun temps nécessaire n’est réparti sur les jours non travaillés, et la disponibilité des personnes y est nulle.

Paramètres du module Ressources

Le module se configure dans les Paramètres du système, sur l’onglet Ressources :

activation du module — le désactiver ne supprime pas les données, cela masque seulement les onglets Ressources,
Compter le temps nécessaire — les Statuts des projets dont le travail compte dans la charge, et Inclure les projets archivés,
Unités — H (heures) ou MD (Jour-homme). Changer l’unité convertit toutes les valeurs de temps du système, ce qui nécessite une confirmation,
Mode de calcul du temps nécessaire — voir Recalcul du temps nécessaire lors de l’ajout de propriétaires,
Connexion au calendrier Outlook — affiché lorsque votre organisation est connectée à Microsoft Entra ID. Les absences de journée entière des calendriers des utilisateurs sont ajoutées à leur disponibilité. La déconnexion supprime les absences importées,
Jours non travaillés — voir Jours non travaillés de l’organisation,
Droits — qui dispose du droit sur le module Ressources.

Resources module system settings: allocation counting, units and calculation method