Rubricas orçamentais

Uma rubrica orçamental é um único custo ou receita do orçamento do projeto, como “Licenças”, “Formação” ou “Pagamento do cliente”. As rubricas podem ser agrupadas em rubricas de grupo, que somam os valores das rubricas abaixo delas. Cada rubrica tem um painel com os seus detalhes, previsões, reais, anexos, comentários e histórico de alterações.

As rubricas encontram-se no separador Orçamento do projeto (ver Orçamento do projeto). Os utilizadores com a permissão de projeto Orçamento ao nível Pré-visualização consultam as rubricas, e os utilizadores com o nível Administração adicionam-nas, alteram-nas e eliminam-nas (ver Permissões do projeto).

Adicionar uma rubrica

1. Abra o separador Orçamento no projeto, na vista Lista ou Vista periódica.
2. Clique em Novo custo ou, depois de clicar na seta junto a esse botão, em Nova receita. Aparece uma nova linha na lista, com o campo do nome em modo de edição.
3. Introduza o nome e prima Enter, ou clique fora do campo.

Depois de guardar com Enter, aparece por baixo outra linha vazia do mesmo tipo, para poder escrever as rubricas umas a seguir às outras. Um nome vazio não cria uma rubrica: a linha desaparece. A nova rubrica fica por baixo da linha selecionada da lista ou, se nada estiver selecionado, no fim da lista.

Também é possível adicionar uma rubrica num local à escolha: o menu da linha (clique com o botão direito ou o ícone de três pontos) tem as opções Adicionar custo e Adicionar receita, com o submenu Acima, Abaixo e Como subrubrica. A rubrica fica pronta para edição posterior no painel (ver Painel da rubrica).

Os botões de adição e os menus de edição são visíveis para os utilizadores com a permissão Administração sobre o orçamento.

Estrutura e ordem das rubricas

As rubricas estão organizadas em árvore. Uma rubrica que tem subrubricas é uma rubrica de grupo: não tem montantes, datas, previsões nem reais próprios, e os seus valores são a soma das rubricas abaixo dela. Nas colunas de montantes de uma rubrica de grupo vê, por isso, a dica O valor é a soma dos elementos subordinados e não pode ser editado. Um grupo pode conter custos, receitas, ou ambos.

• Adicionar uma subrubrica — a opção Como subrubrica no menu da linha (ver Adicionar uma rubrica).
• Mover — arrastar uma linha pelo ícone de arrastar à esquerda altera a sua ordem ou move-a para debaixo de outra rubrica. Uma rubrica não pode ser movida para dentro de si própria nem para dentro de uma das suas subrubricas.
• Cor — a opção Cor no menu da linha dá cor à linha.

Nota: quando a primeira subrubrica entra numa rubrica normal do mesmo tipo, os valores da rubrica superior (montantes, previsões, reais, ligação ao cronograma, atributos e cor) passam para a nova subrubrica, e a rubrica superior passa a ser uma rubrica de grupo. Quando a subrubrica é de tipo diferente do da rubrica superior, as previsões desta são eliminadas e os seus valores próprios são apagados. As regras de mapeamento de reais que apontam para a rubrica superior são removidas.

Uma rubrica de grupo não pode ser convertida em custo nem em receita. Cada movimento fica registado no histórico da rubrica.

Clonagem e alteração do tipo

Clonagem

A clonagem cria uma cópia de uma rubrica, o que acelera a introdução de custos ou receitas semelhantes.

1. Abra o menu da rubrica: clique com o botão direito ou no ícone de três pontos na linha, ou use o menu do painel da rubrica.
2. Escolha Clonar o custo (Clonar receitas) — no painel, Clonar.

A cópia aparece logo abaixo do original, com o nome e um sufixo de cópia. A cópia mantém o tipo, os montantes, as previsões, a ligação ao cronograma, os atributos, a descrição, os anexos e a cor. A cópia não herda os reais, a linha de base, os comentários nem o histórico de alterações. A clonagem de uma rubrica de grupo cria uma rubrica de grupo vazia, sem subrubricas.

Alteração do tipo

As opções Transformar em receitas e Converter em custo do menu da rubrica alteram o seu tipo. Os reais atribuídos à rubrica são, nesse processo, desassociados (passam para a linha Não atribuídos), porque o tipo de um real tem de corresponder ao tipo da rubrica. A alteração do tipo fica registada no histórico da rubrica. O tipo de uma rubrica de grupo não pode ser alterado.

Painel da rubrica

O painel abre-se ao clicar no nome de uma rubrica, ou com a opção Ver detalhes do menu da linha. O cabeçalho mostra o projeto e o caminho das rubricas superiores. O painel contém:

• o nome, que se altera no próprio local (não pode ficar vazio),
• os montantes Real, Previsão e Total e, quando o projeto tem uma linha de base do orçamento aprovada, também Progresso, Desvio e Linha de base (ver Previsão, Real, Linha de base e diferença),
• uma secção com os separadores Previsão e Real: os registos da rubrica ao longo do tempo, que se podem restringir por um intervalo de datas (ver Previsões do orçamento e Reais do orçamento). Numa rubrica de grupo, a secção é só de leitura,
• o campo Cronograma com o elemento do cronograma associado e as suas datas (ver Ligar previsões ao cronograma),
• os atributos da rubrica (ver Atributos das rubricas orçamentais),
• uma descrição com formatação de texto e anexos (o clipe: um ficheiro, uma ligação ou um ficheiro já existente do projeto),
• os separadores Comentários (com menções) e Histórico — a lista de alterações da rubrica com data e autor.

O menu do painel (o ícone de três pontos) tem as opções: Copiar ligação, Clonar, Converter em custo ou Transformar em receitas, Associar ao cronograma, Adicionar real, Deslocar previsões no tempo, Repor a zero as previsões passadas e Eliminar.

Edição na lista

• Nome — a opção Renomear do menu da linha, ou um clique no nome.
• Previsão — clicar no montante de uma rubrica que tem uma previsão, ou nenhuma, altera essa previsão ou acrescenta a primeira (apagar o montante elimina-a). Com várias previsões, o montante é uma soma e fica bloqueado (O valor é a soma dos componentes e não pode ser editado.).
• Montante e Real são somas, e Data de início e Data de fim resultam das previsões e dos reais, pelo que não se editam diretamente.
• Atributos — um clique numa célula abre um editor adequado ao tipo do atributo.

Os montantes introduzem-se como números positivos; o sinal depende do tipo da rubrica. As alterações são guardadas de imediato e ficam registadas no histórico. Os utilizadores com a permissão Administração sobre o orçamento podem editar; os restantes veem o painel só de leitura.

Vistas do orçamento

O separador Orçamento tem três vistas, que se alternam à direita da barra: Lista, Vista periódica e Reais. A vista Reais é descrita em Reais do orçamento.

Lista

Uma árvore de rubricas com colunas. Por predefinição, vê Data de fim, Montante, Previsão e Real. O botão Colunas adiciona e oculta colunas (Data de início, Progresso, Desvio e Desvio percentual, atributos das rubricas e, depois de aprovada uma linha de base do orçamento, também Linha de base) e define a sua ordem. A linha Total reúne os valores de todo o orçamento, e Não atribuídos mostra os reais sem rubrica. O botão Exportação guarda a lista num ficheiro.

Vista periódica

Os montantes das rubricas repartidos por períodos. O seletor de escala tem Mês, Trimestre e Ano. O botão Linhas escolhe as séries apresentadas para cada rubrica: Previsão, Real, Linha de base e o desvio em valor e em percentagem. Os montantes dos períodos podem ser editados diretamente, como uma previsão na lista. O botão Exportação guarda a vista num ficheiro.

Filtro

O botão Filtro (nas vistas Lista e Vista periódica) restringe as rubricas por nome, tipo (custos, receitas), intervalo das datas de início e de fim e valores dos atributos. Fechar a barra de filtros limpa o filtro.

O navegador memoriza as definições de colunas e séries, a escala e o filtro em separado para cada projeto e cada utilizador, pelo que não alteram a vista de outras pessoas.

Importar rubricas

A importação carrega muitas rubricas de uma só vez a partir de um modelo de projeto ou de um ficheiro. As opções estão no menu Definições, acima do orçamento, em Importação de rubricas orçamentais; os utilizadores com a permissão Administração sobre o orçamento podem vê-las.

A partir de um modelo

1. Escolha Do modelo. Abre-se o assistente Importação de orçamento.
2. Escolha um modelo de projeto e introduza a data de início. As datas das rubricas são recalculadas em relação a essa data.
3. Clique em Seguinte, verifique a pré-visualização no passo Pré-visualização orçamental e confirme.

A lista contém apenas modelos atribuídos aos espaços de trabalho do projeto (ver Espaços de trabalho e permissões dos modelos).

A partir do Microsoft Excel

1. Escolha Do Microsoft Excel.
2. Carregue o ficheiro (formatos suportados: .xlsx e .csv, até 10 MB). Pode descarregar um modelo (Descarregue o modelo); o ficheiro do modelo contém rubricas de exemplo, que têm de ser eliminadas antes da importação.
3. Clique em Seguinte e atribua as colunas do ficheiro aos campos: Nome, WBS, Descrição, Previsão, Real, atributos das rubricas ou Ignorar. Para as colunas de montantes, indique o formato da data.
4. Confirme a importação.

Se faltar a coluna do nome, aparece a mensagem A coluna do nome é obrigatória; as colunas não podem repetir-se (A coluna aparece mais do que uma vez), e os montantes de previsão e de reais numa mesma linha têm de ter o mesmo sinal (Todos os montantes de previsões e reais numa mesma linha devem ter o mesmo sinal.). O tipo da rubrica segue o sinal: se o ficheiro tem montantes positivos e negativos, os positivos tornam-se receitas e os negativos custos; se só tem negativos, todos são custos; se só tem positivos, a janela pergunta se devem ser importados como custos (Importação de custos) ou como receitas (Importar receitas).

As rubricas importadas têm no histórico um registo que indica que foram criadas a partir de um modelo ou de um ficheiro importado.

Eliminar uma rubrica

1. Abra o menu da rubrica na lista do orçamento (clique com o botão direito ou o ícone de três pontos) ou o menu no painel da rubrica.
2. Escolha Eliminar.
3. Confirme na janela Supressão de uma rubrica orçamental.

Eliminar uma rubrica remove também as suas subrubricas, todas as suas previsões, o seu histórico de alterações e quaisquer regras de mapeamento de reais que apontem para ela. A rubrica superior e os totais do projeto são recalculados automaticamente.

Nota: a eliminação não pode ser desfeita. Quem ainda tiver a rubrica eliminada aberta verá Esta rubrica orçamental foi eliminada.

Atributos das rubricas orçamentais

As rubricas orçamentais podem ser descritas com atributos personalizados, tal como os projetos. Um administrador da organização define os atributos das rubricas no menu principal: Definições do sistema, separador Orçamento, cartão Rubricas orçamentais, secção Atributos do orçamento, botão Novo atributo. A ordem dos atributos na lista define-se arrastando, e o filtro Tipo restringe a lista de atributos por tipo.

Tipos de atributos suportados: texto curto e longo, lista de escolha única e de seleção múltipla, número, data, ligação e campo de função (cálculos com datas ou números, por exemplo o montante bruto como o montante líquido multiplicado pelo IVA).

Num projeto, os atributos são visíveis no painel da rubrica e como colunas da lista do orçamento (o botão Colunas). Os valores editam-se na lista ou no painel. Uma rubrica de grupo não tem atributos. Uma rubrica herda os valores dos atributos da rubrica superior quando passa a ser a sua primeira subrubrica (ver Estrutura e ordem das rubricas). Os atributos do orçamento podem ser usados para filtrar rubricas e nos relatórios do orçamento.

Os atributos dos reais, campos separados que descrevem um real, são definidos no mesmo separador, no cartão Reais (ver Atributos dos reais do orçamento). É também no cartão Rubricas orçamentais que se definem as Casas decimais e a Apresentação das despesas (ver Moeda e casas decimais).