Calendário do projeto

O cronograma é o separador do projeto onde planeia e acompanha atividades, fases e marcos. Tem três vistas: Lista (abre por predefinição), Gantt (ver Gráfico de Gantt do projeto) e Kanban (ver Kanban). A lista mostra todos os elementos na estrutura WBS. Pode restringi-la com o botão Filtro, ajustar as colunas com o botão Colunas e recolher e expandir grupos de atividades (Recolher tudo, Expandir tudo, Expandir para o nível).

Os elementos do cronograma são atividades (ícone de círculo) e marcos (ícone de losango). Uma atividade que tem subatividades é uma atividade de resumo, ou seja, uma fase: tem o nome a negrito e um contador de subatividades. Acima da lista estão os botões Nova atividade, Filtro, Colunas, Exportação, Histórico e Definições (dias úteis, atributos do cronograma, importação). Para alterar o cronograma, é necessária a permissão de edição do cronograma. Os proprietários dos elementos só podem alterar os campos que lhes foram disponibilizados nas definições do projeto (ver Permissões do projeto).

Adicionar elementos ao cronograma

Atividade

1. Clique em Nova atividade na lista ou na vista Gantt, ou no botão + numa coluna do quadro Kanban.
2. Escreva o nome e confirme com Enter ou clicando fora do campo. A atividade aparece na lista com um ícone de círculo.

Marco

1. Clique na seta junto a Nova atividade e escolha Novo marco.
2. Escreva o nome e confirme. O marco aparece com um ícone de losango.

Um marco assinala um acontecimento importante do projeto, por exemplo o fim de uma fase. Tem apenas uma data de fim, está concluído ou não concluído (0% ou 100%) e não tem tempo necessário. As datas, os proprietários, a clonagem, os anexos e as dependências funcionam como nas atividades (ver Data de início e de fim, Proprietários, Clonagem, Dependências). Pode alterar o tipo do elemento mais tarde (ver Alterar o tipo de elemento).

Um novo elemento é colocado no fim da lista, a menos que tenha selecionado primeiro uma linha. Nesse caso, aparece por baixo do elemento selecionado. As outras formas de inserção estão descritas em Estrutura do cronograma.

Estrutura do cronograma (WBS)

O número WBS indica a posição do elemento na estrutura. Um elemento colocado por baixo de outro é subatividade deste, e o elemento superior passa a ser uma atividade de resumo. Um marco não pode ter subatividades.

Inserir num local à escolha

• Selecione uma linha (clique numa zona não editável) e clique em Nova atividade ou Novo marco para adicionar o elemento por baixo do selecionado.

• O menu de três pontos junto ao nome: Adicionar atividade ou Adicionar um marco e, no submenu, Acima, Abaixo ou Subatividade. A opção Subatividade adiciona o novo elemento como subatividade da atividade selecionada.

Alterar o nível e a ordem

• No menu de três pontos, Alterar nível tem as opções Promover e Rebaixar (alteram o nível WBS em uma unidade) e Subir e Mover para baixo. As opções só aparecem onde o movimento é possível. Por exemplo, Rebaixar não está disponível quando o elemento anterior é um marco.

• Arraste uma linha pelo ícone de seis pontos que aparece ao passar o cursor para mover um elemento, com as suas subatividades, para outro local.

Atividade de resumo

• Datas. A data de início de uma atividade de resumo é a data de início mais antiga das suas subatividades, e a data de fim é a mais recente. A duração é o número de dias úteis entre elas. Só se pode alterar a data de início de uma atividade de resumo; todas as subatividades se deslocam então o mesmo número de dias úteis.

• Progresso e conclusão. O progresso de uma atividade de resumo é calculado a partir do progresso das suas subatividades. Marcar uma atividade de resumo como concluída conclui todas as suas subatividades. Antes de confirmar, a janela Finalização da atividade apresenta-as (Fechar uma atividade encerrará automaticamente suas subatividades:). Quando todas as subatividades estão concluídas, a atividade de resumo fica concluída.

• Tempo necessário. Uma atividade de resumo tem o seu próprio tempo necessário. Na coluna Tempo necessário, a lista mostra a soma do tempo necessário próprio e do das suas subatividades, com o valor próprio entre parênteses.
• Proprietário. Uma pessoa atribuída a uma atividade de resumo tem os mesmos direitos de proprietário sobre todas as suas subatividades (ver Proprietários).
• Painel. O painel de uma atividade de resumo tem a secção Subatividades com a lista das subatividades diretas. Clique num nome para abrir a subatividade e utilize Adicionar uma subatividade para adicionar uma nova.
• Clonagem. Ver Clonar um elemento.

Eliminar um elemento elimina também todas as suas subatividades. Antes de eliminar, é apresentada a pergunta A eliminação de um elemento do cronograma elimina todas as suas subtarefas.

Alterar o tipo de elemento do cronograma

Uma atividade pode ser convertida num marco e vice-versa. Uma atividade que tem subatividades não pode tornar-se um marco.

1. Passe o cursor sobre o elemento e clique no menu de três pontos junto ao nome, ou abra o painel do elemento e clique nos três pontos no canto superior direito.
2. Escolha Converter em marco ou Transformar em tarefa.
3. Confirme na janela Alteração do item para …. A alteração do tipo remove as datas da linha de base do elemento (Alterar o tipo de elemento irá remover as datas da linha de base do elemento.).

A alteração do tipo elimina também o tempo necessário atribuído aos proprietários, e as datas das atividades ligadas por dependências são recalculadas em segundo plano, pelo que podem mudar após um breve atraso.

Data de início e de fim da atividade

Defina as datas da atividade na lista, nas colunas Início, Fim e Duração, ou no painel da atividade. A alteração de um destes valores recalcula os restantes. A duração é indicada em dias úteis do projeto (ver Dias úteis e feriados).

• Uma data de fim posterior prolonga a atividade e uma anterior encurta-a. A data de início não muda.
• A alteração da duração desloca a data de fim. A data de início não muda.
• Um marco tem uma única data, a data de fim.

Na lista

1. Clique no campo Início ou Fim na linha da atividade. Abre-se um calendário.
2. Clique num dia do calendário.

Introduza a duração no campo Duração como um número de dias úteis e confirme com Enter ou clicando fora do campo.

No painel da atividade

1. Clique no nome da atividade. O painel abre-se à direita.
2. Clique no campo da data ou da duração e escolha um valor.

Restrições:

• As datas de uma atividade de resumo não se definem diretamente, porque resultam das suas subatividades (ver Estrutura do cronograma).
• Se uma atividade tem dependências, a aplicação pode recalcular as datas a partir dos antecessores. Aparece então a mensagem As datas foram atualizadas com os valores resultantes das dependências.
• Não é possível remover as datas de um elemento que tem dependências (Não é possível remover datas de um elemento que tenha dependências.) nem de um elemento com subatividades (Não é possível remover datas de um elemento que tenha subatividades).
• O dia de início, o dia de fim e a duração não podem ser inferiores a 0.

Dias úteis e feriados no cronograma

Os dias úteis e os feriados são definidos separadamente para cada projeto. Um projeto novo tem dias úteis de segunda a sexta-feira e nenhum feriado. Estas definições influenciam as datas do cronograma: a duração é contada em dias úteis e as datas das atividades ajustam-se aos dias úteis do projeto.

Nota: os dias não úteis da organização (ver Recursos na organização) afetam apenas a disponibilidade dos recursos, e não as datas do cronograma. As datas do cronograma dependem apenas dos dias úteis e dos feriados do projeto.

1. Abra o cronograma do projeto e clique em Definições.
2. Escolha Dias úteis. Abre-se a janela Dias úteis.
3. Ative ou desative os botões dos dias da semana. Tem de ficar selecionado pelo menos um dia útil (Deve ser assinalado pelo menos um dia útil).
4. Clique em Adicionar um dia de folga na lista Dias não úteis e introduza o nome e a data do feriado. As datas dos feriados não podem repetir-se (As datas dos feriados não podem ser repetidas).
5. Guarde.

Depois de guardar, as datas de todas as atividades e marcos são recalculadas de acordo com as novas definições. A alteração dos dias úteis e dos feriados fica registada no histórico do cronograma, mas não pode ser anulada (ver Anular alterações).

Dependências entre elementos do cronograma

Uma dependência liga dois elementos: um antecessor e um sucessor. A dependência tem um tipo: Fim – Início (o sucessor começa depois de o antecessor terminar), Início – Início, Fim – Fim ou Início – Fim. Opcionalmente, tem um atraso fixo em dias. As datas do sucessor são recalculadas a partir do antecessor. As dependências também podem ser desenhadas no gráfico (ver Gráfico de Gantt do projeto).

Adicionar uma dependência

1. Escolha Adicionar dependência no menu de três pontos junto ao nome do elemento ou no menu no canto superior direito do painel do elemento. Abre-se a janela Adicionar dependência.
2. Escolha Selecionar um elemento deste projeto ou Selecionar um elemento de outro projeto e clique em Seguinte. Abre-se a janela Adicionar dependência com os campos.
3. Clique no campo Depende de: e escolha um elemento (numa dependência com outro projeto, primeiro o projeto e depois o elemento). Escolhe-se um elemento de cada vez. Adicione as outras dependências em separado.
4. Escolha o Tipo de dependência e, se quiser, ative o Atraso fixo com o número de dias.
5. Guarde.

A dependência é visível no painel do elemento, nas secções Depende de: (antecessores) e Afeta: (sucessores), e na lista, como um símbolo junto à data. Ao clicar numa dependência no painel, abre-se a janela Editar dependência, onde pode alterar o antecessor e o sucessor (o botão Inverter dependência), o tipo e o atraso, ou eliminar a dependência.

Dependências entre projetos

As dependências com elementos de outros projetos não são recalculadas de imediato, mas só depois da aprovação no programa do projeto. Para adicionar uma dependência deste tipo é preciso ter permissões no projeto externo (Permissões insuficientes para um projeto externo).

Restrições

• Não é possível criar um ciclo (Não é possível adicionar Dependências que formam loops no cronograma.).
• Entre as mesmas atividades só pode existir uma dependência (Não podem existir várias dependências entre as mesmas atividades).
• As dependências com um elemento que tem subatividades são limitadas (Não é possível adicionar dependências a um elemento que tenha subatividades., As dependências não podem ser adicionadas ao final de um elemento que tenha subatividades.).

Ao fechar uma atividade cujos antecessores não estão concluídos, a aplicação mostra a lista deles e pede confirmação. A confirmação fecha apenas o elemento atual. Quando uma atividade é concluída, os seus sucessores recebem uma notificação.

Proprietários dos elementos do cronograma

Pode atribuir a um elemento vários proprietários e vários departamentos. O proprietário pode editar o elemento na medida definida para os proprietários no projeto (ver Permissões do projeto). Todas as atividades atribuídas são visíveis no módulo Atividades.

Os campos Proprietário e Departamento estão ligados. Ao atribuir um proprietário, o respetivo departamento é adicionado ao elemento e, se escolher primeiro um departamento, a lista de proprietários fica filtrada pelos membros desse departamento. Um elemento pode ser atribuído apenas a um departamento, sem indicar uma pessoa.

Na lista

1. Clique no campo Proprietário ou Departamento na linha do elemento. Pode ativar a coluna Departamento com o botão Colunas.
2. Escolha um utilizador ou um departamento na lista. Adicione outros da mesma forma.

No painel do elemento

1. Clique no nome do elemento. O painel abre-se à direita.
2. Clique no campo Proprietário e escolha um utilizador.

Efeitos da atribuição:

• Uma pessoa adicionada como proprietário é automaticamente adicionada ao projeto e recebe uma notificação na aplicação e por correio eletrónico. Se atribuir o elemento a si próprio, não é enviada nenhuma notificação.
• Quando um proprietário é removido, a aplicação retira-o do projeto se não for proprietário de nenhum outro elemento do cronograma, risco ou produto do projeto e não tiver permissões de outra origem. O proprietário recebe uma notificação sobre a remoção.
• O proprietário de uma atividade de resumo tem direitos de proprietário sobre todas as suas subatividades.
• Os proprietários de atividades provenientes do Jira não podem ser alterados no FlexiProject (Não é possível alterar os proprietários das tarefas provenientes do JIRA).

Os proprietários de vários elementos em simultâneo alteram-se na edição em massa. Esta substitui os proprietários existentes dos elementos selecionados.

Progresso da atividade

O progresso é a percentagem de conclusão da atividade. Uma atividade está concluída quando o seu progresso é de 100%. O progresso de uma atividade de resumo é calculado a partir das suas subatividades (ver Estrutura do cronograma), e um marco tem apenas 0% ou 100%.

Na lista

1. Clique na barra de progresso na linha da atividade e introduza o valor em percentagem.
2. Confirme com Enter ou clicando fora do campo.

Ao clicar no ícone de estado junto ao nome da atividade, esta passa de Concluído a Não efetuado e vice-versa (as descrições Marcar como concluído e Marcar como pendente).

No painel da atividade

1. Clique no nome da atividade em qualquer vista. O painel abre-se à direita.
2. Clique no campo do progresso e introduza um valor.
3. Confirme com Enter ou clicando fora do campo.

Efeitos:

• Ao definir 100%, é registada a data de conclusão.
• A alteração do progresso de uma atividade de resumo estende-se a todas as suas subatividades.
• Quando uma atividade é concluída, os seus sucessores recebem uma notificação.
• Um valor fora do intervalo de 0 a 100 provoca a mensagem Valor de progresso incorreto.
• O progresso das atividades provenientes do Jira não pode ser alterado no FlexiProject (Não é possível alterar o estado das tarefas provenientes do JIRA).

O progresso também pode ser definido no gráfico de Gantt (ver Gráfico de Gantt do projeto).

Editar um elemento do cronograma

Ao clicar no nome de um elemento na lista, no gráfico de Gantt ou no quadro Kanban, abre-se à direita um painel de detalhes. No painel pode editar:

• o nome (ao clicar no ícone de estado junto ao nome, o progresso passa de 0% para 100% e vice-versa),
• a linha temporal: o intervalo de datas de uma atividade ou a data única de um marco e o progresso (numa atividade sem subatividades),
• o tempo necessário e o rastreamento de tempo, se os separadores Recursos e Rastreamento de tempo estiverem ativados no projeto,
• os proprietários e os departamentos,
• as dependências de outros elementos (Depende de:, Afeta:) e o orçamento, os riscos e os produtos associados,
• os atributos do cronograma ativados no projeto (ver Atributos do cronograma),
• a descrição, os anexos, as subatividades, os comentários e o histórico de alterações, em separadores próprios.

Pode alterar os mesmos campos diretamente nas colunas da lista. Cada alteração é guardada de imediato.

O menu de três pontos no canto superior direito do painel contém, entre outras, as opções Adicionar risco, Adicionar produto, Adicionar rubrica orçamental, Adicionar dependência, Registar tempo, Clonar, Eliminar, Copiar ligação e Converter em marco (ou Transformar em tarefa). O menu da linha na lista tem ainda as opções Renomear, Cor (cor de fundo da linha) e Ver detalhes.

Anexos

1. Clique no símbolo do clipe no canto superior direito do painel.
2. Escolha Ficheiros (um ficheiro do disco), Ligação (um URL e um nome para a ligação) ou Adicionar existente (um ficheiro dos ficheiros do projeto, ver Ficheiros do projeto).

O anexo aparece no painel, onde o pode transferir, abrir ou eliminar.

Notas:

• Se o elemento tem dependências, a aplicação pode recalcular a linha temporal introduzida a partir dos antecessores e mostra a mensagem As datas foram atualizadas com os valores resultantes das dependências.
• Ao marcar um elemento como concluído, as suas subatividades também são concluídas. Quando o elemento aguarda antecessores por concluir, a aplicação mostra a lista deles e pede confirmação. A confirmação fecha apenas o elemento atual.
• Sem permissão para editar o cronograma, o proprietário de um elemento só altera os campos (nome, progresso, datas, proprietários ou outros) que foram disponibilizados aos proprietários nas definições do projeto.
• Os elementos importados do Jira não podem ser renomeados, nem ter os proprietários ou o progresso alterados, a partir do FlexiProject.

Clonar um elemento do cronograma

A clonagem cria uma cópia de um elemento e acelera a construção do cronograma quando este deve conter várias atividades semelhantes. A cópia recebe o nome com o sufixo – cópia e aparece por baixo do original.

É copiado: as datas e a duração, o progresso, o tempo necessário, os proprietários, as dependências, a descrição e os anexos.

Não é copiado: as ligações a custos e receitas, os riscos e os produtos, o tempo registado, os comentários e o histórico.

Todos os proprietários do elemento clonado (exceto a pessoa que o clona) recebem uma notificação.

A partir da lista

1. Passe o cursor sobre o elemento e clique no menu de três pontos junto ao nome.
2. Escolha Clonar atividade (para um marco, Clonar um marco).

A partir do painel do elemento

1. Clique no nome do elemento. O painel abre-se à direita.
2. Clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Clonar.

Atividade de resumo. O menu de uma atividade com subatividades tem duas opções: Clonar apenas a atividade (sem subatividades) e Clonar com subatividades. Os elementos provenientes do Jira não são clonados (Os elementos do JIRA não foram clonados).

Edição em massa

A edição em massa altera muitos elementos de uma só vez.

1. Clique na caixa de seleção junto ao nome do primeiro elemento. Isto ativa o modo de edição em massa: aparece uma caixa de seleção junto a cada elemento, o painel Edição em massa desliza da direita e a edição de elementos individuais na lista fica bloqueada.
2. Selecione os outros elementos. A caixa de seleção principal no topo da lista seleciona ou desmarca todos os elementos (tendo em conta o filtro). O painel mostra o número de elementos selecionados (Selecionados).
3. Defina os valores no painel. Os campos que não precisam de ser alterados ficam em Ignorar.
4. Clique em Atualizar selecionados.

No painel altera: Proprietário (substitui os proprietários existentes dos elementos selecionados), Departamento, Início, Fim, Duração, os valores dos atributos do cronograma ativados no projeto e Cor. Os elementos sincronizados com o Jira são ignorados na alteração de proprietários.

O botão Eliminar selecionados elimina os elementos selecionados, juntamente com as suas subatividades, após confirmação. As alterações em massa ficam registadas no histórico do cronograma (ver Histórico do cronograma).

Histórico do cronograma

O histórico regista todas as operações que alteram o cronograma ou os seus elementos: adição, alteração do nome, das datas, do progresso, dos proprietários e das dependências, clonagem, importação, alterações em massa, alteração dos dias úteis e anulação de alterações. Cada entrada mostra quem alterou o quê.

• Histórico do cronograma. Ao clicar em Histórico acima da lista, abre-se um painel com as alterações do projeto, das mais recentes para as mais antigas. Para as alterações que afetaram outros elementos, está disponível uma lista das alterações relacionadas.
• Histórico do elemento. O painel do elemento tem um separador Histórico com as alterações desse elemento.

As alterações podem ser anuladas (ver Anular alterações do cronograma).

Anular alterações do cronograma

A anulação repõe o elemento e o cronograma no estado anterior à alteração. Pode anular uma alteração a partir do histórico do cronograma ou do histórico do elemento.

1. Clique em Histórico acima da lista (ou abra o painel do elemento e o respetivo separador Histórico).
2. Clique em Anular alterações junto à alteração pretendida. O botão só aparece junto às alterações que podem ser anuladas.
3. Confirme. O histórico é atualizado e mostra o estado atual.

Se entretanto outra pessoa tiver feito uma alteração que impeça a anulação, aparece uma mensagem.

Quem pode anular:

• um utilizador com permissão para editar o cronograma anula qualquer alteração,
• os restantes utilizadores só anulam a sua própria alteração, e apenas se mais ninguém tiver alterado nada no projeto desde então.

O que não pode ser anulado:

• uma anulação (a própria anulação fica registada como uma nova entrada do histórico),
• uma alteração dos dias úteis e dos dias não úteis do projeto,
• a adição e a edição de atributos do cronograma nas definições do sistema,
• outras alterações globais que afetam o cronograma,
• a ligação e a desligação de um projeto ao Jira,
• alterações para as quais o estado anterior não foi guardado.

Personalizar a vista de lista do cronograma

Cada utilizador ajusta as colunas da lista para si. A definição é independente para cada utilizador e cada projeto, pelo que não altera a vista das outras pessoas nem a do mesmo utilizador noutros projetos.

1. Clique em Colunas acima da lista. Abre-se a lista das colunas disponíveis no projeto.
2. Ative ou desative as colunas com as caixas de seleção junto aos nomes.
3. Altere a ordem: passe o cursor sobre a linha de uma coluna, agarre o símbolo de seis pontos e arraste-o para outro local. As colunas da lista do cronograma seguem a mesma ordem da lista de colunas.

As colunas disponíveis incluem: WBS, Nome, Proprietário, Departamento, Início, Fim, Duração, Progresso, as colunas da linha de base e dos desvios, Rastreamento de tempo e Tempo necessário (quando os separadores correspondentes estão ativados), as colunas do orçamento, Riscos, Produtos, Última alteração, as colunas do Jira (com a integração) e os atributos do cronograma ativados no projeto (ver Atributos do cronograma num projeto). O ficheiro exportado contém as colunas visíveis na lista (ver Exportar a lista do cronograma).

Importar um cronograma para um projeto existente

Pode adicionar elementos de um modelo, de um ficheiro Excel ou de um ficheiro Microsoft Project ao cronograma de um projeto existente. A importação abrange apenas o cronograma (sem orçamento nem riscos): nomes, proprietários, outros atributos dos elementos, estrutura e dependências, quando disponíveis. Os novos elementos são colocados no fim do cronograma e os elementos existentes não são alterados. A importação para um projeto novo está descrita em Criar um projeto.

Inicie a importação com o botão Definições acima da lista, a opção Importações e uma das opções seguintes.

Do modelo

1. Escolha Do modelo. Abre-se uma janela com a lista de modelos disponíveis na organização.
2. Escolha um modelo e indique a data de início ou de fim a partir da qual é calculada a nova parte do cronograma. As datas dos elementos resultam da duração e das dependências guardadas no modelo e dos dias úteis e feriados do projeto de destino.
3. Clique em Seguinte. Aparece uma pré-visualização dos novos elementos na estrutura WBS. O botão Voltar permite corrigir a data ou mudar de modelo.
4. Clique em Adicionar.

Todos os atributos do cronograma e os respetivos valores são retirados do modelo, pelo que, após a importação, alguns atributos que estavam desativados podem ficar ativados.

Do Microsoft Excel (.xlsx)

1. Escolha Do Microsoft Excel e selecione ou arraste um ficheiro .xlsx.
2. Clique em Seguinte. Aparece o ecrã de mapeamento.
3. Indique na tabela que colunas do ficheiro correspondem aos atributos dos elementos do cronograma (ver Importar um projeto do Excel).
4. Clique em Adicionar.

Do Microsoft Project (.mpp)

1. Escolha Importações do Microsoft Projet e selecione ou arraste um ficheiro .mpp.
2. Clique em Adicionar. O ficheiro tem de conter atividades (O projeto deve incluir tarefas).

Na importação de um ficheiro .mpp, os dias não úteis e os feriados guardados no ficheiro são ignorados, e as datas de início e de fim são importadas. Se os dias úteis do ficheiro forem diferentes das definições do projeto, as datas ajustam-se ao projeto, e a janela Datas alteradas para alguns itens após a importação: lista as alterações.

Exportar a lista do cronograma

A lista do cronograma pode ser exportada para um ficheiro Excel ou para um ficheiro .xml que abre no Microsoft Project.

1. Abra o projeto e o cronograma na vista de lista.
2. Clique em Exportação acima da lista.
3. Escolha Microsoft Excel (.xlsx) ou Microsoft Projet (.xml). O navegador transfere o ficheiro automaticamente.

O ficheiro contém os dados das colunas visíveis na lista. Para exportar mais ou menos dados, ative ou desative primeiro colunas (ver Personalizar a vista de lista). O gráfico de Gantt é exportado em separado (ver Exportar o gráfico de Gantt).