Fichiers

L’onglet Fichiers rassemble en un seul endroit tous les fichiers et liens utilisés dans le projet. Vous y trouverez les pièces jointes ajoutées n’importe où dans le projet — dans les tâches et les jalons, les risques, les lignes budgétaires, les produits, les changements de base, les revues et la charte de projet — ainsi que l’élément auquel chacune est rattachée.

Vous pouvez également ajouter des fichiers et des liens directement dans cet onglet et les organiser dans des dossiers. Tout ce qui s’y trouve peut ensuite être rattaché à un élément du projet sans téléverser à nouveau le même document.

L’onglet est disponible lorsque la fonctionnalité Fichiers est activée dans le projet, et uniquement pour les utilisateurs autorisés à consulter les fichiers du projet. Les modèles de projet disposent du même onglet, si bien qu’un modèle peut embarquer un jeu de documents prêt à l’emploi.

Ajouter un fichier ou un lien

Les fichiers et liens ajoutés dans cet onglet appartiennent à l’ensemble du projet. Ils sont disponibles comme pièces jointes dans les éléments du projet immédiatement, avant même d’y être rattachés.

Pour ajouter un fichier ou un lien, procédez comme suit :

Dans le projet, ouvrez l’onglet Fichiers.
Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite. Une liste d’options s’affiche.
Choisissez l’option voulue :
- Fichier — ouvre la fenêtre de sélection de fichier. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers à la fois ; chacun est ajouté comme une entrée distincte.
- Lien — ouvre une fenêtre où vous saisissez l’adresse et le nom du lien.
- Dossier — crée un nouveau dossier.
Validez votre choix. La nouvelle entrée apparaît dans la liste.

Le bouton d’ajout n’est visible que si vous avez le droit de gérer les fichiers du projet. Sans ce droit, vous pouvez consulter et ouvrir la liste, mais pas la modifier.

Organiser les fichiers dans des dossiers

Les dossiers aident à garder de l’ordre lorsque le projet accumule de nombreux documents — par exemple pour séparer les contrats des comptes rendus de réunion. Les dossiers peuvent être imbriqués.

Pour déplacer une entrée dans un dossier, faites-la glisser sur le nom du dossier. Pour l’en sortir, déposez-la sur la zone indiquant Déposez ici pour déplacer au niveau principal.

Déplacer un fichier d’un dossier à l’autre ne change que son emplacement de rangement. Il reste rattaché aux mêmes éléments du projet.

Rattacher un fichier du projet à un élément

Lorsque vous ajoutez une pièce jointe dans un élément du projet, vous pouvez réutiliser un document déjà présent dans le projet au lieu de le téléverser à nouveau. Le même fichier apparaît alors aux deux endroits et compte pour un seul fichier dans l’onglet Fichiers.

Pour rattacher un fichier existant, procédez comme suit :

Ouvrez l’élément auquel vous souhaitez ajouter la pièce jointe — par exemple une tâche, un risque ou une ligne budgétaire.
Cliquez sur le symbole du trombone. Une liste d’options s’affiche.

Choisissez Ajouter un existant. Une fenêtre présentant les fichiers du projet s’ouvre.
Parcourez les dossiers et cochez les fichiers et liens voulus. Vous pouvez en cocher plusieurs à la fois.
Cliquez sur le bouton d’enregistrement. Les entrées sélectionnées apparaissent comme pièces jointes dans l’élément.

L’option Ajouter un existant n’apparaît que si vous avez le droit de consulter les fichiers du projet. Les autres options — ajouter un nouveau fichier et un nouveau lien — sont toujours disponibles.

Vérifier où un fichier est utilisé

Pour chaque fichier et lien, la liste affiche dans la colonne Lien le nom de l’élément auquel il est rattaché. Un même fichier peut être rattaché à plusieurs éléments à la fois, et un fichier ajouté directement dans l’onglet Fichiers n’a pas besoin d’être rattaché où que ce soit.

La liste indique également qui a ajouté l’entrée et quand.

Utilisez le filtre pour retrouver une entrée par son nom.

Cliquez sur le nom de l’élément lié pour y accéder directement — le système ouvre l’onglet qui le contient et met l’élément en évidence.

Tâches jointes

Dans le projet, allez dans l’onglet Planning.
Cliquez sur le nom de la tâche/du jalon auquel vous souhaitez ajouter une pièce jointe.
Le panneau de l’élément sélectionné s’affiche.
Cliquez sur le symbole du trombone dans le coin supérieur droit du panneau.
Une liste d’options apparaît.
Sélectionnez « Fichiers » pour joindre un fichier ou « Lien » pour joindre un lien.

Pièce jointe sous forme de fichier :

Sélectionnez et confirmez le choix du fichier.
Le fichier apparaît dans le panneau des tâches et peut être téléchargé ou supprimé.

Pièce jointe sous forme de lien :

Saisissez l’URL et le nom du lien.
Cliquez sur « Ajouter ».
Le lien apparaît dans le panneau des tâches et peut être ouvert ou supprimé.

Renommer un fichier, un lien ou un dossier

Le renommage porte sur le nom affiché dans le projet. Pour un fichier, il ne change pas le nom du document téléchargé ; pour un lien, il ne change pas l’adresse vers laquelle il pointe.

Pour renommer une entrée, procédez comme suit :

Dans l’onglet Fichiers, repérez l’entrée à renommer.
Déroulez ses options et choisissez la commande de renommage. Une fenêtre s’ouvre.

Saisissez le nouveau nom et cliquez sur le bouton d’enregistrement.

Pour un fichier, la fenêtre affiche le nom sans l’extension — le système la rajoute à l’enregistrement, afin que le type de fichier ne change pas par mégarde. Pour un lien, le nom entier est modifiable. Le nom ne peut pas rester vide.

Le nouveau nom apparaît partout où l’entrée est rattachée.

Supprimer un fichier, un lien ou un dossier

La suppression retire le fichier ou le lien du projet et de tous les éléments auxquels il est rattaché. Il cesse d’être disponible comme pièce jointe. L’opération est irréversible.

Certains éléments ne peuvent plus être modifiés et il est impossible d’en retirer une pièce jointe. Cela concerne les changements de base et les chartes de projet aux statuts En cours d’approbation, Approuvé ou Rejeté, ainsi que les revues archivées. Selon l’endroit où le fichier est rattaché, le système adopte l’un des trois comportements suivants :

Si aucun des éléments liés ne bloque l’opération, le fichier est supprimé en totalité.
Si seuls certains la bloquent, le système propose une suppression partielle. Le fichier disparaît des autres éléments et demeure dans ceux qui sont bloqués. Le message Fichier partiellement supprimé. Certains liens ont été ignorés. le confirme.
Si tous les éléments liés la bloquent, le fichier ne peut pas être supprimé et le système affiche le message Le fichier n’est lié qu’à des éléments qui ne peuvent pas être modifiés.

Pour supprimer une entrée, procédez comme suit :

Dans l’onglet Fichiers, repérez l’entrée à supprimer.
Déroulez ses options et choisissez la commande de suppression.
Lisez le message de la fenêtre qui s’affiche — il précise si l’entrée sera supprimée entièrement ou seulement en partie.
Confirmez l’opération.

Supprimer un dossier efface tout son contenu, y compris les dossiers imbriqués. Les mêmes trois règles s’appliquent : si une partie du contenu est rattachée à des éléments non modifiables, cette partie reste dans le dossier et le reste est supprimé.

Access to files

Access to the Files tab comes from the project role. In the role settings, the files permission has three levels:

No access — the tab is hidden,
View — files can be browsed and downloaded,
Administrator — files, links and folders can also be added, renamed, moved and deleted.

The permission covers all files and folders in the project — there are no access settings for a single file or folder. The default member role has no access to files until you grant it in the role. See Project permissions for roles.

Note: a single file can be up to 10 MB, and an administrator can block some file types. A file linked to an item that can no longer be edited (such as an approved change request or an archived review) cannot be deleted completely — you will see Delete partially, which detaches the file only from the items that can still be edited.