Utilisateurs et droits

Le module Utilisateurs (menu principal) sert à gérer les comptes, les licences et les permissions des personnes de l’organisation. Il comporte trois onglets : Utilisateurs, Groupes et Structure organisationnelle (voir Structure organisationnelle).

Le module est accessible aux administrateurs du système. Ce qu’un utilisateur voit et peut faire dans l’application dépend de trois éléments : la licence, les permissions dans les espaces de travail et les modules système, et les permissions dans le projet lui-même (voir Permissions du projet).

Liste des utilisateurs

L’onglet Utilisateurs liste tous les utilisateurs de l’organisation. Le tableau comporte les colonnes Utilisateur (nom et avatar), Département (lorsque le module de structure organisationnelle est activé), Email, Licence, Dernière connexion et Statut. Le statut est Invité, Actif ou Supprimé ; un compte synchronisé avec un annuaire affiche une icône de synchronisation, et un administrateur porte une étiquette Administrateur.

Au-dessus du tableau, vous voyez le nombre d’utilisateurs pour chaque licence. Pour les licences Standard et Complète, la limite est également indiquée (par exemple 12/15) ; un dépassement de la limite est signalé en rouge. Dans les organisations de démonstration, la limite n’est pas affichée.

Le filtre restreint la liste selon le nom ou l’adresse e-mail, la licence et le département. Les utilisateurs supprimés sont masqués par défaut, et l’option Afficher supprimés les affiche. Le bouton Exportation enregistre la liste actuellement visible dans un fichier XLSX avec les colonnes utilisateur, département, adresse e-mail, licence, dernière connexion et statut.

Ajout et suppression d'utilisateurs

Ajout d’un utilisateur

1. Ouvrez l’onglet Utilisateurs et cliquez sur Ajouter.
2. Saisissez l’adresse E-mail du nouvel utilisateur.
3. Cliquez sur Envoyer une invitation. L’utilisateur apparaît dans la liste avec le statut Invité, et la fenêtre de sa licence et de ses permissions s’ouvre aussitôt.

Si l’adresse figure déjà dans l’organisation, le message L’utilisateur ayant l’adresse électronique spécifiée existe apparaît. L’invitation avec un lien d’activation est envoyée à l’adresse indiquée, et vous pouvez la renvoyer depuis le menu de la ligne (Renvoyer l’invitation). Le lien est valable pendant une durée limitée ; après son expiration, envoyez de nouveau l’invitation (voir Confirmation de l’adresse e-mail lors de la création d’un compte).

Suppression d’un utilisateur de l’organisation

Le menu de la ligne (trois points) contient la commande Supprimer de l’organisation. Après confirmation, l’utilisateur obtient le statut Supprimé et perd l’accès à l’organisation, et sa licence passe à Gratuite ; les droits d’administrateur et les jetons d’API personnels lui sont également retirés. Cela libère une licence dans la limite. Vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte.

Un utilisateur supprimé est rétabli avec la commande Restaurer l’utilisateur du menu de la ligne (la liste doit afficher les utilisateurs supprimés).

Licences

La licence détermine ce qu’un utilisateur peut faire dans l’application. L’organisation a des limites de licences Standard et Complète ; les licences gratuites sont illimitées (jusqu’à 100 dans une organisation de démonstration).

• Gratuite — l’utilisateur voit les tâches et les jalons qui lui sont affectés et modifie leur statut.
• Standard — l’utilisateur voit le planning, le budget, les risques, les produits et la charte de projet dans les projets auxquels il participe, gère pleinement les éléments qui lui sont affectés et saisit le temps de travail sur les tâches. Il n’a aucune permission globale ni d’espace de travail.
• Complète — l’utilisateur a des permissions accordées individuellement ou par l’intermédiaire de groupes : sur les espaces de travail, les modules système et les projets. Seul un tel utilisateur peut être administrateur du système, appartenir à un groupe et créer des projets.

Modifiez la licence avec la liste Licence de la fenêtre de licence et de permissions (voir Licence et permissions de l’utilisateur). La modification est enregistrée immédiatement. Lorsque la limite est atteinte, la fenêtre Dépassement du nombre de licences apparaît avec le bouton Limite de modification. La rétrogradation d’une licence demande une confirmation dans la fenêtre Changement de licence, car elle retire à l’utilisateur ses permissions et son accès. La licence d’un administrateur du système ne peut pas être modifiée.

Licence et permissions de l'utilisateur

La fenêtre de licence et de permissions s’ouvre lorsque vous cliquez sur un utilisateur dans la liste ou utilisez la commande Licence et droits du menu de la ligne. Les modifications sont enregistrées immédiatement, et une confirmation apparaît après chacune d’elles.

• Licence, Manager et Département. Le champ Département affiche le département de l’utilisateur et n’est pas modifiable ; le département découle du manager (voir Structure organisationnelle). Le choix d’un manager qui ne dirige aucun département fait apparaître la question Création d’un département, qui propose de créer un département pour cette personne.
• Administrateur du système — un commutateur disponible avec la licence Complète. Un administrateur dispose de tous les droits sur tous les éléments et d’un accès à la partie administrative (Utilisateurs, Paramètres du système) ; les autres sections de la fenêtre ne sont alors pas nécessaires et disparaissent.
• Pour une licence Complète et un utilisateur qui n’est pas administrateur, trois autres sections sont affichées : Groupes (choisissez les groupes auxquels l’utilisateur appartient), Espaces de travail (voir Permissions dans les espaces de travail) et Modules système (voir Permissions des modules système).

Les permissions accordées personnellement et par l’intermédiaire de groupes s’additionnent ; la plus élevée s’applique. Une permission provenant d’un groupe est verrouillée, et le survol affiche les noms des groupes.

Permissions dans les espaces de travail

La section Espaces de travail est un tableau : une ligne correspond à un espace de travail, et les colonnes sont des permissions. Une case cochée donne la permission dans cet espace de travail. Le tableau se trouve dans la fenêtre de l’utilisateur et dans la fenêtre du groupe.

• Projets : Ajout — création de projets dans l’espace de travail ; Aperçu — accès à tous les projets de l’espace de travail ; Administration — gestion complète de tous les projets de l’espace de travail (elle coche et verrouille aussi les deux autres cases).
• Configuration : Modèles (modèles de projet), Attributs (attributs de projet), Chartes (modèles de chartes de projet), Acceptations (modèles de parcours de validation) — gestion de ces éléments dans l’espace de travail.

Une permission provenant d’un groupe est cochée et verrouillée. Survolez-la pour voir de quel groupe elle provient. Les espaces de travail et les effets des permissions sont décrits dans Espaces de travail : accès aux projets de l’espace de travail et effet sur les modèles, les attributs, les chartes et les parcours de validation.

Remarque : seul un utilisateur disposant d’une licence Complète a des permissions d’espace de travail. Un administrateur du système a accès à tous les espaces de travail sans qu’aucune permission ne lui soit accordée.

Permissions des modules système

La section Modules système définit l’accès aux modules dans toute l’organisation. Pour chaque module, choisissez l’une des options :

• Programmes — Participant (consulter uniquement les programmes affectés), Assistant (créer aussi de nouveaux programmes), Administrateur.
• Portefeuilles de projets — Participant (consulter uniquement les portefeuilles affectés), Assistant (créer aussi de nouveaux portefeuilles), Administrateur.
• Saisie des temps — Personnels et subordonnés (saisir son propre temps et voir la saisie des temps de ses subordonnés), Administrateur.
• Ressources — Pas d’accès, Personnels et subordonnés (visibilité complète sur sa propre charge de travail et sur celle des subordonnés), Administrateur (voir Ressources).
• Stratégie — Pas d’accès, Aperçu, Administrateur.
• Notation — Pas d’accès, Administrateur.
• Revues — Pas d’accès, Administrateur.

L’option Administrateur donne accès à tous les éléments du module et la possibilité de les modifier. Les options inférieures à celle accordée par un groupe sont verrouillées.

Permissions de projet

Les permissions des différents onglets du projet (planning, budget, risques, produits et autres) sont accordées dans le projet lui-même, dans les paramètres de permissions. Elles sont décrites dans Permissions du projet. Une licence Standard limite le niveau de permission le plus élevé dans un projet.

Groupes d'utilisateurs

Un groupe réunit des utilisateurs qui doivent avoir les mêmes permissions. Seuls les utilisateurs disposant d’une licence Complète appartiennent à des groupes, et un utilisateur peut faire partie de plusieurs groupes. L’onglet Groupes affiche une liste avec les colonnes Nom, Description et Utilisateurs (le nombre de membres et les premiers avatars).

Création d’un groupe

1. Cliquez sur Ajouter dans l’onglet Groupes.
2. Saisissez le Nom (obligatoire), éventuellement une Description, et choisissez les Utilisateurs.
3. Confirmez. Après l’enregistrement, la fenêtre Éditer le groupe s’ouvre.

Modification d’un groupe

Cliquez sur le nom d’un groupe pour ouvrir la fenêtre Éditer le groupe. Le nom et la description sont enregistrés lorsque vous quittez le champ. En dessous se trouvent le tableau Espaces de travail, la section Modules système (voir Permissions dans les espaces de travail et Permissions des modules système) et la liste des membres. Retirez un membre avec la croix de sa ligne, et ajoutez-en de nouveaux avec le bouton Ajouter des utilisateurs. Les permissions sont enregistrées immédiatement et s’appliquent à tous les membres du groupe.

La suppression d’un groupe avec le bouton Supprimer demande une confirmation et retire les permissions que ses membres tenaient de ce groupe.