Plan du projet

Une base du projet est un point de référence approuvé : les dates du planning et les montants du budget enregistrés, auxquels l’état actuel du projet est comparé. Chaque acceptation enregistre une nouvelle base ; la première base et la base actuelle (la dernière approuvée) sont alors visibles sous forme de valeurs de base et d’écarts. Les bases se trouvent dans l’onglet Base du projet (l’onglet doit être coché dans le menu du projet, Fonctionnalités ; voir Fonctionnalités du projet). La première base s’appelle Base, les suivantes Changement de base.

La liste des bases comporte les colonnes Nom (avec un point de couleur indiquant le statut), Acceptation (lorsque l’organisation dispose du module Acceptations), Date de décision, Demandeur, Fin du projet et Coûts du projet, avec la monnaie. Le bouton Colonnes masque et affiche des colonnes ; le navigateur mémorise ce choix. Lorsqu’au moins deux bases avec planning ou budget sont approuvées, le bouton Afficher le diagramme (Cacher le diagramme) affiche les graphiques de l’évolution de la date de fin du projet et des coûts du projet.

Le point indique le statut : gris — En attente, bleu — En cours d’approbation, vert — Approuvé, rouge — Rejeté, orange — À améliorer. L’onglet est visible pour les utilisateurs disposant du droit du projet Base (Aperçu ou Administration). Le bouton Nouvelle base et la modification nécessitent le droit Administration (voir Droits du projet).

Valeurs de base du planning

Les bases pour lesquelles le commutateur Planning est activé enregistrent la base du planning. Après l’approbation, chaque élément du planning reçoit une date de début et une date de fin de base, et le projet une date de fin de base. L’état enregistré est celui du moment où la base a été envoyée pour acceptation, et non celui du moment de la décision (une base approuvée sans parcours enregistre l’état au moment de l’approbation). Les modifications ultérieures du planning ne changent pas la base, seulement l’écart par rapport à elle.

Une base nouvellement approuvée remplace la base actuelle. La première base n’est enregistrée qu’une seule fois, lors de la première approbation, et reste le point de référence. Les bases précédentes sont disponibles dans la fenêtre de la base, dans l’onglet Planning.

Les valeurs de base sont visibles :

• dans la liste du planning, dans les colonnes Début de base, Fin de base et Durée de base,
• dans le panneau d’un élément du planning, dans la section Dates de base,
• sur le diagramme de Gantt après activation de Base dans les paramètres,
• dans les portefeuilles, dans les colonnes avec la date de fin de base du projet, et dans les rapports,
• dans les chartes de projet, dans les champs de base et les écarts (base actuelle et base initiale).

Valeurs de base du budget

Les bases pour lesquelles le commutateur Budget est activé enregistrent la base du budget (le commutateur est disponible lorsque le module Budget est activé). Après l’approbation, chaque ligne budgétaire reçoit un montant de base, et le projet reçoit des coûts et des recettes de base. Comme pour le planning, l’état enregistré est celui du moment de l’envoi pour acceptation, une nouvelle base remplace la base actuelle, et la première base reste le point de référence. Les bases précédentes se trouvent dans la fenêtre de la base, dans l’onglet Budget.

Les valeurs de base sont visibles :

• dans la liste du budget, dans les colonnes Base et Écart,
• dans le panneau d’une ligne budgétaire, dans la section de la base,
• sur la chronologie du budget après activation de l’écart dans les paramètres,
• dans les portefeuilles, dans les colonnes avec le budget de base et l’écart, et dans les rapports,
• dans les chartes de projet, dans les champs de base et les écarts (base actuelle et base initiale).

Pour les lignes budgétaires, voir Lignes budgétaires.

Acceptation d'une charte de projet

Une base peut contenir une ou plusieurs chartes de projet. Le commutateur Charte de projet de l’onglet Informations de la base (visible lorsque le module Chartes de projet est activé et qu’il existe des chartes à joindre) déverrouille la liste des chartes. Seules les chartes qui n’appartiennent pas à une autre base peuvent être jointes.

Une charte envoyée pour acceptation depuis son propre écran (voir Acceptation d’une charte de projet) crée automatiquement une telle base, qui porte le nom de la charte et dont les commutateurs Planning et Budget sont activés. L’approbation de la charte enregistre donc aussi la base du planning et du budget, sauf si l’un des commutateurs est désactivé dans la fenêtre Acceptation.

Les chartes jointes à une base changent de statut en même temps qu’elle, et dans la fenêtre de la base chacune a son propre onglet avec le contenu tel qu’il était au moment de l’envoi pour acceptation. Une charte approuvée peut être consultée aussi après des modifications ultérieures du projet : elle affiche les données du moment de l’envoi (onglet Charte de projet du projet).

Modification de la base du projet

1. Ouvrez l’onglet Base du projet.
2. Cliquez sur Nouvelle base. La fenêtre Base s’ouvre. L’étiquette à côté du champ du nom est Base (pour les bases suivantes Changement de base).
3. Saisissez le nom de la base (obligatoire, 256 caractères maximum).
4. Réglez les commutateurs Planning, Budget et Charte de projet, c’est-à-dire ce que la base enregistre. Lorsque Planning et Budget sont activés, la fenêtre affiche la date de fin du projet de la base et la date demandée, ainsi que le budget de la base et le budget demandé avec l’écart.
5. Renseignez les descriptions (facultatif) : Description (pour les bases suivantes Description et justification de la modification), Portée du projet (Modification de la portée du projet) et Alternatives envisagées (uniquement pour les modifications), un commentaire et des pièces jointes.
6. Cliquez sur Enregistrer. La base est enregistrée avec le statut En attente et la fenêtre se ferme.

La fenêtre de la base comporte les onglets Informations, Planning et Budget (lorsque le commutateur correspondant est activé), un onglet pour chaque charte jointe, et Acceptation (après l’envoi pour acceptation). Les onglets Planning et Budget affichent les valeurs que la base enregistrera (les valeurs actuelles pour une base en attente, et celles du moment de l’envoi pour les autres).

Les commutateurs, les descriptions, les chartes et les pièces jointes ne peuvent être modifiés que dans une base En attente. Le menu de la fenêtre (l’icône de menu dans l’en-tête) comporte les options Copier le lien et Supprimer. La base indique la date d’envoi, la date de décision et le demandeur.

Acceptation d'un changement de base

Approbation sans parcours

1. Cliquez sur Acceptation dans la fenêtre de la base (pour une base En attente ou À améliorer).
2. Dans la fenêtre Acceptation, laissez l’option Pas de chemin dans la liste Parcours de validation. La fenêtre affiche le message L’absence de sélection d’un chemin d’acceptation entraîne l’acceptation automatique de la base. L’opération est irréversible. Êtes-vous sûr de vouloir approuver la base?
3. Cliquez sur Approuver la base. La base reçoit le statut Approuvé et les valeurs de base sont enregistrées.

L’option Pas de chemin ne figure dans la liste que lorsque l’organisation n’exige pas de parcours de validation (voir Parcours de validation obligatoire).

Envoi pour acceptation

1. Cliquez sur Acceptation dans la fenêtre de la base.
2. Choisissez un parcours de validation dans la liste. La liste affiche les parcours affectés aux espaces de travail du projet (voir Espaces de travail et parcours de validation) ; sous le parcours choisi, vous voyez ses niveaux et ses approbateurs, et les personnes qui ne peuvent pas devenir approbateurs sont marquées d’un point d’exclamation rouge accompagné d’une explication (par exemple l’absence de chef de projet, ou un utilisateur inactif). En présence d’une telle erreur, l’envoi est bloqué.
3. Cliquez sur Envoyer pour acceptation. La base reçoit le statut En cours d’approbation.

Effets de l’envoi : un instantané du projet à ce moment est enregistré, et les personnes du premier niveau du parcours reçoivent une notification dans l’application et un e-mail (lorsque leur notification En attente d’acceptation est activée). Elles obtiennent l’accès au projet pour la durée de l’acceptation.

Décision d’un approbateur

1. Ouvrez l’onglet Acceptation de la base — depuis l’onglet Base, depuis la liste dans Acceptations, ou depuis le lien dans l’e-mail.
2. Saisissez un commentaire (facultatif) dans le champ Mon acceptation et choisissez l’une des options : J’accepte, À améliorer, Je rejette.
3. Confirmez dans la fenêtre qui demande Êtes-vous sûr de vouloir envoyer cette décision ? Une sélection enregistrée ne peut pas être modifiée.

Les niveaux se succèdent dans l’ordre. Un niveau se termine selon le réglage du parcours : elle exige la décision de tous les approbateurs ou de l’un d’entre eux. J’accepte ouvre le niveau suivant, et après la dernière, la base reçoit le statut Approuvé et les valeurs de base sont enregistrées. Je rejette met fin à l’acceptation avec le statut Rejeté. À améliorer y met fin avec le statut À améliorer : la base et les chartes jointes retournent pour correction et l’instantané est supprimé. Une personne qui donne un avis (le rôle Avis) commente mais ne clôture pas un niveau. Le demandeur est informé du résultat (et reçoit un e-mail lorsque sa notification Acceptation complète est activée).

Retrait et nouvel envoi

Une acceptation en cours est retirée avec le bouton Retirer l’acceptation dans la fenêtre de la base : le parcours passe dans l’historique, la base revient à En attente et l’instantané est supprimé. Une base À améliorer est renvoyée comme une nouvelle, avec le bouton Acceptation. Les acceptations précédentes restent dans l’onglet Acceptation, à titre d’historique.

Pour les détails du déroulement, voir Acceptations et Parcours de validation.

Suppression d'une base approuvée

1. Ouvrez la base dans l’onglet Base.
2. Choisissez Supprimer dans le menu de la fenêtre (l’icône de menu dans l’en-tête).
3. Confirmez le message La chirurgie d’ablation peut être irréversible. Êtes-vous sûr de vouloir continuer ?

L’effet dépend de la base que vous supprimez :

• la seule base approuvée — le projet perd sa base actuelle et sa première base ; les colonnes de base et les écarts du planning et du budget restent vides jusqu’à l’approbation de la base suivante,
• la dernière base approuvée — la base approuvée précédente redevient la base actuelle,
• la première base approuvée — la base approuvée suivante devient la première ; la base actuelle ne change pas,
• une base intermédiaire — les valeurs de base ne changent pas.

La suppression retire aussi l’instantané du projet, le parcours de validation de la base et ses pièces jointes. Les chartes de projet jointes restent, reviennent au statut Brouillon et peuvent être renvoyées.

Remarque : une base rejetée et une base approuvée via un parcours de validation (son déroulement reste avec la base) ne peuvent pas être supprimées. Vous pouvez supprimer les bases approuvées sans parcours, les bases importées depuis MS Project, ainsi que les bases en attente, en cours d’approbation ou à améliorer. L’option nécessite le droit Administration sur la base.

Importation de bases depuis MS Project

Lorsque vous créez un projet à partir d’un fichier Microsoft Project (voir Ajout d’un projet à partir d’un fichier Microsoft Project), l’application importe aussi les bases enregistrées dans le fichier : la base principale et les bases 1 à 10, si elles sont renseignées. Chacune d’elles apparaît dans l’onglet Base comme une base distincte, déjà approuvée, nommée Microsoft Project [numéro] (la base principale porte le numéro 0). La date de décision provient du fichier, ou correspond au moment de l’importation si le fichier n’en contient pas. Aucune sélection n’est nécessaire.

Remarque : seules les dates et les durées des tâches et des jalons sont reprises des bases ; ces bases n’ont donc que la partie Planning. Les coûts et le travail des bases MS Project ne sont pas importés.