Attributs des projets
Les attributs de projet sont des champs personnalisés qui contiennent des données supplémentaires sur un projet : un nombre, un client, une catégorie, une date d’approbation ou une valeur calculée à partir du budget. Vous les définissez dans le module Projets, sous l’onglet Attributs, et vous saisissez les valeurs dans le panneau Informations de chaque projet (voir Informations sur le projet).
Les attributs peuvent être affichés dans la liste des projets, dans les rapports, dans les résumés graphiques, ainsi que dans la charte de projet et dans les revues. Les types pris en charge sont Texte court, Texte long, Liste à choix unique, Liste à choix multiples, Numéro, Date, Fonction et Lien.
Gestion des attributs de projet
L’onglet Attributs se trouve à côté des onglets Projets et Modèles du module Projets. Il contient un tableau des attributs avec les colonnes Nom et Type et, lorsque l’organisation compte plus d’un espace de travail, Espaces de travail.
Ajout d’un attribut
- Cliquez sur Nouvel attribut. La fenêtre Ajouter un attribut s’ouvre.
- Saisissez le Nom (obligatoire).
- Si vous le souhaitez, saisissez une Description. Elle s’affiche dans une info-bulle sur l’icône d’information à côté du nom de l’attribut.
- Si vous le souhaitez, activez Attribut visible dans la liste des projets. L’attribut devient alors disponible comme colonne de la liste des projets pour tous les utilisateurs (voir Liste des projets).
- Choisissez les Espaces de travail auxquels l’attribut appartient (le champ est visible lorsque l’organisation compte plus d’un espace de travail, voir Espaces de travail).
- Choisissez le Type de l’attribut et les paramètres qui en dépendent :
- listes — ajoutez des options, chacune avec un nom et une couleur,
- Numéro — définissez le nombre de Décimales (de 0 à 6),
- Fonction — construisez une formule dans le générateur (décrit plus bas).
- Enregistrez.
Remarque : le type d’un attribut ne peut pas être modifié après sa création. Un nouvel attribut apparaît immédiatement dans chaque projet de l’organisation avec une valeur vide. Un attribut de type Date peut être lié à un élément du planning du projet, et un attribut de type Lien s’affiche sous la forme d’un nom d’attribut cliquable.
Suppression d’un attribut
La suppression d’un attribut ouvre une fenêtre avec la question Voulez-vous vraiment supprimer l’attribut « nom » ?. L’attribut et les valeurs saisies sont supprimés de tous les projets des espaces de travail concernés. Il est également retiré des modèles de charte de projet, des revues et des rapports enregistrés, et les fonctions qui l’utilisaient perdent leur résultat. Cette opération est irréversible.
Numéro du projet
Le numéro du projet est un attribut de type Texte court qui se comporte comme n’importe quel autre attribut : vous pouvez le masquer, l’afficher dans la liste des projets, l’ajouter aux rapports, aux portefeuilles et aux revues, ainsi qu’au modèle de charte de projet. Une organisation qui n’utilise pas de numéros peut le désactiver dans les paramètres de l’attribut.
Attributs de type fonction
Fonction et générateur de formules
La valeur d’un attribut de type Fonction est en lecture seule et se recalcule automatiquement. Construisez la formule en faisant glisser des éléments de la liste vers le champ Formule. Vous pouvez réorganiser les éléments et les supprimer avec la croix. Les groupes disponibles sont :
- Opérateurs — addition, soustraction, multiplication, division et parenthèses,
- Valeurs — un nombre et une date de votre choix, ainsi que Date d’aujourd’hui,
- Informations sur le projet — Date de création,
- Planning — Début du projet, Fin du projet, Durée du projet, Temps nécessaire, Saisie des temps, Progrès, ainsi que les dates, la durée et les écarts par rapport à la première base et à la dernière base,
- Budget — coûts, recettes et budget du projet (prévus et réels) et leurs valeurs issues de la première base et de la dernière base,
- Attributs du projet — les autres attributs de type numéro et date.
Choisissez le Format du résultat (Nombre ou Date) lorsque vous créez l’attribut ; il ne peut pas être modifié par la suite. Pour un nombre, définissez les Décimales. Le champ Aperçu du calcul affiche le résultat dès que la formule est construite. Messages possibles :
- La formule ne peut pas être vide,
- Division par zéro détectée,
- La formule contient des attributs de projet incorrects,
- La formule contient une erreur, veuillez la corriger ou réessayer,
- Le nombre maximal d’éléments a été dépassé.
Lorsqu’un projet ne contient pas les données nécessaires au calcul, l’attribut affiche Aucune donnée ; lorsque le résultat n’est pas valide, il affiche Erreur.
Dates liées au planning
Un attribut de type Date peut reprendre sa date du planning du projet. Il se met alors à jour lorsque la date d’une tâche ou d’un jalon change, par exemple une date d’acceptation ou la fin de la phase de planification.
- Dans le panneau Informations du projet (voir Informations sur le projet), cliquez sur le champ de l’attribut de type date. La fenêtre Sélectionnez une date s’ouvre.
- Sélectionnez Lier à un élément de planning et choisissez un élément du planning dans la liste.
- Indiquez si l’attribut reprend la Date de début ou la Date de fin de l’élément, puis confirmez. Le champ affiche la date de l’élément et une icône de chaîne.
Lorsque l’élément se déplace dans le planning, la date de l’attribut change automatiquement. Dans la charte de projet, dans les revues et dans les listes de projets, une telle date affiche une icône de chaîne avec l’info-bulle La date résulte de l’élément du planning. Pour saisir la date manuellement, choisissez Sélectionner depuis le calendrier dans la même fenêtre.
Attributs de projet dans les rapports
Les attributs de projet peuvent être ajoutés comme colonnes et comme filtres dans les rapports sous forme de tableau. Les attributs de type Lien font exception : ils ne sont pas disponibles dans les rapports.
- Allez dans l’onglet Rapports et ouvrez un rapport.
- Cliquez sur Colonnes.
- Cliquez sur Ajouter une colonne et choisissez un attribut de projet dans la liste.
- Enregistrez.
Dans un rapport, les attributs de type Fonction se comportent comme des nombres ou des dates, selon le format du résultat, ce qui permet de les trier et de les filtrer.
Les rapports sont décrits plus en détail dans Rapports.
Attributs dans le résumé graphique
Les widgets Attribut de projet (en barres et en secteurs) du résumé graphique regroupent les projets selon l’attribut sélectionné. Le résumé graphique est disponible dans un portefeuille (voir Portefeuilles de projets) et dans une revue de projets (voir Revues).
- Seuls les attributs de type Liste à choix unique et Liste à choix multiples peuvent servir au regroupement. Chaque valeur de l’attribut correspond à une barre ou à un secteur distinct.
- La couleur et l’ordre des valeurs proviennent de la définition de l’attribut.
- Les projets sans valeur vont dans la catégorie Aucun. Une valeur qu’aucun projet ne possède n’apparaît pas dans le graphique.
- Avec une liste à choix multiples, un projet qui a plusieurs valeurs est compté dans chaque barre correspondante, si bien que le total peut dépasser le nombre de projets.
- Par défaut, une barre ou un secteur indique le nombre de projets. Dans l’éditeur du widget, vous pouvez choisir un attribut de type numéro ou une fonction qui renvoie un nombre ; le widget additionne alors leurs valeurs.
- Le titre du widget reprend par défaut le nom de l’attribut de regroupement et peut être modifié.
Les attributs de type date, texte court, texte long et lien n’ont pas de widget dans le résumé graphique.
Attributs de projet dans la charte et dans les revues
Charte de projet. Les attributs de projet peuvent être ajoutés comme champs du modèle de charte de projet (voir Création d’un modèle de charte de projet). Dans la charte, le champ affiche la valeur de l’attribut dans le projet, et son aspect dépend du type de l’attribut : une date a un calendrier, un nombre a un champ numérique avec la précision configurée, et une liste a une liste déroulante avec des options colorées. Les attributs de type Fonction affichent la valeur calculée à partir de la formule.
Un attribut de type Date lié à un élément du planning a une icône de chaîne à côté du champ, avec l’info-bulle La date résulte de l’élément du planning. Une telle date change dans le planning ou lorsque vous modifiez le lien (voir Informations sur le projet).
Revues. Les attributs de projet sont disponibles comme colonnes dans les listes de projets d’une revue. Les valeurs s’affichent comme dans les autres tableaux de projets : une date avec l’icône du lien vers le planning, un nombre avec la précision de l’attribut, une liste avec des couleurs et une fonction avec son résultat ou le message Aucune donnée ou Erreur. Un attribut de type Lien s’affiche sous la forme d’un nom d’attribut cliquable. Le travail avec les revues est décrit dans Revues.
Espaces de travail et attributs de projet
Chaque attribut de projet est affecté à un ou plusieurs espaces de travail (champ Espaces de travail dans la fenêtre de l’attribut, visible lorsque l’organisation compte plus d’un espace de travail). L’espace de travail détermine qui peut configurer l’attribut, et non quels projets contiennent une valeur : l’attribut est disponible dans tous les projets de l’organisation.
- L’onglet Attributs est visible pour les utilisateurs qui ont le droit de gérer les attributs de projet.
- Un administrateur, ou un utilisateur qui a le droit sur les attributs dans au moins un espace de travail, peut ajouter un nouvel attribut. Ce droit se définit dans la colonne Attributs de la section Configuration des droits de l’espace de travail (voir Espaces de travail et Utilisateurs et permissions).
- Un administrateur, ou un utilisateur qui a ce droit dans au moins l’un des espaces de travail de l’attribut, peut modifier un attribut. L’ajout ou le retrait d’un espace de travail sur un attribut exige ce droit dans cet espace de travail.
- La fenêtre de suppression liste les espaces de travail dont l’attribut sera retiré, y compris ceux dans lesquels vous n’avez aucun droit sur les attributs.
