Projektvorlage
Eine Projektvorlage ist ein Muster für neue Projekte: ein Zeitplan, ein Budget, Risiken, Produkte und Dateien. Statt Kalenderdaten speichert eine Vorlage Tagesnummern, sodass dieselbe Vorlage für ein Projekt mit beliebigem Start funktioniert (siehe Hinzufügen eines Projekts aus einer Vorlage).
Die Vorlagen befinden sich im Modul Projekte auf der Registerkarte Vorlagen. Die Liste hat die Spalten Name, Arbeitsbereiche und Beschreibung, und das Feld Filter nach Name oder Beschreibung grenzt sie anhand eines Wortes ein. Ein Klick auf einen Namen öffnet den Zeitplan der Vorlage. Die Registerkarte ist für Benutzer sichtbar, die in einem Arbeitsbereich die Berechtigung für Vorlagen haben (siehe Arbeitsbereiche und Vorlagenberechtigungen).
Eine Projektvorlage erstellen
- Klicken Sie auf der Registerkarte Vorlagen auf Neue Vorlage.
- Geben Sie im Fenster Projektvorlage hinzufügen im Feld Name den Namen ein, wählen Sie die Arbeitsbereiche und ergänzen Sie optional eine Beschreibung.
- Klicken Sie auf Hinzufügen. Der leere Zeitplan der Vorlage wird geöffnet.
Der Name und mindestens ein Arbeitsbereich sind erforderlich. Haben Sie die Berechtigung für Vorlagen nur in einem Arbeitsbereich, wird das Feld Arbeitsbereiche nicht angezeigt, und die Vorlage wird diesem Arbeitsbereich zugeordnet. Um Namen, Arbeitsbereiche oder Beschreibung später zu ändern, verwenden Sie bearbeiten im Vorlagenmenü (das Zahnradsymbol neben dem Namen).
Arbeitsbereiche und Vorlagenberechtigungen
Jede Vorlage ist einem oder mehreren Arbeitsbereichen zugeordnet. Die Zuordnung entscheidet:
- wer die Vorlage verwenden darf — beim Erstellen eines Projekts zeigt die Liste Projektvorlage nur Vorlagen aus den Arbeitsbereichen, in denen das Projekt erstellt wird. Eine Vorlage, die Arbeitsbereich A zugeordnet ist, erscheint nicht bei einem Projekt, das in Arbeitsbereich B erstellt wird,
- wer die Vorlage verwalten darf — Benutzer mit der Berechtigung Vorlagen in einem Arbeitsbereich können die Vorlagen dieses Arbeitsbereichs hinzufügen, bearbeiten, klonen und löschen.
Die Berechtigung wird in den Arbeitsbereichsberechtigungen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe erteilt: Gruppe Konfiguration, Spalte Vorlagen. Sie hat eine einzige Stufe, die die vollständige Verwaltung der Vorlagen des Arbeitsbereichs ermöglicht. Außerdem schaltet sie die Registerkarte Vorlagen und die Option Eine Vorlage erstellen in einem Projekt frei. Eine neue Vorlage können Sie nur den Arbeitsbereichen zuordnen, in denen Sie diese Berechtigung haben.
Wie Sie Arbeitsbereichsberechtigungen erteilen, steht in Benutzer und Berechtigungen. Was Arbeitsbereiche sind, erklärt Arbeitsbereiche.
Eine Vorlage aus einem bestehenden Projekt erstellen
- Öffnen Sie das Projekt, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie Eine Vorlage erstellen.
- Prüfen Sie im Fenster Erstellen Sie eine Vorlage aus dem Projekt den Namen (standardmäßig der Projektname), wählen Sie die Arbeitsbereiche und ergänzen Sie eine Beschreibung.
- Klicken Sie auf Eine Vorlage erstellen. Der Zeitplan der neuen Vorlage wird geöffnet.
Die Option ist für einen Projektadministrator sichtbar, der in mindestens einem Arbeitsbereich die Berechtigung für Vorlagen hat. Die Vorlage übernimmt:
- Aufgaben und Meilensteine samt Struktur, Beschreibungen, Eigentümern, Abteilungen, Zeitaufwand, Farben, Attributen und Abhängigkeiten. Termine werden zu Nummern von Arbeitstagen, gezählt ab dem Projektstart,
- Budgetlinien mit Prognosen, Zeitplanverknüpfungen und Zuordnungsregeln für Ist-Werte,
- Risiken und Produkte,
- Projektdateien und Links sowie die Spalten der Zeitplanliste.
Die Vorlage übernimmt keine Ist-Werte des Budgets, keinen Aufgabenfortschritt, keine Status von Risiken und Produkten, keine Projektpläne und keine mit Jira synchronisierten Aufgaben.
Zeitplan in einer Vorlage
Der Zeitplan einer Vorlage funktioniert wie ein Projektzeitplan, mit der Listenansicht und dem Gantt-Diagramm, hat aber Tagesnummern statt Kalenderdaten. Die Spalten Start und Ende sind der Start- und der Endtag, gezählt ab Projektbeginn, und Dauer ist die Anzahl der Tage. Ein Meilenstein hat nur einen Endtag. Die Kalenderdaten werden erst im Projekt festgelegt, ausgehend vom Start- oder Enddatum, das beim Erstellen gewählt wurde.
Aufgaben und Meilensteine fügen Sie mit Neue Aufgabe hinzu (in deren Liste steht auch Neuer Meilenstein). Im Elementpanel legen Sie die Tage, Eigentümer, Abteilungen, den Zeitaufwand, Abhängigkeiten, verknüpfte Budgetlinien, Risiken und Produkte, die Beschreibung und die Anhänge fest. Mit der Schaltfläche Zeitplanattribute wählen Sie die Attributspalten aus, die ins Projekt übernommen werden.
Der Starttag, der Endtag und die Dauer dürfen nicht negativ sein — sonst erscheint die Meldung Der Anfangstag, der Endtag und die Dauer dürfen nicht kleiner als 0 sein. Die Tage einer Aufgabe mit Teilaufgaben ergeben sich aus ihren Teilaufgaben.
Budget in einer Vorlage
Auf der Registerkarte Budget der Vorlage erfassen Sie Kosten und Einnahmen — mit den Schaltflächen Neue Kostenposition und Neue Einnahme. Eine Gruppe hat keine eigenen Prognosen; ihr Betrag ist die Summe der darunterliegenden Linien.
Fügen Sie im Elementpanel im Bereich Prognosezeitplan mit Prognose hinzufügen Einträge mit einem Betrag hinzu. Ein Eintrag fällt auf eine Tagesnummer oder auf einen Tag, der von einem Zeitplanelement bestimmt wird — wählen Sie dann in der Spalte Bestimmt durch das Element aus und in der Spalte Verschiebung die Anzahl der Tage davor oder danach. Das Feld Zeitplan verknüpft die gesamte Linie mit einer Aufgabe.
Das Menü Einstellungen der Registerkarte enthält Zuordnung des Ist-Imports — Regeln, die ins Projekt übernommen werden (siehe Ist-Zuordnung). Die Registerkarte wird angezeigt, wenn Ihre Organisation das Modul Budget verwendet.
Risiken in einer Vorlage
Fügen Sie auf der Registerkarte Risiken der Vorlage die Risiken hinzu, die für diese Art von Projekt typisch sind. Ein neues Risiko besteht zunächst nur aus einem Namen; im Panel legen Sie den Eigentümer, die Auswirkungen, die Wahrscheinlichkeit, die Kategorie, das verknüpfte Zeitplanelement, die Auswirkungen auf den Zeitplan in Tagen, die Auswirkungen auf das Budget und das Endprodukt des Projekts fest. Das Menü des Risikos enthält Klonen und Löschen; das Löschen muss bestätigt werden und lässt sich nicht rückgängig machen.
Ein aus der Vorlage erstelltes Projekt erhält die Risiken mit allen diesen Einstellungen. Die Registerkarte wird angezeigt, wenn Ihre Organisation das Modul Risiken verwendet.
Produkte in einer Vorlage
Fügen Sie auf der Registerkarte Produkte der Vorlage die Produkte des Projekts hinzu. Im Panel legen Sie den Eigentümer, das Zeitplanelement, die Beschreibung, Muster und bewährte Praktiken fest. Der Tag der Durchführung eines Produkts ist der Endtag des verknüpften Zeitplanelements. Das Menü des Produkts enthält Klonen und Löschen. Die Registerkarte wird angezeigt, wenn Ihre Organisation das Modul Produkte verwendet.
Dateien in einer Vorlage
Die Registerkarte Dateien der Vorlage enthält die Dateien und Links, die in jedes aus der Vorlage erstellte Projekt übernommen werden. Beim Erstellen eines Projekts werden die Dateien kopiert und denselben Aufgaben, Risiken, Budgetlinien und Produkten angehängt wie in der Vorlage. Ein Anhang eines Vorlagenelements kann eine neue Datei oder eine bereits zur Vorlage hinzugefügte Datei sein.
Die Schaltfläche zum Hinzufügen bietet folgende Auswahl:
- Datei — eine Datei von Ihrem Computer hochladen,
- Link — einen Namen und eine Webadresse eingeben,
- Ordner — ein Name mit bis zu 256 Zeichen; Ordner können verschachtelt werden.
Eine Datei oder ein Link mit einem Namen, der in der Vorlage bereits vorhanden ist, wird nicht hinzugefügt — es erscheint die Meldung Diese Datei existiert bereits. Ziehen Sie Dateien und Ordner, um sie zwischen Ordnern zu verschieben. Beim Umbenennen einer Datei ändert sich ihre Dateiendung nicht.
Das Löschen einer Datei oder eines Links ist unwiderruflich; beide verschwinden aus allen Vorlagenelementen, denen sie angehängt waren. Beim Löschen eines Ordners wird sein gesamter Inhalt einschließlich der Unterordner entfernt.
Hinweis: Änderungen an den Dateien der Vorlage wirken sich nicht auf Projekte aus, die zuvor aus ihr erstellt wurden.
Eine Projektvorlage klonen
Beim Klonen entsteht eine neue Vorlage mit einer Kopie aller Elemente des Zeitplans, des Budgets, der Risiken und der Produkte, ihrer Details und der Verknüpfungen zwischen ihnen sowie der Dateien der Vorlage.
- Öffnen Sie die Vorlage und klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben ihrem Namen.
- Wählen Sie Projektvorlage klonen.
- Geben Sie im Fenster Projektvorlage klonen den Namen ein, wählen Sie die Arbeitsbereiche und optional eine Beschreibung und bestätigen Sie. Der Zeitplan der neuen Vorlage wird geöffnet.
Eine Vorlage löschen
Eine Vorlage löschen Sie in ihrer eigenen Ansicht, nicht in der Vorlagenliste. Öffnen Sie die Vorlage, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben ihrem Namen und wählen Sie Löschen. Nachdem Sie Sind Sie sicher, dass Sie die Projektvorlage löschen wollen? bestätigt haben, wird die Vorlage gelöscht, und Sie kehren zur Vorlagenliste zurück.
Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Der gesamte Zeitplan der Vorlage mit seinen Abhängigkeiten und dem Zeitaufwand, die Budgetlinien, Risiken, Produkte und Dateien werden entfernt. Projekte, die zuvor aus der Vorlage erstellt wurden, bleiben unverändert — ein einmal erstelltes Projekt hängt nicht von seiner Vorlage ab.
