Paiements et abonnements

Le module Paiements permet une gestion complète des abonnements, licences et informations de facturation de votre organisation directement dans l’application FlexiProject. Les utilisateurs peuvent démarrer, modifier et annuler leurs abonnements, tandis que les administrateurs disposent d’un panneau puissant pour superviser tous les comptes clients (locataires).

Premier paiement

Commencer votre abonnement

À la fin de votre période d’essai, ou si vous décidez de vous abonner plus tôt, vous pouvez activer votre abonnement à partir de l’onglet Paiements.

1. Sélectionnez Quantité de licences : Indiquez le nombre de licences Standard et Complète dont vous avez besoin. Vous ne pouvez pas définir une quantité inférieure au nombre d’utilisateurs actuellement affectés aux licences.
2. Choisissez un cycle de facturation :
   • Paiement mensuel : Payez au mois le mois.
   • Paiement annuel : Payez d’avance une année entière et bénéficiez d’une réduction (par exemple, 20 %). Le système affichera le coût annuel total et le taux de réduction.
3. Fournir les données de la facture :
   • Remplissez tous les champs requis pour créer un profil de client dans le système de facturation. Il s’agit du nom de l’entreprise, du numéro d’identification fiscale, de l’adresse et de l’adresse électronique. Tous les champs sont obligatoires.
4. Ajouter un mode de paiement :
   • Ajoutez en toute sécurité les détails de votre carte de crédit. Cette carte sera utilisée pour le paiement initial et les renouvellements automatiques ultérieurs.
5. Réviser et payer :
   • La section Synthèse des paiements sera mise à jour en temps réel pour refléter vos sélections. Elle indique les montants nets, TVA et bruts pour la période de facturation choisie.
   • Cliquez sur le bouton « Payer et activer » pour terminer la procédure.

Après un paiement réussi, votre compte sera activé, une facture sera générée et envoyée à votre adresse électronique, et les détails de votre abonnement seront mis à jour.

Statut des factures KSeF (Pologne uniquement)

Pour les organisations basées en Pologne, les factures sont automatiquement soumises au système national de facturation électronique(KSeF). La liste des factures contient une colonne dédiée au statut KSeF qui indique l’état actuel renvoyé par le registre :

• Enregistrée – la facture a été acceptée et un numéro KSeF lui a été attribué. L’icône de téléchargement est disponible.
• Traitement – la facture a été envoyée et attend une confirmation.
• Erreur – la soumission a échoué. Une erreur s’est produite. Veuillez nous contacter.
• Erreur du système – le registre externe est temporairement indisponible. Problème lié au système d’enregistrement externe.

L’ancienne colonne Statut indiquant l’état des paiements a été renommée Paiements afin de la distinguer clairement du nouveau statut KSeF.

abonnement actif

Une fois votre abonnement actif, l’onglet Paiements affichera un récapitulatif de votre prochain paiement et fournira des outils pour gérer votre compte.

Modification de la quantité de licences

Vous pouvez ajuster le nombre de licences à tout moment.

1. Accédez à la section Nombre de licences et cliquez sur le bouton Modifier.
2. Ajustez le nombre de licences Standard et/ou Complète.
   • Augmentation du nombre de licences : Si vous augmentez le nombre de licences, une fenêtre de paiement s’affiche avec le montant au prorata des licences supplémentaires pour le reste de la période de facturation en cours. Une fois le paiement effectué, la nouvelle quantité de licences entre immédiatement en vigueur.
   • Diminution du nombre de licences : Si vous diminuez le nombre de licences, la modification sera enregistrée et le nombre inférieur sera appliqué à partir du début de la prochaine période de facturation. Vous ne serez pas facturé moins pendant la période en cours.
3. Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer les modifications.

Modifier votre cycle de facturation

1. Allez à la section Résumé du prochain paiement.
2. Sélectionnez le cycle de facturation souhaité (par exemple, passez de « Paiement mensuel » à « Paiement annuel »).
3. Le résumé sera mis à jour et indiquera le nouveau coût pour la période à venir.
4. Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer la modification à votre prochain cycle de facturation.

Visualisation et téléchargement des factures

La section Factures affiche un historique complet de votre facturation.

• La liste est triée par date de publication, de la plus récente à la plus ancienne.
• Chaque entrée indique les valeurs nettes, TVA et brutes, ainsi que le statut du paiement (par exemple, payé, non payé).
• Cliquez sur le bouton « Télécharger » à côté de chaque facture pour l’enregistrer au format PDF.

Annulation de votre abonnement

1. Trouvez la section Annuler l’abonnement et cliquez sur le bouton « Se désabonner ».
2. Une fenêtre de confirmation s’affiche, indiquant la date jusqu’à laquelle votre service restera actif (la fin de votre période de facturation en cours).
3. Cliquez sur « Confirmer la démission » pour continuer.

Le renouvellement automatique de votre abonnement sera désactivé et aucun autre frais ne vous sera facturé. Vous conserverez un accès complet à l’application jusqu’à la fin de la période de facturation en cours.

Rétablissement d’un abonnement annulé

Si vous avez annulé votre abonnement mais que la période de facturation n’est pas encore terminée, vous pouvez le réactiver.

1. Dans la section Statut de l’abonnement, un message indique que votre abonnement a été annulé.
2. Cliquez sur le bouton « Restaurer l’abonnement ».
3. Le renouvellement automatique sera réactivé et votre abonnement se poursuivra comme auparavant.

Données supplémentaires de la facture

La section Données de la facture contient un champ intitulé Données supplémentaires de la facture. Utilisez-le pour enregistrer toute information qui devrait figurer sur la facture mais qui ne correspond pas aux champs de facturation standard – par exemple le nom de la personne du côté client qui approuve le document, un code de coût interne ou un numéro de référence.

Tout ce qui est saisi dans ce champ est inclus dans les factures générées au cours de la période de facturation suivante.