Fichiers

L’onglet Fichiers rassemble au même endroit tous les fichiers et liens d’un projet : ceux ajoutés directement dans l’onglet et les pièces jointes ajoutées dans les tâches et les jalons, les risques, les lignes budgétaires, le réel, les produits, les bases, les revues et les chartes de projet, avec l’indication de l’élément auquel chacun est rattaché. Les fichiers et les liens peuvent être organisés en dossiers, et chacun peut être rattaché à un élément du projet sans téléverser de nouveau le document.

L’onglet est disponible lorsqu’il est coché dans le menu du projet (Fonctionnalités, voir Fonctionnalités du projet) et que l’utilisateur dispose de la permission de projet Fichiers (voir Accès aux fichiers). Les modèles de projet ont leur propre onglet de fichiers : un modèle peut ainsi contenir un jeu de documents prêt à l’emploi pour chaque projet créé à partir de lui (voir Fichiers dans un modèle).

Le tableau comporte les colonnes Nom, Date (d’ajout), Utilisateur (la personne qui a ajouté l’entrée) et Lien (les éléments auxquels l’entrée est rattachée). Le champ Filtrer par nom restreint la liste selon un mot. Lorsque le projet n’a aucune entrée, l’onglet affiche Aucun fichier ajouté au projet. Cliquez Ajouter pour ajouter un élément.

Ajout d'un fichier, d'un lien et d'un dossier

Les fichiers, liens et dossiers ajoutés dans cet onglet appartiennent à l’ensemble du projet et sont immédiatement disponibles comme pièces jointes dans les éléments du projet.

1. Ouvrez l’onglet Fichiers du projet.
2. Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit et choisissez une option :
   • Fichier — ouvre le sélecteur de fichiers. Vous pouvez en sélectionner plusieurs à la fois ; chacun figure dans la liste comme une entrée distincte,
   • Lien — ouvre une fenêtre où vous saisissez l’adresse et le nom du lien,
   • Dossier — ouvre une fenêtre avec le champ Nom du dossier.
3. Confirmez la fenêtre. La nouvelle entrée apparaît dans la liste.

Le bouton Ajouter est disponible pour les utilisateurs disposant de la permission Administration sur les fichiers. Les autres parcourent la liste, ouvrent les liens et téléchargent les fichiers en cliquant sur le nom. Un fichier peut peser 10 Mo au maximum, et certains types de fichiers peuvent être bloqués dans la configuration de l’application ; un message signale alors une extension interdite.

Structure des dossiers

Les dossiers organisent les documents d’un projet, par exemple en séparant les contrats des comptes rendus de réunion. Les dossiers peuvent être imbriqués.

• Pour déplacer une entrée dans un dossier, saisissez-la par la poignée située à gauche de la ligne (visible au survol) et déposez-la sur le nom du dossier.
• Pour la ramener au niveau principal, déposez-la sur la zone Déposez ici pour déplacer au niveau principal.
• Les dossiers se déplacent de la même manière que les fichiers. Un nouveau dossier est créé au niveau principal, et vous l’imbriquez par glisser-déposer.

Le déplacement d’un fichier entre des dossiers ne change que l’endroit où il est rangé dans la liste. Le fichier reste rattaché aux mêmes éléments du projet. Les utilisateurs disposant de la permission Administration sur les fichiers peuvent faire glisser les entrées.

Rattacher un fichier à un élément

Lorsque vous ajoutez une pièce jointe dans un élément du projet, vous pouvez utiliser un document déjà présent dans le projet au lieu de le téléverser de nouveau. Le même fichier est alors visible aux deux endroits et compte pour une seule entrée dans l’onglet Fichiers.

1. Ouvrez l’élément qui doit recevoir la pièce jointe (par exemple une tâche, un risque ou une ligne budgétaire).
2. Cliquez sur le trombone. Une liste d’options s’ouvre.
3. Choisissez Ajouter un existant. Une fenêtre avec les fichiers et les liens du projet s’ouvre.
4. Parcourez les dossiers, cochez les entrées dont vous avez besoin (vous pouvez en cocher plusieurs) et confirmez la fenêtre.

L’option Ajouter un existant n’est visible que pour les utilisateurs autorisés à consulter les fichiers du projet. Ajouter un nouveau fichier ou un nouveau lien est toujours possible. Le même mécanisme fonctionne dans les tâches et les jalons, les risques, les produits, les lignes budgétaires, le réel, les bases, les chartes de projet et les revues.

Vérifier où un fichier est utilisé

La colonne Lien indique, pour chaque entrée, les noms des éléments auxquels elle est rattachée. Une entrée peut être rattachée à plusieurs éléments, et une entrée ajoutée directement dans l’onglet n’a pas besoin d’être rattachée quelque part. Cliquez sur le nom d’un élément pour y accéder directement : l’application ouvre le bon onglet du projet et le panneau de l’élément. Une association avec un réel du budget s’affiche sous la forme Réel suivi d’une date.

Renommage

Le renommage modifie le nom affiché dans le projet. Pour un fichier, il ne change pas le nom du document téléchargé ; pour un lien, il ne change pas l’adresse.

1. Repérez l’entrée dans l’onglet Fichiers.
2. Ouvrez le menu de l’entrée (l’icône à trois points au survol, ou le bouton droit de la souris) et choisissez Renommer (pour un dossier, Renommer le dossier).
3. Saisissez le nouveau nom dans la fenêtre Renommer le fichier (Renommer le lien) et enregistrez.

Pour un fichier, la fenêtre affiche le nom sans l’extension ; l’extension est rajoutée à l’enregistrement, de sorte que le type du fichier ne change pas par erreur. Pour un lien, le nom entier est modifiable. Le nom ne peut pas être vide. Le nouveau nom est visible partout où l’entrée est rattachée. Le menu est disponible pour les utilisateurs disposant de la permission Administration sur les fichiers.

Suppression

La suppression retire un fichier ou un lien du projet et de tous les éléments auxquels il est rattaché. Il cesse d’être disponible comme pièce jointe. L’opération est irréversible.

Certains éléments ne peuvent plus être modifiés ; on ne peut donc pas en retirer une pièce jointe. Cela concerne les bases et les chartes de projet au statut En cours d’approbation, Approuvé ou Rejeté, ainsi que les revues archivées. Le résultat dépend de l’endroit où l’entrée est rattachée :

• si aucun des éléments liés ne bloque l’opération, l’entrée est supprimée entièrement,
• si seuls certains éléments la bloquent, l’entrée disparaît des autres et reste dans les éléments bloqués. La fenêtre propose alors Supprimer partiellement, et après l’opération le message Fichier partiellement supprimé. Certains liens ont été ignorés. apparaît (pour un lien : Lien partiellement supprimé. Certains liens ont été ignorés.),
• si tous les éléments la bloquent, elle ne peut pas être supprimée et le message Le fichier n’est lié qu’à des éléments qui ne peuvent pas être modifiés. apparaît.

1. Repérez l’entrée dans l’onglet Fichiers.
2. Ouvrez le menu de l’entrée et choisissez Supprimer.
3. Lisez le message, qui indique si l’entrée sera supprimée entièrement ou partiellement, et confirmez.

La suppression d’un dossier supprime tout son contenu, y compris les dossiers imbriqués. Les mêmes trois règles s’appliquent : si une partie du contenu est rattachée à des éléments non modifiables, le dossier reste avec cette partie (Dossier partiellement supprimé. Une partie du contenu a été ignorée.), et lorsque tout est bloqué, le dossier reste inchangé. Les utilisateurs disposant de la permission Administration sur les fichiers peuvent supprimer.

Accès aux fichiers

L’accès à l’onglet Fichiers est accordé par la permission de projet Fichiers, définie dans les permissions d’un utilisateur dans le projet ou dans un rôle de projet. Elle comporte trois niveaux :

• Pas d’accès — l’onglet n’est pas visible,
• Aperçu — vous pouvez parcourir la liste, ouvrir les liens et télécharger les fichiers. L’option Ajouter un existant est visible dans les éléments du projet,
• Administration — vous pouvez en outre ajouter des fichiers, des liens et des dossiers, les renommer, les déplacer et les supprimer.

La permission couvre tous les fichiers et dossiers du projet ; il n’existe pas d’accès à un seul fichier ou dossier. Les permissions par défaut d’un participant au projet n’incluent pas les fichiers tant qu’elles ne sont pas accordées. Pour les permissions, voir Permissions du projet.

Remarque : un fichier peut peser 10 Mo au maximum. Un fichier rattaché à un élément qui ne peut plus être modifié (par exemple une base approuvée ou une revue archivée) ne peut pas être supprimé entièrement, seulement partiellement (voir Suppression).