Notificações
O FlexiProject informa sobre eventos de duas formas: notificações na aplicação (o ícone do sino) e mensagens de e-mail. Todos os utilizadores recebem notificações na aplicação. Cada utilizador decide no seu perfil quais as mensagens de e-mail que recebe (o separador Notificações por e-mail).
Uma notificação diz respeito a ações de outras pessoas: os utilizadores não são notificados de uma alteração que eles próprios fizeram. As mensagens de e-mail só são enviadas aos utilizadores que já iniciaram sessão na organização.
Painel de notificações na aplicação
O ícone do sino no canto superior direito, junto ao botão de ajuda, abre o painel Notificações. O número de notificações por ler aparece no ícone e, com o painel aberto, nos separadores inativos. O painel mostra as notificações dos últimos 30 dias, das mais recentes para as mais antigas: primeiro o grupo Novas, depois o grupo Anterior. Clicar numa notificação abre o elemento a que diz respeito; quando não tem permissão para esse elemento, aparece o aviso Não tem as permissões necessárias para visualizar este item.
Três separadores agrupam as notificações:
- O meu — as que dizem respeito ao utilizador: atribuição a uma atividade, marco, risco, produto, objetivo da estratégia ou indicador e remoção de uma atividade, marco, objetivo ou indicador; atribuição como gerente de projeto; avaliação de pontuação necessária; aprovação necessária e aprovação concluída; projeto adicionado a uma revisão; antecessores concluídos; relatório, carteira de projetos ou programa partilhado ou acesso retirado; informação sobre uma nova versão da aplicação.
- Menções — menções do utilizador em comentários de atividades, marcos, orçamento, riscos, revisões, objetivos da estratégia e indicadores, e na conversa do projeto.
- Observados — alterações nas atividades observadas.
O menu de três pontos no cabeçalho do painel contém os comandos Marcar tudo como lido e Limpar notificações (remove todas as notificações da lista).
Notificações por e-mail
As mensagens de e-mail informam sobre alterações mesmo quando o utilizador não tem sessão iniciada. Cada utilizador escolhe as mensagens que quer receber (ver Definições das notificações por e-mail). As mensagens dividem-se em dois tipos: um resumo diário das atividades (início, fim, atraso) e mensagens enviadas logo após um evento.
Só os utilizadores que já iniciaram sessão recebem mensagens de e-mail. Um utilizador novo começa a recebê-las após o primeiro início de sessão ou após a primeira ação que lhe diga respeito, por exemplo ser atribuído a uma atividade ou mencionado num comentário.
Definições das notificações por e-mail
- Abra o menu do avatar e escolha Perfil do utilizador.
- Aceda ao separador Notificações por e-mail. Vê uma lista de notificações com nome e descrição e um interruptor junto a cada uma.
- Ative ou desative as notificações escolhidas. A alteração é guardada de imediato.
Em Início da atividade e Aproximação da data final, a lista junto ao interruptor define quando chega o lembrete: Na data de início (Na data de vencimento) ou de 1 dia antes a 5 dias antes.
A lista contém: As minhas atividades, Início da atividade, Aproximação da data final, Atividades vencidas, Atribuição a um elemento, Menções nos comentários, Conclusão dos antecessores, Observação de atividades, Partilha do relatório, A aguardar aceitação, Aceitação concluída, Introdução ao sistema e Atualizações FlexiProjet. Nova revisão do projeto e Atualização da pontuação são visíveis quando a organização tem o módulo Revisões ou Pontuação ativado.
Pode cancelar a subscrição de qualquer mensagem com a ligação no corpo da mensagem; aparece então a pergunta Cancelamento da inscrição com o botão Desistir.
Alterações às minhas atividades
A notificação As minhas atividades informa o proprietário de uma atividade sobre alterações feitas por outra pessoa. Um utilizador que altera ele próprio uma atividade não recebe nenhuma notificação da sua própria ação — a notificação na aplicação e a mensagem de e-mail só chegam quando foi outra pessoa a fazer a alteração. Assim, os proprietários das atividades veem depressa as modificações feitas pela equipa sem receberem mensagens desnecessárias.
Início da atividade
A mensagem lembra as atividades cuja data de início cai nos próximos dias. O utilizador define com que antecedência (desde o dia de início até 5 dias antes) chega o lembrete. A mensagem reúne as atividades de que o utilizador é proprietário, incluindo as atividades operacionais (ver As minhas atividades), e deixa de fora as atividades concluídas e os marcos. Chega uma vez por dia, numa só mensagem juntamente com os outros lembretes diários — e só quando há algo para lembrar.
Aproximação da data final
A mensagem lembra as atividades, os marcos e os produtos cuja data final se aproxima e que ainda não estão concluídos. O utilizador define com que antecedência (desde a data final até 5 dias antes) chega o lembrete. Abrange os elementos de que o utilizador é proprietário, incluindo as atividades operacionais. Chega na mesma mensagem diária que os lembretes de início e de atraso.
Atividades vencidas
A mensagem lista as atividades e os marcos cuja data final já passou e que não estão concluídos; diz respeito aos elementos de que o utilizador é proprietário, incluindo as atividades operacionais. Chega diariamente na mensagem de resumo, juntamente com os lembretes de início e de fim. Se não houver nada em atraso, não é enviada nenhuma mensagem.
Atribuição a um elemento
O utilizador recebe de imediato uma notificação na aplicação e uma mensagem de e-mail quando outra pessoa o atribui como proprietário de uma atividade, de um marco, de um risco ou de um produto. Na aplicação, há também uma notificação sobre a atribuição a um objetivo da estratégia ou a um indicador e sobre a remoção de uma atividade, de um marco, de um objetivo ou de um indicador.
Atualização da pontuação
Os utilizadores atribuídos como avaliadores da pontuação recebem uma notificação sobre uma avaliação necessária. Chega de imediato quando é preciso atualizar uma avaliação e indica o projeto a avaliar. A definição é visível quando o módulo Pontuação está ativado na organização.
A aguardar aceitação
As pessoas atribuídas a uma fase de uma rota de aprovação (com a ação Decisão ou Opinião) recebem uma notificação sobre a aprovação ou o parecer necessário. Chega logo após o início da fase, também na aplicação: A sua aceitação é necessária (ver Aceitações).
Aceitação concluída
A pessoa que submeteu um elemento para aprovação recebe uma notificação sobre o resultado. Chega logo após o fim do processo e, na aplicação, tem o texto O processo de aceitação foi concluído; a mensagem de e-mail indica o resultado (ver Aceitações).
Nova revisão do projeto
Os gerentes de um projeto recebem uma notificação de que o projeto foi atribuído a uma revisão, logo após ser adicionado. Na aplicação, a notificação tem o texto O seu projeto foi adicionado à revisão (ver Revisões). A definição é visível quando o módulo Revisões está ativado na organização.
Menções nos comentários
Uma pessoa mencionada num comentário com @Nome Apelido recebe de imediato uma notificação — na aplicação, no separador Menções, e por e-mail. Aplica-se a comentários em atividades, no orçamento, em riscos, em revisões, em objetivos da estratégia e indicadores, e na conversa do projeto (ver Mencionar utilizadores).
Observação de atividades
O utilizador recebe de imediato uma notificação quando uma atividade ou um marco que observa é alterado — na aplicação, no separador Observados e, com a definição Observação de atividades ativada, por e-mail.
Conclusão dos antecessores
Os proprietários das atividades e dos marcos que dependem de outros elementos recebem uma notificação logo após todos os antecessores serem marcados como concluídos. Na aplicação, a notificação tem, por exemplo, o texto Todos os antecessores foram concluídos. Pode prosseguir com a atividade.
Partilha de um relatório, carteira ou programa
O utilizador recebe uma notificação na aplicação quando alguém partilha consigo um relatório, uma carteira de projetos ou um programa, ou lhe retira o acesso. A definição Partilha do relatório controla a mensagem de e-mail sobre um relatório partilhado (ver Partilhar um relatório), e a definição Atribuição a um elemento controla a mensagem sobre uma carteira partilhada.
Introdução ao sistema e atualizações
Introdução ao sistema ativa uma série de mensagens com instruções e dicas para os utilizadores novos. Atualizações FlexiProjet ativa informações sobre as novas funcionalidades da aplicação — uma mensagem de e-mail e uma notificação na aplicação. Ambos os itens podem ser desativados.
