Stratégie

Le module Stratégie représente la stratégie de l’organisation sous la forme d’une arborescence d’objectifs stratégiques (avec des objectifs subordonnés) et de leurs indicateurs. Chaque objectif a des propriétaires et les projets qui le soutiennent, et l’avancement des objectifs et des indicateurs est calculé automatiquement. On voit ainsi comment la stratégie est mise en œuvre et quels projets rapprochent l’organisation de ses objectifs.

Un administrateur active le module dans Paramètres du système (voir Activation et désactivation des modules). L’élément Stratégie du menu est visible pour les utilisateurs disposant d’une licence Complète qui ont une permission sur le module Stratégie ou qui sont propriétaires d’un objectif ou d’un indicateur (voir Accès, propriétaires et collaboration).

Vues de la stratégie

Le module comporte deux onglets :

• Résumé — un tableau de bord avec des graphiques (voir Résumé de la stratégie). L’onglet est visible pour les utilisateurs autorisés à lire le module.
• Objectifs et indicateurs — l’arborescence des objectifs et des indicateurs. Un objectif est une ligne qui se déplie en objectifs subordonnés et en indicateurs.

L’arborescence affiche les colonnes Nom, Poids, Progrès, Graphique (une miniature de la trajectoire d’un indicateur : sa base et sa réalisation), Projets (avatars des projets de soutien), Propriétaire et Date de mise à jour. Le bouton des colonnes situé au-dessus de l’arborescence permet de les activer et de les désactiver. Le filtre restreint l’arborescence selon le nom, le Type (Objectifs ou Indicateurs), les Projets et le Propriétaire.

Un clic sur une ligne ouvre le panneau de l’objectif ou de l’indicateur, où tous les détails sont définis. Le nom, le poids et les propriétaires peuvent aussi être modifiés directement dans la ligne. Navigation dans le panneau : le fil d’Ariane au-dessus du nom mène aux objectifs parents.

Ajout d'un objectif

Les objectifs de premier niveau sont ajoutés par un utilisateur disposant de la permission Administrateur dans le module Stratégie.

1. Ouvrez le module Stratégie et l’onglet Objectifs et indicateurs.
2. Cliquez sur Ajouter un objectif. Une ligne de saisie du nom apparaît à la fin de l’arborescence.
3. Saisissez le nom de l’objectif et confirmez. L’objectif apparaît dans l’arborescence avec un poids de 1.
4. Un clic sur la ligne de l’objectif ouvre son panneau. Dans le panneau, vous renseignez : Propriétaires, la description, Indicateurs de l’objectif, Objectifs subordonnés et Projets de soutien, ainsi que les pièces jointes, les commentaires et l’historique.

Les modifications dans le panneau sont enregistrées immédiatement ; il n’y a pas de bouton d’enregistrement. Un administrateur du module supprime un objectif avec la commande Supprimer l’objectif du menu du panneau. La suppression d’un objectif ayant des objectifs subordonnés supprime aussi tous les objectifs et indicateurs imbriqués et est irréversible — l’application demande une confirmation.

Objectifs subordonnés, ordre et poids

Un objectif peut avoir des objectifs subordonnés imbriqués à n’importe quelle profondeur.

• Ajout d’un objectif subordonné — dans le panneau de l’objectif, dans la partie Objectifs subordonnés, avec le bouton d’ajout (vous saisissez un nom). Les objectifs subordonnés sont ajoutés par un utilisateur disposant de la permission Administrateur.
• Ordre et déplacement — vous faites glisser les lignes de l’arborescence par la poignée pour changer l’ordre ou pour déplacer un objectif ou un indicateur vers un autre objectif. Un indicateur doit toujours se trouver sous un objectif, et un objectif ne peut pas être déplacé dans son propre objectif subordonné. Le glisser-déposer est réservé à un utilisateur disposant de la permission Administrateur.
• Poids — un nombre entier non inférieur à 0, égal à 1 par défaut. Modifiez-le dans la colonne Poids de l’arborescence ou dans les listes d’indicateurs et d’objectifs subordonnés du panneau de l’objectif. Le poids détermine dans quelle mesure un objectif subordonné ou un indicateur influence l’avancement de l’objectif parent (voir Avancement des objectifs et des indicateurs).

Indicateurs

Un indicateur mesure la réalisation d’un objectif. Les indicateurs sont ajoutés dans le panneau de l’objectif, dans la partie Indicateurs de l’objectif (le bouton Ajouter un indicateur ; vous saisissez un nom) ; ils sont ajoutés par le propriétaire de l’objectif (ou le propriétaire de son objectif parent) et par l’administrateur du module. Un clic sur un indicateur ouvre son panneau avec le nom, l’avancement, le graphique, les valeurs, la description, les pièces jointes, les commentaires et l’historique.

Type d’indicateur

Le commutateur Nombre / Texte de la partie Valeurs de l’indicateur définit le genre de saisies. Le type ne peut être modifié que lorsque l’indicateur n’a aucune saisie (sinon le tableau affiche l’indication Supprimez les entrées du tableau pour changer le type.).

• Nombre — les saisies comportent une date ainsi qu’une Base et une Réalisation numériques. Le graphique présente la trajectoire de la base et la réalisation, et l’avancement est calculé à partir des valeurs.
• Texte — les saisies comportent une date ainsi qu’une base et une réalisation descriptives, et le Progrès (%), de 0 à 100, est saisi à la main.

Saisies de l’indicateur

Le bouton Ajouter une saisie ajoute une ligne avec une Date, une Base et une Réalisation. Les valeurs d’un indicateur numérique doivent être des nombres, et la date de la saisie doit être unique au sein de l’indicateur. L’icône située à côté d’une ligne supprime une saisie. La commande Supprimer l’indicateur supprime un indicateur (avec ses saisies) ; elle est aussi disponible dans la liste des indicateurs de l’objectif.

Projets de soutien d'un objectif

Les projets qui rapprochent l’organisation d’un objectif lui sont liés dans la partie Projets de soutien du panneau de l’objectif.

1. Ouvrez le panneau de l’objectif.
2. Cliquez sur Ajouter un projet. Une liste des projets auxquels l’utilisateur a accès s’ouvre.
3. Cochez des projets et confirmez.
4. Définissez le niveau de soutien de chaque projet : Peu de soutien, Soutien moyen ou Soutien majeur.

La liste affiche le projet, son avancement et le niveau de soutien. L’icône située à côté d’une ligne détache le projet de l’objectif. Un même projet ne peut être lié qu’une seule fois à un objectif.

Remarque : des projets ne peuvent être liés qu’à des objectifs qui n’ont pas d’objectifs subordonnés, et c’est le propriétaire de l’objectif (ou de son objectif parent) ou un administrateur qui les lie. Le niveau de soutien décrit la contribution du projet à l’objectif et n’entre pas dans le calcul de l’avancement de l’objectif. Les avatars des projets de soutien sont affichés dans la colonne Projets de l’arborescence.

Avancement des objectifs et des indicateurs

L’avancement est calculé automatiquement et recalculé après chaque modification :

• Indicateur numérique — la position de la dernière Réalisation sur le trajet entre la première et la dernière Base, en pourcentage. La première base est le point de départ, la dernière est la cible. L’indicateur va de 0 % à 100 % aussi bien avec une base croissante que décroissante. Sans saisies de base et de réalisation, ou avec des valeurs de base identiques, l’avancement est de 0 %.
• Indicateur textuel — le pourcentage saisi à la main.
• Objectif — la moyenne pondérée de l’avancement de ses indicateurs et de ses objectifs subordonnés, avec les poids de la colonne Poids. Un objectif sans indicateurs ni objectifs subordonnés a 0 %, même lorsque des projets le soutiennent.

L’avancement d’un objectif est affiché dans la colonne Progrès de l’arborescence et sur la barre du panneau de l’objectif (Progrès de l’objectif).

Résumé de la stratégie

L’onglet Résumé est un tableau de bord avec des graphiques d’objectifs et d’indicateurs choisis. Il est visible pour les utilisateurs autorisés à lire le module ; les graphiques sont ajoutés, modifiés, déplacés et redimensionnés par un utilisateur disposant de la permission Administrateur.

1. Cliquez sur Ajouter un graphique. La fenêtre Ajouter un graphique s’ouvre.
2. Saisissez un nom et choisissez la Plage de données — un objectif ou un indicateur de l’arborescence.
3. Choisissez le Type de graphique : Progrès (une barre d’avancement de l’objectif ou de l’indicateur choisi) ou Graphique de réalisation (la base et la réalisation d’un indicateur dans le temps). L’aperçu à côté montre le résultat.
4. Cliquez sur Ajouter.

Les graphiques sont placés sur une grille : faites-les glisser par la poignée et redimensionnez-les par le coin. Le menu du graphique (trois points) comporte les commandes de modification, de clonage et de suppression. Les portefeuilles, les revues et les rapports disposent de synthèses graphiques similaires (voir Aperçu graphique d’un rapport).

Accès, propriétaires et collaboration

Le module est accessible aux utilisateurs disposant d’une licence Complète. La permission sur le module Stratégie est accordée dans la section Modules système d’un utilisateur ou d’un groupe (voir Permissions des modules système) : Pas d’accès, Aperçu (accès à toute l’arborescence et au résumé, commentaires) ou Administrateur (gestion de la structure et du résumé).

• Propriétaires — dans le panneau de l’objectif ou de l’indicateur, dans le champ Propriétaires, vous choisissez des personnes disposant d’une licence Complète. Un propriétaire voit son objectif avec toute la sous-arborescence, même sans permission sur le module, et le modifie, ainsi que ses éléments subordonnés : il change le nom, la description, les poids, les indicateurs, les saisies et les projets, et ajoute des pièces jointes et des commentaires. Les propriétaires ne modifient pas la structure (objectifs subordonnés, glisser-déposer) ni le résumé. Un propriétaire reçoit une notification de l’affectation (voir Affecté à l’élément).
• Commentaires — l’onglet Commentaires du panneau ; la mention d’une personne avec @ lui envoie une notification (voir Mentionner des utilisateurs dans les commentaires). Toute personne qui peut consulter l’ensemble du module ou qui est propriétaire de l’élément peut commenter.
• Historique — l’onglet Historique répertorie les modifications d’un objectif ou d’un indicateur, par exemple un changement de nom, de poids et d’avancement, ou l’ajout d’un propriétaire, d’un projet, d’un indicateur, d’une saisie ou d’un commentaire.
• Pièces jointes — le bouton des pièces jointes du panneau permet d’ajouter des fichiers, et la liste du panneau permet de les supprimer ; disponible pour un utilisateur qui peut modifier l’élément.