Chemins d’acceptation

Un parcours de validation est un modèle de processus de décision que traverse une base de projet (et avec elle une charte de projet) avant d’être approuvée. Il se compose de niveaux successifs, chaque niveau étant constitué de personnes qui prennent une décision ou donnent un avis. Les parcours se trouvent dans le menu principal, sous Acceptations, dans l’onglet Parcours de validation (voir Acceptations). La liste comporte la colonne Nom et, lorsque l’organisation utilise des espaces de travail, la colonne Espaces de travail. Cliquez sur un nom pour ouvrir la fenêtre du parcours.

L’onglet est visible pour les utilisateurs disposant, dans un espace de travail, du droit sur les parcours de validation (voir Espaces de travail et parcours de validation). Un parcours est choisi lors de l’envoi d’une base ou d’une charte pour acceptation (voir Acceptation d’une modification de la base).

Création d'un parcours de validation

1. Ouvrez l’onglet Parcours de validation dans la section Acceptations.
2. Cliquez sur Ajouter. La fenêtre Parcours de validation s’ouvre.
3. Saisissez le Nom, choisissez les Espaces de travail (le champ s’affiche lorsque l’organisation utilise des espaces de travail) et, si vous le souhaitez, une Description. La description s’affiche lorsque le parcours est choisi dans la fenêtre Acceptation.
4. Cliquez sur Ajouter un niveau et définissez les approbateurs (voir Niveaux et rôles des approbateurs).
5. Cliquez sur Ajouter.

L’enregistrement exige un nom, au moins un espace de travail, au moins un niveau et, dans chaque niveau, au moins une personne avec l’action Décision. En cas d’erreur, un message s’affiche, par exemple Il faut définir au moins un décideur pour chaque niveau d’acceptation., Le même utilisateur a été ajouté deux fois au même niveau. ou Au moins un utilisateur inactif est défini dans le chemin d’acceptation. Pour modifier ou supprimer un parcours, utilisez la même fenêtre (cliquez sur le nom dans la liste). La suppression d’un parcours n’interrompt pas les acceptations déjà lancées à partir de lui ; la modification ou la suppression d’un modèle ne change pas les parcours déjà en cours dans les projets.

Espaces de travail et parcours de validation

Chaque parcours est affecté à un ou plusieurs espaces de travail. Cette affectation détermine :

• où le parcours est disponible — dans la fenêtre Acceptation d’un projet, la liste Parcours de validation ne contient que les parcours qui partagent un espace de travail avec le projet. S’il n’y en a aucun, la liste affiche Aucun parcours de validation défini pour l’espace de travail. Un parcours d’un autre espace de travail ne peut pas être utilisé (un tel envoi est refusé),
• qui gère le parcours — les utilisateurs disposant du droit Acceptations dans un espace de travail peuvent ajouter, modifier et supprimer les parcours de cet espace de travail, et voient l’onglet Parcours de validation. La liste ne leur montre que les parcours de leurs espaces de travail.

Ce droit s’accorde dans les droits d’espace de travail d’un utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs : groupe Configuration, colonne Acceptations. Il n’a qu’un seul niveau et donne la gestion complète des parcours de l’espace de travail. Un nouveau parcours ne peut être affecté qu’aux espaces de travail dans lesquels l’utilisateur dispose de ce droit ; s’il ne l’a que dans un seul espace de travail, le champ Espaces de travail n’est pas affiché.

Pour accorder les droits d’espace de travail, consultez Utilisateurs et droits. Pour savoir ce que sont les espaces de travail, consultez Espaces de travail.

Niveaux et rôles des approbateurs

Niveaux

Les niveaux se franchissent dans l’ordre : le niveau 2 ne démarre qu’une fois le niveau 1 terminé. Ajoutez un niveau avec Ajouter un niveau, supprimez-le avec Supprimer dans le menu du niveau, et changez l’ordre en faisant glisser un niveau par sa poignée. Dans l’en-tête du niveau, la phrase Acceptation requise [Tous / L’un des] décideurs définit combien de décisions clôturent le niveau :

• Tous — le niveau se termine après les décisions de toutes les personnes ayant l’action Décision,
• L’un des — la décision du premier suffit.

Un niveau se termine aussi immédiatement lorsqu’un décideur choisit Je rejette ou À améliorer : toute l’acceptation se termine alors avec ce résultat et les niveaux suivants ne démarrent pas.

Approbateurs

Le bouton Ajouter un approbateur ajoute une ligne avec une liste de choix. Vous pouvez choisir :

• Chef de projet — les personnes qui dirigent le projet dans lequel l’acceptation a lieu (une valeur dynamique),
• un rôle de projet — les personnes affectées à ce rôle dans le projet (une valeur dynamique). Un rôle ne peut figurer qu’une seule fois dans un niveau,
• Manager — le supérieur hiérarchique de la personne qui envoie la demande d’acceptation (une valeur dynamique ; le manager est défini dans le profil de l’utilisateur, voir Utilisateurs et droits),
• un utilisateur précis dans la liste des utilisateurs actifs.

Les valeurs dynamiques sont résolues au moment où la base est envoyée pour acceptation, à partir des données de ce projet. Si une personne figure deux fois dans un niveau (par exemple comme chef de projet et comme titulaire d’un rôle de projet), il ne reste qu’une entrée, avec l’action Décision si l’une des deux l’avait. À l’envoi, la fenêtre Acceptation vérifie le parcours et signale les erreurs : pas de chef de projet, rôle sans personne ou non ajouté au projet, pas de manager, utilisateur inactif ou licence inférieure à la licence complète. L’envoi avec une erreur est bloqué.

Action de l’approbateur

Pour chaque approbateur, la liste des actions comporte deux valeurs :

• Décision — un vote contraignant. Le niveau ne se termine pas sans décisions (selon le réglage Tous ou L’un des),
• Avis — un conseiller. Il peut laisser un commentaire et un choix, mais ne clôture pas le niveau.

Le menu de la ligne d’un approbateur propose l’option Informations pour l’accepteur (un court message affiché à l’approbateur au moment de la décision, repéré par une icône de commentaire) et Supprimer.

Les approbateurs du niveau en cours reçoivent une notification dans l’application et un e-mail (lorsque leur notification En attente d’acceptation est activée), ainsi qu’un accès au projet pendant la durée de l’acceptation. Pour le déroulement, voir Base du projet.

Parcours de validation obligatoire

L’administrateur de l’organisation décide si les bases et les chartes de projet peuvent être acceptées sans parcours de validation. Le réglage se trouve dans le menu principal : Paramètres du système, onglet Acceptations, commutateur Exiger un parcours de validation (Une fois activé, les utilisateurs devront sélectionner un parcours de validation avant l’envoi pour approbation.). La modification est enregistrée immédiatement.

• Commutateur désactivé (par défaut) — la liste Parcours de validation de la fenêtre Acceptation propose l’option Pas de chemin. Si vous la choisissez, la base ou la charte est acceptée aussitôt, sans approbateurs.
• Commutateur activé — l’option Pas de chemin n’existe pas et le bouton d’envoi reste inactif tant qu’aucun parcours n’est choisi. Le serveur refuse lui aussi l’envoi sans parcours. Chaque base et chaque charte doivent passer par un parcours défini.

L’acceptation sans parcours est irréversible et enregistre les valeurs de la base, à condition que les commutateurs Planning et Budget soient activés (voir Acceptation d’une modification de la base).