Gestion du projet

FlexiProject est un outil de gestion de projet complet qui vous permet de définir des détails clés tels que le nom, les délais et le budget. Il vous permet d’adapter votre approche grâce à des fonctionnalités adaptées aussi bien aux tâches simples qu’aux initiatives stratégiques.

Chaque projet comprend des tâches et des jalons, décrivant les objectifs et les phases du projet. Le système vous permet d’établir des relations entre les tâches, d’allouer des ressources, d’enregistrer les heures de travail et de suivre l’avancement du projet. Il facilite également la gestion des risques liés au projet et fournit des outils de communication pour le partage de documents et les discussions. En outre, FlexiProject génère des Rapports sur l’état d’avancement, les ressources et les coûts, utiles aux gestionnaires et aux parties prenantes.

Vue de la liste des projets

La liste principale des projets vous permet d’organiser les données par unités opérationnelles à l’aide des Espaces de travail. Cela permet de maintenir une structure claire dans les organisations complexes :

Colonne Espaces de travail : Identifie l’Espaces de travail auquel le projet appartient (visible uniquement s’il existe plusieurs espaces de travail).
Filtrage et regroupement : Vous pouvez filtrer ou regrouper la liste par Espaces de travail pour séparer visuellement les projets affectés à différents domaines opérationnels.

Personnaliser les attributs du projet

Pour modifier les attributs d’un projet, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée située à côté du nom du projet et sélectionnez « Information ».

Modifier l’avatar du projet

Dans le panneau latéral des paramètres du projet, localisez l’avatar du projet.
Cliquez sur le symbole du crayon dans le coin de l’avatar du projet pour ouvrir la fenêtre de sélection des fichiers.
Recherchez et sélectionnez le fichier image que vous souhaitez définir comme avatar du projet, puis confirmez votre sélection.
Le graphique sélectionné apparaît dans la section Avatar.
Vos modifications seront automatiquement enregistrées.
L’avatar du projet s’affichera à côté du nom du projet en haut de l’onglet Paramètres/Informations et partout où le projet est visible dans FlexiProject, comme dans la liste des projets, le portefeuille et les rapports.

Modifier le nom du projet

Dans le panneau latéral des paramètres du projet, cliquez sur le champ Nom et modifiez le nom du projet.
Cliquez en dehors du champ du nom. Les modifications seront automatiquement enregistrées.

Modifier la description du projet

Dans le panneau latéral des paramètres du projet, cliquez sur le champ Description et ajoutez ou modifiez la description du projet.
Vous pouvez personnaliser le style, ajouter des pièces jointes et des graphiques à la description.
Cliquez en dehors du champ de description. Les modifications seront automatiquement enregistrées.
Après l’enregistrement, une icône d’information apparaît à côté du nom du projet. En passant la souris dessus, la description du projet s’affiche.

Modifier l’espace de travail du projet

Dans le panneau latéral des paramètres du projet, localisez l’élément Espaces de travail champ. Ce champ indique l’affectation actuelle. Vous pouvez déplacer le projet vers un autre espace de travail en le sélectionnant dans la liste (à condition d’avoir accès à l’espace de travail cible).

Attributs des projets

Ouvrez le projet souhaité.
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté du nom du projet et sélectionnez Information. Le panneau d’information du projet apparaît, affichant tous les attributs du projet.
Localisez l’attribut que vous souhaitez compléter et saisissez la valeur appropriée.

Remarque : les attributs de type Fonction sont en lecture seule. Leurs valeurs sont calculées automatiquement sur la base de la formule définie et ne peuvent pas être modifiées manuellement.

Liaison d’un Attributs du planning à un élément du Planning

Si l’attribut est de type Planning et doit être lié à un élément de planning :

Dans le panneau d’information du projet, localisez l’attribut Date.
Sélectionnez l’option Lier à l’élément du Planning.
Sélectionnez la tâche ou le jalon concerné et indiquez si vous souhaitez utiliser la date de début ou de fin.
Enregistrez les modifications. L’attribut sera désormais automatiquement mis à jour en fonction de l’élément de planning lié.

Descriptions des infobulles

Tout champ comportant une description affiche une icône d’information ; si vous la survolez, vous verrez apparaître l’infobulle.

Fonctionnalités du projet

Chaque projet comprend un calendrier, élément fondamental de la planification et de l’exécution du projet. Outre le calendrier, vous pouvez utiliser diverses fonctionnalités au sein du projet.

Tableau de bord du projet : Affichez un résumé de l’état du projet, y compris l’avancement, le budget, les risques, les produits livrables, les ressources et le temps de travail.
Budget : Permettre la planification et le suivi des coûts du projet, tels que les coûts des ressources, les coûts externes et les coûts indirects.
Risques : Identifiez et gérez les risques potentiels du projet, tels que les retards, les problèmes de qualité, les changements de portée ou les conflits.
Produits : Permet de définir et de suivre les produits livrables du projet, tels que les documents, les logiciels, le matériel ou les services.
Ressources : Faciliter la planification et l’affectation des personnes, de l’équipement et du matériel aux tâches du projet et assurer le suivi de leur disponibilité et de leur charge de travail.
Temps de travail : Enregistre et contrôle le temps que les utilisateurs consacrent aux tâches du projet.
Notation : Évaluez et comparez les projets en fonction de divers critères, tels que la rentabilité, le risque ou la conformité.
Revues: Planifier et réaliser des évaluations régulières de l’état d’avancement du projet, telles que des révisions préliminaires, à mi-parcours et finales.
Charte du projet : créez et partagez la charte de votre projet, y compris les informations essentielles telles que l’objectif, la portée, le calendrier, le budget, les risques et les résultats attendus.
Chat : Communiquez avec les participants au projet, échangez des messages, des fichiers et des liens, et créez des canaux thématiques.

Vous pouvez personnaliser la disponibilité de ces fonctionnalités en fonction des exigences et des besoins du projet, soit lors de la création du projet, soit ultérieurement. N’oubliez pas que la désactivation d’une fonction ne supprime pas les informations qui y sont associées du système. Vous pouvez les réactiver à tout moment. Pour ajuster la disponibilité des fonctionnalités du projet, suivez les étapes suivantes :

Dans le menu de la barre d’onglets, sélectionnez Paramètres / Fonctions. Une fenêtre s’ouvre, affichant une liste des fonctionnalités disponibles.
Cochez ou décochez les cases appropriées pour activer ou désactiver les fonctionnalités souhaitées.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Votre sélection ajustera la liste des onglets (fonctionnalités) disponibles dans le projet.

Veuillez noter que l’activation et la désactivation des fonctionnalités ne suppriment pas les informations qui y sont associées. Par exemple, si vous souhaitez supprimer un budget de votre projet, vous devez d’abord supprimer manuellement tous les postes budgétaires, puis désactiver la fonctionnalité dans le projet.

Cloner le projet

Le clonage permet de créer un nouveau projet à partir d’un projet existant. Le nouveau projet héritera des mêmes paramètres, fonctionnalités et tâches que le projet source. Toutefois, il ne contiendra pas de données individuelles telles que le plan du projet, le budget, les risques, les produits, les ressources, le temps de travail, la notation, les révisions, la charte du projet ou le chat. Vous pouvez cloner un projet à n’importe quel moment de son exécution si vous avez besoin de créer un projet similaire ou analogue.

Ouvrez le projet que vous souhaitez cloner
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté du nom du projet et sélectionnez « Cloner ».
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nom pour le projet cloné et cliquez sur Cloner

. Le système crée un nouveau projet basé sur le projet source et ouvre l’onglet Planning du projet nouvellement créé.

Archiver et restaurer le projet

Lorsque vous archivez des projets qui ont été achevés ou qui ne sont plus actifs, ils sont masqués par défaut dans la liste des projets et les utilisateurs ne reçoivent plus de notifications à leur sujet. Vous pouvez afficher les projets archivés en appliquant le filtre « Afficher les projets archivés ». Si nécessaire, vous pouvez également restaurer un projet archivé.

Archivage du projet

Ouvrez le projet que vous souhaitez archiver
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté du nom du projet et sélectionnez « Archiver ».
L’option d’archivage se transforme en option de restauration. Le système masquera alors le projet dans la liste des projets et cessera d’envoyer des notifications aux utilisateurs.
Le projet archivé est marqué par une icône à côté du nom du projet.

Restauration d’un projet archivé

Ouvrez le projet archivé que vous souhaitez restaurer
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté du nom du projet et sélectionnez « Restaurer ».

L’option d’archivage se transforme en option de restauration. Le système affichera alors le projet dans la liste des projets. Les notifications de projet seront envoyées aux utilisateurs

Supprimer le projet

La fonction Supprimer permet de retirer définitivement un projet du système. Cette action est irréversible et élimine tous les éléments liés au projet qui sont visibles ailleurs dans le système, tels que les éléments budgétaires, les chartes de projet, les risques et les produits livrables. Vous ne devez supprimer un projet que lorsque vous êtes sûr qu’il n’est plus nécessaire.

Ouvrez le projet que vous souhaitez supprimer
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée à côté du nom du projet et sélectionnez « Supprimer ». Une fenêtre de confirmation s’ouvre.
Saisissez le nom du projet et cliquez sur le bouton Supprimer.
Le système supprimera définitivement le projet et tous les éléments qui y sont liés.