Notifications

FlexiProject informe des événements de deux manières : par les notifications dans l’application (l’icône de cloche) et par des messages e-mail. Chaque utilisateur reçoit les notifications dans l’application. Chacun décide dans son profil quels messages e-mail il reçoit (onglet Notifications par e-mail).

Une notification concerne les actions d’autres personnes : les utilisateurs ne sont pas avertis d’une modification qu’ils ont effectuée eux-mêmes. Les messages e-mail ne sont envoyés qu’aux utilisateurs qui se sont déjà connectés à l’organisation.

Panneau des notifications dans l'application

L’icône de cloche située dans le coin supérieur droit, à côté du bouton d’aide, ouvre le panneau Notifications. Le nombre de notifications non lues s’affiche sur l’icône et, une fois le panneau ouvert, sur les onglets inactifs. Le panneau présente les notifications des 30 derniers jours, les plus récentes en premier : d’abord le groupe Nouvelles, puis le groupe Précédent. Un clic sur une notification ouvre l’élément concerné ; si vous n’avez pas de droits sur cet élément, l’avertissement Vous n’avez pas les autorisations nécessaires pour voir cet article s’affiche.

Trois onglets regroupent les notifications :

• Mes — celles qui concernent l’utilisateur : l’affectation à une tâche, un jalon, un risque, un produit, un objectif de stratégie ou un indicateur, et le retrait d’une tâche, d’un jalon, d’un objectif ou d’un indicateur ; la désignation comme chef de projet ; une évaluation du projet requise ; une acceptation requise et une acceptation terminée ; un projet ajouté à une revue ; des prédécesseurs terminés ; un rapport, un portefeuille ou un programme partagé, ou dont l’accès a été retiré ; l’information sur une nouvelle version de l’application.
• Mentions — les mentions de l’utilisateur dans les commentaires sur les tâches, les jalons, le budget, les risques, les revues, les objectifs de stratégie et les indicateurs, ainsi que dans le chat du projet.
• Observés — les modifications des tâches suivies.

Le menu à trois points de l’en-tête du panneau contient les commandes Marquer tout comme lu et Effacer les notifications (supprime toutes les notifications de la liste).

Notifications par e-mail

Les messages e-mail informent des modifications même lorsque l’utilisateur n’est pas connecté. Chaque utilisateur choisit les messages qu’il souhaite recevoir (voir Paramètres des notifications par e-mail). Les messages se répartissent en deux types : un récapitulatif quotidien des tâches (début, fin, retard) et des messages envoyés immédiatement après un événement.

Seuls les utilisateurs qui se sont déjà connectés reçoivent des messages e-mail. Un nouvel utilisateur commence à en recevoir après sa première connexion ou après la première action qui le concerne, par exemple une affectation à une tâche ou une mention dans un commentaire.

Paramètres des notifications par e-mail

1. Ouvrez le menu de l’avatar et choisissez Profil de l’utilisateur.
2. Passez à l’onglet Notifications par e-mail. Vous voyez une liste de notifications avec un nom et une description, et un commutateur à côté de chacune.
3. Activez ou désactivez les notifications choisies. La modification est enregistrée immédiatement.

Pour Début de la tâche et Date de fin prochaine, la liste à côté du commutateur détermine quand le rappel arrive : À la date de début (À la date d’échéance) ou de 1 jour avant à 5 jours avant.

La liste contient : Mes tâches, Début de la tâche, Date de fin prochaine, Tâches échues, Affectation à un élément, Mentions dans les commentaires, Achèvement des prédécesseurs, Suivi des tâches, Partage du rapport, En attente d’acceptation, Acceptation complète, Présentation du système et Mises à jour de FlexiProject. Nouvelle revue de projet et Mise à jour de la notation sont visibles lorsque l’organisation a activé le module Revue ou Notation.

Vous pouvez vous désabonner de n’importe quel message avec le lien qu’il contient ; la fenêtre Désinscription s’affiche alors avec le bouton Abandonner.

Modifications de mes tâches

La notification Mes tâches informe le propriétaire d’une tâche des modifications effectuées par une autre personne. Un utilisateur qui modifie lui-même une tâche ne reçoit aucune notification de sa propre action — la notification dans l’application et le message e-mail n’arrivent que lorsque quelqu’un d’autre a effectué la modification. Ainsi, les propriétaires de tâches voient rapidement les modifications apportées par l’équipe, sans recevoir de messages inutiles.

Début de la tâche

Le message rappelle les tâches dont la date de début tombe dans les jours à venir. L’utilisateur définit combien de temps à l’avance (du jour de début jusqu’à 5 jours avant) le rappel arrive. Le message regroupe les tâches dont l’utilisateur est propriétaire, y compris les tâches opérationnelles (voir Mes tâches), et exclut les tâches terminées et les jalons. Il arrive une fois par jour, dans un seul message avec les autres rappels quotidiens — et uniquement lorsqu’il y a quelque chose à rappeler.

Date de fin prochaine

Le message rappelle les tâches, les jalons et les produits dont l’échéance approche et qui ne sont pas encore terminés. L’utilisateur définit combien de temps à l’avance (de la date d’échéance jusqu’à 5 jours avant) le rappel arrive. Il couvre les éléments dont l’utilisateur est propriétaire, y compris les tâches opérationnelles. Il arrive dans le même message quotidien que les rappels de début et de retard.

Tâches échues

Le message énumère les tâches et les jalons dont l’échéance est déjà dépassée et qui ne sont pas terminés ; il concerne les éléments dont l’utilisateur est propriétaire, y compris les tâches opérationnelles. Il arrive chaque jour dans le message récapitulatif avec les rappels de début et de fin. S’il n’y a aucun retard, aucun message n’est envoyé.

Affectation à un élément

Un utilisateur reçoit immédiatement une notification dans l’application et un message e-mail lorsqu’une autre personne le désigne comme propriétaire d’une tâche, d’un jalon, d’un risque ou d’un produit. Dans l’application, il existe aussi une notification d’affectation à un objectif de stratégie ou à un indicateur, ainsi que de retrait d’une tâche, d’un jalon, d’un objectif ou d’un indicateur.

Mise à jour de la notation

Les utilisateurs désignés comme évaluateurs de la notation reçoivent une notification sur une évaluation requise. Elle arrive immédiatement lorsqu’une évaluation doit être mise à jour et renvoie au projet à évaluer. Le réglage est visible lorsque le module Notation est activé dans l’organisation.

En attente d'acceptation

Les personnes désignées à une étape d’un parcours de validation (dans le rôle Décision ou Avis) reçoivent une notification sur l’acceptation ou l’avis requis. Elle arrive immédiatement après le début de l’étape, aussi dans l’application : Votre acceptation est requise (voir Acceptations).

Acceptation complète

La personne qui a soumis un élément à l’acceptation reçoit une notification sur le résultat. Elle arrive immédiatement après la fin du processus et s’affiche dans l’application sous la forme Le processus d’acceptation est terminé ; le message e-mail indique le résultat (voir Acceptations).

Nouvelle revue de projet

Les chefs de projet reçoivent une notification indiquant que leur projet a été affecté à une revue, immédiatement après son ajout. Dans l’application, elle s’affiche sous la forme Votre projet a été ajouté à la revue (voir Revues). Le réglage est visible lorsque le module Revue est activé dans l’organisation.

Mentions dans les commentaires

Une personne mentionnée dans un commentaire avec @Prénom Nom reçoit immédiatement une notification — dans l’application, sous l’onglet Mentions, et par e-mail. Cela s’applique aux commentaires sur les tâches, le budget, les risques, les revues, les objectifs de stratégie et les indicateurs, ainsi qu’au chat du projet (voir Mentionner des utilisateurs).

Suivi des tâches

Un utilisateur reçoit immédiatement une notification lorsqu’un élément suivi — tâche ou jalon — est modifié : dans l’application, sous l’onglet Observés et, si le réglage Suivi des tâches est activé, par e-mail.

Achèvement des prédécesseurs

Les propriétaires de tâches et de jalons qui dépendent d’autres éléments reçoivent une notification dès que tous les prédécesseurs sont marqués comme terminés. Dans l’application, elle indique par exemple : Tous les prédécesseurs ont été complétés. Vous pouvez poursuivre la tâche.

Partage d'un rapport, d'un portefeuille ou d'un programme

Un utilisateur reçoit une notification dans l’application lorsque quelqu’un partage avec lui un rapport, un portefeuille de projets ou un programme, ou lui retire son accès. Le réglage Partage du rapport commande le message e-mail sur un rapport partagé (voir Partage d’un rapport), et le réglage Affectation à un élément commande le message sur un portefeuille partagé.

Présentation du système et mises à jour

Présentation du système active une série de messages avec des instructions et des conseils pour les nouveaux utilisateurs. Mises à jour de FlexiProject active l’information sur les nouvelles fonctions de l’application — un message e-mail et une notification dans l’application. Ces deux éléments peuvent être désactivés.