Revues de projets

Une revue est une évaluation périodique d’un groupe de projets à une date choisie. Chaque projet de la revue a sa propre fiche de revue, construite à partir d’un modèle (voir Modèles de revues), et la revue dans son ensemble dispose d’un tableau de projets et d’une synthèse sous forme de graphiques. Les revues se trouvent dans le menu principal, sous Revues, à condition que le module Revues soit activé pour votre organisation (Paramètres du système, onglet Revues). L’entrée est visible pour les utilisateurs disposant du droit global Revues (voir Utilisateurs et droits). Elle comporte deux onglets : Revues et Modèles.

La liste des revues est organisée en arborescence : groupes de revues et revues qu’ils contiennent. Les colonnes sont Date, Nom et Statut (Ouvert ou Archivé avec une date). La zone Filtrer par nom et le filtre Statut restreignent la liste, et le sélecteur Champ d’application la limite aux revues d’une période choisie. Le navigateur mémorise les filtres et la période.

L’équipe d’un projet voit aussi les revues du projet, dans l’onglet Revues du projet (utilisateurs disposant du droit Revues sur le projet ; l’onglet doit être coché dans le menu du projet, Fonctionnalités, voir Fonctionnalités du projet). L’onglet affiche les revues auxquelles le projet a été ajouté, avec les colonnes Date, Nom et Statut. Si le projet ne figure dans aucune revue, l’onglet l’indique par le message Le projet n’a fait l’objet d’aucune revue.

Groupes de revues

Les groupes organisent les revues en arborescence, par exemple par année ou par département. Un groupe peut se trouver à l’intérieur d’un autre groupe.

1. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Nouvelle revue et choisissez Nouveau groupe.
2. Dans la fenêtre Ajouter un groupe, saisissez le nom et, si vous le souhaitez, choisissez un groupe parent dans le champ Groupe.
3. Cliquez sur Ajouter.

Cliquez sur le nom d’un groupe dans la liste pour ouvrir la fenêtre Éditer le groupe, où vous modifiez le nom et le groupe parent, ou supprimez le groupe. La suppression d’un groupe supprime aussi toutes les revues et tous les sous-groupes qu’il contient (La suppression d’un groupe de revues entraîne la suppression de toutes les revues affectées à ce groupe. Êtes-vous sûr de vouloir supprimer le groupe ?). Les groupes de revues se déplient et se replient dans l’arborescence.

Création d'une revue

1. Cliquez sur Nouvelle revue dans la liste des revues.
2. Dans la fenêtre Ajouter une revue, saisissez le nom (obligatoire), choisissez le Modèle (obligatoire) et la Date de la revue, et, si vous le souhaitez, le Groupe et une Description.
3. Cliquez sur Ajouter. La revue apparaît dans la liste avec le statut Ouvert.

Si l’organisation n’a aucun modèle de revue, la fenêtre affiche le message Absence de modèles de révision définis dans le système. La revue reçoit une copie des champs du modèle au moment de sa création ; les modifications ultérieures du modèle ne changent pas les revues existantes, et le modèle d’une revue ne peut plus être modifié.

Modifier les données d’une revue

Dans une revue ouverte, le menu de la revue (l’icône de menu à côté du nom) propose l’option Éditer. La fenêtre Éditer la revue permet de modifier le nom, la date, le groupe et la description. Dans une revue archivée, la date ne peut pas être modifiée. La description est visible après un clic sur l’icône d’information à côté du nom de la revue.

Ajout de projets à une revue

1. Ouvrez la revue (cliquez sur son nom dans la liste) et son onglet Projets.
2. Cliquez sur Ajouter un projet. La fenêtre Ajouter des projets à la revue s’ouvre avec une liste de projets filtrable.
3. Cochez les projets et cliquez sur Ajouter.

Les projets ne peuvent être ajoutés qu’à une revue ouverte ; une revue archivée n’a pas ce bouton. Un projet peut figurer dans plusieurs revues. Tant qu’une revue ne contient aucun projet, l’onglet affiche l’indication Aucun élément. Cliquez Ajouter un projet pour ajouter des projets à la revue.

Remarque : les chefs de projet des projets ajoutés reçoivent une notification dans l’application et, si leur notification Nouvelle revue de projet est activée, un e-mail avec le nom, la description et la date de la revue. La notification n’est pas envoyée pour un projet archivé ni lorsque le module Revues est désactivé.

Retirez un projet d’une revue avec Supprimer dans le menu de la ligne. Le retrait supprime les champs de revue saisis pour ce projet ainsi que les pièces jointes.

Remplir une revue dans un projet

1. Ouvrez la revue et cliquez sur le nom d’un projet dans le tableau, ou sur l’option Voir les détails dans le menu de la ligne. Vous pouvez aussi ouvrir la revue depuis l’onglet Revues du projet lui-même.
2. Remplissez les champs de la fiche de revue. La fiche suit la disposition du modèle.

L’en-tête de la fiche affiche la date et le nom de la revue, le projet (un lien vers son planning) et le statut. L’icône d’historique de l’en-tête ouvre la liste de toutes les revues du projet (la fenêtre Sélectionner une revue), et l’icône x ramène au tableau des projets.

• Vous pouvez modifier les champs de texte, de nombre et de date, les listes de choix, les tableaux, les pièces jointes, les liens, les listes de tâches, de jalons, de risques, de produits et de lignes budgétaires, ainsi que les champs Sélectionnés…. Les valeurs saisies sont enregistrées immédiatement, dès que vous quittez le champ.
• Les données du projet (nom, description, statut, chef de projet, rôles, attributs, dates, budget) et les champs calculés sont en lecture seule dans une revue ; modifiez-les dans le projet.
• Sous la fiche se trouve une zone de commentaires avec mentions (Ajouter un commentaire. Utilisez @ pour mentionner l’utilisateur…).

La modification est possible dans une revue ouverte. Depuis l’entrée Revues du menu principal, les utilisateurs disposant du droit global Revues peuvent modifier ; depuis l’onglet Revues du projet, ce sont les utilisateurs disposant du droit Revues sur le projet au niveau Administration. Les autres voient la fiche en lecture seule. Dans une revue archivée, la fiche est uniquement consultable.

Clonage d'une revue

1. Ouvrez la revue et choisissez Cloner dans son menu.
2. Dans la fenêtre Ajouter une revue, préremplie avec les données de l’original, ajustez le nom (un suffixe y est ajouté), la date, le groupe et la description.
3. Cliquez sur Ajouter. La nouvelle revue s’ouvre.

La copie a les mêmes projets, la même disposition des colonnes du tableau et la même disposition de la synthèse (graphiques) que l’original, mais des champs de revue vides et aucun commentaire, et ses champs proviennent du modèle actuel. Les chefs de projet des projets ajoutés à la copie sont notifiés, comme lors de l’ajout de projets (voir Ajout de projets à une revue). Vous pouvez cloner une revue dont le modèle existe encore.

Exportation d'une revue

Tous les projets d’une revue

1. Ouvrez la revue, onglet Projets.
2. Si vous le souhaitez, restreignez la liste avec le filtre.
3. Cliquez sur Exportation.

Un nouvel onglet du navigateur s’ouvre avec les fiches de revue de tous les projets visibles dans la liste, les unes après les autres, ainsi que la fenêtre d’impression où vous choisissez d’enregistrer en PDF. L’exportation porte sur les projets une fois le filtre appliqué.

Un seul projet

Dans l’onglet Revues du projet, ouvrez la revue et cliquez sur Exportation. L’impression ne contient que la fiche de ce projet.

Archivage d'une revue

1. Ouvrez la revue, onglet Projets.
2. Cliquez sur Archiver.
3. Confirmez dans la fenêtre Archivage de la revue (L’archivage de la revue sauvegardera les données du projet au moment de l’archivage et bloquera son édition. L’archivage est une opération irréversible.).

La revue reçoit le statut Archivé avec une date. Les données de chaque projet de la revue sont enregistrées au moment de l’archivage, de sorte que le tableau des projets et les graphiques affichent les valeurs de ce jour-là, même après des modifications ultérieures des projets. Une revue archivée ne peut pas être modifiée, on ne peut ni y ajouter ni en retirer de projets, et l’archivage ne peut pas être annulé. Elle peut encore être exportée, clonée et supprimée.

Suppression d'une revue

1. Ouvrez la revue.
2. Choisissez Supprimer dans le menu de la revue (ou le bouton de suppression dans la fenêtre Éditer la revue).
3. Confirmez dans la fenêtre Suppression de la revue (La suppression de la revue est irréversible. Êtes-vous sûr de vouloir supprimer la revue ?).

La suppression retire la revue ainsi que les champs de revue saisis dans les projets et les données enregistrées lors de l’archivage. Une revue archivée peut elle aussi être supprimée. La suppression est irréversible.

Aperçu graphique

L’onglet Aperçu d’une revue est un tableau de bord de graphiques construits à partir des données des projets de la revue. Les graphiques s’ajoutent, se modifient et s’organisent comme dans l’aperçu graphique des rapports et des portefeuilles (voir Aperçu graphique d’un rapport).

1. Cliquez sur Ajouter un graphique. La fenêtre Ajouter un graphique s’ouvre.
2. Choisissez la Plage de données (par exemple Projets, Progrès des tâches, Progrès des jalons ou la Matrice des risques) et le Type de graphique (Circulaire, Colonne, Compteur, Pourcentage, Liste). Pour les graphiques circulaires et en colonnes, le champ Regroupement propose par exemple Statut du projet, Santé du projet, Progrès des projets, Dépassement du budget, Chef de projet ou un attribut de projet (voir Plage de données et types de graphiques).
3. Donnez un nom au graphique (facultatif), définissez les filtres et cliquez sur Enregistrer.

Le menu du graphique (trois points) propose les options Éditer, Cloner et Supprimer. Les graphiques sont calculés à partir des projets de la revue (dans une revue archivée, à partir des données du moment de l’archivage). La disposition des graphiques est copiée avec la revue lorsqu’elle est clonée.

Liste des projets dans une revue

L’onglet Projets d’une revue affiche les projets de la revue dans un tableau. Les colonnes par défaut sont le nom, les espaces de travail, le chef de projet, le statut, la santé, le progrès, les jalons et la date de fin.

• Le bouton Colonnes ouvre la fenêtre Paramètres des colonnes : choisissez des colonnes dans la liste et définissez leur ordre par glisser-déposer. Les groupes proposés sont Projet, Planning (dates, durée, écarts par rapport à la base actuelle et initiale), Budget (coûts, recettes, base et écarts), Attributs des projets, Rôles du projet et Champs de révision. La configuration des colonnes est enregistrée dans la revue, donc tout le monde la voit.
• La ligne Total en bas additionne les colonnes numériques, y compris les attributs et les champs de revue de type nombre.
• Le filtre restreint la liste par nom, statut du projet, santé, chef de projet et espace de travail. Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour trier.
• Le menu de la ligne propose Voir les détails (la fiche de revue du projet, voir Remplir une revue dans un projet) et Supprimer (retrait du projet de la revue). La même fiche s’ouvre lorsque vous cliquez sur le nom du projet.

Le bouton Ajouter un projet ajoute des projets (voir Ajout de projets à une revue), Exportation imprime les fiches (voir Exportation d’une revue) et Archiver clôture la revue (voir Archivage d’une revue). L’étiquette du statut de la revue se trouve à droite de la barre.

Dans une revue archivée, le tableau affiche les données enregistrées au moment de l’archivage, sans les boutons d’ajout, de suppression et d’archivage.