Notation

La notation est une évaluation de l’attractivité d’un projet au moyen de questions auxquelles répondent des personnes désignées (les évaluateurs). Les réponses sont converties en points selon deux dimensions, Avantages et Complexité, et le résultat est visible dans le tableau des questions et sur un graphique. L’évaluation suit un modèle de notation qui définit les questions, les poids et les évaluateurs. Un même modèle peut être affecté à plusieurs projets.

La notation d’un projet se trouve dans l’onglet Notation du projet, à condition que le module Notation soit activé pour votre organisation (menu principal : Paramètres du système, onglet Notation, commutateur Activé / Désactivé ; le désactiver ne supprime aucune donnée) et coché dans le projet (menu du projet, Fonctionnalités ; voir Fonctionnalités du projet). L’onglet est visible pour les utilisateurs disposant du droit Notation sur le projet (Aperçu ou Administration) et pour les évaluateurs, qui obtiennent l’accès au projet pendant la durée de l’évaluation. Les modèles de notation se trouvent dans le menu principal, sous Notation, pour les utilisateurs disposant du droit sur les modèles de notation (voir Utilisateurs et droits).

Notation du projet

Affecter un modèle

1. Ouvrez l’onglet Notation dans le projet.
2. Cliquez sur le bouton Sélectionner un modèle de notation (visible pour les utilisateurs disposant du droit Administration sur la notation).
3. Choisissez un modèle dans la liste de la fenêtre Modèle de notation et cliquez sur Enregistrer.

Si l’organisation n’a pas encore de modèle, l’onglet affiche le message Pas de notations définies dans le système. Une fois le modèle affecté, une copie de ses questions apparaît dans le projet. Les personnes désignées dans le modèle comme évaluateurs obtiennent l’accès au projet, et les chefs de projet deviennent évaluateurs pour les questions où Chef de projet a été choisi.

Modifier et retirer un modèle

Le bouton portant le nom du modèle dans le champ Modèle de notation ouvre la même fenêtre. Si vous remplacez le modèle par un autre, la notation est recréée ; si quelqu’un a déjà répondu à une question, le message Changer le type de notation supprimera toutes les évaluations de la notation actuelle. Etes-vous sûr de vouloir changer le modèle de notation ? apparaît. Les anciens évaluateurs perdent l’accès au projet accordé pour la notation. Le bouton Supprimer de la fenêtre retire du projet la notation actuelle, avec les évaluations ; les versions archivées restent (voir Évaluations archivées).

Disposition de l’onglet

• la liste Notation affichée permet de passer de la version actuelle (Actuel) aux versions archivées,
• la section Informations avec le modèle, la liste des évaluateurs (Évaluateurs) et la date Mise à jour nécessaire (voir Gestion des évaluateurs et Notification des évaluateurs),
• un graphique de l’historique des résultats selon les dimensions Avantages et Complexité, avec les points des versions successives,
• le tableau des questions, où le bouton Voir permet de passer de la Vue agrégée à la Vue comparative. La vue agrégée affiche la Moyenne et le Pourcentage pour chaque question. La vue comparative place côte à côte les réponses des évaluateurs choisis (jusqu’à trois personnes à la fois).

Modèles de notation

Les modèles de notation se trouvent dans le menu principal, sous Notation. La liste comporte les colonnes Nom et Description ; cliquez sur un nom pour ouvrir le modèle sous l’onglet Questions. Un modèle comporte trois onglets : Questions, Évaluateurs et Publier.

Ajouter un modèle

1. Cliquez sur Ajouter dans la liste des modèles.
2. Dans la fenêtre Ajouter un modèle de notation, saisissez le nom (obligatoire) et, si vous le souhaitez, une description, puis cliquez sur Ajouter.

Renommer, modifier la description, supprimer

Le menu du modèle (l’icône d’engrenage à côté du nom) propose les options Éditer (nom et description) et Supprimer. La suppression d’un modèle est irréversible et retire la notation actuelle de tous les projets auxquels le modèle est affecté (message La suppression est irréversible et supprimera la notation actuelle dans tous les éléments auxquels elle est attribuée. Souhaitez-vous supprimer une notation ?). Les versions archivées dans les projets restent.

Publier les modifications

Les modifications des questions et des évaluateurs sont enregistrées immédiatement dans le modèle, mais les projets ne les voient qu’après la publication. L’onglet Publier affiche la date Dernière publication et la liste des projets qui utilisent le modèle, avec leurs chefs de projet. Le bouton Publier met à jour la notation actuelle dans tous ces projets :

• les nouvelles questions sont ajoutées, les questions supprimées disparaissent, les questions modifiées sont mises à jour,
• les réponses aux autres questions sont conservées. Une réponse dont la valeur d’échelle choisie n’est plus active dans la question est supprimée,
• tous les évaluateurs repassent au statut Non mis à jour.

Critères et questions

L’onglet Questions d’un modèle affiche une arborescence : la dimension (Avantages ou Complexité), les critères qu’elle contient et les questions de chaque critère. Les colonnes sont Nom, Poids, Score maximum et Évaluateurs. Cliquez sur l’en-tête Nom ou Score maximum pour trier l’arborescence.

Ajouter un critère

1. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Ajouter une question et choisissez Ajouter un critère.
2. Dans la fenêtre Ajouter un critère, saisissez le nom (obligatoire), choisissez la dimension (Dimension) et, si vous le souhaitez, une description.
3. Cliquez sur Enregistrer.

La fenêtre d’un critère existant affiche le nombre de questions et le score maximum. La suppression d’un critère supprime aussi toutes ses questions (La suppression d’un critère entraîne la suppression de toutes les questions associées à ce critère. Etes-vous sûr de vouloir supprimer un critère ?). Les questions ne peuvent être ajoutées qu’une fois qu’un critère a été ajouté dans la dimension concernée.

Ajouter une question

1. Cliquez sur Ajouter une question. La fenêtre Ajouter une question s’ouvre.
2. Saisissez le Nom (obligatoire), choisissez la Dimension et le Critère, le Poids (de 1 – Très petite à 5 – Très grande) et, si vous le souhaitez, une Description.
3. Dans le tableau Réponses, cochez dans la colonne Actif les valeurs d’échelle (de 0 à 10) qu’un évaluateur pourra choisir, et saisissez une description pour chacune. La colonne Points affiche la valeur d’échelle multipliée par le poids. Au moins deux réponses actives sont requises (La question de notation doit comporter au moins deux réponses.).
4. Choisissez des personnes dans le champ Évaluateurs (voir Gestion des évaluateurs).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur une question dans la liste pour ouvrir la fenêtre Éditer la question, où vous pouvez aussi la supprimer. Les modifications prennent effet dans les projets après la publication (voir Modèles de notation).

Gestion des évaluateurs

Les évaluateurs, c’est-à-dire les personnes qui répondent aux questions, sont définis dans le modèle. Un évaluateur peut être un utilisateur disposant d’une licence complète ou le Chef de projet (une valeur dynamique : dans chaque projet, les évaluateurs sont ses chefs de projet).

Dans une question

Dans la fenêtre de la question, le champ Évaluateurs permet de choisir un ou plusieurs évaluateurs pour cette question (voir Critères et questions).

Dans l’onglet Évaluateurs

1. Ouvrez l’onglet Évaluateurs du modèle. La liste affiche tous les évaluateurs de toutes les questions. Tant qu’il n’y a pas de questions, l’onglet affiche Pas de questions dans la notation, pour éditer les évaluateurs, vous devez d’abord définir les questions.
2. Cliquez sur Ajouter. La fenêtre Évaluateur s’ouvre.
3. Choisissez un utilisateur ou le Chef de projet et cliquez sur Enregistrer.
4. Dans la fenêtre suivante, cochez les questions que la personne choisie doit évaluer (le commutateur Marquer tous les coche toutes) et cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur une personne dans la liste pour ouvrir la même fenêtre de sélection des questions ; le bouton Supprimer de la fenêtre lui retire toutes les questions. Un évaluateur doit avoir au moins une question affectée (L’évaluateur doit être affecté à au moins une question). Les modifications parviennent aux projets après la publication du modèle.

Dans un projet, un évaluateur obtient l’accès au projet (le droit d’évaluer) pendant la durée de la notation actuelle et voit ses questions dans l’onglet Notation.

Notification des évaluateurs

Les évaluateurs sont notifiés par la fixation d’une échéance de mise à jour des évaluations.

1. Affectez un modèle au projet (voir Notation du projet).
2. Cliquez sur la date dans le champ Mise à jour nécessaire de la section Évaluateurs. La fenêtre Mise à jour nécessaire s’ouvre.
3. Choisissez une date et, si vous le souhaitez, activez le commutateur Changer le statut de toutes les évaluations en « Non mis à jour ».
4. Cliquez sur Enregistrer.

Tous les évaluateurs du projet reçoivent une notification dans l’application, ainsi qu’un e-mail lorsque leur notification Mise à jour de la notation est activée, dans les cas suivants :

• l’échéance est fixée pour la première fois, ou
• le commutateur de statut est activé, ce qui remet toutes les évaluations au statut Non mis à jour.

Reporter simplement la date à plus tard, sans le commutateur, ne notifie personne. Les notifications ne sont pas envoyées dans un projet archivé ni lorsque le module Notation est désactivé. L’échéance ne peut être modifiée que pour la version actuelle, par les utilisateurs disposant du droit Administration sur la notation.

Saisie d'une évaluation

1. Ouvrez l’onglet Notation dans le projet, ou utilisez le lien reçu par e-mail.
2. Cliquez sur votre propre nom dans la liste Évaluateurs. La fenêtre Évaluation s’ouvre.
3. Choisissez une réponse dans la liste pour chaque question. La description de la question est visible lorsque vous survolez l’icône d’information à côté de son nom.
4. Cliquez sur Enregistrer.

L’enregistrement attribue le statut Mis à jour, avec la date et un point vert à côté du nom de l’évaluateur. Vous ne pouvez modifier que votre propre évaluation. L’évaluation d’un autre évaluateur et une version archivée sont visibles mais ne peuvent pas être modifiées. Les questions qui n’ont pas été affectées à l’évaluateur affichent une icône de cadenas.

La fenêtre affiche aussi le statut de l’évaluation (Mis à jour ou Non mis à jour) et l’échéance Mise à jour requise :. Les résultats de tous les évaluateurs figurent dans le tableau des questions de l’onglet Notation.

Évaluations archivées

Archivage

1. Ouvrez l’onglet Notation dans le projet (la notation actuelle est affichée).
2. Cliquez sur Archiver. La fenêtre Notation s’ouvre avec un nom proposé (la date et l’heure actuelles).
3. Vérifiez ou modifiez le nom, puis enregistrez.

L’archivage enregistre dans l’historique l’état actuel de la notation : le modèle, les questions, les évaluateurs et leurs réponses. La notation actuelle conserve ses évaluations ; après l’archivage, vous pouvez donc fixer une nouvelle échéance et réinitialiser les statuts (voir Notification des évaluateurs) pour que les évaluateurs mettent à jour leurs évaluations. Les versions enregistrées forment l’historique affiché sur le graphique.

Consulter et renommer

Dans la liste Notation affichée, choisissez une version archivée. Vous voyez alors la Date d’archivage de la notation, les évaluations données par les évaluateurs et les résultats dans le tableau des questions, le tout en lecture seule. Le bouton Renommer renomme la version.

Supprimer

Le bouton Supprimer à côté d’une version archivée la supprime après confirmation (Souhaitez-vous supprimer la notation archivée ?). La suppression est irréversible. L’archivage, le renommage et la suppression exigent le droit Administration sur la notation.