Créer un projet

Pour ajouter un projet, allez dans le module Projets et cliquez sur Nouveau projet. Le bouton ouvre une liste d’options :

• Projet vide — un projet sans planning,
• À partir du modèle — le planning, le budget, les risques et les produits d’un modèle préparé,
• Depuis Microsoft Excel — un planning à partir d’un fichier .xlsx ou .csv,
• Importations à partir de Microsoft Project — un planning à partir d’un fichier .mpp,
• Avec l’IA — un planning élaboré à partir de la description de votre projet (affiché lorsque l’IA est activée dans votre installation).

Vous pouvez créer un projet si vous avez le droit d’ajouter des projets dans un espace de travail. Si vous avez ce droit dans plusieurs espaces de travail, choisissez-les dans le champ Espaces de travail. Si vous ne l’avez que dans un seul, le champ n’est pas affiché et le projet y est rattaché.

L’assistant se termine par l’étape Fonctionnalités, où vous choisissez les modules du projet, comme Budget, Risques ou Chat. Le Planning est toujours activé. Vous pourrez changer les modules plus tard (voir Fonctionnalités du projet).

La personne qui crée le projet en devient le chef de projet. Le projet reçoit la première étape de la liste des étapes et s’ouvre dans la liste du planning.

Ajouter un projet vide

1. Cliquez sur Nouveau projet et choisissez Projet vide.
2. Dans la fenêtre Nouveau projet, saisissez le nom et, si besoin, choisissez les espaces de travail.
3. À l’étape Fonctionnalités, choisissez les modules du projet et terminez l’assistant.

Un projet vide n’a aucune tâche, et ses jours ouvrables vont du lundi au vendredi. Vous construisez le planning à partir de zéro (voir Ajouter des éléments au planning).

Ajouter un projet à partir d’un modèle

1. Cliquez sur Nouveau projet et choisissez À partir du modèle.
2. Saisissez le nom et choisissez les espaces de travail. La liste Modèle de projet affiche les modèles attribués aux espaces de travail choisis.
3. Choisissez un modèle.
4. Cochez Date de début ou Date de fin et indiquez la date. Le planning est construit vers l’avant ou vers l’arrière à partir de cette date.
5. Cochez les Jours ouvrables du projet. La date choisie doit tomber un jour ouvrable.
6. À l’étape Fonctionnalités, choisissez les modules.
7. Vérifiez le planning à l’étape Avant-première du planning et terminez l’assistant.

À partir du modèle, le projet reçoit :

• les tâches et jalons avec leurs dépendances, avec des dates recalculées à partir de la date choisie,
• la charge des propriétaires et des services,
• les colonnes de la liste du planning,
• les lignes budgétaires avec leurs prévisions et leurs règles de mappage du réel,
• les risques, les produits et les fichiers.

Pour préparer un modèle, voir Modèle de projet. S’il n’y a aucun modèle pour les espaces de travail choisis, vous verrez le message Aucun modèle de projet disponible.

Importer un projet depuis Excel

1. Cliquez sur Nouveau projet et choisissez Depuis Microsoft Excel.
2. Ajoutez un fichier .xlsx ou .csv (jusqu’à 10 Mo). Si vous ne saisissez pas de nom de projet, le nom du fichier est utilisé.
3. À l’étape Mappage de données, attribuez un champ à chaque colonne du fichier : WBS, Nom, Début, Fin, Durée, Progrès, Description, Propriétaire – email ou Passer. Les colonnes portant ces en-têtes sont attribuées automatiquement.
4. Pour les dates, choisissez le Format de la date utilisé dans le fichier.
5. Corrigez les cellules marquées en rouge, choisissez les modules à l’étape Fonctionnalités et terminez l’assistant.

L’application ne lit que la première feuille. La colonne du nom est obligatoire. La colonne WBS construit la structure : la tâche 1.2 se place sous la tâche 1. Indiquez la progression en pourcentage de 0 à 100. Les propriétaires sont reconnus par les adresses e-mail des utilisateurs de votre organisation. Séparez plusieurs adresses par un point-virgule ; les adresses inconnues sont ignorées.

Remarque : un import Excel ne transfère pas les dépendances entre les tâches, et tous les jours de la semaine deviennent ouvrables. Vous configurez ensuite les dépendances et les jours ouvrables dans le planning.

Importer un projet depuis MS Project

1. Cliquez sur Nouveau projet et choisissez Importations à partir de Microsoft Project.
2. Ajoutez un fichier .mpp. Le nom du projet est complété à partir du fichier.
3. À l’étape Mappage de données, choisissez comment les dates sont reprises :
   • Recalculer les dépendances — les dates des tâches sont mises à jour selon les dépendances et les durées,
   • Conserver les dates — les dates du fichier sont conservées, et des décalages sont ajoutés aux dépendances.
4. Vérifiez les tableaux de changements, choisissez les modules à l’étape Fonctionnalités et terminez l’assistant.

Les tableaux sous les options montrent ce que l’import modifie : éléments aux dates modifiées, jalons transformés en tâches (seul un élément de durée nulle reste un jalon) et dépendances problématiques supprimées. Si l’import ne modifie rien, l’assistant passe directement à l’étape Fonctionnalités.

Depuis le fichier, le projet reçoit les tâches et les jalons avec leur hiérarchie, les dépendances avec leurs décalages, la progression, les notes en guise de description, ainsi que les jours ouvrables et chômés du calendrier. Les ressources du fichier deviennent propriétaires des tâches si leur adresse e-mail correspond à un utilisateur de votre organisation. Les plannings de référence du fichier deviennent des plans de projet approuvés nommés Microsoft Project 1, Microsoft Project 2, et ainsi de suite (voir Plan du projet).

Ajouter un projet avec l’IA

1. Dans le module Projets, cliquez sur Nouveau projet et choisissez Avec l’IA.
2. Dans la fenêtre Décrivez votre projet, écrivez ce que vous voulez faire — l’objectif, les principales étapes, la durée prévue. La description doit compter de 5 à 500 caractères.
3. Si vous pouvez créer des projets dans plusieurs espaces de travail, choisissez l’espace de travail.
4. Cliquez sur Générer. La préparation du projet peut prendre un moment.

L’application crée un projet avec un nom, une description, une date de début et un planning : des tâches avec des durées, organisées en tâches parentes et sous-tâches. L’IA ne prépare ni les risques, ni le budget, ni les produits. Le projet est enregistré immédiatement et s’ouvre dans la liste du planning, où vous pouvez le modifier comme n’importe quel autre.

Remarque : un projet généré considère chaque jour de la semaine comme ouvrable. Si votre équipe ne travaille pas le week-end, changez les jours ouvrables dans le planning.

Si la description est trop vague, vous verrez : Il semble que la description fournie soit vague, incomplète ou non pertinente pour le projet. Réessayez, en décrivant plus clairement l’objectif principal et les éléments clés de votre initiative.

L’option Avec l’IA ne s’affiche que si l’IA est activée dans votre installation FlexiProject. Ce parcours n’a pas d’étape Fonctionnalités — tous les modules sont activés dans le projet.