Créer un projet

Pour ajouter un projet, allez dans le module Projets et cliquez sur Nouveau projet. Le bouton ouvre une liste d’options :

• Projet vide — un projet sans planning,
• À partir du modèle — le planning, le budget, les risques et les produits d’un modèle préparé,
• Depuis Microsoft Excel — un planning à partir d’un fichier .xlsx ou .csv,
• Importations à partir de Microsoft Project — un planning à partir d’un fichier .mpp,
• Avec l’IA — un planning élaboré à partir de votre description du projet (affiché lorsque l’IA est activée dans votre installation).

Vous pouvez créer un projet si vous avez le droit d’ajouter des projets dans un espace de travail. Si vous avez ce droit dans plusieurs espaces de travail, choisissez-les dans le champ Espaces de travail. Si vous ne l’avez que dans un seul, le champ n’est pas affiché et le projet est rattaché à cet espace de travail.

L’assistant se termine par l’étape Fonctionnalités, où vous choisissez les modules du projet, comme Budget, Risques ou Chat. Le Planning est toujours activé. Vous pourrez modifier les modules plus tard (voir Fonctionnalités du projet).

La personne qui crée le projet en devient le chef de projet. Le projet reçoit le premier statut de la liste des statuts de projet et s’ouvre dans la liste du planning.

Ajouter un projet vide

1. Cliquez sur Nouveau projet et choisissez Projet vide.
2. Dans la fenêtre Nouveau projet, saisissez le nom et, si besoin, choisissez les espaces de travail.
3. À l’étape Fonctionnalités, choisissez les modules du projet et terminez l’assistant.

Un projet vide ne contient aucune tâche, et ses jours ouvrables vont du lundi au vendredi. Vous construisez le planning à partir de zéro (voir Ajouter des éléments au planning).

Ajouter un projet à partir d'un modèle

1. Cliquez sur Nouveau projet et choisissez À partir du modèle.
2. Saisissez le nom et choisissez les espaces de travail. La liste Modèle de projet affiche les modèles attribués aux espaces de travail sélectionnés (voir Espaces de travail et droits sur les modèles).
3. Choisissez un modèle.
4. Sélectionnez Date de début ou Date de fin et indiquez la date. Le planning est construit vers l’avant ou vers l’arrière à partir de cette date.
5. Sélectionnez les Jours ouvrables du projet. La date choisie doit tomber un jour ouvrable.
6. À l’étape Fonctionnalités, choisissez les modules.
7. Vérifiez le planning à l’étape Avant-première du planning et terminez l’assistant.

Le modèle fournit au projet :

• les tâches et jalons avec leurs dépendances, dont les dates sont recalculées à partir de la date choisie,
• la charge de travail des propriétaires et des départements,
• les colonnes de la liste du planning,
• les lignes budgétaires avec leurs prévisions et leurs règles de mappage du réel,
• les risques, les produits et les fichiers.

Pour préparer un modèle, voir Modèle de projet. S’il n’y a aucun modèle pour les espaces de travail sélectionnés, le message Aucun modèle de projet disponible s’affiche.

Importer un projet depuis Excel

1. Cliquez sur Nouveau projet et choisissez Depuis Microsoft Excel.
2. Ajoutez un fichier .xlsx ou .csv (jusqu’à 10 Mo). Si vous ne saisissez pas de nom de projet, le nom du fichier est utilisé.
3. À l’étape Mappage de données, attribuez un champ à chaque colonne du fichier : WBS, Nom, Début, Fin, Durée, Progrès, Description, Propriétaire – email ou Passer. Les colonnes portant ces en-têtes sont attribuées automatiquement.
4. Pour les dates, choisissez le Format de la date utilisé dans le fichier.
5. Corrigez les cellules marquées en rouge, choisissez les modules à l’étape Fonctionnalités et terminez l’assistant.

Seule la première feuille est lue. La colonne du nom est obligatoire. La colonne WBS construit la structure : la tâche 1.2 se place sous la tâche 1. Saisissez l’avancement en pourcentage, de 0 à 100. Les propriétaires sont reconnus grâce aux adresses e-mail des utilisateurs de votre organisation. Séparez plusieurs adresses par un point-virgule ; les adresses inconnues sont ignorées.

Remarque : un import Excel ne reprend pas les dépendances entre les tâches, et chaque jour de la semaine devient un jour ouvrable. Définissez ensuite les dépendances et les jours ouvrables dans le planning.

Importer un projet depuis MS Project

1. Cliquez sur Nouveau projet et choisissez Importations à partir de Microsoft Project.
2. Ajoutez un fichier .mpp. Le nom du projet est repris du fichier.
3. À l’étape Mappage de données, choisissez comment les dates sont reprises :
   • Recalculer les dépendances — les dates des tâches sont mises à jour selon les dépendances et les durées,
   • Conserver les dates — les dates du fichier sont conservées et des décalages sont ajoutés aux dépendances.
4. Vérifiez les tableaux des changements, choisissez les modules à l’étape Fonctionnalités et terminez l’assistant.

Les tableaux sous les options montrent ce que l’import modifie : éléments dont les dates changent, jalons transformés en tâches (seul un élément de durée nulle reste un jalon) et dépendances problématiques supprimées. Si l’import ne modifie rien, l’assistant passe directement à l’étape Fonctionnalités.

Le projet reçoit les tâches et jalons avec leur hiérarchie, les dépendances avec leurs décalages, l’avancement, les notes comme descriptions, ainsi que les jours ouvrables et les jours chômés du calendrier. Les ressources du fichier deviennent propriétaires des tâches si leur adresse e-mail correspond à un utilisateur de votre organisation. Les lignes de base du fichier deviennent des plans de projet approuvés nommés Microsoft Project 1, Microsoft Project 2, etc. (voir Plan du projet).

Ajouter un projet avec l'IA

1. Dans le module Projets, cliquez sur Nouveau projet et choisissez Avec l’IA.
2. Dans la fenêtre Décrivez votre projet, écrivez ce que vous voulez réaliser — l’objectif, les principales étapes, la durée prévue. La description doit compter de 5 à 500 caractères.
3. Si vous pouvez créer des projets dans plusieurs espaces de travail, choisissez l’espace de travail.
4. Cliquez sur Générer. La préparation du projet peut prendre un moment.

L’application crée un projet avec un nom, une description, une date de début et un planning : des tâches avec des durées, organisées en tâches parentes et en sous-tâches. L’IA ne prépare ni les risques, ni le budget, ni les produits. Le projet est enregistré immédiatement et s’ouvre dans la liste du planning, où vous pouvez le modifier comme n’importe quel autre projet.

Remarque : un projet généré considère chaque jour de la semaine comme un jour ouvrable. Si votre équipe ne travaille pas le week-end, modifiez les jours ouvrables dans le planning.

Si la description est trop vague, vous verrez : Il semble que la description fournie soit vague, incomplète ou non pertinente pour le projet. Réessayez, en décrivant plus clairement l’objectif principal et les éléments clés de votre initiative.

L’option Avec l’IA ne s’affiche que si l’IA est activée dans votre installation FlexiProject. Ce parcours n’a pas d’étape Fonctionnalités — tous les modules sont activés dans le projet.