Ressources

Dans FlexiProject, les ressources désignent les personnes impliquées dans la mise en œuvre du projet. Il peut s’agir de membres de l’équipe de projet, de chefs de projet, de chefs d’équipe, de spécialistes dans divers domaines, de consultants externes et de prestataires de services. Les ressources disponibles dans FlexiProject sont les utilisateurs ajoutés. Une bonne gestion des ressources est essentielle à la réussite des projets en cours et peut profiter à l’équipe et à l’organisation.

Répartition du temps sur les Tâches sans propriétaires

L’allocation de temps représente le temps estimé nécessaire à l’accomplissement d’une tâche. L’attribution de temps aux tâches du Planning vous permet de planifier plus précisément le temps nécessaire à la réalisation du projet.

Attribution de temps sur des Tâches sans propriétaire dans la liste des tâches

1. Dans l’onglet Planning, cliquez sur le champ Répartition du temps dans la ligne de la tâche sélectionnée. Le champ passe en mode édition.
2. Saisissez une valeur représentant le nombre d’heures affectées à la tâche et confirmez.
3. Pour valider la valeur que vous avez saisie, cliquez en dehors du champ Consommation de temps ou sur Entrée.

Attribution de temps sur les Tâches sans les propriétaires sur le panneau des tâches

1. Dans l’onglet Planning, cliquez sur le nom de la tâche sélectionnée. Un panneau de tâches s’est ouvert sur le côté droit de l’écran.
2. Dans le panneau Tâches, cliquez sur le champ d’attribution.
3. Saisissez une valeur représentant le nombre d’heures du temps total alloué à la tâche sélectionnée, puis confirmez.
4. Pour valider la valeur que vous avez saisie, cliquez en dehors du champ Consommation de temps ou sur Entrée.

Répartition du temps pour les tâches avec les propriétaires

L’allocation représente le temps estimé dont le propriétaire a besoin pour accomplir la tâche. L’attribution de fonctions aux utilisateurs vous permet de mieux organiser et planifier leur travail simultané sur plusieurs projets.

Attribution du temps total des utilisateurs sur une tâche

1. Cliquez sur le champ Allocation dans l’onglet Planning, dans la liste des tâches ou dans le panneau de la tâche sélectionnée.
   La fenêtre contenant le tableau d’allocation de temps s’ouvre. Vous pouvez voir les propriétaires assignés, l’allocation totale qui leur est attribuée, ainsi qu’une section chronologique montrant la répartition de la durée des tâches.
2. Cliquez sur le champ Allocation dans la ligne du propriétaire sélectionné.
3. Saisissez le nombre total d’heures que vous souhaitez attribuer au propriétaire sélectionné et confirmez.
4. Cliquez en dehors du champ Allocation ou cliquez sur ENTRÉE.
   Les heures d’allocation sont attribuées et divisées de manière égale par le nombre de jours de travail du propriétaire.
   

Attribuer un temps de travail quotidien à un utilisateur sur une tâche

1. Cliquez sur le champ Allocation dans l’onglet Planning, dans la liste des tâches ou dans le panneau de la tâche sélectionnée. La fenêtre contenant le tableau de répartition du temps s’ouvre. Vous pouvez voir les propriétaires assignés, l’allocation totale qui leur est attribuée, ainsi qu’une section chronologique montrant la répartition de la durée des tâches.
2. Dans la fenêtre Allocation, allez dans l’onglet Allocation. Vous pouvez voir les propriétaires assignés, l’allocation totale qui leur est attribuée, ainsi qu’une section chronologique montrant la répartition de la durée des tâches. Les champs correspondant à chaque jour de la tâche sont modifiables.
3. Cliquez sur le champ de l’allocation journalière dans la ligne du propriétaire sélectionné.
4. Saisissez le nombre d’heures allouées pour le jour sélectionné.
5. Cliquez en dehors du champ Allocation ou cliquez sur ENTRÉE pour confirmer.
   Vous avez attribué la valeur de l’allocation journalière et mis à jour l’allocation totale pour le propriétaire sélectionné.

Remarque : lorsque plusieurs utilisateurs (ou un Département) sont affectés à la même tâche, la manière dont l’effort total est réparti dépend des paramètres du système décrits dans Recalcul de l’effort lors de l’ajout de propriétaires.

Remarque : lorsque vous modifiez les dates des tâches, la proportion de l’effort réparti entre les utilisateurs et les départements est désormais conservée (auparavant, elle était réinitialisée à la répartition par défaut).

Recalcul de l'effort lors de l'ajout de propriétaires

Vous pouvez décider de la manière dont le système recalcule l’effort lorsqu’un nouvel utilisateur ou un nouveau Département est ajouté à une tâche qui dispose déjà d’une allocation. Ce paramètre se trouve dans Paramètres du système → Ressources et propose deux modes :

• Priorité de l’effort de la tâche (par défaut) – l’effort total de la tâche est préservé et divisé de manière égale entre tous les propriétaires. Exemple : une tâche a 100h assignées à Jean. Lorsque vous ajoutez Pierre, le total reste à 100h mais est divisé 50h / 50h. Lorsqu’un utilisateur est supprimé, l’effort restant est redistribué entre les propriétaires restants.
• Priorité de l’effort du propriétaire – l’effort attribué aux utilisateurs existants n’est pas modifié ; un utilisateur nouvellement ajouté commence avec 0h. Exemple : pour une tâche, 100 heures sont attribuées à Jean. Lorsque vous ajoutez Pierre, Jean a toujours 100h et Pierre 0h. La suppression d’un utilisateur réduit l’effort total de la tâche.

Choisissez le mode qui reflète le mieux la façon dont votre organisation planifie les Ressources. Le paramètre s’applique à tous les projets de l’espace de travail.

Prévisualisation de l'allocation du temps du projet dans l'onglet Ressources

Vous pouvez personnaliser l’affichage de la liste des ressources d’un projet afin d’analyser efficacement la charge de travail. L’onglet Ressources offre des options avancées de regroupement et d’affichage pour répondre à vos besoins de planification.

1. Accédez à l’onglet Ressources de votre projet.

Voir la configuration

La barre d’outils vous permet d’ajuster la présentation des données :

• Filtres : Vous pouvez filtrer la liste par nom d’utilisateur, par utilisateurs spécifiques ou par départements (si la Structure organisationnelle est active).
• Groupement : Passez de la vue utilisateur Standard à la vue utilisateur Département > pour organiser les Ressources en fonction de leurs équipes.
• Unités : Choisissez l’unité d’affichage des valeurs de la charge de travail :
  • Heures / jours-hommes Affiche la charge de travail en heures standard ou en jours-hommes. L’unité et le taux de conversion (par exemple, 1 MD = 8h) sont définis dans les paramètres du système.
  • Tâches : Affiche le nombre de tâches actives par période.
  • Pourcentage [%] : Affiche le ratio charge de travail/capacité.
• Champ d’application (actuel ou tous) : Utilisez le menu déroulant pour décider si vous voulez voir la charge de travail générée uniquement par le projet en cours ou la charge de travail totale de tous les projets dans lesquels l’utilisateur est impliqué.
• Échelle : Faites basculer l’affichage de la chronologie entre le jour, la semaine et le mois. En cliquant sur l’en-tête d’une colonne d’une semaine ou d’un mois spécifique, vous accéderez à la vue quotidienne de cette période.

Exportation de la vue des ressources

1. Dans votre projet, allez dans l’onglet Ressources et cliquez sur le bouton Exportation.
   Une liste des options d’exportation disponibles apparaît.
2. Sélectionnez le format de fichier (PDF ou PNG) pour l’exportation de la vue des ressources.
   Si des filtres sont appliqués, seule la partie visible sera exportée.
   Un fichier portant l’extension .pdf ou .png sera téléchargé, en fonction de votre sélection. Ce fichier comprendra une vue de la ressource, ou la partie visible si des filtres ont été appliqués

Nouveau comportement de l’aperçu PDF : lorsque vous cliquez sur Exportation alors que le format PDF est sélectionné, le document s’ouvre dans l’aperçu PDF intégré au navigateur, dans un nouvel onglet, au lieu d’être téléchargé directement. À partir de l’aperçu, vous pouvez enregistrer le fichier, l’imprimer ou le fermer, en utilisant les commandes standard du navigateur.

Planification de la charge des ressources sur le graphique de planification

Dans l’onglet Planning, passez à la vue Gantt.

1. Cliquez sur le bouton Paramètres du graphique.
2. Cochez l’interrupteur à bascule situé à côté de Charge de travail des ressources.
3. Sous le diagramme de Gantt, un panneau de ressources apparaît. Vous pouvez configurer ce panneau pour analyser les données sous différentes perspectives :

• Champ d’application : Par défaut, le panneau affiche la charge de travail pour le projet en cours. Vous pouvez basculer le menu déroulant sur Tous les projets pour voir la charge de travail totale des Ressources dans l’ensemble de l’organisation.
• Regroupement : Si l’organisation a défini des départements, vous pouvez basculer la vue pour regrouper les ressources par Département. La ligne du Département affiche le résumé agrégé de la capacité et de la charge de travail de ses employés.

Charge de travail des ressources organisationnelles

Nouvelles options d’affichage :

• Bouton Paramètres – les options Inclure les projets non comptabilisés et Afficher les utilisateurs supprimés sont désormais regroupées sous un seul bouton Paramètres. Les utilisateurs supprimés sont masqués par défaut.
• Colonne Effort total – une nouvelle colonne indiquant la somme des heures allouées dans la période sélectionnée, disponible par utilisateur, par projet et par tâche. Dans une vue quotidienne, vous pouvez voir le total mensuel en un seul endroit.

Charge de travail de l'utilisateur

Disponibilité des utilisateurs par défaut

1. Dans la barre de menu des signets, accédez à l’onglet Ressources. Une liste d’utilisateurs et une ligne du temps s’ouvrent, montrant la répartition du temps des utilisateurs par jour.
2. Cliquez sur le nom de l’utilisateur sélectionné. L’onglet Allocation indique l’allocation journalière de l’utilisateur pour les projets auxquels il participe.
3. Dans la vue de l’utilisateur sélectionné, accédez à l’onglet Capacité.
4. Cliquez sur le bouton Capacité. La fenêtre Capacité par défaut s’ouvre.
5. Cliquez sur le champ situé à côté du jour de la semaine.
6. Saisissez le nombre d’heures de travail pour ce jour.
7. Appuyez sur Entrée ou cliquez en dehors de la boîte pour l’enregistrer.
8. Cliquez sur Enregistrer pour modifier la disponibilité de l’utilisateur par défaut.

Allocation et disponibilité en une seule vue : les onglets Allocation et Disponibilité, auparavant séparés, ont été fusionnés en une seule fenêtre de détails sur l’effort. À partir de cet endroit unique, vous pouvez visualiser et modifier la charge de travail d’un utilisateur à trois niveaux : par jour de la semaine, par jour individuel ou par mois (par exemple, 20 heures en mai, 30 heures en juin). Le total reste inchangé, mais la répartition mensuelle change.

La même répartition mensuelle peut désormais être définie lorsque seul un Département (sans utilisateur spécifique) est affecté à une tâche – par exemple, pour une tâche de 100 heures, vous pouvez définir 10 heures en mai et 90 heures en juin pour le Département affecté.

Ajouter une exception de disponibilité de l'utilisateur

1. Dans la barre de menu des signets, accédez à l’onglet Ressources.
   Une liste d’utilisateurs et une chronologie s’ouvrent, montrant la répartition des utilisateurs par jour.
2. Cliquez sur le nom de l’utilisateur sélectionné.
   L’onglet Allocation s’ouvre, affichant l’allocation quotidienne de l’utilisateur pour les projets auxquels il participe.
3. Dans la vue de l’utilisateur sélectionné, allez dans l’onglet Capacité.
   L’onglet avec la vue du calendrier s’ouvre.
4. Dans la vue du calendrier ou dans la liste des exceptions de disponibilité de l’utilisateur, cliquez sur le jour du calendrier pour lequel vous souhaitez ajouter une exception de disponibilité.
   La fenêtre Exception de capacité s’ouvre.
5. Saisissez le nom de l’exception d’accessibilité, par exemple « Vacances ».
6. Définissez les dates auxquelles vous souhaitez que l’exception de disponibilité s’applique.
7. Utilisez votre clavier ou les flèches pour saisir les heures de travail quotidiennes de l’utilisateur. Si l’utilisateur n’est pas disponible un jour donné, indiquez zéro.
8. Cliquez sur Ajouter.
9. La nouvelle exception de disponibilité apparaît dans le calendrier. Les jours où l’utilisateur n’est pas disponible sont surlignés en rouge, tandis que les jours où il est disponible sont surlignés en jaune.

Intégration du calendrier Outlook

Lorsque FlexiProject est intégré au service Azure Active Directory, il est possible de récupérer les absences de toute la journée des utilisateurs synchronisés à partir du calendrier de l’organisation directement en tant qu’exceptions à leur disponibilité.
Pour plus d’informations, consultez : Azure : Synchroniser les calendriers des utilisateurs

Disponibilité limitée dans le temps : un changement de disponibilité peut désormais être défini pour une période spécifique (date de début et date de fin), sans écraser la disponibilité par défaut ni affecter les projets historiques.

Exemple : un utilisateur passe à mi-temps du 1er juin au 31 décembre. Ajoutez une nouvelle entrée de disponibilité valable du 1er juin au 31 décembre avec 4h par jour. Pendant cette période, l’effort maximal à partir duquel la surcharge est calculée est de 4 heures par jour ; avant juin et après décembre, la valeur par défaut de 8 heures reste d’application.

Gérer les jours de congé au sein de l'organisation

1. Développez le groupe Administration dans la barre de menu des signets, puis allez dans l’onglet Paramètres du système. Une liste des réglages possibles du système s’affiche.
2. Dans les Paramètres du système, sélectionnez l’onglet Ressources. Un module de ressources avec une vue de calendrier par défaut s’ouvre.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter ou sur le jour du calendrier où vous souhaitez ajouter le jour de congé d’une organisation. La fenêtre Jours de congé s’ouvre.
4. Saisissez le nom du jour de congé, par exemple « Nouvel An ».
5. Définissez les dates auxquelles vous souhaitez que les jours de congé s’appliquent.
6. Facultatif : cochez la case de l’option « Répéter chaque année ». Si vous cochez l’option « Répéter chaque année », le jour de congé saisi sera répété chaque année en respectant les dates exactes.
7. Cliquez sur le bouton Ajouter. Vous ajouterez les jours de congé, qui sont affichés en rouge sur le calendrier. Vous pouvez visualiser ces jours dans les calendriers de l’organisation et des utilisateurs.