Paiements et abonnements

Le module Paiements (la rubrique Paiements du menu principal) sert à gérer l’abonnement de l’organisation : le nombre de licences, le cycle de facturation, le mode de paiement, les détails de la facture et les factures. Il est disponible dans la version cloud de FlexiProject pour les administrateurs de l’organisation ; dans une installation auto-hébergée, l’application répond par le message Vous n’avez pas accès aux paiements.

Les prix dépendent du nombre de licences Standard et Complètes (voir Licences d’utilisation) et du pays de facturation. Les organisations ayant un contrat individuel ne paient pas par carte — elles ne voient ni la carte du mode de paiement ni la commande de restauration de l’abonnement.

Démarrage de l'abonnement

Une organisation qui ne paie pas encore voit le formulaire du premier paiement sur la page Paiements. Lorsque l’accès à l’application est bloqué faute de paiement, le message L’accès à FlexiProject a été bloqué s’affiche et invite à contacter l’équipe de FlexiProject.

1. Nombre de licences. Dans la partie Nombre de licences, vous définissez le nombre de licences Standard et Complète. Ce nombre ne peut pas être inférieur au nombre d’utilisateurs qui ont déjà cette licence.
2. Cycle de facturation. Dans la partie Aperçu des paiements, vous choisissez Paiement annuel (avec une remise dont l’application indique la valeur) ou Paiement mensuel. Sous ce choix, vous voyez la Période de facturation.
3. Détails de la facture. Dans la partie Détails de la facture, vous saisissez le Pays, le Numéro de TVA, le Nom de l’entreprise, la Rue et numéro (facultatif), le Code postal, la Localité et l’Email de la facture. Dans le champ Informations complémentaires (jusqu’à 256 caractères), vous saisissez le texte qui doit figurer sur les factures, par exemple un numéro de commande. Le changement de pays recalcule les prix.
4. Mode de paiement. Dans la partie Mode de paiement, vous saisissez les données de la carte : Numéro, Date d’expiration et CVV. Le formulaire de carte est géré par l’opérateur de paiement. Cette carte sert au premier paiement et aux renouvellements automatiques suivants.
5. Récapitulatif et paiement. Le récapitulatif affiche les montants net, TVA et brut pour la période choisie et se met à jour à chaque modification. Le bouton Payer et activer termine le processus. Lorsque la banque exige une confirmation 3D Secure, la fenêtre Confirmation de paiement s’ouvre.

Après un paiement réussi, l’abonnement est actif et la facture est envoyée à l’adresse e-mail. Si le paiement échoue, le message Paiement non effectué s’affiche et le formulaire reste ouvert pour permettre des corrections.

Gestion de l'abonnement

Avec un abonnement actif, la page Paiements affiche : le Nombre de licences (avec la date de fin de la période de facturation en cours), les Détails de la facture, le Mode de paiement (sans contrat individuel), l’Aperçu du prochain paiement, les Factures et le Désabonnement.

Modifier le nombre de licences

1. Cliquez sur Éditer dans la partie Nombre de licences. La fenêtre Éditer le nombre de licences s’ouvre, avec le nombre de licences Standard et Complète et les affectations actuelles (Actuellement). Le nombre ne peut pas passer sous le nombre d’utilisateurs ayant cette licence.
2. Modifiez le nombre. Une augmentation nécessite un paiement supplémentaire proportionnel au reste de la période en cours — le calcul est affiché dans la fenêtre sous la période de facturation. Le bouton devient J’accepte et je paie ; après un paiement réussi, le nouveau nombre s’applique immédiatement.
3. Une diminution s’enregistre avec Enregistrer et s’applique à partir de la période de facturation suivante. Pendant la période en cours, le montant ne baisse pas, et une étiquette Période suivante avec le nouveau nombre apparaît à côté de la licence.

Le bouton Éditer est masqué tant que l’abonnement n’est pas payé.

Modifier le cycle de facturation

Dans la partie Aperçu du prochain paiement, choisissez Paiement annuel ou Paiement mensuel. Le récapitulatif indique la période et le coût du cycle suivant. Après modification du choix, Enregistrer apparaît ; la modification s’applique à partir de la période de facturation suivante.

Modifier le mode de paiement

Le bouton Éditer de la partie Mode de paiement ouvre un formulaire pour une nouvelle carte. La nouvelle carte remplace l’actuelle après autorisation (avec confirmation 3D Secure si nécessaire). En cas d’échec, l’application affiche Échec de la mise à jour du mode de paiement.

Détails de la facture

La partie Détails de la facture affiche le pays, le numéro de TVA, le nom de l’entreprise, l’adresse et l’adresse e-mail pour les factures. Le bouton Éditer ouvre la fenêtre Détails de la facture avec les mêmes champs que le formulaire du premier paiement (voir Démarrage de l’abonnement), y compris le champ Informations complémentaires. Indiquez-y le contenu qui ne rentre pas dans les champs standard, par exemple le nom de la personne qui valide le document, un code de coût interne ou un numéro de référence. Il figure sur les factures générées lors des périodes de facturation suivantes. Un numéro de TVA incorrect aboutit au message Numéro d’identification fiscale incorrect.

Factures

La partie Factures contient l’historique de facturation, avec la facture la plus récente en premier. Les colonnes sont Numéro, Date d’émission, Valeur nette, TVA, Valeur brute et le Statut du paiement (Payée ou non payée). La liste est paginée. Lorsqu’il n’y a aucune facture, le message Aucune donnée à afficher s’affiche.

Statut KSeF (organisations polonaises uniquement)

Les factures des organisations polonaises sont transmises au Système national de facturation électronique (KSeF). La colonne Statut KSeF affiche l’état renvoyé par le registre :

• Enregistrée — la facture a été acceptée. Une icône de téléchargement du PDF apparaît à côté.
• Traitement — la facture a été envoyée et attend sa confirmation.
• Erreur — l’envoi a échoué ; l’info-bulle invite à nous contacter.
• Panne — le système d’enregistrement externe est temporairement indisponible.

Annulation et restauration de l'abonnement

Annuler l’abonnement

1. Dans la partie Désabonnement, cliquez sur Annuler l’abonnement. La fenêtre Confirmation de l’annulation s’ouvre avec la date de fin de la période payante en cours.
2. Cliquez sur Confirmer l’annulation.

Le renouvellement automatique est désactivé et plus aucun frais n’est prélevé. L’accès à l’application dure jusqu’à la fin de la période payée. La partie Désabonnement disparaît, et Statut de l’abonnement remplace la partie Aperçu du prochain paiement, en indiquant que l’abonnement a été annulé.

Restaurer l’abonnement

Jusqu’à la fin de la période payée, vous pouvez restaurer l’abonnement avec le bouton Restaurer l’abonnement de la partie Statut de l’abonnement (sauf dans les organisations ayant un contrat individuel). Le renouvellement automatique est de nouveau activé.