Lignes budgétaires

Une ligne budgétaire est une dépense ou une recette unique du budget du projet, par exemple « Licences », « Formation » ou « Paiement client ». Vous pouvez regrouper des lignes sous des lignes de regroupement, qui additionnent les valeurs des lignes qu’elles contiennent. Chaque ligne dispose d’un panneau avec ses détails, ses prévisions, son réel, ses pièces jointes, ses commentaires et son historique des modifications.

Ajouter un poste budgétaire

Ajouter une dépense

Accédez à l’onglet Budget du projet sélectionné.
Dans l’onglet Budget, cliquez sur Nouvelle dépense. Le champ de la colonne Nom est mis en évidence. À côté, vous pouvez voir l’icône d’un cercle avec un signe de dollar, indiquant la dépense.
Saisissez le nom de la dépense et confirmez.
Cliquez en dehors du champ Nom ou appuyez sur Entrée pour approuver le nom de la dépense.

Ajouter une recette

Accédez à l’onglet Budget du projet sélectionné.
Cliquez sur la flèche située à côté du bouton Nouvelle dépense dans l’onglet Budget. L’option Nouvelle recette apparaît.
Cliquez sur Nouvelles recettes. Le champ de la colonne Nom est mis en évidence. À côté, vous pouvez voir l’icône d’une poche avec un signe de dollar au milieu, indiquant les recettes.
Saisissez le nom de la recette et confirmez.
Cliquez en dehors du champ Nom ou appuyez sur Entrée pour approuver le nom du Recettes saisi.

Agrégation des postes dans la liste budgétaire

Les postes budgétaires agrégés sont des groupes de dépenses, de recettes ou des deux. Le regroupement de ces postes vous permet de les diviser en parties plus petites ou de les réunir en groupes plus importants. Le total d’un groupe est la somme de ses parties. Ces éléments de groupe n’ont pas de dates ou de valeurs spécifiques comme le centre de coûts, le type de dépenses ou Capex/Opex.

Cloner des postes budgétaires

Le clonage des postes budgétaires est une fonctionnalité puissante qui peut accélérer la création du budget de votre projet. Lorsque vous clonez un poste budgétaire, un poste dupliqué est créé avec les mêmes données. Ceci est particulièrement utile lorsque votre budget comprend plusieurs postes similaires. Au lieu de créer manuellement chaque élément, vous pouvez cloner un élément existant et modifier les attributs spécifiques qui diffèrent.

Lorsque vous clonez un poste budgétaire, les attributs suivants sont dupliqués : Statut, Montant, Date, Centre de coûts, Type de dépenses, Capex/Opex, Fournisseur, Numéro de document, Lien avec le Planning, Description et Pièces jointes.
Notez toutefois que les commentaires et l’historique du poste budgétaire ne sont pas clonés. Cela permet de s’assurer que chaque élément conserve un dossier de discussion et de modification unique.

Clonage d’un poste budgétaire dans la liste budgétaire

Dans votre projet, allez dans l’onglet Budget.
Dans la liste des budgets, passez votre curseur sur la ligne correspondant au poste budgétaire que vous souhaitez cloner. Un symbole à trois points apparaît derrière le nom de l’élément.
Cliquez sur le symbole à trois points. Un menu d’options disponibles s’ouvre.
Sélectionnez Cloner les dépenses (pour les dépenses) ou Cloner les recettes (pour les recettes).
Un nouveau poste budgétaire apparaît sous l’original dans la liste des budgets. Il porte le même nom que le poste budgétaire original et une note indiquant « Copie ».

Clonage d’un poste budgétaire dans le panneau des postes budgétaires

Dans l’onglet Budget de votre projet, cliquez sur le nom du poste budgétaire que vous souhaitez cloner. Le panneau du poste budgétaire s’ouvre sur le côté droit de l’écran. Vous voyez le symbole des trois points dans le coin supérieur droit.
Cliquez sur le symbole à trois points. Un menu d’options disponibles s’affiche.
Cliquez sur Cloner. Un nouveau poste budgétaire apparaît sous le poste budgétaire d’origine. Il porte le même nom que l’original et la mention « Copier ».

Modifier le type de poste budgétaire

Modifier le type d’un poste budgétaire dans la liste des budgets

Dans votre projet, allez dans l’onglet Budget.
Dans la liste des budgets, passez votre curseur sur la ligne correspondant au poste budgétaire dont vous souhaitez modifier le type. Un symbole à trois points apparaît derrière le nom.
Cliquez sur le symbole à trois points. Un menu d’options disponibles s’ouvre.
Sélectionnez Modifier en dépenses (pour les recettes) ou Modifier en recettes (pour les dépenses).
Le type de poste budgétaire et l’icône à côté du nom du poste budgétaire reflètent le nouveau type.

Modifier le type d’un poste budgétaire dans le panneau des postes budgétaires

Dans votre projet, allez dans l’onglet Budget.
Cliquez sur le nom du poste budgétaire que vous souhaitez modifier. Le panneau des postes budgétaires s’ouvre sur le côté droit de l’écran. Vous voyez le symbole des trois points dans le coin supérieur droit.
Cliquez sur le symbole à trois points. Un menu d’options disponibles s’affiche.
Cliquez sur Change to expense (pour les recettes) ou Change to revenue (pour les dépenses).
Le type de poste budgétaire et l’icône à côté du nom du poste budgétaire reflètent le nouveau type.

Modifier les détails d'un poste budgétaire

Modifier la valeur d’un poste budgétaire dans la liste des budgets

Pour modifier la valeur du poste budgétaire, accédez à l’onglet Budget.
Cliquez sur le champ Montant du poste budgétaire.
Tapez la nouvelle valeur.
Cliquez en dehors du champ ou appuyez sur Entrée pour l’enregistrer.

Modifier la valeur d’un poste budgétaire dans le panneau des postes budgétaires

Pour modifier la valeur du poste budgétaire, accédez à l’onglet Budget.
Cliquez sur le nom du poste pour ouvrir le panneau des postes budgétaires.
Cliquez sur le champ Montant et saisissez la nouvelle valeur.
Cliquez en dehors du champ ou appuyez sur Entrée pour l’enregistrer.

Modifier la date d’un poste budgétaire dans la liste des budgets

Pour modifier la date du poste budgétaire, accédez à l’onglet Budget.
Cliquez sur le champ Date du poste budgétaire. Un calendrier s’ouvre.
Sélectionnez une date en cliquant sur le jour souhaité dans le calendrier.

Modifier la date d’un poste budgétaire dans le panneau des postes budgétaires

Pour modifier la date du poste budgétaire, accédez à l’onglet Budget.
Cliquez sur le nom du poste pour ouvrir le panneau des postes budgétaires.
Cliquez sur le champ Date du poste budgétaire. Un calendrier s’ouvre.
Sélectionnez une date en cliquant sur le jour souhaité dans le calendrier.

Modifier les propriétés : Centre de coût, Type de dépense, Capex/Opex dans la liste budgétaire

Dans l’onglet Budget de la liste des budgets, cliquez sur le champ de la propriété que vous souhaitez modifier dans la ligne du poste budgétaire sélectionné. Une liste des valeurs disponibles pour le champ sélectionné s’affiche.
Sélectionnez une valeur.
La valeur est affichée dans la colonne correspondant à la propriété sélectionnée.

Modifier les propriétés : Centre de coût, Type de dépense, Capex/Opex dans le panneau de l’élément budgétaire.

Dans l’onglet Budget, cliquez sur le nom du poste budgétaire sélectionné. Le panneau du poste budgétaire s’ouvre.
Dans le panneau des postes budgétaires, cliquez sur le champ du bien que vous souhaitez modifier. Une liste des valeurs disponibles pour le champ sélectionné s’affiche.
Sélectionnez une valeur.
La valeur est affichée dans la colonne correspondant à la propriété sélectionnée.

Modifier les propriétés : Fournisseur, Numéro de document dans le panneau des postes budgétaires

Dans l’onglet Budget, cliquez sur le nom du poste budgétaire sélectionné. Le panneau du poste budgétaire s’ouvre.
Cliquez sur le champ de la propriété que vous souhaitez modifier. Le champ passe en mode édition.
Saisissez la valeur souhaitée et confirmez.
Pour valider la valeur saisie, cliquez en dehors du champ ou appuyez sur Entrée. La valeur saisie est affichée dans le champ correspondant à la propriété sélectionnée.

Vue de la liste du budget

Le budget du projet est présenté par défaut sous forme de liste. Cette liste comprend toutes les dépenses, les recettes et les postes budgétaires groupés. Vous pouvez modifier l’aspect de la liste en choisissant les colonnes à afficher, en filtrant les éléments et en ouvrant ou en fermant les éléments groupés.

Les nouveaux postes budgétaires sont placés à la fin de la liste. Mais, comme pour le Planning du projet, vous pouvez ajouter des dépenses et des Recettes là où vous le souhaitez sur la liste.

Sélectionnez les colonnes à afficher ou à masquer dans la liste du budget du projet. Chaque utilisateur peut définir ses propres paramètres pour chaque budget de projet. Ainsi, si un utilisateur masque une colonne dans un projet, cela n’affecte pas ce que voient les autres utilisateurs. Il en va de même pour un même utilisateur dans différents projets. Si un utilisateur cache une colonne dans un projet, elle n’est pas cachée dans les autres.

Ajouter un poste budgétaire sous le poste sélectionné

Sélectionnez le poste budgétaire sous lequel vous souhaitez en ajouter un nouveau en cliquant sur la ligne du poste budgétaire dans l’espace non éditable. La ligne du poste budgétaire sélectionné est surlignée en gris clair.
Ajoutez un nouveau poste budgétaire (dépense ou recette) à l’aide du bouton Nouvelle dépense ou Nouvelle recette.

Voir comment ajouter une nouvelle dépense ou une nouvelle recette : Ajouter un poste budgétaire.

Le nouveau poste budgétaire est ajouté sous le poste marqué.

Ajouter un poste budgétaire à l’aide de l’option Ajouter au-dessus/en dessous

Dans l’onglet Budget de la liste des budgets, passez le curseur sur la ligne du poste budgétaire où vous souhaitez ajouter un nouveau poste. Un symbole à trois points apparaît derrière le nom du poste budgétaire.
Cliquez sur le symbole à trois points. Un menu d’options disponibles s’ouvre : Ajouter une dépense et Ajouter une recette.
Passez votre curseur sur Ajouter une dépense ou Ajouter une recette. Une liste d’options apparaît : Au-dessus et Au-dessous.
Cliquez dessus ou dessous. Le champ de la colonne Nom est mis en évidence dans la liste des budgets, au-dessus ou au-dessous (selon l’option choisie). À côté, vous voyez une icône correspondant au type de poste budgétaire sélectionné. Une icône en forme de cercle avec un dollar au centre indique les dépenses. Une icône de poche avec un signe de dollar au centre indique les recettes.
Saisissez le nom du nouveau poste budgétaire et confirmez. Pour valider le nom saisi, cliquez en dehors du champ Nom ou appuyez sur Entrée.

Activer ou désactiver la visibilité des colonnes de la liste budgétaire

Dans l’onglet Budget, dans la liste des budgets, cliquez sur le bouton Colonnes. Une liste de colonnes apparaît, disponible pour le budget ouvert du projet.
Activez ou désactivez la visibilité des colonnes sélectionnées en cochant la case située à côté de leur nom. Les colonnes dont la case à cocher est surlignée en bleu sont affichées dans la liste des budgets. Les colonnes dont la case n’est pas cochée ne sont pas visibles.

Modification de l’ordre des colonnes affichées dans la liste des budgets

Dans l’onglet Budget, dans la liste des budgets, cliquez sur le bouton Colonnes. Une liste de colonnes apparaît, disponible pour le budget ouvert du projet.
Placez le curseur sur la ligne contenant le nom de la colonne que vous souhaitez déplacer. Un symbole à six points apparaît devant le nom de la colonne.
Survolez et maintenez le symbole à six points, puis faites glisser la rangée de colonnes jusqu’à l’emplacement souhaité. Les colonnes apparaissent dans la liste des budgets dans l’ordre où elles apparaissent dans la liste des colonnes.

Exportation de la liste du budget du projet

Exportation de la liste budgétaire vers un fichier Excel, ce qui vous permet de télécharger la liste des postes budgétaires sur votre disque local. Le fichier peut ensuite être téléchargé ou enregistré dans la base de connaissances de l’organisation en tant que modèle de bonnes pratiques en matière de planification du budget de projet. Les données des colonnes actuellement affichées sont extraites dans le fichier Excel lors de l’exportation. Le fichier d’exportation comprend des attributs détaillés tels que l’OTP, le centre de coûts, le type de dépenses et les dépenses d’investissement/exploitation.

Dans l’onglet Budget, dans la liste des budgets, cliquez sur le bouton Exportation.
Le fichier Excel (avec une extension .xlsx) est téléchargé. Il contient les données des colonnes visibles dans la liste exportée du budget du projet.

Vue de la chronologie du budget

La vue de la chronologie du budget du projet affiche une liste des postes budgétaires sous forme de tableau. Il comprend toutes les dépenses, les recettes et les éléments globaux définis dans le budget du projet. Vous pouvez modifier l’affichage du tableau budgétaire en ajustant le zoom (période d’agrégation des données) à l’aide du curseur Zoom.

Si le plan du projet a approuvé le budget, vous pouvez afficher les écarts en sélectionnant Paramètres → Écart – les lignes de synthèse des postes budgétaires présentent des données en gras.

Vous pouvez accéder au panneau des postes budgétaires dans la vue chronologique du budget en cliquant sur le nom du poste.

Importation de postes budgétaires

Vous pouvez ajouter des postes budgétaires à un projet existant en les important à partir d’un modèle de budget ou d’un fichier Microsoft Excel. Cette fonction permet de créer des postes en masse.

Remarque : seuls les utilisateurs disposant de droits d’administrateur de budget peuvent effectuer une importation. Les éléments créés sont enregistrés dans l’historique des éléments avec la mention « Créé à partir d’un fichier importé » ou « Créé à partir d’un modèle ».

Importer à partir d’un modèle

Cette option vous permet d’appliquer une structure budgétaire prédéfinie à votre projet en cours.

Allez dans l’onglet Budget.
Cliquez sur le bouton Paramètres et sélectionnez Importer à partir d’un modèle.
Une fenêtre s’ouvre. Sélectionnez le modèle souhaité.
Remarque : vous ne pouvez sélectionner que des modèles affectés au même espace de travail que votre projet actuel.
Sélectionnez la date de début. Les dates des postes budgétaires individuels sont calculées par rapport à cette date sur la base du planning du modèle.
Cliquez sur Suivant pour prévisualiser les éléments. Les nouveaux éléments sont ajoutés à la fin de la liste et marqués comme « Non exécutés ».
Cliquez sur Ajouter pour confirmer et mettre à jour le budget.

Importation à partir de Microsoft Excel

Vous pouvez importer une liste de dépenses et de recettes à partir d’un fichier .xlsx.

Allez dans l’onglet Budget.
Cliquez sur le bouton Paramètres et sélectionnez Importer à partir de Microsoft Excel.
Dans la fenêtre, téléchargez votre fichier (glisser-déposer ou sélectionner à partir du disque). Vous pouvez également télécharger un fichier modèle pour vous assurer que le formatage est correct.
Cliquez sur Suivant pour procéder au mappage des données.
Mettez les colonnes en correspondance : faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel aux attributs du système (par exemple, Nom, Date, Montant, OTP).
Validation : les données obligatoires incorrectes ou manquantes (comme le Nom ou le Montant) sont surlignées en rose.
Définir la logique des montants :
- Valeurs mixtes (+/-) : les valeurs positives sont représentées comme des Recettes, les valeurs négatives comme des Dépenses.
- Valeurs négatives uniquement : mappées en tant que dépenses.
- Valeurs positives uniquement : vous devez indiquer explicitement s’il s’agit de recettes ou de dépenses.
Cliquez sur Ajouter. Les postes importés sont annexés à la fin de la liste budgétaire.

Attributs du budget

Les postes budgétaires peuvent être enrichis d’attributs personnalisés, de la même manière que les attributs des projets. Les administrateurs les définissent dans Paramètres du système → Budget.

Types d’attributs pris en charge :

Texte court et texte long
Liste à sélection unique et liste à sélection multiple
Date
Champ numérique
Champ Fonction – calculs sur des dates ou des nombres (par exemple, montant brut = montant net × TVA)

Les champs précédemment fixes – Centre de coûts, Type de dépenses, Fournisseur, Capex/Opex, Numéro de document – ont été migrés vers les nouveaux attributs budgétaires. Si vous ne les utilisez pas, vous pouvez les désactiver dans les paramètres.

Vous pouvez également définir l’ordre dans lequel les attributs apparaissent dans les détails d’un poste budgétaire.

Pour utiliser les attributs du budget dans un projet :

Ouvrez l’onglet Budget du projet (ou d’un modèle de projet).
Cliquez sur le bouton Colonnes et sélectionnez les attributs que vous souhaitez afficher.
Modifiez les valeurs directement à partir de la liste ou des détails d’un poste budgétaire.

Les attributs du budget peuvent être utilisés pour filtrer les données dans les Rapports budgétaires et pour extraire des données pour des attributs spécifiques dans différents projets via un rapport budgétaire consolidé.

Migration des champs de l’ancien budget

Avec cette version, deux dictionnaires dédiés dans les Paramètres du système – Emplacements des coûts (MPK ) et Types de dépenses – ont été supprimés. Leurs valeurs ont été transférées dans les nouveaux attributs budgétaires de la liste à sélection unique, les entrées d’origine étant conservées à l’identique. Les noms des attributs suivent la langue de l’organisation (par exemple, polonais : Miejsce powstawania kosztów, anglais : Cost Location). Les données existantes sur les projets et dans les Rapports sont préservées sans changement de signification.

Supprimer une ligne

Ouvrez le menu de la ligne dans la liste du budget (clic droit) ou le menu du panneau de la ligne.
Choisissez Supprimer.
Confirmez dans la fenêtre Suppression d’une ligne budgétaire.

Supprimer une ligne retire également ses sous-lignes, toutes ses prévisions, son historique des modifications et toute règle de mappage du réel qui pointe vers elle. La ligne parente et les totaux du projet sont recalculés automatiquement.

Remarque : la suppression est définitive. Toute personne ayant encore la ligne supprimée ouverte verra This budget item has been deleted.