Plantilla de proyecto
Una plantilla de proyecto es un modelo para proyectos nuevos: un cronograma, un presupuesto, riesgos, productos y archivos. En lugar de fechas, una plantilla guarda números de día, de modo que la misma plantilla sirve para un proyecto que empiece en cualquier momento (consulta Añadir un proyecto desde una plantilla).
Las plantillas están en el módulo Proyectos, en la pestaña Plantillas. La lista tiene las columnas Nombre, Espacios de trabajo y Descripción, y el cuadro Filtrar por nombre o descripción la acota por una palabra. Haz clic en un nombre para abrir el cronograma de la plantilla. La pestaña es visible para los usuarios con el permiso de plantillas en un espacio de trabajo (consulta Espacios de trabajo y permisos de plantillas).
Crear una plantilla de proyecto
- En la pestaña Plantillas, haz clic en Nueva plantilla.
- En la ventana Añadir plantilla de proyecto, escribe el nombre en el campo Nombre, elige los Espacios de trabajo y, si quieres, añade una Descripción.
- Haz clic en Añadir. Se abre el cronograma vacío de la plantilla.
El nombre y al menos un espacio de trabajo son obligatorios. Si tienes el permiso de plantillas en un solo espacio de trabajo, el campo Espacios de trabajo no se muestra y la plantilla se asigna a ese espacio de trabajo. Para cambiar más adelante el nombre, los espacios de trabajo o la descripción, usa Editar en el menú de la plantilla (el icono de engranaje junto al nombre).
Espacios de trabajo y permisos de plantillas
Cada plantilla está asignada a uno o varios espacios de trabajo. La asignación decide:
- quién puede usar la plantilla — al crear un proyecto, la lista Plantilla de proyecto muestra solo las plantillas de los espacios de trabajo en los que se crea el proyecto. Una plantilla asignada al espacio de trabajo A no aparece en un proyecto creado en el espacio de trabajo B,
- quién puede gestionar la plantilla — los usuarios con el permiso Plantillas en un espacio de trabajo pueden añadir, editar, clonar y borrar las plantillas de ese espacio de trabajo.
El permiso se concede en los permisos de espacio de trabajo de un usuario o de un grupo de usuarios: grupo Configuración, columna Plantillas. Tiene un único nivel, que da la gestión completa de las plantillas del espacio de trabajo. También habilita la pestaña Plantillas y la opción Crear una plantilla en un proyecto. Solo puedes asignar una plantilla nueva a los espacios de trabajo en los que tienes este permiso.
Para conceder permisos de espacio de trabajo, consulta Usuarios y permisos. Qué son los espacios de trabajo se explica en Espacios de trabajo.
Crear una plantilla a partir de un proyecto existente
- Abre el proyecto, haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del proyecto y elige Crear una plantilla.
- En la ventana Crear una plantilla a partir del proyecto, comprueba el nombre (por defecto, el del proyecto), elige los espacios de trabajo y añade una descripción.
- Haz clic en Crear una plantilla. Se abre el cronograma de la nueva plantilla.
La opción es visible para un administrador del proyecto que tenga el permiso de plantillas en al menos un espacio de trabajo. La plantilla recibe:
- las tareas e hitos con su estructura, descripciones, propietarios, departamentos, tiempo requerido, colores, atributos y dependencias. Las fechas pasan a ser números de días laborables contados desde el inicio del proyecto,
- las líneas presupuestarias con previsiones, vínculos con el cronograma y reglas de asignación de reales,
- los riesgos y los productos,
- los archivos y enlaces del proyecto y las columnas de la lista del cronograma.
La plantilla no incluye los reales del presupuesto, el progreso de las tareas, los estados de riesgos y productos, los planes de proyecto ni las tareas sincronizadas con Jira.
Cronograma en una plantilla
El cronograma de una plantilla funciona como el de un proyecto, con la vista de lista y el diagrama de Gantt, pero tiene números de día en lugar de fechas. Las columnas Inicio y Fin son el día de inicio y el día de fin contados desde el comienzo del proyecto, y Duración es el número de días. Un hito solo tiene día de fin. Las fechas se fijan en el proyecto, a partir de la fecha de inicio o de fin elegida al crearlo.
Añade tareas e hitos con Nueva tarea (en su lista está también Nuevo hito). En el panel del elemento, define los días, los propietarios, los departamentos, el tiempo requerido, las dependencias, las líneas presupuestarias vinculadas, los riesgos y productos, la descripción y los archivos adjuntos. El botón Atributos del cronograma elige las columnas de atributos que pasan al proyecto.
El día de inicio, el día de fin y la duración no pueden ser negativos; de lo contrario verás el mensaje El día de inicio, el día final y la duración no deben ser inferiores a 0. Los días de una tarea con subtareas proceden de sus subtareas.
Presupuesto en una plantilla
La pestaña Presupuesto de la plantilla admite costes e ingresos, con los botones Nuevo coste y Nuevo ingreso. Un grupo no tiene previsiones propias; su importe es la suma de las líneas que contiene.
En el panel de la línea, en la sección Cronograma de previsión, usa Añadir previsión para añadir entradas con un importe. Una entrada cae en un número de día o en un día determinado por un elemento del cronograma; en ese caso, elige el elemento en la columna Determinada por y el número de días antes o después en la columna Desplazamiento. El campo Cronograma vincula toda la línea con una tarea.
El menú Ajustes de la pestaña contiene Asignación de la importación de reales: reglas que pasan al proyecto (consulta Asignación de reales). La pestaña se muestra cuando tu organización usa el módulo Presupuesto.
Riesgos en una plantilla
En la pestaña Riesgos de la plantilla, añade los riesgos típicos de este tipo de proyecto. Un riesgo nuevo empieza solo con un nombre; en el panel, define el propietario, el impacto, la probabilidad, la categoría, el elemento del cronograma vinculado, el impacto en el cronograma en días, el impacto en el presupuesto y el producto final del proyecto. El menú del riesgo tiene Clonar y Borrar; borrar requiere confirmación y no se puede deshacer.
Un proyecto creado a partir de la plantilla recibe los riesgos con todos estos ajustes. La pestaña se muestra cuando tu organización usa el módulo Riesgos.
Productos en una plantilla
En la pestaña Productos de la plantilla, añade los productos del proyecto. En el panel, define el propietario, el elemento del cronograma, la descripción, los modelos y las buenas prácticas. El Día de ejecución del producto es el día de fin del elemento del cronograma vinculado. El menú del producto tiene Clonar y Borrar. La pestaña se muestra cuando tu organización usa el módulo Productos.
Archivos en una plantilla
La pestaña Archivos de la plantilla contiene los archivos y enlaces que pasan a todos los proyectos creados a partir de ella. Al crear un proyecto, los archivos se copian y se adjuntan a las mismas tareas, riesgos, líneas presupuestarias y productos que en la plantilla. El archivo adjunto de un elemento de la plantilla puede ser un archivo nuevo o uno que ya se haya añadido a la plantilla.
El botón de añadir permite elegir:
- Archivo — subir un archivo desde tu ordenador,
- Enlace — escribir un nombre y una dirección web,
- Carpeta — un nombre de hasta 256 caracteres; las carpetas se pueden anidar.
No se añade un archivo ni un enlace cuyo nombre ya exista en la plantilla; verás el mensaje Este archivo ya existe. Arrastra archivos y carpetas para moverlos entre carpetas. Al cambiar el nombre de un archivo no cambia su extensión.
Borrar un archivo o un enlace es irreversible y lo quita de todos los elementos de la plantilla a los que estaba adjunto. Al borrar una carpeta se elimina todo su contenido, incluidas las subcarpetas.
Nota: los cambios en los archivos de la plantilla no afectan a los proyectos creados antes a partir de ella.
Clonar una plantilla de proyecto
Al clonar se crea una plantilla nueva con una copia de todos los elementos del cronograma, del presupuesto, de los riesgos y de los productos, sus detalles y los vínculos entre ellos, así como los archivos de la plantilla.
- Abre la plantilla y haz clic en el icono de engranaje junto a su nombre.
- Elige Clonar plantilla de proyecto.
- En la ventana Clonar plantilla de proyecto, escribe el nombre, elige los espacios de trabajo y, si quieres, una descripción, y confirma. Se abre el cronograma de la nueva plantilla.
Borrar una plantilla
Una plantilla se borra desde su propia vista, no desde la lista de plantillas. Abre la plantilla, haz clic en el icono de engranaje junto a su nombre y elige Borrar. Cuando confirmas ¿Está seguro de que desea eliminar la plantilla de proyecto?, la plantilla se elimina y vuelves a la lista de plantillas.
Borrar no se puede deshacer. Se eliminan todo el cronograma de la plantilla con sus dependencias y el tiempo requerido, sus líneas presupuestarias, riesgos, productos y archivos. Los proyectos creados antes a partir de la plantilla no cambian: una vez creado, un proyecto no depende de su plantilla.
