Utilisateurs et droits

Le module Utilisateurs est le pivot central de la gestion du personnel de votre organisation. Il vous permet d’accorder des accès, de gérer les licences et de définir la hiérarchie des rapports.

Situé dans Administration > Users, le module se compose de trois onglets :

• Utilisateurs : Gérer les comptes et les licences.
• Groupes : Gérer les groupes d’utilisateurs.
• Structure organisationnelle : Gérer l’arborescence du Département.

La liste affiche des informations clés telles que le nom, l’adresse électronique et le département. Vous pouvez utiliser le filtre de la barre latérale pour afficher les utilisateurs appartenant à des unités organisationnelles spécifiques.

Inviter un nouvel utilisateur

1. Allez dans l’onglet Utilisateurs.

2. Cliquez sur le bouton + Ajouter.

3. Saisissez l’adresse électronique et cliquez sur Envoyer l’invitation.

L’utilisateur apparaîtra sur la liste avec le statut « Invité ».

Espaces de travail assignés

Dans les paramètres du profil utilisateur, le champ Espaces de travail détermine l’étendue de l’accès de l’utilisateur.

• Affectation : Vous pouvez affecter un utilisateur à un ou plusieurs Espaces de travail.
• Logique d’accès : Un utilisateur ne verra que les projets et n’utilisera que les modèles appartenant aux Espaces de travail qui lui ont été attribués.
• Portée du rôle : Les rôles système ne s’appliquent effectivement qu’au sein des Espaces de travail attribués.

Suppression d’utilisateurs existants

1. Développez le groupe Administration dans le menu principal, puis allez dans le module Utilisateurs.
   L’onglet Utilisateurs s’ouvre.
2. Passez le curseur sur la ligne de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer de l’organisation.
   Un symbole de trois points apparaîtra à la fin de la ligne.a
3. Cliquez sur le symbole à trois points.
   Un menu d’options disponibles s’ouvre, dont Supprimer de l’organisation.
4. Cliquez sur l’option Supprimer de l’organisation.
   La fenêtre de confirmation de la suppression d’un utilisateur de l’organisation s’ouvre.
5. Dans la fenêtre de confirmation de la suppression d’un utilisateur de l’organisation, cliquez sur le bouton Supprimer.
   L’utilisateur sera supprimé de l’organisation.
   

Carte d'information de l'utilisateur

Les informations sur les utilisateurs sont essentielles à la gestion des ressources et à la communication au sein d’une organisation. Il permet de personnaliser les interactions, d’ajuster les autorisations et de suivre les activités des utilisateurs. La carte de visite d’un utilisateur peut contenir des informations importantes telles que

• Nom de l’avatar: permet d’identifier rapidement l’utilisateur.
• Adresse électronique: Fournit une méthode de contact direct.
• Compétence: Indique le rôle et les responsabilités de l’utilisateur.
• Structure organisationnelle: Indique le département de l’utilisateur.
• Responsable: Indique le supérieur immédiat de l’utilisateur.

Le survol de l’avatar d’un utilisateur permet d’afficher sa carte de visite, qui contient par défaut l’avatar, le nom et l’adresse électronique.

Pour voir plus d’informations comme les compétences, la structure organisationnelle et le gestionnaire, vous devez intégrer FlexiProject avec Microsoft Azure Active Directory. Cela permet l’enregistrement automatique des utilisateurs du domaine dans FlexiProject et l’accès à des informations supplémentaires sur les utilisateurs.

Veuillez vous référer à la documentation FlexiProject et Azure Active Directory pour les instructions d’intégration.

Exportation de la liste des utilisateurs

Vous pouvez exporter la liste actuelle des utilisateurs vers un fichier Microsoft Excel à des fins de rapport ou d’analyse.

1. Naviguez jusqu’à l’onglet Utilisateurs.
2. (Facultatif) Utilisez le bouton Filtre ou la barre latérale pour réduire la liste (par Département, par exemple). L’Exportation respectera vos filtres actifs et n’inclura que les enregistrements actuellement visibles.
3. Cliquez sur le bouton Exportation situé dans la barre d’outils supérieure.

Le système génère et télécharge un fichier .xlsx contenant les colonnes suivantes :

• Utilisateur (nom)
• Courrier électronique
• Type de licence
• Département
• Date de la dernière visite
• Statut

Licences d'utilisation

FlexiProject propose plusieurs types de licences. Différents types de licences peuvent être disponibles simultanément au sein d’une organisation. Cela vous permet d’attribuer aux utilisateurs un niveau d’autorisation adapté à leur position ou à leur rôle dans l’organisation.

Licence gratuite Un utilisateur disposant d’une licence gratuite peut consulter les tâches qui lui ont été attribuées et les marquer comme terminées.

Licence Standard Un utilisateur disposant d’une licence standard peut visualiser l’ensemble des tâches, des risques, des fiches de projet et des produits des projets auxquels il participe. Ils peuvent modifier leurs tâches, enregistrer leur temps de travail et participer au chat du projet.

Licence Complète Un utilisateur avec une licence complète a des permissions, individuellement ou à travers des assignations de groupe, comme déterminé par l’administrateur FlexiProject.

Accorder des autorisations aux utilisateurs

1. Dans le menu principal, développez le groupe Administration, puis naviguez au module Utilisateurs.
2. Passez votre curseur sur la ligne de l’utilisateur à qui vous voulez accorder des droits individuels.
   Un symbole à trois points apparaît à la fin de la ligne.
   
3. Cliquez sur le symbole à trois points. Un menu d’options disponibles, y compris l’option Licence et autorisations, s’ouvre.
4. Cliquez sur Licence et autorisations.
   La fenêtre de licence et d’autorisations pour l’utilisateur sélectionné s’ouvre.
5. Dans la section Licence de la fenêtre de licence et d’autorisations de l’utilisateur, sélectionnez Complet dans la liste pour personnaliser les autorisations individuelles.
   La section Permissions sera visible dans la fenêtre de licence et d’autorisations de l’utilisateur.
6. Dans la section Permissions, cliquez sur chaque champ à tour de rôle et sélectionnez un niveau de permission pour personnaliser les permissions individuelles de l’utilisateur sélectionné.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
   Cette action permet d’enregistrer les autorisations individuelles de l’utilisateur.
   

Créer un groupe d'utilisateurs

La création de groupes et l’affectation d’utilisateurs à ces groupes simplifient la gestion de leurs privilèges. Les utilisateurs peuvent être affectés à plusieurs groupes simultanément. Un utilisateur appartenant à un groupe reçoit les autorisations spécifiées pour ce groupe, à moins que ses autorisations ou celles d’un autre groupe ne soient plus élevées.

Créer un groupe d’utilisateurs

1. Développez le groupe Administration dans le menu principal, puis allez dans le module Groupes.
   L’onglet Groupes s’ouvre.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter.
   La fenêtre Ajouter un groupe s’ouvre.
3. Dans le champ Nom, saisissez le nom du groupe.
4. Sélectionnez le type du nouveau groupe dans la liste du champ Type.
5. Facultatif : Cliquez sur le champ Description et saisissez une description du groupe.
6. Sélectionnez dans la liste les utilisateurs que vous souhaitez affecter au groupe.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
   Le nouveau groupe sera ajouté et affiché dans la liste de l’onglet Groupes. L’onglet Permissions du nouveau groupe s’ouvre.

Ajouter des utilisateurs à un groupe

1. Développez le groupe Administration dans le menu principal, puis naviguez au module Groupes.
2. Ouvrez un groupe existant en cliquant sur son nom ou créez-en un nouveau.
   

   Reportez-vous à : Créer un groupe d’utilisateurs

3. Une fois dans le groupe, allez à la vue Utilisateurs.
   
4. Cliquez sur le bouton Ajouter. La fenêtre Ajouter des utilisateurs s’ouvre.
5. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez affecter au groupe dans la liste figurant dans le champ Utilisateurs.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
   Vous avez maintenant ajouté les utilisateurs sélectionnés au groupe. Vous verrez leurs noms dans la liste de l’onglet Utilisateurs au sein du groupe.

Gérer les autorisations des groupes

1. Développez le groupe Administration dans le menu principal, puis allez dans le module Groupes.
   L’onglet Groupes s’ouvre.
2. Ouvrez un groupe existant en cliquant sur son nom ou créez-en un nouveau. Par défaut, l’onglet s’ouvre sur la vue Permissions.
   

   Reportez-vous à la section : Créer un groupe d’utilisateurs

3. Cliquez sur chaque champ à tour de rôle et sélectionnez le niveau d’autorisation pour définir les autorisations des membres du groupe pour les modules de programme respectifs.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
   Vous allez enregistrer les autorisations. Le système attribue aux utilisateurs actuels les autorisations spécifiées pour ce groupe, à moins qu’ils ne disposent d’autorisations plus élevées à titre individuel ou dans un autre groupe.

Structure des autorisations

Dans FlexiProject, le niveau de licence de l’utilisateur détermine l’accès aux autorisations pour les différents modules et fonctionnalités du projet.

Autorisations globales

Vous pouvez attribuer des autorisations aux utilisateurs de deux manières :

1. Permissions individuelles : Accordez des droits spécifiques directement à des utilisateurs individuels dans l’onglet Administration/Utilisateurs.
2. Autorisations pour les groupes : Attribuez des autorisations à des groupes d’utilisateurs dans l’onglet Administration/Groupes.

Les autorisations globales s’appliquent aux modules de base, notamment :

• Projets
• Portefeuilles
• Rapports
• Temps de travail
• Ressources
• Stratégie
• PMO
• Cartes de projet
• Notation
• Commentaires
• Voies d’acceptation

En outre, les administrateurs de système ont accès à des fonctions administratives supplémentaires, notamment

• Gestion des utilisateurs
• Gestion du groupe
• Paramètres du système

Autorisations spécifiques au projet

Dans chaque projet, vous pouvez personnaliser davantage les autorisations des utilisateurs dans l’onglet Paramètres/Autorisations. Ces autorisations ne s’appliquent qu’au projet sélectionné et comprennent l’accès à :

• Calendrier
• Budget
• Risques
• Produits
• Ressources
• Temps de travail
• Notation
• Plan
• Commentaires
• Charte du projet
• Paramètres

En gérant soigneusement les autorisations des utilisateurs, vous pouvez garantir la sécurité des données et contrôler l’accès aux informations sensibles.