Lignes budgétaires

Une ligne budgétaire est un coût ou une recette individuels du budget du projet, par exemple « Licences », « Formation » ou « Paiement du client ». Les lignes peuvent être regroupées sous des lignes de regroupement, qui additionnent les valeurs des lignes qu’elles contiennent. Chaque ligne dispose d’un panneau avec ses détails, ses prévisions, son réel, ses pièces jointes, ses commentaires et l’historique des modifications.

Les lignes se trouvent dans l’onglet Budget du projet (voir Budget du projet). Les utilisateurs disposant de la permission de projet Budget au niveau Aperçu consultent les lignes, et ceux du niveau Administration les ajoutent, les modifient et les suppriment (voir Permissions du projet).

Ajout d'une ligne

1. Ouvrez l’onglet Budget du projet, vue Liste ou Vue périodique.
2. Cliquez sur Nouveau coût ou, après avoir cliqué sur la flèche à côté de ce bouton, sur Nouvelle recette. Une nouvelle ligne apparaît dans la liste, avec le champ du nom en mode édition.
3. Saisissez le nom et appuyez sur Entrée, ou cliquez en dehors du champ.

Après l’enregistrement avec Entrée, une autre ligne vide du même type apparaît en dessous, ce qui permet de saisir les lignes les unes après les autres. Un nom vide ne crée pas de ligne : la ligne disparaît. Une nouvelle ligne se place sous la ligne sélectionnée de la liste, ou à la fin de la liste si rien n’est sélectionné.

Une ligne peut aussi être ajoutée à un endroit choisi : le menu de la ligne (clic droit ou icône à trois points) propose les options Ajouter un coût et Ajouter des recettes avec le sous-menu Au-dessus, En dessous et Comme sous-ligne. La ligne est alors prête à être modifiée dans le panneau (voir Panneau de la ligne).

Les boutons d’ajout et les menus de modification sont visibles pour les utilisateurs disposant de la permission Administration sur le budget.

Structure et ordre des lignes

Les lignes sont organisées en arborescence. Une ligne qui a des sous-lignes est une ligne de regroupement : elle n’a ni montants, ni dates, ni prévisions, ni réel qui lui soient propres, et ses valeurs sont la somme des lignes qu’elle contient. Dans les colonnes de montants d’une ligne de regroupement, vous voyez alors l’indication La valeur est la somme des éléments enfants et ne peut pas être modifiée. Un regroupement peut contenir des coûts, des recettes, ou les deux.

• Ajout d’une sous-ligne — l’option Comme sous-ligne du menu de la ligne (voir Ajout d’une ligne).
• Déplacement — faire glisser une ligne par la poignée à gauche change son ordre ou la place sous une autre ligne. Une ligne ne peut pas être déplacée sous elle-même ni sous l’une de ses propres sous-lignes.
• Couleur — l’option Couleur du menu de la ligne colore la ligne.

Remarque : lorsque la première sous-ligne est placée dans une ligne ordinaire du même type, les valeurs du parent (montants, prévisions, réel, lien avec le planning, attributs et couleur) passent à la nouvelle sous-ligne, et le parent devient une ligne de regroupement. Lorsque la sous-ligne est d’un type différent de celui du parent, les prévisions du parent sont supprimées et ses propres valeurs sont effacées. Les règles de mappage du réel qui pointent vers le parent sont supprimées.

Une ligne de regroupement ne peut pas être changée en coût ou en recette. Chaque déplacement est consigné dans l’historique de la ligne.

Clonage et changement de type

Clonage

Le clonage crée une copie d’une ligne, ce qui accélère la saisie de coûts ou de recettes similaires.

1. Ouvrez le menu de la ligne : clic droit ou icône à trois points sur la ligne, ou menu du panneau de la ligne.
2. Choisissez Cloner le coût (Cloner les recettes) — dans le panneau, Cloner.

La copie apparaît juste sous l’original, avec le nom suivi d’un suffixe de copie. La copie conserve le type, les montants, les prévisions, le lien avec le planning, les attributs, la description, les pièces jointes et la couleur. Elle ne reprend ni le réel, ni la base, ni les commentaires, ni l’historique des modifications. Cloner une ligne de regroupement crée une ligne de regroupement vide, sans sous-lignes.

Changement de type

Les options Transformer en recettes et Transformer en coût du menu de la ligne changent son type. Le réel affecté à la ligne est alors détaché (il passe dans la ligne Non affecté), car le type d’un réel doit correspondre au type de la ligne. Le changement de type est consigné dans l’historique de la ligne. Le type d’une ligne de regroupement ne peut pas être modifié.

Panneau de la ligne

Le panneau s’ouvre lorsque vous cliquez sur le nom d’une ligne, ou avec l’option Voir les détails du menu de la ligne. L’en-tête indique le projet et le chemin des lignes parentes. Le panneau contient :

• le nom, modifiable sur place (il ne peut pas être vide),
• les montants Réel, Prévision et Total et, lorsqu’une base budgétaire a été approuvée dans le projet, aussi Progrès, Écart et Base (voir Prévision, Réel, Base et écart),
• une section avec les onglets Prévision et Réel : les saisies de la ligne dans le temps, qui peuvent être restreintes par une plage de dates (voir Prévisions budgétaires et Réel du budget). Dans une ligne de regroupement, la section est en lecture seule,
• le champ Planning avec l’élément de planning associé et ses dates (voir Lier les prévisions au planning),
• les attributs de la ligne (voir Attributs des lignes budgétaires),
• une description avec mise en forme du texte et pièces jointes (le trombone : un fichier, un lien ou un fichier existant du projet),
• les onglets Commentaires (avec mentions) et Historique — la liste des modifications de la ligne avec la date et l’auteur.

Le menu du panneau (icône à trois points) propose les options : Copier le lien, Cloner, Transformer en coût ou Transformer en recettes, Associer au planning, Ajouter un réel, Décaler les prévisions dans le temps, Remettre à zéro les prévisions passées et Supprimer.

Modification dans la liste

• Nom — l’option Renommer du menu de la ligne, ou un clic sur le nom.
• Prévision — cliquer sur le montant d’une ligne qui a une seule prévision, ou aucune, modifie cette prévision ou ajoute la première (effacer le montant la supprime). Avec plusieurs prévisions, le montant est une somme et il est verrouillé (La valeur est la somme des composants et ne peut pas être modifiée.).
• Montant et Réel sont des sommes, et Date de début et Date de fin proviennent des prévisions et du réel ; on ne les modifie donc pas directement.
• Attributs — cliquer sur une cellule ouvre un éditeur adapté au type de l’attribut.

Les montants se saisissent sous forme de nombres positifs ; le signe découle du type de la ligne. Les modifications sont enregistrées immédiatement et consignées dans l’historique. Les utilisateurs disposant de la permission Administration sur le budget peuvent modifier ; les autres voient le panneau en lecture seule.

Vues du budget

L’onglet Budget propose trois vues, à basculer à droite de la barre : Liste, Vue périodique et Réel. La vue Réel est décrite dans Réel du budget.

Liste

Une arborescence de lignes avec des colonnes. Par défaut, vous voyez Date de fin, Montant, Prévision et Réel. Le bouton Colonnes ajoute et masque des colonnes (Date de début, Progrès, Écart et Écart en pourcentage, attributs des lignes et, après l’approbation d’une base budgétaire, aussi Base) et définit leur ordre. La ligne Total rassemble les valeurs de l’ensemble du budget, et Non affecté affiche le réel sans ligne. Le bouton Exportation enregistre la liste dans un fichier.

Vue périodique

Les montants des lignes répartis par périodes. Le sélecteur d’échelle propose Mois, Trimestre et Année. Le bouton Lignes choisit les séries affichées pour chaque ligne : Prévision, Réel, Base et l’écart en montant et en pourcentage. Les montants des périodes peuvent être modifiés directement, comme une prévision dans la liste. Le bouton Exportation enregistre la vue dans un fichier.

Filtre

Le bouton Filtre (vues Liste et Vue périodique) restreint les lignes par nom, type (coûts, recettes), plage de dates de début et de fin et valeurs d’attributs. Fermer la barre de filtre efface le filtre.

Le navigateur mémorise séparément pour chaque projet et chaque utilisateur les réglages des colonnes et des séries, l’échelle et le filtre ; ils ne modifient donc pas la vue des autres personnes.

Importation de lignes

L’importation charge de nombreuses lignes à la fois, à partir d’un modèle de projet ou d’un fichier. Les options se trouvent dans le menu Paramètres au-dessus du budget, sous Importation des lignes budgétaires ; les utilisateurs disposant de la permission Administration sur le budget les voient.

À partir d’un modèle

1. Choisissez À partir du modèle. L’assistant Importation du budget s’ouvre.
2. Choisissez un modèle de projet et indiquez la date de début. Les dates des lignes sont recalculées par rapport à cette date.
3. Cliquez sur Suivant, vérifiez l’aperçu à l’étape Avant-première du budget et confirmez.

La liste ne contient que les modèles affectés aux espaces de travail du projet (voir Espaces de travail et permissions du modèle).

À partir de Microsoft Excel

1. Choisissez Depuis Microsoft Excel.
2. Chargez le fichier (formats pris en charge : .xlsx et .csv, jusqu’à 10 Mo). Vous pouvez télécharger un modèle (Téléchargez le modèle) ; le fichier modèle contient des lignes d’exemple qui doivent être supprimées avant l’importation.
3. Cliquez sur Suivant et associez les colonnes du fichier aux champs : Nom, WBS, Description, Prévision, Réel, attributs des lignes ou Passer. Pour les colonnes de montants, vous indiquez le format de date.
4. Confirmez l’importation.

La colonne du nom est requise (La colonne du nom est obligatoire), les colonnes ne peuvent pas se répéter (La colonne apparaît plusieurs fois), et les montants de prévision et de réel d’une même ligne du fichier doivent avoir le même signe (Tous les montants de prévisions et de réel d’une même ligne doivent avoir le même signe.). Le type de la ligne budgétaire découle du signe : si le fichier contient des montants positifs et négatifs, les positifs deviennent des recettes et les négatifs des coûts ; s’il n’y a que des montants négatifs, ce sont tous des coûts ; s’il n’y a que des montants positifs, la fenêtre demande s’il faut les importer comme coûts (Importation de coûts) ou comme recettes (J’importe des recettes).

Les lignes issues d’une importation ont une entrée d’historique indiquant qu’elles ont été créées à partir d’un modèle ou d’un fichier importé.

Suppression d'une ligne

1. Ouvrez le menu de la ligne dans la liste du budget (clic droit ou icône à trois points) ou le menu du panneau de la ligne.
2. Choisissez Supprimer.
3. Confirmez dans la fenêtre Suppression d’une ligne budgétaire.

La suppression d’une ligne supprime aussi ses sous-lignes, toutes ses prévisions, l’historique de ses modifications et les éventuelles règles de mappage du réel qui pointent vers elle. La ligne parente et les totaux du projet sont recalculés automatiquement.

Remarque : la suppression est irréversible. Quiconque a encore la ligne supprimée ouverte verra Cette ligne budgétaire a été supprimée.

Attributs des lignes budgétaires

Les lignes budgétaires peuvent être décrites par des attributs personnalisés, comme les projets. Un administrateur de l’organisation définit les attributs de ligne dans le menu principal : Paramètres du système, onglet Budget, onglet Lignes budgétaires, section Attributs du budget, bouton Nouvel attribut. L’ordre des attributs dans la liste se règle par glisser-déposer, et le filtre Type restreint la liste des attributs par type.

Types d’attributs pris en charge : texte court et long, liste à choix unique et à choix multiple, nombre, date, lien, et champ de fonction (calculs sur des dates ou des nombres, par exemple le montant brut calculé à partir du montant net et de la TVA).

Dans un projet, les attributs sont visibles dans le panneau de la ligne et sous forme de colonnes de la liste du budget (bouton Colonnes). Les valeurs se modifient dans la liste ou dans le panneau. Une ligne de regroupement n’a pas d’attributs. Une ligne reprend les valeurs d’attributs de son parent lorsqu’elle devient sa première sous-ligne (voir Structure et ordre des lignes). Les attributs du budget peuvent servir à filtrer les lignes et dans les rapports budgétaires.

Les attributs du réel, champs distincts qui décrivent un réel, sont définis dans le même onglet, sous Réel (voir Attributs du réel). C’est aussi dans l’onglet Lignes budgétaires que vous réglez Décimales et Affichage des dépenses (voir Monnaie et décimales).