Espaces de travail

Un espace de travail est une partie de l’organisation (par exemple une société, une filiale ou une unité d’activité) avec ses propres projets, modèles et paramètres. Les espaces de travail cloisonnent l’accès aux données : les personnes ne voient les projets et n’utilisent la configuration que dans les espaces de travail pour lesquels elles ont reçu des droits. Chaque organisation compte au moins un espace de travail.

Les administrateurs créent et suppriment les espaces de travail dans les Paramètres du système (Espaces de travail). Les droits dans les espaces de travail sont accordés aux utilisateurs et aux groupes d’utilisateurs dans Utilisateurs et droits.

Gestion des espaces de travail

La liste des espaces de travail se trouve dans Paramètres du système > Espaces de travail. Elle est accessible aux administrateurs système. Un espace de travail a un Nom et une Couleur ; la couleur permet de distinguer les espaces de travail dans les listes et les graphiques.

1. Cliquez sur Ajouter. La fenêtre Ajouter un espace de travail s’ouvre avec une couleur choisie au hasard.
2. Saisissez le nom et changez la couleur si vous le souhaitez.
3. Confirmez avec Ajouter.

Cliquez sur le nom d’un espace de travail dans la liste pour ouvrir la fenêtre Éditer l’espace de travail, où vous modifiez le nom et la couleur.

Suppression d’un espace de travail

Le bouton Supprimer de la fenêtre d’édition est disponible lorsque l’organisation compte au moins deux espaces de travail — le dernier espace de travail ne peut pas être supprimé. Avant la suppression, vous choisissez un espace de travail de remplacement. Comme l’indique le message (Supprimer un espace de travail le supprimera de tous les projets, modèles de projets, modèles de cartes de projet, chemins d’approbation, modèles de notation auxquels il est assigné. Sélectionnez une nouvelle zone à leur attribuer :), l’espace de travail supprimé est remplacé par celui que vous avez choisi dans ces éléments. Les droits des utilisateurs et des groupes dans l’espace de travail supprimé sont perdus.

Droits dans les espaces de travail

Les droits dans les espaces de travail sont accordés dans le tableau Espaces de travail de la fenêtre de licence et de droits de l’utilisateur et dans la fenêtre du groupe d’utilisateurs (voir Droits dans les espaces de travail). Une ligne du tableau correspond à un espace de travail, et les colonnes aux types de droits :

• Projets — trois colonnes : Ajout (création de projets dans l’espace de travail), Aperçu (accès à tous les projets de l’espace de travail) et Administration (gestion complète de tous les projets de l’espace de travail ; elle coche aussi les deux autres colonnes).
• Configuration — quatre colonnes : Modèles (modèles de projet), Attributs (attributs de projet), Chartes (modèles de chartes de projet) et Acceptations (modèles de parcours de validation). Cocher une colonne donne la gestion complète de ce type d’éléments dans l’espace de travail : ajout, modification et suppression.

Les droits accordés directement à un utilisateur et ceux obtenus par l’intermédiaire de groupes s’additionnent. Un droit issu d’un groupe est coché et verrouillé ; survolez-le pour voir les noms des groupes. Lorsque Administration est cochée, les autres cases du groupe Projets sont verrouillées.

Remarque : les droits dans les espaces de travail s’appliquent aux utilisateurs disposant d’une licence Complète. Un administrateur système a un accès complet à tous les espaces de travail sans qu’aucun droit ne lui soit accordé.

Accès aux projets d'un espace de travail

Un droit sur les projets dans un espace de travail agit comme une appartenance automatique à chaque projet de cet espace de travail, y compris les projets créés par la suite :

• Aperçu — l’utilisateur voit les projets de l’espace de travail dans la liste des projets et, à l’intérieur d’un projet, peut consulter le planning, le budget, les risques, les produits, les ressources, la saisie des temps, les fichiers, la notation, les revues et le plan. Il ne peut rien modifier ni accepter le plan.
• Administration — l’utilisateur est administrateur de chaque projet de l’espace de travail et le gère comme un administrateur de projet (voir Droits du projet).
• Ajout — l’utilisateur peut créer des projets dans l’espace de travail : à partir d’un modèle, à partir d’un fichier et par clonage. Les modèles affectés à cet espace de travail sont proposés (voir Création d’un projet).

Ce droit n’exclut pas les droits accordés dans le projet lui-même — l’accès à un projet découle du plus élevé d’entre eux.

Remarque : seuls les utilisateurs disposant d’une licence Complète obtiennent un accès automatique aux projets de l’espace de travail. Les utilisateurs disposant d’une licence Standard ou Gratuite ne voient que les projets auxquels ils ont été ajoutés dans les droits du projet.

Espaces de travail dans un projet

Chaque projet appartient à au moins un espace de travail. Lors de la création d’un projet, vous choisissez un espace de travail parmi ceux où vous avez le droit Ajout. Lorsqu’il n’y a qu’un seul espace de travail à choisir, le champ se remplit tout seul et est masqué.

Modifiez les espaces de travail d’un projet dans le panneau Informations du projet, dans le champ Espaces de travail. Le champ est visible lorsque l’organisation compte au moins deux espaces de travail. Un projet peut appartenir à plusieurs espaces de travail à la fois, mais le dernier ne peut pas être retiré. L’ajout ou le retrait d’un espace de travail exige le droit Administration dans cet espace de travail. Le changement d’espaces de travail influe sur les attributs de projet limités à certains espaces de travail.

Dans la liste des projets, la colonne Espace de travail permet de regrouper et de filtrer les projets (voir Colonnes de la liste des projets).

Effet sur les modèles, les attributs, les chartes et les parcours de validation

Les éléments de configuration sont affectés à des espaces de travail :

• Modèles de projet — lors de la création d’un projet à partir d’un modèle, les modèles affectés à l’espace de travail choisi sont proposés (voir Modèles de projet). Les modèles sont créés et modifiés par une personne disposant du droit Modèles dans cet espace de travail.
• Attributs des projets — un attribut peut être limité à certains espaces de travail ; il n’apparaît alors que dans les projets de ces espaces de travail (voir Attributs des projets). Les attributs sont créés par une personne disposant du droit Attributs.
• Chartes de projet — un projet peut utiliser un modèle de charte qui partage un espace de travail avec le projet (voir Modèles de chartes de projet). Les modèles de chartes sont configurés par une personne disposant du droit Chartes.
• Parcours de validation — un projet peut utiliser un parcours qui partage un espace de travail avec le projet (voir Parcours de validation). Les parcours sont configurés par une personne disposant du droit Acceptations.

Lors de la création d’un modèle, d’un attribut, d’une charte ou d’un parcours, seuls les espaces de travail où vous avez le droit correspondant sont proposés.

Espaces de travail dans les portefeuilles, les revues et les rapports

L’espace de travail est aussi disponible dans les vues de synthèse :

• dans les portefeuilles et les revues de projets, vous pouvez afficher la colonne Espace de travail et filtrer les projets par espace de travail ; l’espace de travail est aussi affiché et filtrable dans la fenêtre d’ajout de projets,
• dans les rapports graphiques, l’espace de travail sert de filtre (voir Filtres d’un seul graphique) et d’option de regroupement, par exemple le nombre de projets ou la somme d’attributs numériques par espace de travail.

Lorsque l’organisation n’a qu’un seul espace de travail, la colonne et le filtre sont masqués.